Ein Problem beim Einladen von externen Benutzern in Microsoft Teams beheben

Microsoft Teams (https://teams.microsoft.com) ist eine sehr interessante Lösung für Zusammenarbeit in Unternehmen. Dies umso mehr, da jeder der einen E-Plan von Office 365 hat, diese Lösung nutzen kann. Bisher war aber die Zusammenarbeit nur innerhalb eines Mandanten möglich. Externe Benutzer einzuladen, so wie es von SharePoint schon lange bekannt ist, war nicht möglich. Dies ist jetzt anders, jeder der ein Azure Active Directory Konto besitzt, kann eingeladen werden. Auf diese Möglichkeit habe ich lange gewartet. Siehe dazu auch https://blogs.office.com/en-us/2017/09/11/expand-your-collaboration-with-guest-access-in-microsoft-teams.

Ein Azure Active Directory Konto besitzt jeder Nutzer, der eine Office 365 Lizenz hat. Doch wenn man einen Nutzer einfach zu Teams hinzufügt, hat dieser keinen Zugriff. Es ist nämlich noch ein weiterer, gut versteckter, Schritt notwendig um wirklich Zugriff zu gewähren.

Einen externen Benutzer können Sie ganz normal als Benutzer hinzufügen, das Team muss allerdings Öffentlich sein, was ja eigentlich selbstverständlich ist. Versucht sich jetzt der externe Benutzer anzumelden, erhält er die Fehlermeldung TeamsDisabledForTenantForbidden. Um dies zu ändern müssen Sie die globalen Teams-Einstellungen ändern. Dazu müssen Sie in das Office 365 Admincenter. Klicken Sie dort auf Settings => Services & add-ins = Microsoft Teams. Gehen Sie dort zum Abschnitt Settings by user/license type und klicken Sie auf das DropDown. Wählen Sie Guest aus und aktivieren Sie den Zugriff. Änderung speichern und das war es dann auch.

 

Einem Office 365 Mandaten eine Domain zuweisen

Wenn man einen neuen Office 365 Mandanten erstellt hat man zuerst seine E-Mails und Skype for Business Konten im Format .onmircosoft.com. Da wird in den meisten Fällen der Wunsch aufkommen, dieses Format mit seiner eigenen Domain zu ersetzen bzw. zu ergänzen. Eine eigene Domain ist eine der Voraussetzungen für hybride Szenarien. Dieser Artikel erläutert wie Sie dabei im neuen Verwaltungscenter von Office 365 vorgehen müssen. Der Weg im alten Verwaltungscenter unterscheidet sich dabei nicht wesentlich.

Die neue Domain muss zuerst verifiziert werden, damit Office 365 sicher sein kann, das die Domain auch Ihnen gehört. Was natürlich auch heißt, wenn Sie eine neue Domain Office 365 zuweisen, müssen Sie diese zuerst besitzen. Dabei müssen Sie als Mindestvoraussetzung in der Lage sein, auf die DNS Verwaltung der Domain zuzugreifen und dort TXT oder zumindest MX Einträge vorzunehmen. Bei einige Billighostern ist dies nicht der Fall! Schauen Sie sich auf vor der Aktion in Office 365 Ihre DNS Verwaltung an. Es gibt da einige Oberflächen, da benötigt man unter Umständen einige Zeit sich zurechtzufinden. Finden Sie auch heraus, ob DNS Änderungen repliziert werden und wenn, wie lange das dauert. Natürlich muss die Domain im Internet zu routen sein.

Wenn Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, melden Sie sich als globaler Administrator an Ihrer Office 365 Installation an, gehen in das Verwaltungscenter und klicken Sie auf Settings -> Domains. Ich bevorzuge die englische Spracheinstellung, da in der deutschen Übersetzung einige Punkte fehlen.

