Moden Sites Pages in SharePoint online deaktivieren

Modern Sites Pages sind eine im Sommer 2017 eingeführte Funktion in SharePoint online um Webseiten (Site pages) zu erstellen. Dies ist jetzt die Standardfunktion, d.h. wenn ein Benutzer eine neue Webseite erstellt, erstellt er eine Modern Sites Page. Auch wenn diese Seiten sehr interessant sind und viele spannende Möglichkeiten bieten, gibt es doch einige Nutzer welche die klassischen Wikiseiten bevorzugen. Dieser Blogartikel erläutert Ihnen wie Sie die statt Moden Sites Pages wieder herkömmliche Wikiseiten erstellten können. Die folgende Abbildung zeigt eine Modern Sites Page unmittelbar nach dem Erstellen.

Sie können die Funktion im Browser nur auf Ebene des Webs deaktivieren, nicht auf Ebene der Sitecollection. Gehen Sie dafür in die Websiteeinstellungen und dort in die Websitefeatures.

Suchen Sie dort das Feature Site Pages – Allows users to add new site pages to a site oder in Deutsch Websiteseiten – Gestattet Benutzern, neue Websiteseiten zu einer Website hinzuzufügen. Das war es dann auch schon.

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Dies ist der zweite Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Nachdem ich im ersten Teil über die Grundlagen von Workflows geschrieben und einen kleinen Beispielworkflow entwickelt habe, wird es jetzt konkreter. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einfache Genehmigungen mit SharePoint Designer erstellen können. Dabei können Sie zuerst nur Zustimmen oder Ablehnen. Wie Sie auch weitere Status einbauen können, erläuterte ich in einem späteren Blogbeitrag.

Damit die Genehmigungen einfach gelingen, erstellt SharePoint eine Aufgabe in einer Liste, welchen dem Workflow zugeordnet ist. Wenn keine Liste dafür vorhanden ist, wird der Workflow selber eine erstellen. Sobald die Freigabe beginnt, wird der Workflow eine Aufgabe erstellen und den darin zugewiesenen Benutzer per E-Mail informieren. Die E-Mail enthält einen Link zur Aufgabe, allerdings immer nur im Ansichts (View) Modus. Das heißt, der Benutzer muss immer noch einmal klicken um die Aufgabe abzuschließen. Dies muss in der Regel geschult werden! Nach der Auswahl der Antwort können Sie im Workflow verzweigen und entsprechend darauf reagieren.

Workflow für Genehmigungen erstellen

Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im vorherigen Artikel beschrieben. Fügen Sie dem Workflow drei weitere Stufen hinzu. Klicken Sie dazu unterhalb der ersten Stufe und wählen Sie Stufe aus dem Abschnitt Einfügen im Menüband. Wenn Sie in die Überschrift einer Stufe klicken, können Sie diese auch umbenennen. Fertig sollte es dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aussehen.

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Klicken Sie jetzt in die erste Stufe und fügen Sie dort die Aktion Aufgabe zuweisen hinzu. Klicken Sie auf dieser Benutzer um die Aufgabe zu konfigurieren. Es erscheint ein Formular, in welchen Sie verschiedene Angaben machen müssen. Dabei sind Pflichtangaben leider nicht als solche gekennzeichnet. Pflicht ist der Teilnehmer und der Titel der Aufgabe. Beachten Sie bitte, dass das Feld Beschreibung die Beschreibung der Aufgabe ist, nicht der Inhalt der E-Mail die der Benutzer erhält. Wenn Sie diese anpassen möchten, gehen Sie auf E-Mail-Optionen und klicken Sie auf E-Editor öffnen.

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Klicken Sie zum Schluß auf OK. Die Aktion hat automatisch zwei Variablen erstellt:

  • Ergebnis – Diese Variable enthält den Wert, den der Benutzer beim abschließen der Aufgabe ausgewählt hat.
  • AufgabenID – Die ID des Listenelements in der Aufgabenliste. Damit kann man z.B. Kommentare nachschlagen, welche ein Benutzer während der Freigabe gemacht hat.

Wichtig ist für uns die Variable Ergebnis. Um anhand dieser Variable zu verzweigen, klicken Sie in der Stufe Stufe 1 in Übergang in Phase und fügen Sie die Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist ein. Fügen Sie NICHT zuerst die Aktion Gehe zu einer Stufe ein. Wenn Sie diese Aktion schon eingefügt haben, löschen Sie diese wieder. Die Bedingung läßt sich nämlich sonst nicht einfügen.

