Ein Problem beim Einladen von externen Benutzern in Microsoft Teams beheben

Microsoft Teams (https://teams.microsoft.com) ist eine sehr interessante Lösung für Zusammenarbeit in Unternehmen. Dies umso mehr, da jeder der einen E-Plan von Office 365 hat, diese Lösung nutzen kann. Bisher war aber die Zusammenarbeit nur innerhalb eines Mandanten möglich. Externe Benutzer einzuladen, so wie es von SharePoint schon lange bekannt ist, war nicht möglich. Dies ist jetzt anders, jeder der ein Azure Active Directory Konto besitzt, kann eingeladen werden. Auf diese Möglichkeit habe ich lange gewartet. Siehe dazu auch https://blogs.office.com/en-us/2017/09/11/expand-your-collaboration-with-guest-access-in-microsoft-teams.

Ein Azure Active Directory Konto besitzt jeder Nutzer, der eine Office 365 Lizenz hat. Doch wenn man einen Nutzer einfach zu Teams hinzufügt, hat dieser keinen Zugriff. Es ist nämlich noch ein weiterer, gut versteckter, Schritt notwendig um wirklich Zugriff zu gewähren.

Einen externen Benutzer können Sie ganz normal als Benutzer hinzufügen, das Team muss allerdings Öffentlich sein, was ja eigentlich selbstverständlich ist. Versucht sich jetzt der externe Benutzer anzumelden, erhält er die Fehlermeldung TeamsDisabledForTenantForbidden. Um dies zu ändern müssen Sie die globalen Teams-Einstellungen ändern. Dazu müssen Sie in das Office 365 Admincenter. Klicken Sie dort auf Settings => Services & add-ins = Microsoft Teams. Gehen Sie dort zum Abschnitt Settings by user/license type und klicken Sie auf das DropDown. Wählen Sie Guest aus und aktivieren Sie den Zugriff. Änderung speichern und das war es dann auch.

 

Exam 70-347 bestanden. Damit bin ich MCSE: SharePoint 2013 :)

Heute habe ich die letzte Prüfung für den MCSE: SharePoint 2013 bestanden, die Prüfung 347 – Enabling Office 365 Services. Um den MCSE: SharePoint 2013 zu erlangen, gibt es zwei Wege. In beiden Fällen müssen die Prüfungen 70-331 und 70-332 erfolgreich bestanden werden. Dann kann man entweder mit Windows Server oder mit Office 365 weitermachen. Ich habe mich für Office 365 entschieden, was mir ganz nebenbei noch einen MCSA: Office 365 eingebracht hat.

In Gegensatz zu den 2010er Prüfungen sind die Prüfungen für 2013 wesentlich schwerer. Ohne eine gute Vorbereitung läuft hier überhaupt nichts. Wer den SharePoint Teil als Bootcamp erleben möchte, der kann dies mit mir als Trainer hier lernen: http://www.firebrandtraining.de/kurse/microsoft/mcse/sharepoint-zertifizierung. Ich freue mich darauf!

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Nico Thiemer

Einem Benutzer die Lizenz für SharePoint in einem E3 Plan entziehen

Geschichten, die das Leben schreibt. Ein Kunde hat einen E3 Plan und wollte einen Benutzer darin die Lizenz für die Benutzung des SharePoint entziehen. Dies allerdings gestaltete sich nicht ganz so einfach wie gedacht. Dieser Artikel erklärt, wie es funktioniert.

Um die Lizenz zu entfernen, gehen Sie zuerst in Ihre Office 365 Verwaltung und dort in der linken Navigation auf BENUTZER -> Aktive Benutzer. Markieren Sie den Benutzer, dem Sie die Lizenz entziehen möchten.

Klicken Sie dann im rechten Bereich auf Zugewiesene Lizenz -> Bearbeiten


Klicken Sie dann auf das kleine Dreieck rechts neben der Lizenz, damit diese sich erweitert. Sie können jetzt die einzelnen Lizenzen entfernen. Wenn Sie die Lizenz für SharePoint Online entfernen möchten, müssen Sie auch immer die Lizenz für Office Online entfernen. Das ist der ganze Trick.

