Arbeiten mit Vorlagen in Microsoft Teams

In der aktuellen Corona Situation ist für viele Firmen Home Office und damit Microsoft Teams das Mittel der Wahl. Dementsprechend gibt es viele KollegInnen, welche entsprechende Anleitungen schreiben wie man Teams am besten einführt, wie man es anpasst und die Nutzer animiert es optimal zu nutzen. Dies ist nicht der nächste Artikel unter vielen zu dem Thema, denn dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Thema Vorlagen in Microsoft Teams. Er erläutert, wie Sie einfach ein neues Team aus einem schon bestehenden erzeugen können und wo die Grenzen dessen liegen.
Microsoft Teams wird in vielen Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation eingesetzt. Oft sind dies Projekte und gerade dort kann man gut mit einer generischen Vorlage arbeiten. Eine Vorlage mit allen Kanälen und Tabs wird einmal erstellt und dann bei jedem neuem Projekt wieder verwendet. Dabei ist zu beachten, dass die neuen Teams natürlich eine Kopie sind und Änderungen am Template nicht auf die schon damit erstellten Teams weitergereicht werden. Änderungen an der Vorlage sind immer erst an danach erstellten Teams sichtbar. Die folgenden Ausführungen gelten für alle Teams, welche KEINE privaten Kanäle enthalten. Wie Sie mit privaten Kanälen umgehen, lesen Sie weiter unten.
Wenn Sie ein neues Team aus einem schon vorhandenen Team erstellen möchten, so erstellen Sie ggf. die Vorlage und gehen dann auf Team beitreten oder erstellen.  Dort wählen Sie dann Team erstellen und Erstellen aus… Im nächsten Dialog klicken Sie auf Team. Sie sehen alle Teams, in welchen Sie Mitglied sind. Wählen Sie das entsprechende Team und klicken Sie auf dieses. Im folgenden Fenster geben Sie dem neuen Team ein Name, wählen den Datenschutz und scrollen in dem Fenster ganz nach unten. Erst dann können Sie alle Einstellungen sehen, was Sie übernehmen wollen.
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Das neue Team wird sofort erstellt und steht den Mitgliedern zur Verfügung. Die folgende Abbildung zeigt zum einen die Vorlage und zum anderen das daraus neu erstellte Team.
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Vorlagen und private Kanäle

Wenn man die Vorlage und das neue Team vergleicht, fällt auf, dass der private Kanal Finanzen fehlt. Dies ist keine Einstellung in einer Konfiguration, sondern private Kanäle können in Vorlagen auf diesem Weg nicht verwendet werden. Es gibt allerdings andere Möglichkeiten private Kanäle in einer Vorlage zu verwenden. Bevor wir aber dazu kommen, noch ein paar Worte zu privaten Kanälen.
Auf private Kanäle darf nur ein bestimmter Personenkreis zugreifen, welcher sich zudem im Team bzw. der Office 365 Gruppe, die dem Team zugeordnet ist, befinden muss. Es ist nicht möglich, auf einen privaten Kanal eine bestehende Office 365 Gruppe direkt zu berechtigen. Muss man mit Code Teams Vorlagen erstellen, so muss man die einzelnen Benutzer aus der Office 365 Gruppe holen (aufzählen) und jeden Benutzer einzeln zuordnen. Das ist nicht weiter kompliziert, denn Microsoft Office Graph bietet dafür Methoden. Komplexer wird es, wenn nach dem Erstellen des Teams neue Benutzer hinzugefügt oder entfernt werden. Dazu könnte man an die Gruppe einen Power Automate Workflow hängen, der auf Änderung der Gruppenmitgliedschaft reagiert. Dieser Workflow entfernt oder fügt Mitglieder in die entsprechenden privaten Kanäle hinzu.
Um eine Teamvorlage zu erstellen, welche auch private Kanäle unterstützt, bieten sich verschiedene Wege an. Das eine wäre PowerShell. Man könnte die gesamte Vorlage per PowerShell coden und dieses PowerShell z.B. in Azure Automation oder Azure Function  ablegen. Über eine SharePoint Liste würden die Metadaten des neuen Teams erfasst. Das Speichern des Listeneintrages triggert dann das PowerShell. Eine Übersicht über alle Kommandos PowerShell für Teams finden Sie hier. Beachten Sie bei dieser Technik die Frage der Authentifizierung und des Kontext.
Intern machen die Kommandos der PowerShell Gebrauch von Microsoft Office Graph. Darüber können Sie nicht nur Teams verwalten, sondern so ziemlich alles machen was in Office 365 geht. Mit dem Microsoft Office Graph können Sie auch direkt arbeiten, Sie brauchen dafür kein PowerShell.
Microsoft stellt auch eigene Vorlagen für Teams zur Verfügung, welche Teams für verschiedene Branchen abbilden. Diese Vorlagen nutzen ebenfalls direkt Microsoft Office Graph. Eine Dokumentation dazu gibt hier. Die Definition eines Teams erfolgt in JSON. Eine Anleitung, wie solch eine Vorlage erstellt und ausgeführt wird, finden Sie hier. Natürlich wäre es auch möglich, wie in dem Beispiel oben, zu einem schon bestehenden Team weitere private Kanäle hinzuzufügen. Das ist das schöne an Microsoft Office Graph, er ist einfach und gleichzeitig extrem flexibel.
Das Erstellen einer Vorlage kann allerdings für jemand ohne einen Entwicklerhintergrund schwierig werden. Es ist aber nicht unmöglich, zumal man die Vorlage direkt im Browser auch testen kann. Aber vielleicht ist da der Dienstleister oder das Tool eines Drittanbieters die bessere Wahl…