In der Bedingung wählen Sie zuerst die Variable Ergebnis aus. Klicken Sie dazu zuerst auf den ersten Link mit der Beschriftung Wert und dann auf das Formelsymbol. Im Dropdown wählen Sie nicht aktuelles Element, sondern Workflowvariablen und- parameter aus. Im Quellfeld wählen Sie Ergebnis aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Klicken Sie im zweiten Link auf Wert und wählen Sie Genehmigt aus. Fügen Sie jetzt zweimal die Aktion Gehe zu einer Stufe ein und konfigurieren Sie diese wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

2018-02-01_12h58_15

Natürlich können Sie im Fall Anderfalls auch Stufe 1 auswählen. Damit nerven Sie den Freigeber so lange, bis dieser aus lauter Verzweiflung zustimmt 🙂

In den jeweiligen Stufen nach der Stufe 1 können Sie jetzt auf die jeweilige Auswahl reagieren. Was Sie darin machen, bleibt Ihnen überlassen. Da in vielen Workflows der Abschluss gleich ist, egal was in der Freigabe ausgewählt wurden, gehen beide Stufen nach deren Durchlaufen zur Stufe Workflows beenden. Dort können Sie dann noch abschließende Aktionen vornehmen und den Workflow beenden. Der fertige Workflow sollte dann in etwa wie die folgende Abbildung aussehen, auf die Aktionen und Bedingungen in den nachfolgenden Stufen habe ich verzichtet.

2018-02-01_13h07_27

Natürlich können Sie dann auch in der Stufe Freigabe erfolgt eine weitere Freigabe einbauen usw. Alles in allem ist es eine recht einfache und praktische Art und Weise um Freigaben zu gestalten.

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Modern Sites Pages in SharePoint online deaktivieren

Modern Sites Pages sind eine im Sommer 2017 eingeführte Funktion in SharePoint online um Webseiten (Site pages) zu erstellen. Dies ist jetzt die Standardfunktion, d.h. wenn ein Benutzer eine neue Webseite (Page) erstellt, erstellt er eine Modern Sites Page. Auch wenn diese Seiten sehr interessant sind und viele spannende Möglichkeiten bieten, gibt es doch einige Nutzer welche die klassischen Wikiseiten bevorzugen. Dieser Blogartikel erläutert Ihnen wie Sie die statt Modern Sites Pages wieder herkömmliche Wikiseiten erstellten können. Die folgende Abbildung zeigt eine Modern Sites Page unmittelbar nach dem Erstellen.

Sie können die Funktion im Browser nur auf Ebene des Webs deaktivieren, nicht auf Ebene der Sitecollection. Gehen Sie dafür in die Websiteeinstellungen und dort in die Websitefeatures.

Suchen Sie dort das Feature Site Pages – Allows users to add new site pages to a site oder in Deutsch Websiteseiten – Gestattet Benutzern, neue Websiteseiten zu einer Website hinzuzufügen. Deaktivieren Sie das Feature, das war es dann auch schon. Schon vorhandene Seiten bleiben natürlich erhalten.

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Probleme mit dem Health Analyzer in mehrsprachigen Umgebungen

Dieser Beitrag beschreibt einen Fehler welcher bei der Verwendung des Health Analyzer in mehrsprachigen Umgebungen auftritt. Typischerweise wurde SharePoint in einer nicht englischen Sprache installiert und danach ein englisches Sprachpaket angewendet. Dadurch erhalte ich im Health Analyzer eine interessante Mischung in meinem Fall aus Englisch und Deutsch in der Definition der Regeln. Werden jetzt Fehler erneut analysiert oder sollen diese automatisch behoben werden kommt es zu Fehlern.

Die Fehler wiederum werden ausschließlich in Englisch angezeigt.

Wenn man nun einen Fehler im Health Analyzer erneut analysieren oder aber automatisch lösen lassen möchte erhält man einen Fehler.

