Neuer Onlinekurs Arbeiten mit SharePoint online und Grundlagen Office 365

Seit etwa 13 Jahren gebe ich IT Schulungen im SharePoint Bereich bzw. seit der Einführung auch für Office 365 oder früher Office online. Unter anderem habe ich schon 2004 den ersten vollständigen, deutschen SharePoint Kurs inkl. der Unterlagen entwickelt. Dabei habe ich bisher immer die Schulungen als Präsenzschulungen gehalten, was eigentlich immer gelungen ist. Sicher, es gab ab und zu einen Ausreißer, das ist aber völlig normal.

Jetzt erhalte ich aber mehr Anfragen für Schulungen bsp. für Office 365 als ich vor Ort leisten kann. Daher habe ich mich entschlossen zusammen mit dem Anbieter quofox.com verschiedene Schulungen online anzubieten. Es sind dies die Schulungen Office 365 Grundlagen und Arbeiten mit SharePoint online. Beide Kurse bieten Grundlagen in den beiden Themen und bieten einen hervorragenden Einstieg in die Thematik als auch Vertiefung wenn gewünscht. Die Kurse sind modular gegliedert und ermöglichen daher einen Einstieg auch auf einen höheren Level.

Ich habe vor, weitere Kurse anzubieten, vielleicht haben Sie ja eine Idee was für Sie interessant wäre? Ich würde mich über Anregungen freuen!

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Fehler bei Installation von SharePoint/Office WebApps 2013 – .NET 4.5 angeblich nicht vorhanden

Update: Das Verfahren unten scheint nicht mehr zu funktionieren, Microsoft empfiehlt jetzt das Austauschen von Dateien auf dem Installationsmedium. Infos dazu gibt es hier:

https://support.microsoft.com/de-de/help/3087184/sharepoint-2013-or-project-server-2013-setup-error-if-the–net-framewo

Es gibt wieder einmal ein Problem bei der Installation von SharePoint und/oder den OfficeWebApps auf ein aktuell gepatchtes System. Das Installationsprogramm behauptet hartnäckig, dass das .NET 4.5 Framework, welches für SharePoint 2013 erforderlich ist und mit den Voraussetzungen installiert wird, nicht vorhanden wäre. Das Problem tritt beim ausführen des Setupprogrammes von SharePoint auf und zeigt den folgenden Screenshot. Auch ein erneutes Ausführen des Programms zur Installation der Voraussetzungen bringt hier keine Lösung.

Das .NET 4.5 Framework ist sicher installiert, daran besteht kein Zweifel. Die Meldung ist auch falsch, richtiger wäre, das Programm kann .NET 4.5 nicht erkennen, da .NET 4.6x installiert ist! Ist dieses nicht vorhanden, klappt alles tadellos. Wie also entfernt man nun das .NET 4.6x Framework? In einen Artikel von Microsoft zu diesem Thema wird geraten, das Setupprogramm von .NET 4.6x erneut auszuführen und es damit zu entfernen. Prinzipiell eine klasse Idee, funktioniert nur nicht wie der folgende Screenshot zeigt. Offenbar ist die Deinstallation darüber nicht vorgesehen.

Dabei drängt sich natürlich die Frage auf, wie ist das .NET 4.6x Framework überhaupt auf den Rechner gekommen? Natürlich, mit einen Windows Update! Nach einiger Recherche findet man dann heraus, dass es sich um das Update KB3102467 handelt, welches über Windows Update verteilt und installiert wurde. Dieses muss über die Systemsteuerung -> Programme und Features –> Installierte Updates entfernt werden.

Nach der Entfernung muss der Rechner neu gestartet werden. Nach dem Neustart sollte das .NET Framework 4.5 repariert werden. Dazu habe ich das .NET 4.5 Installationsprogramm unter https://www.microsoft.com/de-DE/download/confirmation.aspx?id=42642
heruntergeladen und ausgeführt. Dieses bietet dann tatsächlich eine Option zur Reparatur an.