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Arbeiten mit Konnektoren und Bots in Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die wahrscheinlich am meisten genutzte Anwendung innerhalb von Microsoft Office 365 außerhalb der klassischen Anwendungen. Eine interessante Lösung, welche noch besser wird, weil sie einfach zu erweitern ist. Dafür gibt es verschiedene Wege. Zwei davon sind Bots und Konnektoren. Dieser Blogartikel beschreibt, wie Sie beide zu einer Teams Umgebung hinzufügen und damit arbeiten können.
Microsoft Teams bietet schon von Haus aus ein großes Potential Informationen zu verwalten und zu strukturieren. In einer nicht angepassten Standardinstallation bleibt man dabei innerhalb des Office 365 Ökosystem, was oftmals auch völlig ausreichend ist. Bots und Konnektoren erweitern Teams, indem man einfach mit Drittsystemen interagieren kann oder weitere Microsoft Anwendungen einbindet. Wobei es natürlich auch Bots und Konnektoren gibt, welche ausschließlich wieder innerhalb von Office 365 agieren. Diese werde ich auch für Demonstrationszwecke verwenden. Die Herangehensweise bleibt sich aber allen Konnektoren und Bots gleich.

Arbeiten mit Bots

Ein Bot ist ein kleines Programm, welches auf eine Eingabe reagiert und flexibel Informationen zurückliefert. Bots gibt es für alles mögliches, für das Wetter, für Workflows, Konferenzen, Umfragen, etc. Man kann auch selbst relativ einfach eigene Bots schreiben und in diese in Teams veröffentlichen, z.B. mit Microsoft Azure (https://dev.botframework.com). Bots können in Microsoft Teams Mandantenweit verfügbar sein, in einem Kanal oder beides. Mit mandantenweiten Bots wird über einen privaten Chat kommuniziert. In einem Kanal wird ein Bot mit @ angesprochen. Oft folgt unmittelbar nach dem Namen die Frage, welche ich an dem Bot habe. Weiter unten finden Sie dazu zwei Beispiele.
Einige Bots sind Microsoft Teams schon bei Installation hinzugefügt. In einer Standardinstallation kann jedes Teammitglied und jeder Besitzer, aber keine Gäste, weitere Bots hinzufügen. In der linken Linkleiste klicken Sie ganz unten auf Apps und in der erscheinenden Seite auf Bots. Suchen Sie den gewünschten Bot und klicken Sie diesen an. Nach einer Nachfrage wird dieser hinzugefügt. Abhängig vom Bot folgen noch weitere Dialoge, z.B. welchen Kanal der Bot hinzugefügt werden soll. Dies natürlich nur, wenn der Bot dies unterstützt. Sie erkennen dies am Dialog. Der folgende Screenshot zeigt ein Bot, welche nur global hinzugefügt und der nicht in einem Kanal verwendet werden kann.
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Wollen Sie mit dem Bot chatten und Sie habe noch keinen Chat mit ihm geführt, klicken Sie auf die drei Punkte in der Mitte der linken Linkleiste und klicken Sie auf den Namen des Bots.
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Sie können jetzt einen Namen einer Ihrer Mitarbeiter eingeben. Der Bot wird versuchen Ihnen alle Informationen über die Person aus dem Azure Active Directory zu liefern. Es sind auch noch weitere Abfragen möglich, der Bot bietet dazu Beispiele. Damit dieser Bot arbeiten kann, müssen Sie diesen erst berechtigen, wie die folgende Abbildung zeigt.
Die folgende Abbildung zeigt einen Bot, welcher zu einem Kanal hinzugefügt werden kann und mit dem man ebenso chatten kann. Einige dieser Bots erzeugen Ihnen auch in einem Kanal automatisch eine neue Registerkarte.
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Wenn man z.B. mit dem Forms Bot eine Umfrage erstellen möchte, kann man diesen in einem Kanal folgenermaßen ansprechen:
@Forms Wie findest Du diesen Blog? Super, Na ja, Nicht so der Hit
Der Bot wird daraufhin ein Formular samt Auswertung erzeugen. Ganz einfach, nur mit der Formulierung der Frage (Fragezeichen nicht vergessen!) und der möglichen Antworten, getrennt mit Komma.
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Wenn Sie einen Bot aus einem Kanal entfernen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamname und wählen Team verwalten. Auf der Registerkarte Apps können Sie den Bots aus dem Kanal löschen. Wenn Sie einen Bot global löschen wollen, zeigen Sie auf die drei Punkte in der Linkleiste und klicken mit der rechten Maustaste auf den Bot. Dort können Sie diesen dann global löschen oder blockieren.
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Arbeiten mit Konnektoren