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Nico Thiemer

Öffnen von Dateifreigaben aus Microsoft CRM 201x

Eine häufige Anforderung in Projekten ist die Möglichkeit, aus einem Microsoft CRM Datensatz heraus eine Dateifreigabe zu öffnen. Dies sind zum Beispiel Netzlaufwerke, auf welchen Daten für Projekte liegen. Leider ist dies mit Bordmitteln nicht ohne weiteres möglich. Ich kann natürlich einen UNC Pfad (file://Freigabe) in einem Textfeld erfassen, aber dieser wird nicht als Hyperlink formatiert. Über Kopieren -> Einfügen geht es natürlich immer. Wie Sie viel einfach per Klick diesen Pfad öffnen können, erläutert dieser Artikel. Dabei wird so soweit als möglich auf Programmierung verzichtet, auch wenn es nicht völlig ohne geht.

Voraussetzungen

Der Grundgedanke der Lösung ist, ein Feld einzufügen, in welcher der UNC Pfad in Klartext steht. Über eine neu eingefügte Schaltfläche wird ein JavaScript ausgeführt, welches den Inhalt des Feldes liest und über die Funktion windows.open() die Freigabe öffnet.

Um eine Schaltfläche einzufügen, eignet sich die CRM Erweiterung Ribbon Workbench for Dynamics CRM. Diese können Sie hier herunterladen. Fügen Sie diese Lösung Ihren Microsoft CRM hinzu. Falls noch nicht vorhanden, müssen Sie noch Microsoft Silverlight installieren. Dieses finden Sie als Download hier.

TIPP: Wenn Sie in einer virtuellen Maschine arbeiten und keine Verbindung zu Laufwerken des Hosts haben, können Sie mit dem ISO Recorder eine ISO Datei erzeugen und diese dann in einem Laufwerk des Gastes verwenden. Den ISO Recorder finden Sie hier.

In meinen Beispiel möchte ich die Entität Acount bzw. Firma anpassen. Dazu habe ich dieser ein Textfeld mit dem Schemaname new_dateifreigabeprojekte hinzugefügt. Dazu habe ich eine eigene Lösung genutzt, welche vorerst nur die Entität Firma enthält. Dies ist wichtig, wie wir gleich sehen werden.

JavaScript erstellen und einbinden

Damit auf das Feld zugegriffen werden kann, erstellen Sie eine Textdatei mit dem Namen OeffneFreigabe.js und darin den folgenden Code, welchen Sie anschießend speichern.

function FreigabeOeffnen()

{

window.open(Xrm.Page.getAttribute(’new_dateifreigabeprojekte ‚).getValue());

}

Gehen Sie zu der Lösung Firma und klicken Sie links im Baum auf Webressourcen. Klicken Sie auf Neu und geben Sie der Ressource den Namen OeffneFreigabe, als Typ wählen Sie Script und laden die Datei hoch, welche wir gerade erstellt haben. Speichern und veröffentlichen Sie die Lösung.

Schaltfläche hinzufügen

Öffnen Sie nun die Lösung Ribbon Workbench for Dynamics CRM. Diese wird Sie zuerst fragen, welche Lösung importiert werden soll, in welcher Sie Anpassungen vornehmen möchten. Öffnen Sie die eben erstellte Lösung Firma und klicken Sie in der Mitte auf account. Sie haben im oberen Drittel drei Menübänder. Für uns ist das dritte Menüband Form interessant. Dies wird aufgerufen, wenn ein einzelner Datensatz angezeigt wird. Zeigen Sie in der Toolbox links auf Button und ziehen Sie diesen hinter Connect.

Klicken Sie dann in die Eigenschaften der Schaltfläche rechts und füllen Sie die Felder

  • AltText
  • Description
  • LabelTextText
  • ToolDescriptionText
  • ToolTipTitelText

mit der Beschriftung Öffne Dateifreigabe.

Klicken Sie jetzt in der Mitte mit der rechten Maustaste auf Command und dort auf Add New.

Öffnen Sie danach Command und klicken Sie auf neu erstellte Kommando.

Klicken Sie in den Eigenschaften rechts auf das Lupensymbol neben Actions und dann Add. Wählen Sie Javascript Function Action. Als Funktionsname tragen Sie FreigabeOeffnen ein. Klicken Sie auf das Lupensymbol neben Library und wählen Sie die JavaScript Datei aus. Bestätigen Sie alle Änderungen mit OK.

Klicken Sie wieder auf die neu erstellte Schaltfläche und wählen Sie in den Eigenschaften unter Command das neue Kommando aus. Klicken Sie anschließend auf Publish. Gehen Sie nach dem Abschluss der Veröffentlichung in einen Firmendatensatz, ggf. müssen Sie die Ansicht mit F5 aktualisieren. Die Schaltfläche sollte jetzt da sein und die Dateifreigabe öffnen, sofern das Feld einen sinnvollen Wert aufweist.

