Ein Problem beim Einladen von externen Benutzern in Microsoft Teams beheben

Microsoft Teams (https://teams.microsoft.com) ist eine sehr interessante Lösung für Zusammenarbeit in Unternehmen. Dies umso mehr, da jeder der einen E-Plan von Office 365 hat, diese Lösung nutzen kann. Bisher war aber die Zusammenarbeit nur innerhalb eines Mandanten möglich. Externe Benutzer einzuladen, so wie es von SharePoint schon lange bekannt ist, war nicht möglich. Dies ist jetzt anders, jeder der ein Azure Active Directory Konto besitzt, kann eingeladen werden. Auf diese Möglichkeit habe ich lange gewartet. Siehe dazu auch https://blogs.office.com/en-us/2017/09/11/expand-your-collaboration-with-guest-access-in-microsoft-teams.

Ein Azure Active Directory Konto besitzt jeder Nutzer, der eine Office 365 Lizenz hat. Doch wenn man einen Nutzer einfach zu Teams hinzufügt, hat dieser keinen Zugriff. Es ist nämlich noch ein weiterer, gut versteckter, Schritt notwendig um wirklich Zugriff zu gewähren.

Einen externen Benutzer können Sie ganz normal als Benutzer hinzufügen, das Team muss allerdings Öffentlich sein, was ja eigentlich selbstverständlich ist. Versucht sich jetzt der externe Benutzer anzumelden, erhält er die Fehlermeldung TeamsDisabledForTenantForbidden. Um dies zu ändern müssen Sie die globalen Teams-Einstellungen ändern. Dazu müssen Sie in das Office 365 Admincenter. Klicken Sie dort auf Settings => Services & add-ins = Microsoft Teams. Gehen Sie dort zum Abschnitt Settings by user/license type und klicken Sie auf das DropDown. Wählen Sie Guest aus und aktivieren Sie den Zugriff. Änderung speichern und das war es dann auch.

 

Einem Office 365 Mandaten eine Domain zuweisen

Wenn man einen neuen Office 365 Mandanten erstellt hat man zuerst seine E-Mails und Skype for Business Konten im Format .onmircosoft.com. Da wird in den meisten Fällen der Wunsch aufkommen, dieses Format mit seiner eigenen Domain zu ersetzen bzw. zu ergänzen. Eine eigene Domain ist eine der Voraussetzungen für hybride Szenarien. Dieser Artikel erläutert wie Sie dabei im neuen Verwaltungscenter von Office 365 vorgehen müssen. Der Weg im alten Verwaltungscenter unterscheidet sich dabei nicht wesentlich.

Die neue Domain muss zuerst verifiziert werden, damit Office 365 sicher sein kann, das die Domain auch Ihnen gehört. Was natürlich auch heißt, wenn Sie eine neue Domain Office 365 zuweisen, müssen Sie diese zuerst besitzen. Dabei müssen Sie als Mindestvoraussetzung in der Lage sein, auf die DNS Verwaltung der Domain zuzugreifen und dort TXT oder zumindest MX Einträge vorzunehmen. Bei einige Billighostern ist dies nicht der Fall! Schauen Sie sich auf vor der Aktion in Office 365 Ihre DNS Verwaltung an. Es gibt da einige Oberflächen, da benötigt man unter Umständen einige Zeit sich zurechtzufinden. Finden Sie auch heraus, ob DNS Änderungen repliziert werden und wenn, wie lange das dauert. Natürlich muss die Domain im Internet zu routen sein.

Wenn Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, melden Sie sich als globaler Administrator an Ihrer Office 365 Installation an, gehen in das Verwaltungscenter und klicken Sie auf Settings -> Domains. Ich bevorzuge die englische Spracheinstellung, da in der deutschen Übersetzung einige Punkte fehlen.

Klicken Sie dort auf +Add domain. Geben Sie als erstes den Domainnamen ein und klicken Sie auf Next. Office 365 versucht jetzt die Domain zu finden. Ist dies erfolgreich, ist die nächste Seite davon abhängig, ob der Domainverwalter eine Partnerschaft mit Office 365 hat oder nicht. Hat er das, können Sie sich direkt in die Domainverwaltung einloggen und Office 365 erledigt vieles automatisch. In meinen Fall wähle ich aber den Weg die Domain manuell zu verifizieren.

Sie haben die Wahl ob Sie einen TXT oder einen MX Record in Ihren DNS hinzufügen. Natürlich ist der TXT Record besser, aber nicht alle Hoster erlauben dies. Deshalb gibt es die Alternative mit dem MX Record. Beim Textrecord muss der gesamte Text in TXT value eingetragen werden und nicht nur der Wert hinter dem Gleichheitszeichen. Ein fertige TXT DNS Record kann dann wie folgt aussehen.

Mit einem Klick auf Verify versucht Office 365 den Eintrag im DNS der Domain zu finden. Dabei ist es möglich, dass dies nicht passiert, obwohl Sie den Eintrag schon gemacht haben. Dies kann an der Replizierung der DNS Daten innerhalb des Providers oder des Internet liegen. Warten Sie in dem Fall eine Weile und versuchen Sie es noch einmal.

War die Verifizierung erfolgreich, war es dann auch schon. Sie müssen nun noch weitere DNS Einträge vornehmen, wenn Sie die neue Domain für E-Mail, Web oder andere Dienste nutzen möchten. Office 365 sucht dabei erst die Einträge und zeigt Ihnen diese dann an, wenn er sie nicht finden kann. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den ganzen Schritt zu übergehen und die Einrichtung später vorzunehmen. Beachten Sie aber dabei, dass Sie dann von Office 365 die Dienste nur eingeschränkt nutzen können. Sie finden die Option ganz unten über den Schaltflächen. Beachten Sie auch, dass Sie neue Nutzer nun mit der neuen Domain angelegt werden und die alten Nutzer evtl. noch zur neuen Domain migriert werden müssen.

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Neuer Onlinekurs Arbeiten mit SharePoint online und Grundlagen Office 365

Seit etwa 13 Jahren gebe ich IT Schulungen im SharePoint Bereich bzw. seit der Einführung auch für Office 365 oder früher Office online. Unter anderem habe ich schon 2004 den ersten vollständigen, deutschen SharePoint Kurs inkl. der Unterlagen entwickelt. Dabei habe ich bisher immer die Schulungen als Präsenzschulungen gehalten, was eigentlich immer gelungen ist. Sicher, es gab ab und zu einen Ausreißer, das ist aber völlig normal.

Jetzt erhalte ich aber mehr Anfragen für Schulungen bsp. für Office 365 als ich vor Ort leisten kann. Daher habe ich mich entschlossen zusammen mit dem Anbieter quofox.com verschiedene Schulungen online anzubieten. Es sind dies die Schulungen Office 365 Grundlagen und Arbeiten mit SharePoint online. Beide Kurse bieten Grundlagen in den beiden Themen und bieten einen hervorragenden Einstieg in die Thematik als auch Vertiefung wenn gewünscht. Die Kurse sind modular gegliedert und ermöglichen daher einen Einstieg auch auf einen höheren Level.

Ich habe vor, weitere Kurse anzubieten, vielleicht haben Sie ja eine Idee was für Sie interessant wäre? Ich würde mich über Anregungen freuen!

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