Im Unterschied zu Bots warten Konnektoren in der Regel nicht auf eine Eingabe, sondern liefern in einen Kanal Updates aus einem verbundenen System. So kann man sich einfach und schnell informieren lassen. Ein Konnektor läuft immer unter der Identität des Benutzers, welcher diesen eingerichtet hat. Unter Umständen können so also Informationen für unbefugte Dritte offengelegt werden. Beachten Sie auch, dass viele Konnektoren eine Weile für ihr Update benötigen. Für Echtzeit sind diese nicht geeignet. Die Abbildung zeigt Updates des Twitter Konnektors, welcher dem Hashtag #SharePoint folgt.
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Sie können Konnektoren über den gleichen Dialog wie Bots hinzufügen und aus dem Kanal ebenso löschen.

Verfügbarkeit von Bots und Konnektoren anpassen

Nicht in jeder Produktivumgebung ist es gewünscht, dass alle Benutzer alle Bots und Konnektoren benutzen dürfen. Welche zur Verfügung stehen, kann ein Administrator einschränken. Dazu geht man auf https://admin.teams.microsoft.com und dort unter Teams Apps => Berechtigungsrichtlinien. Hier können Sie sehr genau die gewünschten Apps einstellen.
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Haben Sie schon einmal mit Bots und Konnektoren gearbeitet? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Ein Problem beim Einladen von externen Benutzern in Microsoft Teams beheben

Microsoft Teams (https://teams.microsoft.com) ist eine sehr interessante Lösung für Zusammenarbeit in Unternehmen. Dies umso mehr, da mittlerweile jeder und jede diese Lösung kostenfrei nutzen kann. Dabei kann Microsoft Teams nicht nur von Benutzern einer Organisation genutzt werden, sondern auch von Gästen. Ein Gast ist ein Konto, welches sich nicht in ihrem Mandanten befindet, also in der Regel eine andere Domainkennung hat wie ihr Konto. Das Gastkonto muss aber mit Microsoft verknüpft sein. Entweder, weil es selbst ein Office 365 Konto ist oder mit einer Live ID verbunden ist. Seit einiger Zeit werden auch Google Konten unterstützt.

Damit Sie allerdings einen Gast einladen können, müssen Sie dies im Office 365 Mandanten erst erlauben. Standardmäßig ist diese Funktion nämlich deaktiviert. Um sie zu aktivieren, gehen Sie als Mandanten-Administrator zu https://admin.teams.microsoft.com. Dies ist da Teams Admin Center. In der linken Navigation gehen Sie auf Organisationsweite Einstellungen => Gastzugriff. Dort können Sie als Option den Gastzugriff aktivieren. Diese Einstellung braucht eine Weile, bis sie wirksam wird. Die Dokumentation spricht von bis zu 24 Stunden, nach meiner Erfahrung geht dies aber schneller.

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Mehr Informationen zum Gastzugriff finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-DE/microsoftteams/guest-access

Beachten Sie auch, dass Sie in der Regel „nur“ fünf Gäste pro bezahlten Azure Active Directory Konto einladen können. Wenn Sie also 100 Lizenzen haben, können sich im Mandanten maximal 500 Gäste befinden. Ob sich diese Gäste alle in einem Team befinden oder nur auf eine externe SharePoint Site zugreifen, spielt dagegen keine Rolle.

Denken Sie auch daran, dass nach dem aktivieren dieser Option alle Benutzer in allen Teams Gäste einladen können. Man kann dies zwar verhindern, das würde aber den Rahmen dieses Beitrages sprengen.

Dies ist ein Update zu einem älteren Artikel an dieser Stelle. Ich habe diesen Artikel am 04.04.2020 aktualisiert.

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