Jetzt läuft auch das Installationsprogramm J Das .Net 4.6x Programm kann übrigens ohne Probleme wieder installiert werden. SharePoint stört sich daran nicht.

UPDATE 04.07.2016:

Der Fehler tritt auch bei der Installation der OfficeWebApps auf!

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Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen in Office 365

In einem früherem Blogartikel hatte ich über die Verfeinerung von Suchergebnissen geschrieben. Dabei hatte ich nur eine SharePoint OnPremise Umgebung betrachtet und reiche daher jetzt die entsprechenden Einstellungen unter Office 365 nach. Zum Verständnis dieses Beitrags ist es sicher sinnvoll den oben verlinkten Artikel zuerst zu lesen.

In Office 365 sind die Einstellungen im Wesentlichen gleich, bis auf einen entscheidenden Unterschied, welcher das Anpassen des Suchschemas betrifft. Immer wenn ich eine neue verwaltete Eigenschaft zum Verfeinern nutzen möchte, muss ich im Index ein Full Crawl ausführen. Es liegt auf der Hand, dass dies in Office 365 nicht ohne weiteres möglich ist. Wie also kann ich meine neuen verwalteten Eigenschaften trotzdem zum Verfeinern nutzen?

Die Antwort darauf ist ebenso simpel wie genial. Es gibt schon vorgefertigte verwaltete Eigenschaften welche ich nur noch mit meinen durchsuchten Eigenschaften füllen muss. In meinem Beispiel habe ich eine Dokumentenverwaltung in der ich die Spalte Phase verfügbar machen möchte.

Damit die Eigenschaft genutzt werden kann, muss die Dokumentenbibliothek (re)indiziert werden. Gehen Sie auf die Einstellung der Bibliothek und dort auf Advanced settings. Etwa in der Mitte der Seite gibt es den Eintrag Reindex Document Library. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reindex Document Library.

Gehen Sie dann in die Verwaltung der Suche und in Anpassung des Suchschemas in Office 365.

Die vorbereiteten Eigenschaften finden Sie unter dem Schlagwort refinable. Abhängig vom Datentyp stehen verschiedene Eigenschaften zur Verfügung. Welche Typen dies sind und welche Werte diese speichern könne, steht hier: https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219667%28v=office.15%29.aspx#DefaultUnusedMPs

Für einen Test rufen Sie die Eigenschaft RefinableString00 auf. Um die Eigenschaft aufrufen für können, müssen Sie eventuell blättern. In Abweichung zur normalen Oberfläche können Sie dies hier oben rechts.


Öffnen Sie dann die verwaltete Eigenschaft RefinableString00, gehen Sie zu dem Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. Wenn scheinbar nichts passiert, scrollen Sie auf der Seite ganz nach oben. Suchen Sie die durchsuchte Eigenschaft und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie dies ggf. für weitere durchsuchte Eigenschaften.

Vergeben Sie anschließend im Abschnitt Alias eine Beschriftung unter der Sie die Eigenschaft später wieder finden möchten. Damit ist die Einstellung abgeschlossen.

Wenn Sie jetzt den Webpart für Verfeinerungen anpassen, können Sie diese Eigenschaft auswählen und die entsprechend zugeordneten Werte stehen ihn zur Verfügung. Allerdings kann dies eine Weile dauern.

 

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Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen – Suchschema anpassen (OnPremise)

Ein aktueller Schwerpunkt beim Thema SharePoint ist bei mir die Suche. In fast jeder Beratung welche ich zu diesem Thema gebe, taucht früher oder später die Frage auf wie ich Websitespalten bzw. selbst erstellte Tabellenspalten in der Verfeinerung der Suche nutzen kann. Denn diese sind nach dem anlegen dort nicht zu finden. Vielmehr ist es notwendig, das Suchschema anzupassen. Dieser Artikel erläutert das entsprechende Vorgehen in einer SharePoint OnPremise Umgebung, die Anpassung für Office 365 werde ich noch nachreichen.

