Importieren von Taxonomiedaten per CSV Dateien

Wer schon öfters mit Taxonomiedaten gearbeitet hat, wird früher oder später den Wunsch verspüren diese Daten in einem Rutsch zu importieren und nicht einzeln von Hand einzugeben. Besonderes wenn man verschachtelte Daten hat, welche dazu noch in großer Menge vorliegen, wird die Eingabe von Hand schnell sehr zeitfressend und auch fehlerträchtig. Dieser Artikel gibt Tipps für den Import von Taxonomiedaten via .csv Dateien. Denn dabei gibt es mehr Fallstricke als man denken könnte. Dieser Artikel gilt sowohl für Office 365 als auch für SharePoint 2010/13/16 onPremise.

Wir möchten eine Struktur wie unten abgebildet importieren:

Der Import geschieht via csv Dateien. Ein Muster wird dazu praktischerweise mitgeliefert. Sie finden diese Datei, indem Sie auf den Namen des Taxonomieservices klicken und dort auf View a sample import file.

Diese Datei ist schon recht brauchbar, zeigt diese doch eine Hierarchie von geographischen Daten für den Import. Wenn Sie diese Datei allerdings in einem deutschen Excel auf einem deutschen System öffnen, haben Sie nicht viel davon. Alles steht in einer Spalte. Das ist wenig komfortabel.

Auch mit dem Dialog Öffnen, in der Hoffnung dadurch die Daten zu importieren, kommen Sie nicht weit. Wie bekommen Sie die Daten also nun in ein vernünftiges Format wenn Sie damit in Excel arbeiten möchten?

Der Grund für die Formatierung in Excel liegt darin, dass in einem deutschem System das Trennzeichen das Semikolon ist, aber in der Datei –übrigens völlig richtig- das Komma verwendet wird. Die einfachste Lösung ist, öffnen Sie eine neue, leere Exceldatei und klicken Sie auf das Menüband Daten und dann auf Aus Text. Navigieren Sie zu der Datei und fügen Sie die Daten ein.

Dazu müssen Sie einen Assistenten benutzen, welcher im ersten Schritt die Einstellung Getrennt bei Dateityp verlangt. Setzen Sie außerdem den Hacken bei Die Daten haben Überschriften.

Klicken Sie dann auf Weiter und wählen Sie als Trennzeichen Komma aus. Klicken Sie auf Weiter und danach auf Fertig stellen. Fügen Sie die Daten in das bestehende Arbeitsblatt ein. Sie können dann auch die Daten ab der zweiten Zeile entfernen und haben damit immer wieder eine Vorlage zur Verfügung. Das Format ist eigentlich selbsterklärend, wollen wir eine Struktur wie oben erhalten, sollte ein Teil wie die folgende Abbildung aussehen.


Hat man die Daten erfasst, taucht das nächste Problem auf. Natürlich möchte man die Datei wieder als .csv speichern und Excel macht dies auch brav wenn man in Speicherdialog als Dateityp csv auswählt. Allerdings wird Excel die Datei mit Semikolon als Trennzeichen speichern und nicht mit Komma. Damit kann aber der Taxonomieservice nichts anfangen. Ein Blick mit Notepad in die Datei bestätigt dies auch.

Als Workaround kann man jetzt in Notepad via Strg+H alle Semikolons durch Kommas ersetzen und wieder speichern. Dabei lauert der nächste Stolperstein. Hat man Umlaute in seinen Daten, wird der Taxonomieservice diese nicht richtig darstellen. Denn Notepad speichert in ANSI, notwendig wäre aber Unicode.

Nachdem die Datei so vorbereitet ist, kann man wieder in den Taxonomieservice gehen und dort eine Gruppe anlegen. Aus dem Kontextmenü der Gruppe lässt sich dann die Datei importieren.

Das lästige Nachbearbeiten der csv Datei mit Notepad muss nicht sein, allerdings ist die Lösung nicht immer sinnvoll und möglich. Excel nimmt als Trennzeichen immer das global eingestellte Listentrennzeichen der jeweiligen Sprache. Dies kann geändert werden über Systemsteuerung -> Region -> Weitere Einstellungen -> Listentrennzeichen. Bei mir war ein Neustart notwendig und es scheint, dass es nicht immer funktioniert.

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Die Schaltfläche „Dokument hochladen“ in der Vorlage Dokumentencenter anpassen

In einem der letzten Artikel habe ich über die Inhaltsorganisation von SharePoint Server und Office 365 geschrieben. Vielleicht hat ja der eine oder andere mein Szenario nachvollzogen und ist dabei auf eine kleine Hürde gestoßen. Wenn man nämlich ein Dokumentencenter erstellt, liegt auf der Startseite die Schaltfläche Dokument hochladen. Diese lädt immer in die Bibliothek Dokumente hoch, welche von den Regeln der Inhaltsorganisation aber nicht erfasst wird.

