Erstes Arbeiten mit dem Microsoft Lumia 950

Zuerst einmal möchte ich allen Lesern dieses Blogs ein erfolgreiches neues Jahr 2016 wünschen! Ich für meinen Teil habe versucht dies entsprechend zu unterstützen und mir Ende des Jahres 2015 das Lumia 950 DualSim bestellt. Dieser Artikel stellt die ersten Eindrücke vor.

Wenn man das Handy auspackt und installiert, wird zuerst positiv wahrgenommen, dass das Lumia 950 über einen Akku zum Wechseln verfügt. Als SIM Karten kommen nur eine NanoSim in Frage. Da ich diese vorher noch nicht hatte, musste ich sie erst bei meinem Provider (Vodafone) bestellen. Das ging auch ohne Probleme und recht schnell.

Das erste Einrichten geht flott von der Hand, da ich vorher auf meinem Lumia 925 eine Sicherung gemacht hatte, sind die Apps und Einstellungen auch schnell wiederhergestellt. Das Handy liegt auch gut in der Hand, der Sound ist durchaus in Ordnung. Windows 10 für mobile wirkt durchdacht. Es macht durchaus Spaß damit zu arbeiten.

Die Kamera ist einfach super, auch weil es die vielen manuellen Einstellungen es ermöglichen damit richtig zu arbeiten. Damit meine ich keine Effekte, sondern u.a. manuelle Schärfe, ISO und Belichtungszeit. Die Lichtempfindlichkeit ist grandios.

Was schon ein wenig verwunderte, war die Einstellung des W-Lan . Ich habe dabei das Handy mit meinem W-Lan vom Router verbunden, was erst nach dem zweiten Anlauf geklappt hat. Die Synchronisierung meiner Kontakte, immerhin knapp 2.500 hat, hat ewig gedauert. Zwischen den Feiertagen habe ich Urlaub im Ausland gemacht und dort versucht mich an Hotel bzw. andere freie W-Lans anzuschließen. Dies hat oft nicht funktioniert, obwohl eine Verbindung mit dem Tablet ohne Probleme möglich war. Schlimmer war allerdings, wenn man sich durch eine Region bewegte, welche ständig neue W-Lans präsentierte, startete das Handy nachvollziehbar spontan neu. W-Lan deaktiviert, kein Neustart. W-Lan aktiviert, keine fünf Minuten später Handy startet neu. Ganz offensichtlich liegt hier was gewaltig im Argen. Hoffen wir auf das Beste und auf ein Update.

Natürlich ist Windows Continuum ein Highlight. Zwar benötigt man dazu ein Dock, aber das ist nicht wirklich das Problem. Wichtig ist, dass eben nicht der Handymonitor auf einem „richtigen“ Monitor dargestellt wird, sondern das auf dem Monitor ein Windows erscheint, wie man es vom Desktop kennt. Wenn man die richtigen, also universelle Apps hat, kann man mit diese auf den Monitor auch wie in einer Windows App arbeiten. Zwar ist bei den Office Programmen der Funktionsumfang bisher eingeschränkt, aber zum Arbeiten taugt das allemal. Standard Apps werden z.T. in voller Größe auf dem Monitor angezeigt. Das Handy kann man währenddessen, wer es denn möchte, als Maus benutzen.

Als Fazit bleibt, das Lumia 950 ist ein durchaus interessantes Gerät, welches gerade durch Windows 10 noch viele Möglichkeiten hat.

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Nico Thiemer

Öffnen von Dateifreigaben aus Microsoft CRM 201x

Eine häufige Anforderung in Projekten ist die Möglichkeit, aus einem Microsoft CRM Datensatz heraus eine Dateifreigabe zu öffnen. Dies sind zum Beispiel Netzlaufwerke, auf welchen Daten für Projekte liegen. Leider ist dies mit Bordmitteln nicht ohne weiteres möglich. Ich kann natürlich einen UNC Pfad (file://Freigabe) in einem Textfeld erfassen, aber dieser wird nicht als Hyperlink formatiert. Über Kopieren -> Einfügen geht es natürlich immer. Wie Sie viel einfach per Klick diesen Pfad öffnen können, erläutert dieser Artikel. Dabei wird so soweit als möglich auf Programmierung verzichtet, auch wenn es nicht völlig ohne geht.

