Da ich immer wieder gefragt werde, was ich denn nun genau unter Digitale Zusammenarbeit verstehe, habe ich dazu diesen Blogbeitrag geschrieben. Ich hoffe, er animiert zum Nachdenken, über Kommentare freue ich mich natürlich immer.

Begriffsbestimmung

Social Enterprise, Social Collaboration, Web 2.0 im Unternehmen – Was für Schlagworte! Viele sprechen davon, doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesen Wortungetümen? Um dies zu erklären, ist ein kleiner Ausflug in die Geschichte ganz interessant.
Als das Internet etwa seit Mitte der 1990er Jahre populär wurde, war der Inhalt für die Benutzer der Webseiten sehr statisch. Sie hatten keine oder nur sehr wenige Möglichkeiten, deren Inhalt zu verändern. Dies änderte sich Mitte der 2000er Jahre, als es mit dem Internet der 2. Generation (daher Web 2.0) möglich wurde, dass Benutzer selbst Inhalte auf Seiten erstellen konnten. Die Benutzer konnten selbst Autoren werden und sich gleichzeitig an der Arbeit der anderen partizipieren. Die wohl erfolgreichste und bekannteste dieser Websites ist facebook.com. Das interessante an facebook.com ist, dass Milliarden von Menschen bereit sind, Informationen und Wissen zu teilen, interessanterweise ganz ohne Gegenwert. Sie werden nur davon angetrieben, andere an ihrem Leben teilhaben zu lassen und am anderen zu partizipieren.
Die oben genannten Schlagworte umschreiben nun den Versuch, diese Mechanismen, welche privat hervorragend funktionieren, für den Firmenalltag zu adaptieren. Warum eigentlich? Was soll das bringen?

Was nützt Ihnen das?

In jeder Organisation wird Arbeit doppelt oder sogar mehrfach verrichtet. Dies geschieht in den allermeisten Fällen ungewollt, hervorgerufen dadurch, dass einfach nicht bekannt ist, woran andere in der Organisation gerade arbeiten. Dies geschieht, weil Zusammenarbeit ab einer gewissen Größe einfach intransparent wird. Dies ist ein völlig natürlicher und sogar notwendiger Vorgang. Niemand kann alle Fäden in der Hand halten, also delegiert man Arbeit. Wenn jetzt der Delegierte wiederum delegiert, habe ich schon zwei Ebenen, die ich überblicken müsste. Da dies eben nicht ohne weiteres geht, setzt eine digitale Zusammenarbeit (noch so ein Wort), genau an dieser Stelle an, denn darum geht es im Wesentlichen: Den Überblick zu behalten und Vorgänge transparent zu gestalten. Damit wiederum haben Sie nun die Möglichkeit, eine höhere Produktivität durch mehr Wissensaustausch und schnellere Ideenfindung zu realisieren.

Praktische Beispiele

Wie könnte so etwas jetzt praktisch aussehen? Sicher bringt das Hochladen von Bildern und deren Kommentierung niemanden in einer Organisation wirklich weiter. Nehmen wir also als klassisches Beispiel den Fall, dass ein neuer Mitarbeiter in die Organisation kommt. Hier werden heute noch viele Arbeiten auf der Basis von Papier erledigt. Dies hat natürlich die bekannten Effekte, dass eine Änderung des Prozesses sehr aufwendig ist (Druck bzw. Design neuer Unterlagen), Informationen nur schwer zu bekommen sind (wo ist der Laufzettel gerade?) und der Prozess an sich nicht sicher ist, d.h. niemand kann sich bis zum Schluss sicher sein, ob alle Daten wirklich richtig erfasst wurden. Wird dieser Prozess nun elektronisch absolviert, gehören die oben genannten Nachteile der Vergangenheit an. Nebenbei kann ich sehr einfach einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu dem Verfahren installieren. So könnte das elektronische Formular eine Schaltfläche enthalten, wo der Bediener dieses bewerten und Vorschläge machen kann.

Ein anderes Thema ist die Projektverwaltung. Es geht dabei nicht um die Verwaltung des Projektes an sich, obwohl auch dies natürlich sinnvoll ist. Es geht eher darum, herauszufinden, was welche Projekte gemeinsam haben. Damit wiederum wird es möglich, Projektschablonen zu entwickeln, welche die eigentlichen Projektzeiten enorm verkürzen können. Hier muss natürlich das Wissen aus allen beteiligten Projektbereichen einfließen. Etwas, was auf dem analogen Weg eigentlich nicht möglich ist.

Oder denken Sie an das Thema „Vermeiden von E-Mails“. Dies ist relativ einfach, durch die Verwendung von Arbeitslisten zu realisieren, welche wiederum nur täglich oder in noch größeren Abständen E-Mails über deren Status schicken. Durch eine intelligente Ablage von Wissen wiederum, reduziert sich ebenso das Aufkommen von E-Mails. Viele interne Rückfragen dazu können sich gespart werden.

Natürlich gibt es noch viele andere Beispiele, gerne stelle ich Ihnen diese auch vor. Stichwort wäre z.B. die Thematik Social Intranet, aber dies würde den Rahmen hier sprengen.

Wie anfangen?

Wichtig ist dabei, diese Form der Zusammenarbeit ist keine Frage, welches Werkzeug Sie verwenden, dies ist eine Frage der Kultur. Im obigen Beispiel des Laufzettels für einen neuen Mitarbeiter, wird z.B. schneller sichtbar, wenn immer an der gleichen Stelle Fehler auftreten. Für Vorgesetzte bedeutet dies natürlich auch eine neue Form der Führung. Fehler müssen zugelassen werden und Hierarchiegrenzen lösen sich unter Umständen auf, z.B. beim Wissensmanagement. Dieser, auf den ersten Blick eher nachteilige Aspekt, ist aber auch eine Chance. Mitarbeiter werden für Ihr Wissen respektiert und motivieren dadurch wieder andere.

Versuchen sie nicht, solche Mechanismen in der Organisation mit einem großen Schlag einzuführen, das wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zu keinem Erfolg führen. Fangen Sie mit einem kleinen Projekt an. Binden Sie die Leitungsebene ein. Benennen Sie Multiplikatoren und bilden Sie eine Fokusgruppe. Entwickeln Sie Metriken, wie Sie Erfolg messen können. Fangen Sie an!

Wie kann ich Sie unterstützen?

Ich begleite Sie, zusammen mit kompetenten Kollegen bei Bedarf, die ganze Zeit in Ihrem Projekt. Dies beginnt bei der Vorbereitungsphase und damit einhergehend bei der Vorstellung des Projektes bei den Verantwortlichen. Ich unterstütze Sie in der Überzeugungsarbeit und biete Workshops zur Entscheidungsfindung an. Ebenso kann ich Sie in der Auswahl des geeigneten Werkzeuges beraten. Natürlich stehe ich Ihnen auch während des Projektes bei und helfen Ihnen bei der Auswertung und dem Betrieb.