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Nico Thiemer

Arbeiten mit dem Information Rights Management (IRM) von Office 365 in SharePoint online

Mit Information Rights Management (IRM) verbinden viele Anwender und Administratoren diffuse Ängste und Sorgen. Die einen haben Angst nicht mehr zu dürfen und gegängelt zu werden, die anderen befürchten einen hohen technischen Aufwand bei der Implementierung. Beides ist unbegründet, wie dieser Artikel zu zeigen versucht. Ganz in Gegenteil. Mit ein paar Klicks können Sie einfach und zuverlässig Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriff schützen. Ich werde hier zeigen, wie Sie das IRM von Office 356 aktivieren und in SharePoint online nutzen können. Natürlich steht Ihnen das IRM nicht nur in SharePoint zur Verfügung, Sie können es ebenso mit Microsoft Exchange/Outlook nutzen.

Ich gehe im Folgenden davon aus, dass Sie der Administrator des Office 365 Mandanten sind. Zum Einsatz kommt in Office 365 das Microsoft Azure Rights Management, welches Sie zuerst in der Verwaltung von Office 365 aktivieren müssen. Klicken Sie dazu in der Navigation auf der linken Seite der Office 365 Verwaltung auf Diensteistellungen und dann auf Rechteverwaltung.

Folgen Sie dort den Link zur Verwaltung

Klicken Sie dann auf aktivieren und in dem sich öffnenden Fenster noch einmal auf aktivieren. In meinem Fall wurde dann die Seite neu geladen, aber das IRM wurde noch als deaktiviert angezeigt. Nach ein paar Sekunden habe ich noch einmal aktuallisiert und dann war alles in Ordnung. Haben Sie also etwas Geduld.

Wenn Sie jetzt zu SharePoint gehen und testen möchten, steht IRM noch nicht zur Verfügung. Vielmehr muss dieses noch explizit für SharePoint aktiviert werden. Gehen Sie dazu in die SharePoint Verwaltung von Office 365 und klicken Sie dort auf Einstellungen.

Suche Sie die Einstellung Information Rights Management (IRM) und aktivieren Sie diese. Danach steht IRM in allen Websitesammlungen zur Verfügung.

In einer Liste bzw. Bibliothek gibt es jetzt einen neuen Menüpunkt in der Verwaltung mit der Beschriftung Information Rights Management.

Dort können Sie die Eigenschaft aktivieren und einen Titel sowie die Beschreibung einer Richtlinie eingeben. Nach dem speichern unterliegen alle Elemente in der Liste bzw. Bibliothek dem IRM.

Die Richtlinie wird sowohl in den Office WebApps als auch im Windows Client angezeigt.

Office Online

Microsoft Word 2013

Mit einen Klick auf Berechtig. Ändern können Sie jetzt den Zugriff auf das Dokument einschränken. Beachten Sie, dass Sie dabei unabhängig von den Berechtigungen in SharePoint sind. Ist eine Person in SharePoint berechtigt das Dokument zu schreiben, so ist es möglich, dass es durch die Einschränkung im IRM es nun doch nur lesen kann.

Auf das Fenster können Sie auch über das Menüband Überprüfen zugreifen.

Es ist dort auch möglich, noch weitere Rechte zu definieren.

Ebenso können in der Verwaltung der Liste/Bibliothek noch weitere Optionen definieren. Dazu können Sie in der Verwaltungswebseite des IRM auf Optionen klicken.

Alles in allen eine sehr einfache und effektive Möglichkeit Dokumente zu schützen.

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Nico Thiemer

Office 356 Logo in Websites ausblenden

Einige Benutzer, welche Office 365 nutzen, möchten gerne das Office 365 Logo in der oberen linken Ecke ausblenden. Dieser Artikel erläutert Ihnen wie das funktioniert.

Die Lösung für das Problem liegt, wie so oft in SharePoint, im Anpassen des CSS. Dafür gibt es mehrere Wege. Ich passe dazu die Masterpage an, indem ich in diese eine neue CSS Datei verlinke. Damit dies möglich wird, sollten Sie den SharePoint Designer 2013 installieren haben. Natürlich können Sie, eine Neuerung von SharePoint 2013, die Masterdatei auch mit jeden anderen HTML Editor anpassen.