Diese Schaltfläche soll nun angepasst werden, dass die Dokumente automatisch in der Bibliothek Abgabebibliothek
hochgeladen und damit den Regeln unterworfen werden. Diese Anpassung geschieht per SharePoint Designer 2013. Sofern noch nicht vorhanden, können Sie SharePoint Designer 2013 von http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491 herunterladen und installieren. Der SharePoint Designer ist kostenlos und auf dem Rechner auf dem er läuft muss .NET 3.0 installiert sein, was bei Windows 8 kein Problem ist.

Öffnen Sie den SharePoint Designer und wählen Sie den Punkt Website öffnen. Geben Sie die Adresse der Website und die Anmeldedaten ein.

Navigieren Sie nach dem laden der Site, was eine ganze Weile dauern kann, zu Alle Dateien und öffnen Sie die Datei default.aspx welche sich direkt im Stamm der Website befindet.

Die Datei selber können Sie nicht so einfach editieren, dies gelingt nur im erweiterten Modus. Klicken Sie dazu auf das Menüband Start und dann auf Erweiterter Modus.


Suchen Sie den folgenden Eintrag, welcher ca. in Zeile 130 – 150 steht

<button onclick="javascript:OpenNewFormUrl('Dokumente/Forms/upload.aspx'); return false;"> <img style="vertical-align:middle" alt="Dokument hochladen" src="/_layouts/15/images/uploaddoc.png?rev=38"></img>Dokument hochladen</button>

Dieser Eintrag legt die Schaltfläche an und über die JavaScript Funktion OpenNewFormUrl() fest, welches Formular zum hochladen der Dateien geladen wird. Ersetzen Sie das schon vorhandene Formular

OpenNewFormUrl('Dokumente/Forms/upload.aspx');
mit dem Formular der Abgabebibliothek.

OpenNewFormUrl('DropOffLibrary/Forms/upload.aspx');

Speichern Sie die Seite und testen Sie. Neue Dateien sollten jetzt automatisch in die Abgabebibliothek hochgeladen und von dort verschoben werden. Für Benutzer eine einfache und sogleich elegante Lösung.

Dies ist der letzte Artikel für dieses Jahr. Ich wünsche allen Lesern ein frohes Fest, einen guten Rutsch und viel Erfolg bei allen Projekten und Wünschen im kommenden Jahr.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Arbeiten mit der Inhaltsorganisation in SharePoint Server und Office 365

Wenn man mit Dokumenten in SharePoint arbeitet, kommt man um Inhaltstypen nicht herum. Das Arbeiten mit Inhaltstypen beschreiben unter anderem die beiden Artikel Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen und Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen. Was aber, wenn ich alle Inhaltstypen erstellt und eine Informationsarchitektur aufgebaut habe? Wie kann man auf eine möglich einfache Art und Weise Dokumente in SharePoint organisieren? Ein möglicher Ansatz dazu heißt Inhaltsorganisation. Mit diesem Feature wird es möglich, Dokumente anhand vorher festgelegter Kriterien innerhalb von SharePoint strukturiert abzulegen. Um diesen Prozess ordentlich zu verwalten, benötigen Sie einen Inhaltsverwalter. Diese Person sorgt für die Organisation der Daten, klärt Irrläufer und passt den Prozess den jeweils sich wandelnden Erfordernissen an. Mehr als sonst gilt hier: Dokumentenverwaltung ist ein lebender Prozess. Die Strukturen einrichten und vergessen führt auf Dauer zu keiner Lösung.

Szenario

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokumentencenter nutzen, um mit der Inhaltsorganisation zu arbeiten. Wie die Oberfläche des Dokumentencenters, insbesondere die Schaltfläche zum hoch laden von Dateien angepasst wird, ist Thema einen späteren Artikels. Natürlich können Sie auch eine andere Vorlage nehmen, das Feature ist in SharePoint Server und Office 356 fast überall vertreten. Um ein Dokumentencenter zu erstellen, legen Sie eine neue Website bzw. Websitesammlung an und wählen dabei die entsprechende Vorlage aus der Kategorie Enterprise.

Inhaltsorganisation einrichten

Unter Websiteeinstellungen => Websiteaktionen => Websitefeatures verwalten müssen Sie das Feature Inhaltsorganisation aktivieren.


Gehen Sie danach zurück in die Websiteeinstellungen. Sie haben dort zwei neue Links, Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regeln der Inhaltsorganisation. Klicken Sie auf dem Link Einstellungen der Inhaltsorganisation.


Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest. Unter anderem, wer wann informiert wird wenn der Router ein Dokument nicht zuordnen kann. Oft können diese Werte so übernommen werden wie sie sind. Wichtig ist die erste Einstellung, Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten. Diese sollte immer aktiviert sein. In der Abgabebibliothek läuft der eigentliche Dokumentenrouter. Sie finden diese Bibliothek in den Websiteinhalten unter den Namen Abgabebibliothek in einem deutschen SharePoint, in einem englischen trägt sie den Namen Drop off. Immer wenn eine Datei beim speichern keine Regel erfüllt, bleibt die Datei in dieser Bibliothek liegen. Ein Inhaltsverwalter muss dann diese ggf. von Hand an den richtigen Speicherort verschieben.

Regeln für die Inhaltsorganisation festlegen

Klicken Sie nach dem Abschluss der Einstellungen auf den Link Regeln der Inhaltsorganisation. Dort legen Sie fest, welche Dokumente aufgrund von Regeln an welchen Speicherorten abgelegt werden. Dabei geht SharePoint davon aus, dass Sie mit Inhaltstypen und Metadaten arbeiten. Wenn Sie nur mit dem Typ Dokument arbeiten, werden Sie mit den Regeln wenig anfangen können.

Klicken Sie auf Neues Element und geben Sie der neuen Regel zuerst einen Namen. Wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, der eine Regel unterworfen werden soll. Dabei ist es wichtig, dass sich der Inhaltstyp sowohl in der späteren Zielbibliothek als auch in der Abgabebibliothek befindet. Wie Sie einen Inhaltstyp einer Bibliothek zuweisen können, finden Sie hier.


Das Formular wird neu geladen und zeigt Ihnen alle Metadaten an, welche mit dem Inhaltstypen verbunden sind. Auch diese können Sie zu späteren Sortierung benutzen.


Nach den Festlegen von einer oder mehrere Regeln legen Sie eine Bibliothek als Zielspeicherort fest. In dieser können Sie noch einen Ordner automatisch erstellen lassen, abhängig vom ausgewählten Metadatum. In diesem werden dann die Daten in einem weiteren Unterordner abgelegt, gemäß der Auswahl des Wertes. Die folgenden Abbildungen zeigen sowohl die Einstellung als auch eine fertige Bibliothek.


Über Variablen können Sie dabei steuern, wie der Ordner heißen soll. Dabei wird %1 durch den Namen der Eigenschaft ersetzt und %2 durch den eindeutigen Wert für die Eigenschaft. Wenn Sie also eine Eigenschaft Kunde haben und Sie wählen Mustermann aus, so heißt der Ordner bei der Angabe von %1 %2 Kunde Mustermann, geben Sie nur %2 an, wird der Ordner nur Mustermann heißen. Allerdings wird Ihnen SharePoint bei der Auswahl der Option immer einen übergeordneten Ordner mit dem Namen der Eigenschaft erstellten, in dem Beispiel Kunde. Unterhalb dieses Ordners liegen dann die Dateien in den Ordnern mit dem Format, welches Sie angeben. Dies lässt sich nach meinem Wissen nicht ändern.
Wenn Sie jetzt Dokumente in die Abgabebibliothek hochladen, sollten diese in die entsprechenden Zielbibliotheken verschoben werden. Dabei erhält der Benutzer nach jedem Upload und verschieben eine Bestätigung. Können Dokumente nicht zugeordnet werden, bleiben diese eben liegen.

Beachten Sie bitte noch, der ganze Vorgang geht nur dann einwandfrei, wenn Sie die Formulare zum Upload als Overlay starten, was die Standardeinstellung ist. Sollten Sie diese in einem Dialogfeld starten wollen, können Sie das Bestätigungsfenster nicht schließen.

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Webparts verbinden – Eine Anleitung

Auf ganz besonderen Wunsch mehrere SharePoint Anwender möchte ich noch einmal das Thema Webparts verbinden erläutern. Das Wissen darum, was ein Webpart ist, setze ich voraus.

Unter der Verbindung von Webparts ist zu verstehen, dass ein Webpart (Sender) Daten an einen anderen Webpart (Empfänger) sendet. Der empfangende Webpart ändert dann seine Ansicht. Sie können damit quasi Daten filtern und Ansichten dynamisch erstellen. Wichtig ist, dass beide Webparts einen gemeinsamen Schlüssel haben d.h. in mindestens einer Spalte in jeden Webpart müssen identische Werte stehen. Sie könne die Verbindung auch kaskadieren, also mehrere Webparts miteinander filtern. Allerdings bleibt es immer 1:1, d.h. ein Webpart kann immer nur einen Webpart filtern oder eine Filterung empfangen. Natürlich kann er das auch gleichzeitig.