Voraussetzungen

Der Grundgedanke der Lösung ist, ein Feld einzufügen, in welcher der UNC Pfad in Klartext steht. Über eine neu eingefügte Schaltfläche wird ein JavaScript ausgeführt, welches den Inhalt des Feldes liest und über die Funktion windows.open() die Freigabe öffnet.

Um eine Schaltfläche einzufügen, eignet sich die CRM Erweiterung Ribbon Workbench for Dynamics CRM. Diese können Sie hier herunterladen. Fügen Sie diese Lösung Ihren Microsoft CRM hinzu. Falls noch nicht vorhanden, müssen Sie noch Microsoft Silverlight installieren. Dieses finden Sie als Download hier.

TIPP: Wenn Sie in einer virtuellen Maschine arbeiten und keine Verbindung zu Laufwerken des Hosts haben, können Sie mit dem ISO Recorder eine ISO Datei erzeugen und diese dann in einem Laufwerk des Gastes verwenden. Den ISO Recorder finden Sie hier.

In meinen Beispiel möchte ich die Entität Acount bzw. Firma anpassen. Dazu habe ich dieser ein Textfeld mit dem Schemaname new_dateifreigabeprojekte hinzugefügt. Dazu habe ich eine eigene Lösung genutzt, welche vorerst nur die Entität Firma enthält. Dies ist wichtig, wie wir gleich sehen werden.

JavaScript erstellen und einbinden

Damit auf das Feld zugegriffen werden kann, erstellen Sie eine Textdatei mit dem Namen OeffneFreigabe.js und darin den folgenden Code, welchen Sie anschießend speichern.

function FreigabeOeffnen()

{

window.open(Xrm.Page.getAttribute(’new_dateifreigabeprojekte ‚).getValue());

}

Gehen Sie zu der Lösung Firma und klicken Sie links im Baum auf Webressourcen. Klicken Sie auf Neu und geben Sie der Ressource den Namen OeffneFreigabe, als Typ wählen Sie Script und laden die Datei hoch, welche wir gerade erstellt haben. Speichern und veröffentlichen Sie die Lösung.

Schaltfläche hinzufügen

Öffnen Sie nun die Lösung Ribbon Workbench for Dynamics CRM. Diese wird Sie zuerst fragen, welche Lösung importiert werden soll, in welcher Sie Anpassungen vornehmen möchten. Öffnen Sie die eben erstellte Lösung Firma und klicken Sie in der Mitte auf account. Sie haben im oberen Drittel drei Menübänder. Für uns ist das dritte Menüband Form interessant. Dies wird aufgerufen, wenn ein einzelner Datensatz angezeigt wird. Zeigen Sie in der Toolbox links auf Button und ziehen Sie diesen hinter Connect.

Klicken Sie dann in die Eigenschaften der Schaltfläche rechts und füllen Sie die Felder

  • AltText
  • Description
  • LabelTextText
  • ToolDescriptionText
  • ToolTipTitelText

mit der Beschriftung Öffne Dateifreigabe.

Klicken Sie jetzt in der Mitte mit der rechten Maustaste auf Command und dort auf Add New.

Öffnen Sie danach Command und klicken Sie auf neu erstellte Kommando.

Klicken Sie in den Eigenschaften rechts auf das Lupensymbol neben Actions und dann Add. Wählen Sie Javascript Function Action. Als Funktionsname tragen Sie FreigabeOeffnen ein. Klicken Sie auf das Lupensymbol neben Library und wählen Sie die JavaScript Datei aus. Bestätigen Sie alle Änderungen mit OK.

Klicken Sie wieder auf die neu erstellte Schaltfläche und wählen Sie in den Eigenschaften unter Command das neue Kommando aus. Klicken Sie anschließend auf Publish. Gehen Sie nach dem Abschluss der Veröffentlichung in einen Firmendatensatz, ggf. müssen Sie die Ansicht mit F5 aktualisieren. Die Schaltfläche sollte jetzt da sein und die Dateifreigabe öffnen, sofern das Feld einen sinnvollen Wert aufweist.