Klicken Sie dort auf +Add domain. Geben Sie als erstes den Domainnamen ein und klicken Sie auf Next. Office 365 versucht jetzt die Domain zu finden. Ist dies erfolgreich, ist die nächste Seite davon abhängig, ob der Domainverwalter eine Partnerschaft mit Office 365 hat oder nicht. Hat er das, können Sie sich direkt in die Domainverwaltung einloggen und Office 365 erledigt vieles automatisch. In meinen Fall wähle ich aber den Weg die Domain manuell zu verifizieren.

Sie haben die Wahl ob Sie einen TXT oder einen MX Record in Ihren DNS hinzufügen. Natürlich ist der TXT Record besser, aber nicht alle Hoster erlauben dies. Deshalb gibt es die Alternative mit dem MX Record. Beim Textrecord muss der gesamte Text in TXT value eingetragen werden und nicht nur der Wert hinter dem Gleichheitszeichen. Ein fertige TXT DNS Record kann dann wie folgt aussehen.

Mit einem Klick auf Verify versucht Office 365 den Eintrag im DNS der Domain zu finden. Dabei ist es möglich, dass dies nicht passiert, obwohl Sie den Eintrag schon gemacht haben. Dies kann an der Replizierung der DNS Daten innerhalb des Providers oder des Internet liegen. Warten Sie in dem Fall eine Weile und versuchen Sie es noch einmal.

War die Verifizierung erfolgreich, war es dann auch schon. Sie müssen nun noch weitere DNS Einträge vornehmen, wenn Sie die neue Domain für E-Mail, Web oder andere Dienste nutzen möchten. Office 365 sucht dabei erst die Einträge und zeigt Ihnen diese dann an, wenn er sie nicht finden kann. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den ganzen Schritt zu übergehen und die Einrichtung später vorzunehmen. Beachten Sie aber dabei, dass Sie dann von Office 365 die Dienste nur eingeschränkt nutzen können. Sie finden die Option ganz unten über den Schaltflächen. Beachten Sie auch, dass Sie neue Nutzer nun mit der neuen Domain angelegt werden und die alten Nutzer evtl. noch zur neuen Domain migriert werden müssen.

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Importieren von Taxonomiedaten per CSV Dateien

Wer schon öfters mit Taxonomiedaten gearbeitet hat, wird früher oder später den Wunsch verspüren diese Daten in einem Rutsch zu importieren und nicht einzeln von Hand einzugeben. Besonderes wenn man verschachtelte Daten hat, welche dazu noch in großer Menge vorliegen, wird die Eingabe von Hand schnell sehr zeitfressend und auch fehlerträchtig. Dieser Artikel gibt Tipps für den Import von Taxonomiedaten via .csv Dateien. Denn dabei gibt es mehr Fallstricke als man denken könnte. Dieser Artikel gilt sowohl für Office 365 als auch für SharePoint 2010/13/16 onPremise.

Wir möchten eine Struktur wie unten abgebildet importieren:

Der Import geschieht via csv Dateien. Ein Muster wird dazu praktischerweise mitgeliefert. Sie finden diese Datei, indem Sie auf den Namen des Taxonomieservices klicken und dort auf View a sample import file.

Diese Datei ist schon recht brauchbar, zeigt diese doch eine Hierarchie von geographischen Daten für den Import. Wenn Sie diese Datei allerdings in einem deutschen Excel auf einem deutschen System öffnen, haben Sie nicht viel davon. Alles steht in einer Spalte. Das ist wenig komfortabel.

Auch mit dem Dialog Öffnen, in der Hoffnung dadurch die Daten zu importieren, kommen Sie nicht weit. Wie bekommen Sie die Daten also nun in ein vernünftiges Format wenn Sie damit in Excel arbeiten möchten?

Der Grund für die Formatierung in Excel liegt darin, dass in einem deutschem System das Trennzeichen das Semikolon ist, aber in der Datei –übrigens völlig richtig- das Komma verwendet wird. Die einfachste Lösung ist, öffnen Sie eine neue, leere Exceldatei und klicken Sie auf das Menüband Daten und dann auf Aus Text. Navigieren Sie zu der Datei und fügen Sie die Daten ein.