Im folgenden Beispiel werde ich eine Kontaktliste mit einer Dokumentbibliothek, in welcher Kundendokumente liegen, verbinden. So wird es möglich, ein Mini CRM aufzubauen und Kunden sowie deren Dokumente zu pflegen. In der Spalte Kunde der Dokumentbibliothek steht dazu der Name des Kunden. In der Spalte Nachname in der Kundenliste taucht dieser wieder auf. Dazu habe ich in der Dokumentenbibliothek eine Lookup Spalte eingefügt. Die folgende Abbildung zeigt die Webparts der Listen bevor diese verbunden wurden.

Verbindung konfigurieren

Wo Sie die Verbindung konfigurieren, ob Sie dies auf dem Sender oder Empfänger machen, spielt keine Rolle. Es ist in beiden möglich. Beim folgenden Beispiel konfiguriere ich den Sender Webpart. Bearbeiten Sie dazu die Seite und klicken Sie auf das Webpartmenü des Senderwebparts.

Klicken Sie danach noch einmal auf das Menü, denn es hat jetzt einen neuen Eintrag. Klicken Sie auf Verbindungen => Datenreihe senden an => [Name des Ziel Webparts]. Ihnen werden alle Webparts angeboten, welche eine Filterung akzeptieren. Beachten Sie dabei, dass dies nicht bei jedem Webpart der Fall ist.

Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie aufgefordert werden, die Verbindung zu konfigurieren. Achtung: Dafür müssen Sie Popups auf der Site erlauben. Wenn nicht passiert, prüfen Sie Ihren Popup Blocker. Klicken Sie in das DropDown und wählen Sie die Einstellung Filterwerte abrufen von und anschließend auf die Schaltfläche Konfigurieren.


Wählen Sie die beiden Spalten aus, welche die identischen Daten enthalten und klicken Sie auf Fertig stellen. Dabei ist Anbieterfeldname der Sender Webpart, Consumerfeldname der Empfänger.

Im Senderwebpart wird jetzt am Anfang eine neue Spalte eingefügt, mit der Sie dann einen Datensatz auswählen können. Wird kein Datensatz ausgewählt, werden im Empfängerwebpart alle Datensätze angezeigt. Wenn Sie einen Datensatz im Senderwebpart wählen, wird der entsprechende Datensatz im Empfängerwebpart angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt die nun verbundenen Webparts nach dem speichern.

Verbindung lösen

Wenn Sie die Verbindung wieder lösen möchten, z.B. weil Sie sich für Microsoft CRM entschieden haben, klicken Sie wieder auf Bearbeiten und wählen wieder bearbeiten im Webpartmenü eines der verbundenen Webparts. Gehen Sie zum Assistenten auch den gleichen Weg wie oben. Dieser hat jetzt eine Schaltfläche Verbindung entfernen. Wenn Sie auf diese klicken, ist die Verbindung wieder gelöst.

Ändern der Ansicht eines Webparts

Wenn Sie in einem Webpart die ihm zugeordnete Ansicht ändern, erhalten Sie den folgenden Dialog.

Was dieser bedeutet, wird jetzt klar. Wenn die neue Ansicht nicht die Spalten zur Filterung enthält, geht dies in die Brüche.

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Arbeiten mit der Vorlage Video in Office 365

Kürzlich hat Microsoft die neue Vorlage Video in Office 365 angekündigt. Dieses habe ich mir nun einmal angeschaut. Diese Artikel gibt über die Bedienung und Anwendung einen Überblick, abseits vom Marketing. Sämtliche Funktionen, welche das Portal kann, unterstützt auch SharePoint Server 2013. Dieser spielt allerdings Videos nativ über HTML 5 ab, das Portal benutzt dazu Flash. Interessant ist auch, die gesamten Metadaten der Videos werden indiziert und tauchen auch in der Suche auf.

Das Portal kann aus den Apps gestartet werden, welche sich seit kurzem oben links in der Ecke verbergen.

Begrüßt wird man nach einer Weile mit einem hübschen Bild und einer aufgeräumten Oberfläche. Im Hintergrund wird eine Websitesammlung erstellt, diese wird aber nicht die letzte sein. Hier zeigt sich schon etwas, was immer wieder kommen wird: Man braucht z.T. einfach ein wenig Geduld bei der ganzen Sache.

Videos werden im Portal in Kanälen organisiert, so wie man es auch von anderen Plattformen kennt. Die Verwaltung der eigentlichen Videodateien erfolgt im Azure Media Services, wofür keine weiteren Kosten anfallen. Das ist doch mal was! Ich habe das Portal mit einem MP4 Video getestet, welches ich vorher mit meinen Lumia 925 aufgenommen habe. Eine Bearbeitung, gleich welcher Art, fand nicht statt.

Nach dem Einrichten habe ich zuerst auf Einstellungen verwalten geklickt und mir die Rechte angeschaut.