Vorbemerkung

Vielleicht Ihnen das auch schon passiert? Sie haben eine Informationsarchitektur geplant mit den entsprechenden Inhaltstypen und Websitespalten. Im Suchcenter wird auch alles gefunden, aber Sie können nicht nach den Eigenschaften verfeinern, wie Sie es sich wünschen. Die entsprechenden Einträge tauchen im Verfeinerungswebpart einfach nicht auf. Anpassen können Sie den Verfeinerungswebpart, indem Sie die Seite bearbeiten, den Webpart bearbeiten und dann auf Einschränkungen auswählen… klicken.

Es erscheint eine Liste der möglichen Einschränkungen.

Die Liste der verfügbaren Einschränkungen ist identisch mit den Eigenschaften im Webpart für Inhaltssuche, welche Sie dort anzeigen können.

Suchschema anpassen

In der SharePoint Suche gibt es durchsuchte Eigenschaften und verwaltete Eigenschaften. Die durchsuchten Eigenschaften sind sämtliche Websitespalten, Tabellenspalten sowie weitere Metadaten, welche SharePoint finden kann. Diese Daten liegen im Suchindex mit ihrem nativen Namen vor, welcher oftmals komplex und wenig intuitiv ist. Verwaltete Eigenschaften machen nun diese durchsuchten Eigenschaften nach außen verwendbar. Sie können einen eigenen Namen verwenden und mehrere durchsuchte Eigenschaften unter einer verwalteten Eigenschaft zur Verfügung stellen. So gibt es eine verwaltete Eigenschaft Author, in welcher sich u.a. der Autor einer E-Mail und der Ersteller eines Dokumentes verbirgt.

Die Aufgabe ist also, eine neue verwaltete Eigenschaft zu erstellen und die durchsuchte Eigenschaft nutzbar zu machen. Außerdem muss die verwaltete Eigenschaft noch entsprechend konfiguriert werden. Gehen Sie dazu in ihre Dienstanwendung der Suche und dort in der linken Navigation zu Search Schema.

Sie sehen zuerst die verwalteten Eigenschaften und können auch die durchsuchten Eigenschaften betrachten. Dabei gilt folgende Regel: Immer wenn eine Websitesspalte erzeugt wird, wird auch eine durchsuchte Eigenschaften und damit korrespondierende verwaltete Eigenschaft erzeugt. Wird eine Spalte direkt in einer Tabelle erzeugt, wird eine durchsuchte Eigenschaft angelegt, aber keine verwaltete Eigenschaft. Im ersten Fall müssen Sie keine neue verwaltete Eigenschaft erstellen sondern diese nur anpassen, im zweiten Fall müssen Sie eine neue erstellen. Klicken Sie dazu auf New Managed Property.

Geben Sie der neuen verwalteten Eigenschaften einen Namen, welcher allerdings keine Sonderzeichen, auch keinen Bindestrich enthalten darf. Auch Leerzeichen sind nicht erlaubt. Gehen Sie dann in den Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. In meinen Fall möchte ich eine Eigenschaft CRM Version verfügbar machen. Geben Sie ein Schlagwort in die Suche ein und Sie sehen alle durchsuchten Eigenschaften welche das Schlagwort enthalten. Sie können immer nur eine durchsuchte Eigenschaft hinzufügen, ggf. müssen Sie den Dialog mehrmals aufrufen.

Und die Eigenschaft für Verfeinerungen nutzen zu können und um weitere Vorteile zu nutzen, aktivieren Sie die Optionen

  • Queryable
  • Retrievable
  • Refinable
  • Sortable

Im Optionsfeld bei Refinable und Sortable muss Yes – active ausgewählt sein. Speichern Sie die Änderungen. Damit die Einstellungen einen Effekt haben, muss ein Full Crawl der Inhaltsquelle durchgeführt werden, in welcher die Eigenschaften liegen. Gehen Sie dazu in ihre Content Sources und starten Sie den Full Crawl.