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Nico Thiemer

Kein Abschnitt Galerien in SharePoint Websiteverwaltung in Office 365

Wenn man eine neue Office 356 Installation anlegt und den entsprechenden Tarif hat, ist die erste SharePoint Anwendung schon vom System erstellt, welche die URL https://<Ihr Name>.sharepoint.com trägt. Wenn man sich in dieser Anwendung die Websiteeinstellungen ansieht, fehlt dort der Abschnitt Galerien. Damit habe Sie keine einfache Möglichkeit, z.B. auf Inhaltstypen und Lösungen zuzugreifen. Wenn Sie allerdings die entsprechenden Seiten manuell aufrufen, also die URL von Hand eingeben, funktioniert es. Die Abbildung unten zeigt die Websiteeinstellungen, welche auch ziemlich verschoben sind.

Auch wenn Sie jetzt die Anwendung löschen und diese neu erstellen, das Verhalten ist dasselbe. Noch verwirrender wird es, wenn Sie in einem verwaltenden Pfad eine Anwendung erstellen, also z.B. https://<Ihr Name>.sharepoint.com/sites/<Neue Anwendung>. Dort ist der Abschnitt Galerien enthalten!

Das Rätzels Lösung findet sich in der SharePoint Verwaltung von Office 365. Gehen Sie dazu zuerst in die Office 365 Verwaltung und klicken Sie dazu in der Leiste ganz links auf den Punkt SharePoint.

Klicken Sie anschließend in der SharePoint Verwaltung auf den Punkt Einstellungen.

Suchen Sie dort die Einstellung Benutzerdefiniertes Skript, welche im Moment die vierte Einstellung von unten ist. Beide Punkte erlauben das Ausführen von Scripts nicht. Erlaube ich den Punkt Benutzern das Ausführen benutzerdefinierter Skripts auf Self-Service Creation-Websites gestatten und warte eine Weile, sind die Galerien auf einmal vorhanden. Zauberei!

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Nico Thiemer

SharePoint Seiten im Browser warten

Zuerst möchte ich allen Lesern dieses Blogs ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr wünschen. Damit es dieses Jahr ein wenig ruhiger zugeht, wird mein erster Artikel davon handeln, wie man eine einfache Fehleranalyse auf SharePoint 2013 Webseiten durchführen kann. Die vorgeschlagenen Lösungen funktionieren allerdings nicht alle in Office 365, sondern vorwiegend in einer Installation vor Ort.

Developer Dashboard

Das Developer Dashboard wurde mit SharePoint 2010 eingeführt und erlaubt einen detaillierten Blick auf den Lebenszyklus einer SharePoint Webseite. Leider ist diese Option nur in Installationen vor Ort verfügbar und nicht in Office 365. Dieser Abschnitt beschreibt, wie das Developer Dashboard aktiviert wird und was sich dahinter verbirgt.

Voraussetzung für das Developer Dashboard ist eine existierende Health and Usage Serviceanwendung. Sollte diese noch nicht vorhanden sein, erledigt dies das folgende PowerShell.

New-SPUsageApplication -Name „Health and Usage Application“ -DatabaseName „Health_and_Logging_DB“

Nach dem Erstellen der Serviceanwendung kann das Developer Dashboard aktiviert werden. Dabei gibt es zwei verschiedene Modi:

Modus Bedeutung
On Aktiviert das Developer Dashboard. Es wird allerdings erst ausgeführt, wenn das entsprechende Symbol geklickt wird.
Off Deaktiviert das Developer Dashboard.

Das folgende PowerShell Skript aktiviert das Developer Dashboard dabei in der SharePoint Farm in jeder SharePoint Anwendung.

$svc = [Microsoft.SharePoint.Administration.SPWebService]::ContentService
$dd = $svc.DeveloperDashboardSettings
$dd.DisplayLevel = „On“
$dd.Update()

Nach dem aktivieren steht das Developer Dashboard über sein Symbol oben rechts überall zur Verfügung. Dies allerdings nur, wenn man mindestens das Recht hat Seiten anzupassen und hinzuzufügen. Über die Eigenschaft RequiredPermissions kann dies aber geändert werden. Wer möchte, kann damit das Dashboard auch jeden Leser zur Verfügung stellen, was auch immer das auch bringen soll. Eine Übersicht über die SharePoint Berechtigungsmaske findet sich hier: http://msdn.microsoft.com/EN-US/library/ms412690