Verwaltung:

Eine Möglichkeit, die Videos für anonymen Zugriff bereit zu stellen, habe ich bisher noch nicht gefunden. Wobei solche eine Lösung meistens eh im internen Bereich eingesetzt wird. Praktisch sind Videos für Schulungen oder Produktpräsentationen.

Kanäle verwalten

Wenn das Portal erstellt ist, ist schon ein Kanal vorhanden. Dieser enthält weder ein Video, noch ist dieser sonst wie angepasst.

Um einen neuen, eigenen Kanal zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf neuer Kanal. Sie können dann einen Namen vergeben und eine Farbe für diesen Kanal auswählen. Bilder legen Sie später fest.

Nach dem erstellen, auch dies dauert eine Weile, können Sie ihr erstes Video hochladen. Dies geht einfach per Drag & Drop und dauert eine Weile, meine Datei war ca. 20 MB groß.

 

 

 

Upps, welch Überraschung! Nach dem Hochladen erhielt ich eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht gefunden werden konnte. Allerdings war diese dann doch vorhanden. Sehr merkwürdig. Dieses Verhalten war bei allen Dateien in weiteren Tests gleich!

Die hochgeladene Datei kann allerdings noch nicht abgespielt werden, sondern sie wird zuerst konvertiert in ein Format für den Flash Player. Sie ahnen es, auch dies dauert eine ganze Weile. Die Abbildung unten zeigt ein Video, welches konvertiert und ein Video welches schon fertig ist.

Wird auf ein fertig konvertiertes Video geklickt, wird dieses sofort im Browser über Flash abgespielt.

Konnte man am Anfang, noch nach dem Erstellen des Kanals direkt in diesen ein Video hochladen, ist dies jetzt nur noch durch einen Link am rechten oberen Rand möglich. Dort können dann auch die Einstellungen für den Kanal wieder verwaltet werden.

Jetzt bleibt nur noch übrig, neue Kanäle zu erstellen und neue Videos in diese hochladen. Ein Blick in die Office 365 Verwaltung zeigt, dass jeder Kanal eine eigene Websitesammlung zu sein scheint. Diese zeigt mir auch keinen Verbrauch von Ressourcen an. Ob die Video also vom Benutzerkontingent abgehen, werde ich zu einem späteren Zeitpunkt prüfen.

Wenn Sie mit dem Portal arbeiten, lassen Sie es mich wissen. Ich bin gespannt! Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4X.

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Nico Thiemer

Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum Typ Beschreibung
Vertragspartner Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene. Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart Startdatum, ab dem der Vertrag gilt. Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende Enddatum, bis dem der Vertrag gilt. Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => . Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig.

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Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 2

Im vorherigen Artikel habe ich gezeigt, wie ein Seitenlayout für die öffentliche Website von Office 365 angelegt wird. Dieser Artikel beschäftigt sich damit, wie Sie dieses optisch anpassen können.

Nachdem Sie das Layout erstellt haben, wird dieses direkt in SharePoint Designer Ordner Seitenlayouts angelegt und geöffnet. Der Quellcode eines Seitenlayouts besteht immer aus den Direktiven am Anfang und den Platzhaltern (Placeholders). Diese dienen als Container für Inhalte in SharePoint. Es ist nicht möglich etwas außerhalb der Direktiven oder der Platzhalter zu platzieren. Da wir vom Standardlayout geerbt haben, haben wir auch nur den Placeholder Main bisher in der Datei.

Dieser Placeholder ist der eigentliche Inhalt einer SharePoint Datei, also der Inhalt, den Sie auch im Browser bearbeiten können. Der Bereich des Placeholders Main ist unten gelb markiert, der Rest kommt aus der Masterpage.

Um ein wenig mehr Leben in der Datei zu bringen, können Sie einen Platzhalter für den Head einfügen und zwar unmittelbar unterhalb der Direktiven und oberhalb des Placeholder Main.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderAdditionalPageHead“ runat=“server“>

<SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

        <PublishingWebControls:EditModePanel runat=“server“>

        <!– Styles for edit mode only–>

        <SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/editmode15.css %>“

            After=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

    </PublishingWebControls:EditModePanel>

</asp:Content>

Um Layout in das Design zu bringen, ergänzen Sie den Inhalt des PlaceHolderMain wie unten gezeigt. Dieser Code fügt Ihnen zwei Spalten in das Layout ein.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderMain“ runat=“server“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-left ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-left-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“PublishingPageContent“ HasInitialFocus=“True“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>


    <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-right ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-right-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“SBWPageContent1″ HasInitialFocus=“False“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

</asp:Content>

Spalten einfügen

Wie kommt jetzt aber das Datum der letzten Änderung in den Code? Dazu haben Sie am rechten Rand im SharePoint Designer den Arbeitsbereich Toolbox. Wenn Sie in diesem ganz nach unten gehen, finden Sie den Punkt Inhaltsfelder. Hier ist die Websitespalte, welche wir vorher in den Inhaltstyp eingefügt haben.