Dieser ist wenig aussagekräftig, die Fehler-ID verweist auf den Fehler Object reference not set to an instance of an object. Der Grund dafür ist folgender: Wenn ein Fehler erneut analysiert wird oder aber automatisch behoben werden soll, wird eine Regeldefinition gesucht welche genau den Titel des ausgewählten Fehlers entspricht. Haben nun Fehler und Regeldefinition unterschiedliche Titel, der Fehler Englisch, die Definition deutsch, tritt der oben beschriebene Fehler auf. Die Lösung besteht hier darin, die entsprechende deutsche Regeldefinition zu suchen, diese zu bearbeiten und den Titel so umzubenennen, dass er den englischsprachigen Fehler entspricht.

Regeldefinition vor dem umbenennen.

Regeldefinition nach dem umbenennen. Danach kann da Fehler problemlos erneut analysiert und gegebenenfalls automatisch behoben werden.

HTML E-Mail Quelltext in SharePoint Designer 2013 bearbeiten

Wer mit SharePoint Designer schon einmal einen Workflow erstellt hat, welcher eine E-Mail verschickt, kennt sicher das Problem. Es ist zwar möglich die E-Mail im Editor zu formatieren, aber nicht ohne weiteres den eigentlichen HTML Quelltext. Dabei ist dies oft wichtig, z.B. wenn ich einen Link zur einer CSS Datei einfügen möchte. Mit einem kleinen Trick kommen Sie aber doch an Quelltext.

Im folgenden Beispiel werde ich einen Link einfügen, welcher als Beschriftung eine Referenz hat. Ich gehe dabei davon aus, dass der Workflow schon erstellt ist. Es spielt keine Rolle, ob es sich dabei um einen SharePoint 2010 oder 2013 Workflow handelt, das Problem ist in beiden Fällen identisch. Die Abbildung unten zeigt einen einfachen SharePoint 2013 Workflow, welcher nur eine E-Mail verschicken soll.

Diese E-Mail ist dabei wiefolgt konfiguriert.

Um an den Quelltext zu kommen, schließen wir die Aktion und wählen deren Eigenschaften.

Im neuem Fenster sehen wir alle Eigenschaften der E-Mail, auch den Body, welcher ja den Text der E-Mail enthält. Wenn Sie in die Zeile klicken, können Sie sich über … den Wert anzeigen lassen.

Sie sehen nun den HTML Text und müssen diesen noch erweitern. Dummerweise läßt sich der Text nicht kopieren und auch mit Einfügen gibt es Probleme. Deshalb muss der Text in dem Fenster bearbeitet werden. Nicht optimal, aber machbar. In meinem Beispiel gebe ich an der gewünschten Stelle wo der Link erscheinen soll

<a href=“

ein und klicke dann auch Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern. Dort wähle ich Aktuelles Element => Encoded Absolute URL und klicke auf OK.

Jetzt gebe ich

„>

ein und wiederhole das Einfügen für die Eigenschaft Aktuelles Element => Name. Zum Abschluss gebe ich

</a>

ein. Eingefügt habe ich also

<a href=“[%Aktuelles Element:Encoded Absolute URL%]“>[%Aktuelles Element:Name%]</a>

Die E-Mail, welche der Workflow jetzt verschickt, ist damit richtig formatiert.

Zum Schluß: Natürlich geht es bei diesem speziellen Fall auch einfacher! Im Editor kann ich einen Link anlegen, welcher auch Nachschlagen zuläßt. Das Beispiel oben ist eben nur ein Beispiel.

Laufende Nummer aus einer Liste ermitteln mit Nintex Workflow

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit einer Aufgabe aus dem Bereich Nintex Workflow, welche ich fast in jedem Projekt gestellt bekomme. Diese besteht darin, dass ich eine SharePoint-Liste habe, welche laufende Nummern enthält. Diese können z.B. verwendet werden um in einem Projektportal die Projektnummern entsprechend zu vergeben. Nur wie lese ich diese Nummern aus der Liste und wie schreibe ich diese in die Liste wenn der Zähler um eins erhöht wird? Dieser Beitrag gibt dafür eine Anleitung.

Voraussetzungen

Ich gehe im Folgenden nicht darauf ein wie in Nintex Workflow ein Workflow erstellt wird und welche Optionen dieser hat. Das würde den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Voraussetzung ist eine Liste mit dem Namen Projektnummern und mit mindestens dem folgenden Schema:

Feldname Beschreibung
ID ID des Eintrages, wird von SharePoint verwaltet.
LaufendeNummer Dieser Wert wird von Nintex Workflow gelesen/geschrieben. Startwert ist 1000.