Öffnen Sie im SharePoint Designer die Website, auf welcher Sie das Logo ausblenden wollen.

Website öffnen


Klicken Sie dann auf Gestaltungsvorlagen am linken Rand in der Navigation. Wenn Sie eine Teamvorlage genommen und nichts verändert haben, ist die Masterdatei Seattle.master die Standardmasterpage. Dies können Sie einfach herausfinden, indem Sie prüfen, ob der Eintrag Als Standardgestaltungsvorlage festlegen ausgegraut ist.


Kopieren Sie die Datei und fügen Sie diese per Kontextmenü wieder ein. Danach sollen Sie die neue Datei umbenennen, z.B. in my.Master. Anschließend die Datei öffnen und bearbeiten.

CSS Daten hinzufügen

Sie sollten niemals die Originaldateien von SharePoint, wozu auch die CSS Dateien gehören, bearbeiten. Vielmehr sollten Sie eine neue Datei hinzufügen, welche das angepasste CSS enthält. Erstellen Sie, sofern nicht vorhanden, in der Wurzel der Site einen Ordner Style und darin eine Datei my.css. Dies geht alles über das Kontextmenü.


Öffnen Sie die neue CSS Datei und fügen sie ihr den folgenden Code hinzu. Danach speichern nicht vergessen.

.o365cs-nav-o365Branding
{
visibility:hidden !important;
}

Das neue CSS der Masterpage hinzufügen

Gehen Sie nun zurück zu der Masterpage und fügen Sie unmittelbar über den schließenden </head> Tag eine neue Zeile ein. Fügen Sie dort den folgenden Code ein:

<!– Neues CSS –>
<SharePoint:CssRegistration Name=“<URL zur CSS Datei“ runat=“server“ />
<!– Neues CSS Ende–>

Speichern Sie die Änderung und bestätigen Sie dabei die darauf erscheinende Abfrage. Anschließend müssen Sie die Masterdatei noch als Standard setzen. Klicken Sie dazu auf Gestaltungsvorlagen und rufen das Kontextmenü der Datei auf. Wählen Sie dort den Eintrag Als Standardgestaltungsvorlage festlegen.



Zum Schluss müssen Sie die Datei noch Einchecken. Abhängig vom Feature ist es auch notwendig, die Datei erst noch zu genehmigen.


Ihnen stehen natürlich auch noch weitere Optionen offen. So wäre es möglich, den Link zu ändern, der auf der Schaltfläche liegt, oder aber auch das Bild. In meinem Beispiel ist das Logo und der Link verschwunden.

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Kein Abschnitt Galerien in SharePoint Websiteverwaltung in Office 365

Wenn man eine neue Office 356 Installation anlegt und den entsprechenden Tarif hat, ist die erste SharePoint Anwendung schon vom System erstellt, welche die URL https://<Ihr Name>.sharepoint.com trägt. Wenn man sich in dieser Anwendung die Websiteeinstellungen ansieht, fehlt dort der Abschnitt Galerien. Damit habe Sie keine einfache Möglichkeit, z.B. auf Inhaltstypen und Lösungen zuzugreifen. Wenn Sie allerdings die entsprechenden Seiten manuell aufrufen, also die URL von Hand eingeben, funktioniert es. Die Abbildung unten zeigt die Websiteeinstellungen, welche auch ziemlich verschoben sind.

Auch wenn Sie jetzt die Anwendung löschen und diese neu erstellen, das Verhalten ist dasselbe. Noch verwirrender wird es, wenn Sie in einem verwaltenden Pfad eine Anwendung erstellen, also z.B. https://<Ihr Name>.sharepoint.com/sites/<Neue Anwendung>. Dort ist der Abschnitt Galerien enthalten!

Das Rätzels Lösung findet sich in der SharePoint Verwaltung von Office 365. Gehen Sie dazu zuerst in die Office 365 Verwaltung und klicken Sie dazu in der Leiste ganz links auf den Punkt SharePoint.

Klicken Sie anschließend in der SharePoint Verwaltung auf den Punkt Einstellungen.

Suchen Sie dort die Einstellung Benutzerdefiniertes Skript, welche im Moment die vierte Einstellung von unten ist. Beide Punkte erlauben das Ausführen von Scripts nicht. Erlaube ich den Punkt Benutzern das Ausführen benutzerdefinierter Skripts auf Self-Service Creation-Websites gestatten und warte eine Weile, sind die Galerien auf einmal vorhanden. Zauberei!