Zeigen Sie auf den Eintrag Geändert am und ziehen Sie diesen in das Fenster mit dem Code. Platzieren Sie diesen unmittelbar über dem schließenden Tag des Placeholders. Damit steht der Eintrag unten links. Wer möchte, kann dies natürlich via CSS auch ändern.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, suchen Sie die Datei in dem Ordner Seitenlayouts. Mit einem Rechtsklick rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen den Punkt Einchecken.

Im folgenden Dialog ist es wichtig, dass Sie den Punkt Hauptversion wählen. Andernfalls ist das Seitenlayout sonst nicht verfügbar für normale Benutzer.

Gehen Sie dann in den Browser und bearbeiten Sie die Webseite, die das neue Design erhalten soll. Klicken Sie im Modus Bearbeiten auf das Menüband Seite und dort auf Seitenlayouts. In den erscheinenden Dialog können Sie nun das neue Design auswählen.

Hier nun das neue Design, aber noch ohne Inhalt 🙂 Ich hoffe, diese Artikel haben Ihnen weitergeholfen und freue mich auf Kommentare. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4v.

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Nico Thiemer

Office 365: Administrator für Taxonomie Dienstanwendung eintragen

Taxonomien sind eine feine Sache, in SharePoint verstecken sich diese unter dem etwas sperrigen Begriff Terminologiespeicherverwaltung. Technisch gesehen handelt es sich hier um eine Dienstanwendung, welche den Service den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stellt. Und wie alle Dienstanwendungen hat diese einen Administrator. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass bei der Installation von SharePoint online oder Office 365 dieser nicht eingetragen ist. Und ohne diesen können Sie keine Taxonomien erstellen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die Schaltfläche zum Speichern weiß ist: Das muss so sein 🙂 Die bekommt erst Farbe, wenn Sie einen Wert ändern bzw. neu hinzufügen. Achten Sie auch darauf, dass die Standardsprache zuerst immer Englisch ist. Dies ist nicht immer gewünscht.

Den Dienst können Sie aus jeder verbundenen SharePoint Anwendungen direkt aus den Websiteeinstellungen aufrufen.

Nur ist es dort leider nicht möglich, den Administrator zu benennen, bzw. Personen, welche neue Einträge machen dürfen. Diese Einstellung wird in der Diensteinstellung vorgenommen. Und wo finden Sie diese in Office 365? Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, gehen Sie in das Office 365 Admin Portal, dort unten links in die Admin Centers und dann in SharePoint. Dort finden Sie am linken Rand die Einstellung term store. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
Alternativ können Sie das SharePoint Verwaltungsportal bzw. die Seite zum Verwalten des Dienstes direkt auch über

https://<Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/termstoremanager.aspx
erreichen.

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Anpassen der Sortiereinfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server 2013 Suche

In meinen Projekten habe ich oft die Forderung, dass in der Suche die Sortierreihenfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server Suche eine andere sein soll als die vorgegebene. Für die Sortierreihenfolge der Ergebnisse gibt es sogenannte Rankingmodelle. Diese legen nach bestimmen Kriterien fest, was in den Ergebnissen der Suche zuerst erscheint. Das Standardmodell ist das Relevanzmodell. Dabei wird ausgewertet, wie nah ein Treffer am Benutzer ist. Dabei ist es wichtiger, ob man ein Element erstellt oder geändert als z.B. die Anzahl der Schlagworte in einer Ergebnismenge. Viele Anwender wünschen sich aber z.B. eine Ergebnisliste sortiert nach dem Datum der Erstellung. Dieser Blogartikel soll zeigen, wie Sie die Sortierreihenfolge ändern und auch neue erstellen können.

Sortierreinfolge ändern

Um das folgende nachzuvollziehen, ist es wichtig, dass Sie mit einem Unternehmenssuchcenter arbeiten. Dieses erhalten Sie nach aktivieren der Enterprise Feature und dem Feature zur Veröffentlichungs-Infrastruktur. Ebenso ist es in Office 365 verfügbar. Erstellen Sie, sofern nicht schon vorhanden, eine neue Unterwebsite vom Typ Unternehmenssuchcenter.

Wenn Sie die Website öffnen, sind Sie auf der Suchseite (defaults.aspx), wir müssen aber die Suchergebnisseite anpassen (results.aspx). Geben Sie also in das Suchfeld einen beliebigen Begriff ein und klicken Sie auf Suchen bzw. das Symbol Lupe. Sie werden dann zur Suchergebnisseite weitergeleitet, welche Sie dann bearbeiten.