Außerdem gibt es noch eine Liste Projekte, welche auch ein Feld Projektnummer hat. Hier soll ein neuer Eintrag erstellt werden mit dem entsprechenden Wert.

Die Abfrage der Liste erfolgt mit CAML. „CAML (Collaborative Application Markup Language) ist eine auf XML basierende Auszeichnungssprache, die speziell für die SharePoint-Produkte (z. B. Microsoft SharePoint Foundation und Microsoft SharePoint Server) entwickelt wurde und für diese ausgelegt ist. CAML enthält Elemente zur Datendefinition und zur Abfrage und Anzeige von Daten in SharePoint-Portalen.“ Sie sollten mit der Sprache vertraut sein, auch wenn Nintex Workflow dafür einen Assistenten anbietet.

Der Workflow ist generisch folgendermaßen aufgebaut. Er enthält nicht alle Schritte der Übersichtlichkeit halber.

Workflow erstellen…

Der Workflow startet in der Liste Projekte und benötigt die folgenden Nintex Workflow Aktionen.

Name der Aktion (Englisch)

Bereich (Englisch)

Bild
Query List Libraries and lists

Collection operation Operations

Create item Libraries and lists

Der fertige Workflow sieht dann so aus.

Im Folgenden werde ich Aktionen anhand ihrer Nummern erläutern.

Aktion 1 – Query List

Diese Aktion ruft alle Werte ab, welche in der Spalte LaufendeNummer in der Liste Projektnummern stehen. Damit dies funktioniert, muss zuerst eine Variable vom Typ Collection erzeugt werden. In meinem Fall trägt diese den Namen CollNummer. Um eine Variable zu erstellen, klicken Sie auf die Nintexaktion Query List im Designer und dann im Menüband auf Variables. Anschließend
auf New und legen Sie die Variable an.
Wenn Sie schon einmal dabei sind, legen Sie eine weitere Variable vom Typ Number mit den Namen lfdNummer an.
Legen Sie außerdem eine Variable vom Typ Number mit der Bezeichnung Index an.
Die Zahlen geben den Klickpfad an.

Zurück in die Aktion Query List wählen Sie bei List die Liste Projektnummern und bei Sort die Spalte ID. Bei Field wählen Sie LaufendeNummer aus und klicken auf Add. In dem
erscheinenden Dropdown wählen Sie CollNummer.

Wenn Sie sehen wollen wie der Code aussieht und ob der Abruf funktioniert, kicken Sie auf Run now in der Menüleiste. Mit einen Klick auf Execute sehen Sie jetzt alle Einträge in der Liste.

Speichern Sie die Aktion wenn alles funktioniert.

Aktion 2 – Collection operation – Sort CollNummer

Diese Aktion ist nicht unbedingt erforderlich, dient aber der Sicherheit. Die Daten sollten eigentlich schon so geliefert werden, dass die höchste ID und damit die höchste Zahl das letzte Element in der Collection sind. Aber sicher ist sicher, also sortieren wir noch einmal. Konfigurieren Sie die Aktion wie unten gezeigt.

Aktion 3 – Collection operation – Count CollNummer

Um den letzten Eintrag abzurufen müssen wir erst wissen, wie viele Einträge die Collection hat. Dafür bietet Nintex die Methode Count an. Konfigurieren Sie die Aktion wie unten gezeigt.

Aktion 4 – Collection operation – letzte Nummer holen

Jetzt endlich können wir die letzte Nummer holen. Konfigurieren Sie die Aktion wie unten gezeigt.

Aktion 5 – Create new item in Projekte

Sie haben jetzt den Wert in der Variable und können diese entsprechend weiterbenutzen. Ich werde nur als Beispiel ein neues Element in der Liste Projekte erstellen. Konfigurieren Sie die Aktion wie unten gezeigt. Natürlich würden noch mehr Felder gefüllt werden müssen, ich habe diese aus Gründen der Übersicht weggelassen. Ebenso wäre der Projekttitel bestimmt dynamisch.

Der Workflow ist damit im Wesentlichen abgeschlossen. Man sollte jetzt auch in die Liste Projektnummern einen neuen Eintrag erzeugen um die Zahl hochzuzählen. Natürlich kann man auch die Zahlen direkt in der Projektliste verwalten, der Möglichkeiten gibt es da viele.