Wenn Sie jetzt wieder nach dem Abschluss des Full Crawls in den Webpart zu Verfeinerungen oder den Webpart für Inhaltssuche gehen, können Sie die Eigenschaft auswählen.

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Nico Thiemer

Arbeiten mit den Visio Services in SharePoint – ein Beispiel

Die Visio Services sind ein Feature von Microsoft SharePoint Enterprise oder SharePoint online P2, welcher auch ab dem E3 Tarif enthalten ist. Damit ist es möglich Visio Shapes in SharePoint darzustellen und damit zu interagieren. Leider nehme ich diese Funktionen bisher nur sehr selten wahr. Vielleicht liegt dies auch daran, dass es dafür bisher scheinbar zu wenige Anwendungsfälle gibt. Dieser Artikel zeigt einen Anwendungsfall und damit die wie Visio Services in SharePoint genutzt werden können. Es soll eine SharePoint Liste existieren, welche Auslastungsdaten von verschiedenen Servern enthält. Je nachdem wie sich diese Werte ändern sollen die Werte in dem Visio Shape eine andere Farbe erhalten. Dass Visio Shape visualisiert dabei die Server.

Damit Visio Shapes in SharePoint genutzt werden können, müssen diese über ein spezielles Format veröffentlicht werden. Möglich ist dies nur mit Microsoft Visio Professionell ab der Version 2010.

Die Abbildung unten zeigt die verwendete Liste in SharePoint.

Öffnen Sie Microsoft Visio Professionell und erstellen Sie ein neues Shape basierend auf der Vorlage Standard–Netzwerkdiagramm. Ziehen Sie vier Serversymbole auf ihr Zeichenblatt. Klicken Sie anschließend im Menüband auf Daten -> Daten mit Shapes verknüpfen.

Wählen Sie Microsoft SharePoint Foundation-Liste und geben Sie die URL der Website ein in der sich die Liste befindet. Wählen Sie anschließend die Liste aus. Stellen Sie den Dialog fertig. Sie sehen jetzt das Shape mit der Liste in Microsoft Visio.

Ziehen Sie jetzt die jeweiligen Listeneinträge auf die jeweiligen Serversymbole. Damit wären die Shapes schon mit den SharePoint Daten verbunden. Um jetzt noch Farbe ins Spiel zu bringen, markieren Sie alle Server Shapes und klicken Sie im Menüband Daten auf Datengrafiken und wählen Sie Neue Datengrafik erstellen.

Klicken Sie Neues Element -> Feld auswählen -> RAM Auslastung. Angezeigt als Farbe nach Wert. Tragen Sie die Werte wie in der folgenden Abbildung ein.

Beenden Sie den Dialog und bestätigen Sie, dass Sie die Grafik auf die ausgewählten Shapes anwenden wollen. Das Ergebnis könnte wie in der folgenden Abbildung aussehen.


Sie können jetzt noch Legenden einfügen, Anmerkungen und vieles weiteres. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, speichern Sie die Datei im Format Visio 2010 Webzeichnung (*.vdw) direkt in SharePoint.

Die Datei kann dann in SharePoint betrachtet werden. Immer wenn sich der Wert des Feldes RAM Auslastung in der Liste ändert, ändert sich kurz danach auch die Farbe des Visio Shapes. Per JavaScript kann auf Klicks in dem Visio Shape reagiert werden. Es gibt auch ein Webpart um die Visio Datei innerhalb einer Seite anzuzeigen. Dies ist nur ein kleines Beispiel was mit den Visio Services möglich ist. Wenn Sie eigene Lösungen haben, lassen Sie es mich wissen!

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Navigation anpassen in SharePoint

Dieser Blogartikel beschäftigt sich mit dem Anpassen der Navigation für SharePoint und ist besonderes für SharePoint Anfänger geeignet. Ich zeige, was die Navigation eigentlich ist und wie diese ohne große Probleme angepasst werden kann. Ich setze dabei voraus, dass das SharePoint Feature Veröffentlichungsinfrastruktur bzw. Publishing nicht aktiviert ist. Sollte dies der Fall sein, so kommen weitere Möglichkeiten hinzu, welche es aber einfacher machen. Und wie immer gilt, ich gehe davon aus, dass Sie auch die benötigen Rechte haben. Die Navigation kann nicht jeder anpassen wie es ihm gefällt.