Wählen Sie anschließend den Webpart Suchergebnisse aus und bearbeiten diesen.

Im Abschnitt Einstellungen aktivieren Sie die Einstellung Sortierdropdown anzeigen und klicken anschließend auf OK.

Es erscheint nun über den Ergebnissen ein Dropdown, in welchen Sie verschiedene Sortierreihenfolge auswählen können. Klicken Sie auf Speichern und vergessen Sie nicht, dass die Seite auch veröffentlicht werden muss.

Eigene Sortierreinfolge definieren

Wenn Sie ein wenig mit den Sortierreihenfolge experimentieren, werden Sie feststellen, dass das Modell Datum nicht immer mit den Daten aus SharePoint übereinstimmt. Wenn Sie z.B. die Sortierreihenfolge Datum (neustes) auswählen, wird z.B. ein Dokument A, welches eher als ein Dokument B in SharePoint hoch geladen wurde, vor Dokument B angezeigt. Eigentlich müsste ja Dokument B als erstes erscheinen, da es ja neuer ist. Der Grund für dieses Verhalten liegt darin, dass hier das Datum ausgewertet wird, an welchen das Dokument im Dateisystem erstellt wurde. Wenn also Dokument A als erstes erstellt wurde, wird es auch höher angezeigt. Wollen wir das Datum nutzen, ab dem das Dokument in SharePoint verfügbar war, müssen wir eine eigene Sortierreihenfolge definieren.

Bearbeiten Sie dazu wieder den Webpart Suchergebnisse. In der Einstellung unter der Option Sortierdropdown anzeigen befindet sich ein Textfeld, welches die folgende Zeichenkette enthält.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]},{„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Das Format ist einfach zu erkennen. Ändern Sie die Zeichenkette wie unten gezeigt und fügen Sie dieser eine Sortierung nach dem SharePoint Metadatum Created hinzu.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]}, {„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]}, {„name“:“Erstellung in SharePoint“,“sorts“:[{„p“:“Created“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Nachdem Sie alles gespeichert und die Seite veröffentlicht haben, sollte jetzt auch die neue Sortierreihenfolge erscheinen. Wenn Sie möchten, können Sie auch neue erstellen. Analog dazu können Sie natürlich auch mit anderen Metadaten von SharePoint arbeiten. Experimentieren Sie ein wenig, es macht Spaß 🙂

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Digitale Zusammenarbeit, was ist das eigentlich?

Da ich immer wieder gefragt werde, was ich denn nun genau unter Digitale Zusammenarbeit verstehe, habe ich dazu diesen Blogbeitrag geschrieben. Ich hoffe, er animiert zum Nachdenken, über Kommentare freue ich mich natürlich immer.

Begriffsbestimmung

Social Enterprise, Social Collaboration, Web 2.0 im Unternehmen – Was für Schlagworte! Viele sprechen davon, doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesen Wortungetümen? Um dies zu erklären, ist ein kleiner Ausflug in die Geschichte ganz interessant.
Als das Internet etwa seit Mitte der 1990er Jahre populär wurde, war der Inhalt für die Benutzer der Webseiten sehr statisch. Sie hatten keine oder nur sehr wenige Möglichkeiten, deren Inhalt zu verändern. Dies änderte sich Mitte der 2000er Jahre, als es mit dem Internet der 2. Generation (daher Web 2.0) möglich wurde, dass Benutzer selbst Inhalte auf Seiten erstellen konnten. Die Benutzer konnten selbst Autoren werden und sich gleichzeitig an der Arbeit der anderen partizipieren. Die wohl erfolgreichste und bekannteste dieser Websites ist facebook.com. Das interessante an facebook.com ist, dass Milliarden von Menschen bereit sind, Informationen und Wissen zu teilen, interessanterweise ganz ohne Gegenwert. Sie werden nur davon angetrieben, andere an ihrem Leben teilhaben zu lassen und am anderen zu partizipieren.
Die oben genannten Schlagworte umschreiben nun den Versuch, diese Mechanismen, welche privat hervorragend funktionieren, für den Firmenalltag zu adaptieren. Warum eigentlich? Was soll das bringen?

Was nützt Ihnen das?