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Nico Thiemer

Die Schaltfläche „Dokument hochladen“ in der Vorlage Dokumentencenter anpassen

In einem der letzten Artikel habe ich über die Inhaltsorganisation von SharePoint Server und Office 365 geschrieben. Vielleicht hat ja der eine oder andere mein Szenario nachvollzogen und ist dabei auf eine kleine Hürde gestoßen. Wenn man nämlich ein Dokumentencenter erstellt, liegt auf der Startseite die Schaltfläche Dokument hochladen. Diese lädt immer in die Bibliothek Dokumente hoch, welche von den Regeln der Inhaltsorganisation aber nicht erfasst wird.

Diese Schaltfläche soll nun angepasst werden, dass die Dokumente automatisch in der Bibliothek Abgabebibliothek
hochgeladen und damit den Regeln unterworfen werden. Diese Anpassung geschieht per SharePoint Designer 2013. Sofern noch nicht vorhanden, können Sie SharePoint Designer 2013 von http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491 herunterladen und installieren. Der SharePoint Designer ist kostenlos und auf dem Rechner auf dem er läuft muss .NET 3.0 installiert sein, was bei Windows 8 kein Problem ist.

Öffnen Sie den SharePoint Designer und wählen Sie den Punkt Website öffnen. Geben Sie die Adresse der Website und die Anmeldedaten ein.

Navigieren Sie nach dem laden der Site, was eine ganze Weile dauern kann, zu Alle Dateien und öffnen Sie die Datei default.aspx welche sich direkt im Stamm der Website befindet.

Die Datei selber können Sie nicht so einfach editieren, dies gelingt nur im erweiterten Modus. Klicken Sie dazu auf das Menüband Start und dann auf Erweiterter Modus.


Suchen Sie den folgenden Eintrag, welcher ca. in Zeile 130 – 150 steht

<button

onclick=“javascript:OpenNewFormUrl(‚Dokumente/Forms/upload.aspx‘);

return false;“>

<nobr>

<img style=“vertical-align:middle“ alt=“Dokument hochladen“ src=“/_layouts/15/images/uploaddoc.png?rev=38″></img>

&nbsp;<span>Dokument hochladen</span></nobr>

</button>

Dieser Eintrag legt die Schaltfläche an und über die JavaScript Funktion OpenNewFormUrl() fest, welches Formular zum hochladen der Dateien geladen wird. Ersetzen Sie das schon vorhandene Formular

OpenNewFormUrl(‚Dokumente/Forms/upload.aspx‘);

mit dem Formular der Abgabebibliothek.

OpenNewFormUrl(‚DropOffLibrary/Forms/upload.aspx‘);

Speichern Sie die Seite und testen Sie. Neue Dateien sollten jetzt automatisch in die Abgabebibliothek hochgeladen und von dort verschoben werden. Für Benutzer eine einfache und sogleich elegante Lösung.

Dies ist der letzte Artikel für dieses Jahr. Ich wünsche allen Lesern ein frohes Fest, einen guten Rutsch und viel Erfolg bei allen Projekten und Wünschen im kommenden Jahr.

Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-5N.

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Nico Thiemer

Probleme mit englischsprachigen SharePoint Apps in einem deutschen Office 365

Im App Store für SharePoint wächst und wächst das Angebot. Viele Funktionen, welche man früher mühevoll selber entwickeln musste, sind jetzt einfach verfügbar. Dementsprechend mehr Apps werden auch installiert. Wenn man allerdings in eine deutsche SharePoint Online aka Office 365 Installation eine englische App einfügt, gibt es oft eine böse Überraschung. Das AppWeb steht nicht zur Verfügung.

Jede App hat bekanntlich eine Art Verwaltungswebsite (AppWeb), welche beim Installieren der App automatisch von dieser erzeugt wird. Geht man nun auf diese Website, sieht dies in einem deutschen Office 365 ungefähr so aus:

Auf der Website geht praktisch nichts. Die Links sind nicht zu klicken und überhaupt: Großer Mist! Die Lösung für das zerschossene AppWeb ist so einfach wie logisch. In den Spracheinstellungen der Websitesammlung muss Englisch erlaubt sein. Gehen Sie dazu in die Websiteeinstellungen und dort in die Spracheinstellungen in der Websiteverwaltung.

Es genügt, bei Englisch einen Hacken zu setzen und die Änderung zu speichern.

Danach steht das AppWeb zur Verfügung.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-5z.

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Nico Thiemer