Zuerst muss unterschieden werden, dass es mind. zwei verschiedene Navigationspunkte gibt. Dies ist die globale (1) Navigation und die aktuelle (2) Navigation.

Allerdings sind diese Bezeichnungen nicht durchgängig. Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der Pseudonyme.

globale (1) Navigation

aktuelle (2) Navigation.

Leiste für häufig verwendete Links Schnellstart
Schnellstartleiste

Wenn Sie eine Unterwebsite haben, kann die globale (1) Navigation so eingestellt werden, dass sie immer oben auf allen Websites erscheint. Daher auch der Name globale Navigation. Die aktuelle Navigation dagegen kann auf jeder Website individuell sein.

Um beide Punkte anzupassen, gehen Sie in SharePoint 2013 über das Zahnrad am oberen rechten Rand in die Websiteeinstellungen.

Dort finden Sie in Aussehen und Verhalten die beiden Punkte Schnellstart
und Leiste für häufig verwendete Links.

Um die globale Navigation anzupassen, klicken Sie auf Leiste für häufig verwendete Links.

Die Leiste anzupassen ist einfach. Wenn Sie einen Eintrag ändern möchten, klicken Sie auf den Link Neuer Navigationslink, geben eine Bezeichnung und ein Ziel ein und das war es auch schon. Wollen Sie einen Eintrag ändern, klicken Sie auf Symbol vor dem Eintrag. Dort können Sie diesen auch löschen.

Ähnlich einfach ist das anpassen für die aktuelle Navigation. Klicken Sie auf den entsprechenden Menüpunkt und dann auf das Symbol vor dem Eintrag. Als Besonderheit können Sie hier noch Überschriften hinzufügen und die Reihenfolge ändern.

Wem das alles zu kompliziert ist, ab SharePoint 2013 können Sie die die Navigation auch direkt über Links bearbeiten anpassen.

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PopUp Fenster in SharePoint selber erstellen

Ein Anforderung in SharePoint Projekten ist oft, dass man in einem Dashboard steht welche verschiedene Listen-Webparts enthält und man möchte in einer dieser Listen einen Eintrag erstellen ohne die Seite zu verlassen. Das geht natürlich am besten mit einem Overlay, indem die Seite für einen neuen Eintrag direkt über die bestehende Seite geöffnet wird. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.

1. Anpassen der Dialogfelder in der Liste

In SharePoint 2013 und SharePoint Online werden die Formulare einer Liste in einer Seite geöffnet, d.h. man verlässt die aktuelle Seite und verliert damit den Kontext. Dieses Verhalten lässt sich aber ändern. Gehen Sie dazu in die Verwaltung der Liste und klicken Sie dort auf Advanced settings. Gehen Sie ganz nach unten und setzen sie bei Launch forms in a dialog? Die Auswahl auf Yes. Schon haben Sie wieder modale Fenster.

2a. Ein PopUp selber erstellen (SharePoint 2013)

Wenn Sie ein PopUp selber erstellen möchten, gibt es einen Unterschied zwischen SharePoint 12010 und 2013. Schauen wir uns zuerst die Möglichkeit in SharePoint 2013 an. Kopieren Sie zuerst die URL, welche sich im PopUp öffnen soll. Fügen Sie dann auf der Seite, über der sich das PopUp öffnen soll, einen Script Editor WebPart ein. Sie finden diesen Webpart in der Kategorie Media and Content.

Editieren Sie dem Webpart und fügen Sie den folgenden Code ein wobei Sie <Ihre URL> mit Ihrer URL und <Ihr Text> mit ihren gewünschten Text ersetzen. Speichern, testen und freuen.