In jeder Organisation wird Arbeit doppelt oder sogar mehrfach verrichtet. Dies geschieht in den allermeisten Fällen ungewollt, hervorgerufen dadurch, dass einfach nicht bekannt ist, woran andere in der Organisation gerade arbeiten. Dies geschieht, weil Zusammenarbeit ab einer gewissen Größe einfach intransparent wird. Dies ist ein völlig natürlicher und sogar notwendiger Vorgang. Niemand kann alle Fäden in der Hand halten, also delegiert man Arbeit. Wenn jetzt der Delegierte wiederum delegiert, habe ich schon zwei Ebenen, die ich überblicken müsste. Da dies eben nicht ohne weiteres geht, setzt eine digitale Zusammenarbeit (noch so ein Wort), genau an dieser Stelle an, denn darum geht es im Wesentlichen: Den Überblick zu behalten und Vorgänge transparent zu gestalten. Damit wiederum haben Sie nun die Möglichkeit, eine höhere Produktivität durch mehr Wissensaustausch und schnellere Ideenfindung zu realisieren.

Praktische Beispiele

Wie könnte so etwas jetzt praktisch aussehen? Sicher bringt das Hochladen von Bildern und deren Kommentierung niemanden in einer Organisation wirklich weiter. Nehmen wir also als klassisches Beispiel den Fall, dass ein neuer Mitarbeiter in die Organisation kommt. Hier werden heute noch viele Arbeiten auf der Basis von Papier erledigt. Dies hat natürlich die bekannten Effekte, dass eine Änderung des Prozesses sehr aufwendig ist (Druck bzw. Design neuer Unterlagen), Informationen nur schwer zu bekommen sind (wo ist der Laufzettel gerade?) und der Prozess an sich nicht sicher ist, d.h. niemand kann sich bis zum Schluss sicher sein, ob alle Daten wirklich richtig erfasst wurden. Wird dieser Prozess nun elektronisch absolviert, gehören die oben genannten Nachteile der Vergangenheit an. Nebenbei kann ich sehr einfach einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu dem Verfahren installieren. So könnte das elektronische Formular eine Schaltfläche enthalten, wo der Bediener dieses bewerten und Vorschläge machen kann.

Ein anderes Thema ist die Projektverwaltung. Es geht dabei nicht um die Verwaltung des Projektes an sich, obwohl auch dies natürlich sinnvoll ist. Es geht eher darum, herauszufinden, was welche Projekte gemeinsam haben. Damit wiederum wird es möglich, Projektschablonen zu entwickeln, welche die eigentlichen Projektzeiten enorm verkürzen können. Hier muss natürlich das Wissen aus allen beteiligten Projektbereichen einfließen. Etwas, was auf dem analogen Weg eigentlich nicht möglich ist.

Oder denken Sie an das Thema „Vermeiden von E-Mails“. Dies ist relativ einfach, durch die Verwendung von Arbeitslisten zu realisieren, welche wiederum nur täglich oder in noch größeren Abständen E-Mails über deren Status schicken. Durch eine intelligente Ablage von Wissen wiederum, reduziert sich ebenso das Aufkommen von E-Mails. Viele interne Rückfragen dazu können sich gespart werden.

Natürlich gibt es noch viele andere Beispiele, gerne stelle ich Ihnen diese auch vor. Stichwort wäre z.B. die Thematik Social Intranet, aber dies würde den Rahmen hier sprengen.

Wie anfangen?

Wichtig ist dabei, diese Form der Zusammenarbeit ist keine Frage, welches Werkzeug Sie verwenden, dies ist eine Frage der Kultur. Im obigen Beispiel des Laufzettels für einen neuen Mitarbeiter, wird z.B. schneller sichtbar, wenn immer an der gleichen Stelle Fehler auftreten. Für Vorgesetzte bedeutet dies natürlich auch eine neue Form der Führung. Fehler müssen zugelassen werden und Hierarchiegrenzen lösen sich unter Umständen auf, z.B. beim Wissensmanagement. Dieser, auf den ersten Blick eher nachteilige Aspekt, ist aber auch eine Chance. Mitarbeiter werden für Ihr Wissen respektiert und motivieren dadurch wieder andere.

Versuchen sie nicht, solche Mechanismen in der Organisation mit einem großen Schlag einzuführen, das wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zu keinem Erfolg führen. Fangen Sie mit einem kleinen Projekt an. Binden Sie die Leitungsebene ein. Benennen Sie Multiplikatoren und bilden Sie eine Fokusgruppe. Entwickeln Sie Metriken, wie Sie Erfolg messen können. Fangen Sie an!

Wie kann ich Sie unterstützen?

Ich begleite Sie, zusammen mit kompetenten Kollegen bei Bedarf, die ganze Zeit in Ihrem Projekt. Dies beginnt bei der Vorbereitungsphase und damit einhergehend bei der Vorstellung des Projektes bei den Verantwortlichen. Ich unterstütze Sie in der Überzeugungsarbeit und biete Workshops zur Entscheidungsfindung an. Ebenso kann ich Sie in der Auswahl des geeigneten Werkzeuges beraten. Natürlich stehe ich Ihnen auch während des Projektes bei und helfen Ihnen bei der Auswertung und dem Betrieb.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
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Nico Thiemer