Wird das Symbol geklickt, öffnet sich ein neues Fenster. Dies ist ein Unterschied zu SharePoint 2010, wo da Dashboard noch direkt in die aufrufende Seite gerendert wurde. Solange das Fenster offen ist, werden in diesem alle Seiten protokolliert welche aufgerufen werden. Wichtig im Dashboard sind vor allem die folgenden Abschnitte in verschiedene Registerkarten, welche immer pro Aufruf (Request) gelten. Der Aufruf einer Seite ruft oft auch andere Unterseiten auf. Damit man die entsprechenden Werte sieht, muss man auf den jeweiligen Aufruf klicken. Beim ersten Aufruf ist nichts ausgewählt und die Liste ist leer.

Server Info

Diese Registerkarte bietet allgemeine Daten, wie Dauer der Ausführung, Anzahl der SQL Abfragen uvm.

Scopes

Hier wird angezeigt, welche Funktionen und Aufrufe erfolgen. Dies ist besonders dann interessant, wenn man eigenen Code geschrieben hat und diesen hier testen möchte.

SQL

In dieser Registerkarte werden die SQL Aufrufe angezeigt. Wenn man auf den Namen der Abfrage klickt, sieht man diese auch im Detail. Sehr nützlich, wenn man SharePoint im Detail verstehen möchte.

ULS

Alle Vorgänge, welche der Aufruf ins SharePoint Log schreibt, sind hier einsehbar. Das ist eine sehr gute Unterstützung zur Fehlersuche und auch zum Lernen.

Es genügt, das Fenster, in welchen das Developer Dashboard läuft, zu schließen. Es werden danach keine weiteren Daten protokolliert.

Arbeiten mit der Webpartwartungsseite

Die folgende Möglichkeit funktioniert auch in Office 365. Das Developer Dashboard wird oft genutzt, um Webparts zu identifizieren, welche eine lange Ladezeit haben. Dies kann durchaus auch ein Webpart sein, welcher geschlossen ist. Die einfachste Möglichkeit, einen Webpart zu löschen, ist nicht Seite zu bearbeiten, sondern der Aufruf der Webseite zur Wartung dieser. Diese Seite listet Ihnen alle auf einer Webseite vorhandenen Webparts auf und erlaubt Ihnen das löschen oder schließen dieser. Praktisch ist diese Seite auch, wenn Sie einen Webpart installiert haben und dieser durch eine Fehlfunktion den Aufruf der angeforderten Seite unmöglich macht. Sie können diese Webpartwartungsseite aufrufen, indem Sie an die URL der gewünschten Seite den Parameter ?contents=1 anfügen.

Beispiel: http://<Ihre Anwendung>/default.aspx?contents=1

Die Seite zeigt Ihnen alle Webparts auf der Seite an, egal ob geschlossen, personalisiert oder nicht. Markieren Sie die gewünschten Webparts und führen Sie die gewünschten Aktionen aus. Diese wird sofort ausgeführt. Anschließende können Sie mit dem Developer Dashboard die Geschwindigkeit der Seite erneut prüfen, sofern dies nötig und möglich ist.

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Nico Thiemer

Die Schaltfläche „Dokument hochladen“ in der Vorlage Dokumentencenter anpassen

In einem der letzten Artikel habe ich über die Inhaltsorganisation von SharePoint Server und Office 365 geschrieben. Vielleicht hat ja der eine oder andere mein Szenario nachvollzogen und ist dabei auf eine kleine Hürde gestoßen. Wenn man nämlich ein Dokumentencenter erstellt, liegt auf der Startseite die Schaltfläche Dokument hochladen. Diese lädt immer in die Bibliothek Dokumente hoch, welche von den Regeln der Inhaltsorganisation aber nicht erfasst wird.

Diese Schaltfläche soll nun angepasst werden, dass die Dokumente automatisch in der Bibliothek Abgabebibliothek
hochgeladen und damit den Regeln unterworfen werden. Diese Anpassung geschieht per SharePoint Designer 2013. Sofern noch nicht vorhanden, können Sie SharePoint Designer 2013 von http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491 herunterladen und installieren. Der SharePoint Designer ist kostenlos und auf dem Rechner auf dem er läuft muss .NET 3.0 installiert sein, was bei Windows 8 kein Problem ist.