Dazu müssen Sie einen Assistenten benutzen, welcher im ersten Schritt die Einstellung Getrennt bei Dateityp verlangt. Setzen Sie außerdem den Hacken bei Die Daten haben Überschriften.

Klicken Sie dann auf Weiter und wählen Sie als Trennzeichen Komma aus. Klicken Sie auf Weiter und danach auf Fertig stellen. Fügen Sie die Daten in das bestehende Arbeitsblatt ein. Sie können dann auch die Daten ab der zweiten Zeile entfernen und haben damit immer wieder eine Vorlage zur Verfügung. Das Format ist eigentlich selbsterklärend, wollen wir eine Struktur wie oben erhalten, sollte ein Teil wie die folgende Abbildung aussehen.


Hat man die Daten erfasst, taucht das nächste Problem auf. Natürlich möchte man die Datei wieder als .csv speichern und Excel macht dies auch brav wenn man in Speicherdialog als Dateityp csv auswählt. Allerdings wird Excel die Datei mit Semikolon als Trennzeichen speichern und nicht mit Komma. Damit kann aber der Taxonomieservice nichts anfangen. Ein Blick mit Notepad in die Datei bestätigt dies auch.

Als Workaround kann man jetzt in Notepad via Strg+H alle Semikolons durch Kommas ersetzen und wieder speichern. Dabei lauert der nächste Stolperstein. Hat man Umlaute in seinen Daten, wird der Taxonomieservice diese nicht richtig darstellen. Denn Notepad speichert in ANSI, notwendig wäre aber Unicode.

Nachdem die Datei so vorbereitet ist, kann man wieder in den Taxonomieservice gehen und dort eine Gruppe anlegen. Aus dem Kontextmenü der Gruppe lässt sich dann die Datei importieren.

Das lästige Nachbearbeiten der csv Datei mit Notepad muss nicht sein, allerdings ist die Lösung nicht immer sinnvoll und möglich. Excel nimmt als Trennzeichen immer das global eingestellte Listentrennzeichen der jeweiligen Sprache. Dies kann geändert werden über Systemsteuerung -> Region -> Weitere Einstellungen -> Listentrennzeichen. Bei mir war ein Neustart notwendig und es scheint, dass es nicht immer funktioniert.

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Neuer Onlinekurs Arbeiten mit SharePoint online und Grundlagen Office 365

Seit etwa 13 Jahren gebe ich IT Schulungen im SharePoint Bereich bzw. seit der Einführung auch für Office 365 oder früher Office online. Unter anderem habe ich schon 2004 den ersten vollständigen, deutschen SharePoint Kurs inkl. der Unterlagen entwickelt. Dabei habe ich bisher immer die Schulungen als Präsenzschulungen gehalten, was eigentlich immer gelungen ist. Sicher, es gab ab und zu einen Ausreißer, das ist aber völlig normal.

Jetzt erhalte ich aber mehr Anfragen für Schulungen bsp. für Office 365 als ich vor Ort leisten kann. Daher habe ich mich entschlossen zusammen mit dem Anbieter quofox.com verschiedene Schulungen online anzubieten. Es sind dies die Schulungen Office 365 Grundlagen und Arbeiten mit SharePoint online. Beide Kurse bieten Grundlagen in den beiden Themen und bieten einen hervorragenden Einstieg in die Thematik als auch Vertiefung wenn gewünscht. Die Kurse sind modular gegliedert und ermöglichen daher einen Einstieg auch auf einen höheren Level.

Ich habe vor, weitere Kurse anzubieten, vielleicht haben Sie ja eine Idee was für Sie interessant wäre? Ich würde mich über Anregungen freuen!