<a href="Javascript:OpenPopUpPage('<Ihre URL>');" ><Ihr Text></a>

Achten Sie auf die verschiedenen Anführungszeichen, diese müssen exakt so gesetzt werden.

2b. Ein PopUp selber erstellen (SharePoint 2010)

In SharePoint 2010 ist es nicht ganz so einfach, denn dort gibt es keinen Script Editor WebPart. Dafür haben Sie aber, ebenso wie in SharePoint 2013, einen Inhalts Editor Webpart. Schreiben Sie ihren gewünschten Code in eine Textdatei und speichern sie diese unter einem beliebigen Name mit der Endung .html. Laden Sie diese in eine Bibliothek hoch. Setzen Sie einen Inhalts Editor Webpart auf die gewünschte Seite und Editieren Sie diesen. Geben Sie in den Eigenschaften des Webparts unter Content Link den Pfad zu der hochgeladenen HTML Datei an. Speichern, testen und freuen.

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Distributed Cache Service (Microblogging, Newsfeed) geht nicht, wenn keine Firewall Regel gesetzt

Mit SharePoint 2013 wurde der Distributed Cache Service eingeführt, welcher sich u.a. um das Mikroblogging kümmert. Mehr Informationen zu den verschiedenen Caches in SharePoint finden Sie hier. Dieser Artikel behandelt die Situation, dass bei der der Installation von SharePoint die Ausnahmen für die Firewall, welche für den Distributed Cache Service notwendig sind, nicht gesetzt wurden. Ich bin mir bisher nicht sicher, warum dies nicht geschieht, ich gehe aber davon aus, dass es interne Gruppenrichtlinien waren, welche es verhinderten.

In der Standardinstallation ist der Distributed Cache Service als Cachecluster konfiguriert, das heißt, der Distributed Cache Service läuft auf allen SharePoint Servern in einer SharePoint Farm. Dabei ist der Server, welcher zuerst installiert wurde, der erste Cachehost. Sie können allerdings auch einen einzelnen Server zum Cachehost bestimmen. Damit haben Sie u.U. eine höhere Leistung, aber eben auch keine Ausfallsicherheit mehr. Dieser Artikel behandelt den Fall des Cachecluster.

Dass die Ausnahmen der Firewall nicht gesetzt wurden, merken Sie u.a. daran, dass weder der Newsfeed, noch das Feature für Microblogging funktioniert. Auf dem ersten installierten SharePoint Server in einer SharePoint Farm schauen Sie sich die Windowsfirewall an. Diese muss auf den Ports

  • 22233
  • 22234
  • 22235
  • 22236

Ausnahmen enthalten. Die Ausnahmen müssen eingehenden ICMP Datenverkehr (ICMPv4) zulassen. Falls dies nicht der Fall ist, fügen Sie die Ausnahmen hinzu. Beachten sie außerdem, wenn Sie einen Cachehost aus einem Cachecluster entfernen, bleiben die Ausnahmen in der Firewall bestehen. Diese müssen Sie nach dem Entfernen des Cachehost manuell entfernen.

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Arbeiten mit dem SharePoint Health Analyzer (SharePoint-Integritätsanalyse)

Immer wieder erlebe ich in Projekten, dass viele Administratoren, welche mit SharePoint anfangen, mit dem Health Analyzer bzw. auf Deutsch der SharePoint-Integritätsanalyse überfordert sind. Dabei stellen sich oft die Fragen, wie entstehen eigentlich die Meldungen des Health Analyzers und wie können diese ggf. deaktiviert werden? Dieser Artikel erläutert einige grundlegende Funktionen dieses Features.

Gesehen hat den Health Analyzer sicher jeder Administrator schon einmal. Ein gelber (Hinweise, nicht kritisch) bzw. roter (potentielle Gefahr) Balken auf der Startseite der Zentraladministration. Die Meldungen können sofort angezeigt werden.

Bis die Liste mit den Meldungen erscheint, kann es eine Weile dauern. Dies ist normal, kann aber ggf. durch ein WakeUp Script beschleunigt werden. In der Liste kann jede Meldung angeklickt und näher untersucht werden.