Öffnen Sie den SharePoint Designer und wählen Sie den Punkt Website öffnen. Geben Sie die Adresse der Website und die Anmeldedaten ein.

Navigieren Sie nach dem laden der Site, was eine ganze Weile dauern kann, zu Alle Dateien und öffnen Sie die Datei default.aspx welche sich direkt im Stamm der Website befindet.

Die Datei selber können Sie nicht so einfach editieren, dies gelingt nur im erweiterten Modus. Klicken Sie dazu auf das Menüband Start und dann auf Erweiterter Modus.


Suchen Sie den folgenden Eintrag, welcher ca. in Zeile 130 – 150 steht

<button onclick="javascript:OpenNewFormUrl('Dokumente/Forms/upload.aspx'); return false;"> <img style="vertical-align:middle" alt="Dokument hochladen" src="/_layouts/15/images/uploaddoc.png?rev=38"></img>Dokument hochladen</button>

Dieser Eintrag legt die Schaltfläche an und über die JavaScript Funktion OpenNewFormUrl() fest, welches Formular zum hochladen der Dateien geladen wird. Ersetzen Sie das schon vorhandene Formular

OpenNewFormUrl('Dokumente/Forms/upload.aspx');
mit dem Formular der Abgabebibliothek.

OpenNewFormUrl('DropOffLibrary/Forms/upload.aspx');

Speichern Sie die Seite und testen Sie. Neue Dateien sollten jetzt automatisch in die Abgabebibliothek hochgeladen und von dort verschoben werden. Für Benutzer eine einfache und sogleich elegante Lösung.

Dies ist der letzte Artikel für dieses Jahr. Ich wünsche allen Lesern ein frohes Fest, einen guten Rutsch und viel Erfolg bei allen Projekten und Wünschen im kommenden Jahr.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Probleme mit englischsprachigen SharePoint Apps in einem deutschen Office 365

Im App Store für SharePoint wächst und wächst das Angebot. Viele Funktionen, welche man früher mühevoll selber entwickeln musste, sind jetzt einfach verfügbar. Dementsprechend mehr Apps werden auch installiert. Wenn man allerdings in eine deutsche SharePoint Online aka Office 365 Installation eine englische App einfügt, gibt es oft eine böse Überraschung. Das AppWeb steht nicht zur Verfügung.

Jede App hat bekanntlich eine Art Verwaltungswebsite (AppWeb), welche beim Installieren der App automatisch von dieser erzeugt wird. Geht man nun auf diese Website, sieht dies in einem deutschen Office 365 ungefähr so aus:

Auf der Website geht praktisch nichts. Die Links sind nicht zu klicken und überhaupt: Großer Mist! Die Lösung für das zerschossene AppWeb ist so einfach wie logisch. In den Spracheinstellungen der Websitesammlung muss Englisch erlaubt sein. Gehen Sie dazu in die Websiteeinstellungen und dort in die Spracheinstellungen in der Websiteverwaltung.

Es genügt, bei Englisch einen Hacken zu setzen und die Änderung zu speichern.

Danach steht das AppWeb zur Verfügung.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-5z.

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Nico Thiemer

Arbeiten mit der Inhaltsorganisation in SharePoint Server und Office 365

Wenn man mit Dokumenten in SharePoint arbeitet, kommt man um Inhaltstypen nicht herum. Das Arbeiten mit Inhaltstypen beschreiben unter anderem die beiden Artikel Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen und Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen. Was aber, wenn ich alle Inhaltstypen erstellt und eine Informationsarchitektur aufgebaut habe? Wie kann man auf eine möglich einfache Art und Weise Dokumente in SharePoint organisieren? Ein möglicher Ansatz dazu heißt Inhaltsorganisation. Mit diesem Feature wird es möglich, Dokumente anhand vorher festgelegter Kriterien innerhalb von SharePoint strukturiert abzulegen. Um diesen Prozess ordentlich zu verwalten, benötigen Sie einen Inhaltsverwalter. Diese Person sorgt für die Organisation der Daten, klärt Irrläufer und passt den Prozess den jeweils sich wandelnden Erfordernissen an. Mehr als sonst gilt hier: Dokumentenverwaltung ist ein lebender Prozess. Die Strukturen einrichten und vergessen führt auf Dauer zu keiner Lösung.