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Aktuelle Informationen über Examen 70-331 – Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013

Aktuell scheinen sich die Anforderungen für das erfolgreiche Bestehen der Prüfung 70-331 – Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 massiv geändert zu haben. Dieser Blogbeitrag versucht diese Änderungen zu beschreiben und Hinweise für eine erfolgreiche Vorbereitung zu geben. Natürlich kann ich keine Auskunft zu den Prüfungsfragen geben und werde dahingehend auch keine Nachfragen beantworten. Dieser Beitrag soll vielmehr vermitteln, welche neue Themengebiete es gibt und wie man sich am besten darauf vorbereitet. Am Ende dieses Artikels findet sich dann auch eine entsprechende Linksammlung.

Für die Vorbereitungen der letzten Prüfungen reichte neben einer täglichen SharePoint Praxis es aus, die Kurse

  • MOC 20331: Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013
  • MOC 20332: Advanced Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013

zu belegen. Ohne eine schon vorhandene SharePoint Praxis waren die Examen zu den Prüfungen so und so nie zu schaffen. In den Prüfungen wurden aber mehr oder weniger nur Inhalte abgefragt, welcher in den Kursen enthalten sind. Die Prüfungen waren niemals einfach, aber machbar wenn man das Wissen aus den Kursen hatte. Dies scheint sich jetzt geändert zu haben.

Ich habe letzte Woche ein SharePoint Bootcamp bei Firebrand Training gegeben, in welchen ich in fünf Tagen beide Kurse unterrichte. Die bisherigen Camps waren auch recht erfolgreich, der größte Teil der Teilnehmer hat in der Regel bestanden. Beim letzten Kurs hat praktisch niemand bestanden. Dabei waren Teilnehmer in dem Kurs, welche über ein hohes Wissen und viel praktische Erfahrung in SharePoint verfügen und die Prüfung ohne Probleme hätten bestehen müssen. Was ist geschehen?

Microsoft hat die Prüfungsfragen um Themen aus dem Kurs 20346C: Managing Office 365 Identities and Services ergänzt. Damit waren ein großer Teil der Fragen Themen um Office 365. In den Anforderungen für die Prüfung versteckt sich dies neuerdings unter dem Punkt.

Planen der Bereitstellung von SharePoint Online (Microsoft Office 365)

  • Dienstangebote bewerten; Dienstanwendungen planen; Websitesammlungen planen; Anpassungen und Lösungen planen; Sicherheit für SharePoint Online planen; Netzwerkdienste für SharePoint Online planen

Da dies nun mal nicht das generische Themengebiet eines SharePoint Administrators ist, war dies ein Problem. Wenn Sie den entsprechenden Kurs für Office 365 nicht selber besuchen können, lesen Sie zumindest für das Vorbereiten der Prüfung die Links unten. Den Inhalt der beiden SharePoint MOC Kurse zu kennen, reicht definitiv nicht aus. Den Kurs 20346C: Managing Office 365 Identities and Services können Sie übrigens auch bei Firebrand mit mir als Trainer im Bootcampformat buchen. Wenn Ihnen dies nicht möglich ist, beschäftigen Sie sich mit den Themen:

  • DirSnyc – Funktionsweise, Installation und Problembeseitigung, auch in Multi-Forest Umgebungen
  • ADFS (Active Directory Federation Services) – Was ist das und wie setzt man es ein? Installation und Einrichten. Hier besonders die Aufmerksamkeit auf ADFS und Office 365 richten.
  • Übersicht über die Office 365 Tarife und wo welche SharePoint Funktionen enthalten sind.
  • Hybride Szenarien mit SharePoint und Office 365 – Einrichten der hybriden Umgebung und der Federated search.

Die folgenden Links geben Ihnen Hinweise, natürlich ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit:

Wikipedia Eintrag zu Office 365, enthält u.a. die aktuellen Tarife

Bereitstellen der Office 365-Verzeichnissynchronisierung (DirSync) in Microsoft Azure

Hybrid for SharePoint Server 2013

Configure hybrid search from SharePoint Online to SharePoint Server 2013 – roadmap

Display hybrid search results in SharePoint Server 2013

Configure hybrid search from SharePoint Server 2103 to SharePoint Online – roadmap

Display hybrid search results in SharePoint Online

How To Install ADFS 2012 R2 For Office 365

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Nico Thiemer