Regeln prüfen

Die Seite eines Eintrages verrät neben der Meldung an sich auch noch viele weitere interessante Informationen. So kann man am Fuß der Seite sehen, wann die Regel ausgeführt wurde, d.h. die entsprechende Aufgabe ausgeführt wurde. Einige Regeln sind so konfiguriert, dass sie einmal in der Nacht geprüft werden, einige stündlich. Dies ist insofern wichtig, weil es durchaus möglich ist, dass ein Problem schon behoben wurde, aber die Meldung immer noch erscheint. Dies ist der erste Punkt, welcher häufig für Verwirrung sorgt. Wenn die Meldung noch in der Liste steht, heißt dies nicht, dass das Problem zum aktuellen Zeitpunkt noch besteht!

Wenn man sicher gehen möchte, dass das Problem nicht mehr besteht, kann man in der Menüleiste des Eintrages den Punkt Jetzt erneut analysieren wählen. Es ist durchaus möglich, dass die Aufgabe eine Weile dauert, abhängig davon, was geprüft wird. Ebenso ist es bei einigen Fehlern möglich, SharePoint aufzufordern diese selber zu beheben. Wenn der Fehler nicht mehr auftritt, sollte auch der Eintrag in der Liste der Fehler verschwunden sein. Diese immer wieder mal mit F5 aktualisieren.

Achtung: Wenn Sie den Eintrag bearbeiten, ändern Sie nicht die Definition der Regel, sondern wirklich nur den Listeneintrag. Der nächste Regeldurchlauf wird einen neuen Eintrag erzeugen.

Regeln deaktivieren bzw. ändern

Einige Regeln möchte man auch deaktivieren oder ändern, z.B. weil man den Fehler kennt und mit diesen leben kann. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Meldung, dass der der freie Speicherplatz auf Laufwerken zur Neige geht. Um dies zu erledigen, klicken Sie in der Zentraladministration auf Überwachung -> Integritätsanalyse -> Regeldefinitionen
überprüfen

Suchen Sie die Regel, welche Sie ändern möchten. Der Eintrag für den freien Speicherplatz finden Sie unter Verfügbarkeit.

Öffnen Sie die Regel und klicken Sie hier auf Element bearbeiten. In der Mitte finden Sie eine Checkbox Aktiviert. Wenn Sie dort den Hacken entfernen und speichern, wird die Regel im nächsten Durchlauf nicht mehr geprüft.

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Ampelfunktion für Aufgabenlisten hinzufügen

Wer hat sich nicht schon einmal für Aufgabenlisten in SharePoint eine visuelle Statusanzeige gewünscht? Zum Beispiel eine, mit welcher es möglich ist, abhängig vom Füllstand der Aufgabe (% abgeschlossen) eine rotes, gelbes oder grünes Symbol anzeigen zu lassen? Mit Bordmitteln ist dies nicht ohne weiteres möglich, hier muss ein wenig programmiert werden. Dabei ist es wichtig, WO sich die SharePoint Installation befindet. In einer lokalen SharePoint Installation müssen Sie anderes vorgehen wie in SharePoint Online. Dieser Artikel zeigt Ihnen Wege für beide Welten.

Ampelanzeige mit SharePoint lokal (onPremise)

Für eine lokale Installation können Sie das unten stehende JavaScript verwenden. Ist die Aufgabe bis zu 30% abgeschlossen, wird ein rotes Symbol angezeigt. Ist sie zu mehr als 30% und zu weniger als 100% Prozent abgeschlossen ein gelbes Symbol, bei 100% wird ein grünes Symbol angezeigt.

Damit alles funktioniert, müssen allerdings einige Anpassungen vorgenommen werden, was ja nicht wirklich verwunderlich ist.