Szenario

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokumentencenter nutzen, um mit der Inhaltsorganisation zu arbeiten. Wie die Oberfläche des Dokumentencenters, insbesondere die Schaltfläche zum hoch laden von Dateien angepasst wird, ist Thema einen späteren Artikels. Natürlich können Sie auch eine andere Vorlage nehmen, das Feature ist in SharePoint Server und Office 356 fast überall vertreten. Um ein Dokumentencenter zu erstellen, legen Sie eine neue Website bzw. Websitesammlung an und wählen dabei die entsprechende Vorlage aus der Kategorie Enterprise.

Inhaltsorganisation einrichten

Unter Websiteeinstellungen => Websiteaktionen => Websitefeatures verwalten müssen Sie das Feature Inhaltsorganisation aktivieren.


Gehen Sie danach zurück in die Websiteeinstellungen. Sie haben dort zwei neue Links, Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regeln der Inhaltsorganisation. Klicken Sie auf dem Link Einstellungen der Inhaltsorganisation.


Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest. Unter anderem, wer wann informiert wird wenn der Router ein Dokument nicht zuordnen kann. Oft können diese Werte so übernommen werden wie sie sind. Wichtig ist die erste Einstellung, Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten. Diese sollte immer aktiviert sein. In der Abgabebibliothek läuft der eigentliche Dokumentenrouter. Sie finden diese Bibliothek in den Websiteinhalten unter den Namen Abgabebibliothek in einem deutschen SharePoint, in einem englischen trägt sie den Namen Drop off. Immer wenn eine Datei beim speichern keine Regel erfüllt, bleibt die Datei in dieser Bibliothek liegen. Ein Inhaltsverwalter muss dann diese ggf. von Hand an den richtigen Speicherort verschieben.

Regeln für die Inhaltsorganisation festlegen

Klicken Sie nach dem Abschluss der Einstellungen auf den Link Regeln der Inhaltsorganisation. Dort legen Sie fest, welche Dokumente aufgrund von Regeln an welchen Speicherorten abgelegt werden. Dabei geht SharePoint davon aus, dass Sie mit Inhaltstypen und Metadaten arbeiten. Wenn Sie nur mit dem Typ Dokument arbeiten, werden Sie mit den Regeln wenig anfangen können.

Klicken Sie auf Neues Element und geben Sie der neuen Regel zuerst einen Namen. Wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, der eine Regel unterworfen werden soll. Dabei ist es wichtig, dass sich der Inhaltstyp sowohl in der späteren Zielbibliothek als auch in der Abgabebibliothek befindet. Wie Sie einen Inhaltstyp einer Bibliothek zuweisen können, finden Sie hier.


Das Formular wird neu geladen und zeigt Ihnen alle Metadaten an, welche mit dem Inhaltstypen verbunden sind. Auch diese können Sie zu späteren Sortierung benutzen.


Nach den Festlegen von einer oder mehrere Regeln legen Sie eine Bibliothek als Zielspeicherort fest. In dieser können Sie noch einen Ordner automatisch erstellen lassen, abhängig vom ausgewählten Metadatum. In diesem werden dann die Daten in einem weiteren Unterordner abgelegt, gemäß der Auswahl des Wertes. Die folgenden Abbildungen zeigen sowohl die Einstellung als auch eine fertige Bibliothek.


Über Variablen können Sie dabei steuern, wie der Ordner heißen soll. Dabei wird %1 durch den Namen der Eigenschaft ersetzt und %2 durch den eindeutigen Wert für die Eigenschaft. Wenn Sie also eine Eigenschaft Kunde haben und Sie wählen Mustermann aus, so heißt der Ordner bei der Angabe von %1 %2 Kunde Mustermann, geben Sie nur %2 an, wird der Ordner nur Mustermann heißen. Allerdings wird Ihnen SharePoint bei der Auswahl der Option immer einen übergeordneten Ordner mit dem Namen der Eigenschaft erstellten, in dem Beispiel Kunde. Unterhalb dieses Ordners liegen dann die Dateien in den Ordnern mit dem Format, welches Sie angeben. Dies lässt sich nach meinem Wissen nicht ändern.
Wenn Sie jetzt Dokumente in die Abgabebibliothek hochladen, sollten diese in die entsprechenden Zielbibliotheken verschoben werden. Dabei erhält der Benutzer nach jedem Upload und verschieben eine Bestätigung. Können Dokumente nicht zugeordnet werden, bleiben diese eben liegen.

Beachten Sie bitte noch, der ganze Vorgang geht nur dann einwandfrei, wenn Sie die Formulare zum Upload als Overlay starten, was die Standardeinstellung ist. Sollten Sie diese in einem Dialogfeld starten wollen, können Sie das Bestätigungsfenster nicht schließen.

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Arbeiten mit der Vorlage Video in Office 365

Kürzlich hat Microsoft die neue Vorlage Video in Office 365 angekündigt. Dieses habe ich mir nun einmal angeschaut. Diese Artikel gibt über die Bedienung und Anwendung einen Überblick, abseits vom Marketing. Sämtliche Funktionen, welche das Portal kann, unterstützt auch SharePoint Server 2013. Dieser spielt allerdings Videos nativ über HTML 5 ab, das Portal benutzt dazu Flash. Interessant ist auch, die gesamten Metadaten der Videos werden indiziert und tauchen auch in der Suche auf.

Das Portal kann aus den Apps gestartet werden, welche sich seit kurzem oben links in der Ecke verbergen.

Begrüßt wird man nach einer Weile mit einem hübschen Bild und einer aufgeräumten Oberfläche. Im Hintergrund wird eine Websitesammlung erstellt, diese wird aber nicht die letzte sein. Hier zeigt sich schon etwas, was immer wieder kommen wird: Man braucht z.T. einfach ein wenig Geduld bei der ganzen Sache.

Videos werden im Portal in Kanälen organisiert, so wie man es auch von anderen Plattformen kennt. Die Verwaltung der eigentlichen Videodateien erfolgt im Azure Media Services, wofür keine weiteren Kosten anfallen. Das ist doch mal was! Ich habe das Portal mit einem MP4 Video getestet, welches ich vorher mit meinen Lumia 925 aufgenommen habe. Eine Bearbeitung, gleich welcher Art, fand nicht statt.

Nach dem Einrichten habe ich zuerst auf Einstellungen verwalten geklickt und mir die Rechte angeschaut.

Verwaltung:

Eine Möglichkeit, die Videos für anonymen Zugriff bereit zu stellen, habe ich bisher noch nicht gefunden. Wobei solche eine Lösung meistens eh im internen Bereich eingesetzt wird. Praktisch sind Videos für Schulungen oder Produktpräsentationen.

Kanäle verwalten

Wenn das Portal erstellt ist, ist schon ein Kanal vorhanden. Dieser enthält weder ein Video, noch ist dieser sonst wie angepasst.

Um einen neuen, eigenen Kanal zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf neuer Kanal. Sie können dann einen Namen vergeben und eine Farbe für diesen Kanal auswählen. Bilder legen Sie später fest.

Nach dem erstellen, auch dies dauert eine Weile, können Sie ihr erstes Video hochladen. Dies geht einfach per Drag & Drop und dauert eine Weile, meine Datei war ca. 20 MB groß.

 

 

 

Upps, welch Überraschung! Nach dem Hochladen erhielt ich eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht gefunden werden konnte. Allerdings war diese dann doch vorhanden. Sehr merkwürdig. Dieses Verhalten war bei allen Dateien in weiteren Tests gleich!

Die hochgeladene Datei kann allerdings noch nicht abgespielt werden, sondern sie wird zuerst konvertiert in ein Format für den Flash Player. Sie ahnen es, auch dies dauert eine ganze Weile. Die Abbildung unten zeigt ein Video, welches konvertiert und ein Video welches schon fertig ist.

Wird auf ein fertig konvertiertes Video geklickt, wird dieses sofort im Browser über Flash abgespielt.

Konnte man am Anfang, noch nach dem Erstellen des Kanals direkt in diesen ein Video hochladen, ist dies jetzt nur noch durch einen Link am rechten oberen Rand möglich. Dort können dann auch die Einstellungen für den Kanal wieder verwaltet werden.