  1. Speichern Sie den unten stehenden JavaScript Code in einer Datei lokal ab.
  2. Gehen Sie zur Aufgabenliste und legen Sie eine neue Spalte mit dem Namen KPI und vom Typ Link oder Bild an. Die URL muss dabei als Bild formatiert werden. Blenden Sie die neue Spalte in die Ansicht ein, falls dies nicht automatisch geschieht.
  3. Gehen Sie in die Websiteeinstellungen und dort in Gestaltungsvorlagen bzw. in MasterPage gallery. Sie finden diesen Link im Abschnitt Web-Designer-Kataloge.
  4. Klicken Sie auf Dateien -> Neues Dokument und dann auf JavaScript-Anzeigenvorlage bzw. auf JavaScript Display Template.

  5. Sie müssen jetzt noch Einstellungen vornehmen wie in der Abbildung unten gezeigt. Der Zielbereich ist dabei die Site, auf welcher Sie das Script verwenden möchten, im Allgemeinen also die Website auf der Sie sich gerade befinden. Es sind dies die Eigenschaften Zielsteuerelement-Typ, Eigenständig und Zielbereich.
  6. Gehen Sie jetzt zu der Ansicht in der Aufgabenliste, in welcher Sie die grafische Anzeige nutzen möchten. Editieren Sie die Seite und bearbeiten Sie den Webpart. Ganz am unteren Ende des Webpartsmenü gibt es den Punkt Verschiedene bzw. Miscellaneous. Im Feld JS-Link tragen Sie den Ort zu der JavaScript in dem Format
    ~site/_catalogs/masterpage/
    ein.
  7. Laden Sie zuletzt die von Ihnen gewünschten Bilder in die von Ihnen gewünschte Bibliothek hoch. Der Code geht davon aus, dass es die Bilder
    green.png
    red.png
    yellow.png

    in der Bibliothek SiteAssets gibt

Das sollte es gewesen sein. Natürlich läßt sich das JavaScript anpassen, der Fantasie sind da wenig Grenzen gesetzt. Inspiriert zu der Lösung wurde ich übrigens durch den folgenden Blog: http://www.abelsolutions.com/2013-blog/creating-a-simple-kpi-column-in-sharepoint-2013-list-views-using-js-link/

(function() {
var statusFieldCtx = {};
statusFieldCtx.Templates ={};
statusFieldCtx.Templates.Fields = {
"KPI": {"View": StatusIconViewTemplate}
};
SPClientTemplates.TemplateManager.RegisterTemplateOverrides(statusFieldCtx);
})();

function StatusIconViewTemplate(ctx)

{

var _percentValue = ctx.CurrentItem.PercentComplete;
var _percentValueConvert = parseFloat(_percentValue);

if ( _percentValueConvert == '100')
{
return "<img src="/Sites/dev/SiteAssets/green.png" />";
}
else if (_percentValueConvert <= '30')
{
return "<img src="/Sites/dev/SiteAssets/red.png" />";
}
else if (_percentValueConvert >='100' && _percentValueConvert > '30')
{
return "<img src="/Sites/dev/SiteAssets/yellow.png" />";
}
}

Ampelanzeige mit SharePoint online – Office 365

In SharePoint online gibt es die klassische und die moderne Ansicht. In der klassischen Ansicht können Sie mit dem Verfahren oben arbeiten, in der modernen Ansicht geht dies nicht. Die oben beschriebene Technik wird von der modernen Ansicht schlicht nicht unterstützt. Aber dafür gibt es etwas viel besseres und, wie ich finde, auch einfacheres. Sie können SharePoint Ansichten und einzelne Listenspalten mit JSON formatieren. Der verlinkt Artikel ist sehr umfangreich und auch gut erklärt, sodass ich mir eine weitere Erläuterung hier spare. Beachten Sie aber, wenn Sie den Code aus dem Artikel kopieren, dieser sucht in dem Beispielen immer nach den englischen Werten. Wenn Sie z.B. eine deutsche Aufgabenliste haben und Sie möchten das Feld Vorgangsstatus formatieren, so dürfen Sie z.B. nicht nach In progress suchen, sondern nach In Bearbeitung.

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