Jetzt bleibt nur noch übrig, neue Kanäle zu erstellen und neue Videos in diese hochladen. Ein Blick in die Office 365 Verwaltung zeigt, dass jeder Kanal eine eigene Websitesammlung zu sein scheint. Diese zeigt mir auch keinen Verbrauch von Ressourcen an. Ob die Video also vom Benutzerkontingent abgehen, werde ich zu einem späteren Zeitpunkt prüfen.

Wenn Sie mit dem Portal arbeiten, lassen Sie es mich wissen. Ich bin gespannt! Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4X.

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Nico Thiemer

Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum Typ Beschreibung
Vertragspartner Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene. Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart Startdatum, ab dem der Vertrag gilt. Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende Enddatum, bis dem der Vertrag gilt. Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => . Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig.

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Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 2

Im vorherigen Artikel habe ich gezeigt, wie ein Seitenlayout für die öffentliche Website von Office 365 angelegt wird. Dieser Artikel beschäftigt sich damit, wie Sie dieses optisch anpassen können.

Nachdem Sie das Layout erstellt haben, wird dieses direkt in SharePoint Designer Ordner Seitenlayouts angelegt und geöffnet. Der Quellcode eines Seitenlayouts besteht immer aus den Direktiven am Anfang und den Platzhaltern (Placeholders). Diese dienen als Container für Inhalte in SharePoint. Es ist nicht möglich etwas außerhalb der Direktiven oder der Platzhalter zu platzieren. Da wir vom Standardlayout geerbt haben, haben wir auch nur den Placeholder Main bisher in der Datei.

Dieser Placeholder ist der eigentliche Inhalt einer SharePoint Datei, also der Inhalt, den Sie auch im Browser bearbeiten können. Der Bereich des Placeholders Main ist unten gelb markiert, der Rest kommt aus der Masterpage.

Um ein wenig mehr Leben in der Datei zu bringen, können Sie einen Platzhalter für den Head einfügen und zwar unmittelbar unterhalb der Direktiven und oberhalb des Placeholder Main.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderAdditionalPageHead“ runat=“server“>

<SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

        <PublishingWebControls:EditModePanel runat=“server“>

        <!– Styles for edit mode only–>

        <SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/editmode15.css %>“

            After=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

    </PublishingWebControls:EditModePanel>

</asp:Content>

Um Layout in das Design zu bringen, ergänzen Sie den Inhalt des PlaceHolderMain wie unten gezeigt. Dieser Code fügt Ihnen zwei Spalten in das Layout ein.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderMain“ runat=“server“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-left ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-left-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“PublishingPageContent“ HasInitialFocus=“True“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>


    <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-right ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-right-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“SBWPageContent1″ HasInitialFocus=“False“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

</asp:Content>

Spalten einfügen

Wie kommt jetzt aber das Datum der letzten Änderung in den Code? Dazu haben Sie am rechten Rand im SharePoint Designer den Arbeitsbereich Toolbox. Wenn Sie in diesem ganz nach unten gehen, finden Sie den Punkt Inhaltsfelder. Hier ist die Websitespalte, welche wir vorher in den Inhaltstyp eingefügt haben.

Zeigen Sie auf den Eintrag Geändert am und ziehen Sie diesen in das Fenster mit dem Code. Platzieren Sie diesen unmittelbar über dem schließenden Tag des Placeholders. Damit steht der Eintrag unten links. Wer möchte, kann dies natürlich via CSS auch ändern.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, suchen Sie die Datei in dem Ordner Seitenlayouts. Mit einem Rechtsklick rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen den Punkt Einchecken.

Im folgenden Dialog ist es wichtig, dass Sie den Punkt Hauptversion wählen. Andernfalls ist das Seitenlayout sonst nicht verfügbar für normale Benutzer.

Gehen Sie dann in den Browser und bearbeiten Sie die Webseite, die das neue Design erhalten soll. Klicken Sie im Modus Bearbeiten auf das Menüband Seite und dort auf Seitenlayouts. In den erscheinenden Dialog können Sie nun das neue Design auswählen.

Hier nun das neue Design, aber noch ohne Inhalt 🙂 Ich hoffe, diese Artikel haben Ihnen weitergeholfen und freue mich auf Kommentare. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4v.

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Nico Thiemer