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Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 Übersicht
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Dies ist der dritte Beitrag in der kleinen Serie über den Webpart für Inhaltssuche in SharePoint 2013. In den vorherigen Beiträgen haben wir uns angeschaut, wie der Webpart konfiguriert wird und wie Sie Suchabfrage gestalten können. Jetzt wird es darum gehen, wie wir die Suchanfrage optisch aufpeppen können. Denn die schon vorhandenen Vorlagen sind, abgesehen von den Funktionen für Bilder, eher sehr technisch. Ich werde mich dabei auf eine einfache Anwendung konzentrieren, es gibt im Internet viele Blogs welche sich dem Thema angenommen haben. Wenn man einmal das Prinzip verstanden hat, kann man auch schnell eigene Lösungen implementieren.

Die Vorlagen heißen Displaytemplates und gibt eine ganze Menge davon im System. Displaytemplates regeln sowohl die prinzipielle Anzeige der Suchergebnisse (Tabelle, Liste, Slideshow) als auch die Anzeige der einzelnen Elemente (welche Metadaten werden angezeigt, wie groß ist ein Bild). Ebenso werden Displaytemplates verwendet, wenn beim Überfahren eines Elementes eine Vorschau angezeigt wird.

Für Demonstrationszwecke werde ich eine vorhandene Vorlage anpassen und diese ergänzen. Im ersten Teil habe ich mit dem Displaytemplate Two Lines gearbeitet und dort zusätzlich das Metadatum Author eingefügt. Jetzt möchte ich, dass vor dem Metadatum der Begriff Autor steht. Dazu muss das vorhandene Displaytemplate kopiert werden, in der Kopie erfolgt dann die Anpassung. Die Displaytemplates sind im Pfad http:///_catalogs/masterpage/Display%20Templates gespeichert. Dieser bzw. sein Inhalt ist allerdings nicht immer sichtbar im Browser. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie das SharePoint Publishingfeature aktivieren. Um zum Pfad zu navigieren, gehen Sie zu den Site Settings und dann zu Master pages and page layouts im Abschnitt Web Designer Galleries. Auch diesen Link finden Sie erst nach der Aktivierung des Features. Sie sehen eine Bibliothek, in welcher alle Pagelayouts und Masterpages liegen sowie einige Ordner. Suchen Sie den Ordner Display Templates und öffnen Sie diesen. Die Displaytemplates für den Webpart für Inhaltssuche liegen im Unterordner Content Web Parts. Dort finden Sie jetzt alle Displaytemplates , welche Sie auch im Webpart auswählen können.

Um möglich einfach zu arbeiten, öffnen sie Sie die Bibliothek im Windows Explorer. Klicken Sie dazu auf das Menüband Library und im Abschnitt Connect & Export auf Open with Explorer. Wenn Sie möchten, können Sie den Pfad auch einen Laufwerkbuchstabe zuweisen. Sie können dann in jeden beliebigen HTML Designer arbeiten, denn die Displaytemplates bestehen nur aus HTML und JavaScript. Beide zusammen bilden dann jeweils ein Displaytemplate.

Angepasst werden immer nur die HTML Dateien, NIEMALS die JS Dateien. Die JS Dateien werden von SharePoint automatisch erzeugt wenn eine HTML Datei gespeichert wird und sind für die Bearbeitung tabu. Suchen Sie die Datei Item_TwoLines.html und kopieren Sie diese zu Item_TwoLines_with_Author.html. Sie werden sehen, unmittelbar danach wird auch die entsprechende JS Datei erstellt. Ich öffne die kopierte HTML Datei in Notepad++, aber natürlich geht auch jede anderer Editor.

Es lohnt sich die Datei einmal in aller Ruhe anzuschauen. Sie enthält viele Möglichkeiten und Ideen, was mit Displaytemplates alles möglich ist. Ich gebe nur einen kleinen Abriss, um zu zeigen was man mindestens für ein eigenes Displaytemplate machen muss. Als erstes sollten wir den Titel in Zeile drei ändern. Unter diesen Namen können wir nämlich später das Displaytemplate im Webpart auswählen. Unschön, wenn es zwei Displaytemplates mit dem gleichen Namen gibt. Ich nenne mein Displaytemplate TwoLines with Author.

<html xmlns:mso="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:msdt="uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882">
<head>
<title>TwoLines with Author</title>

Als nächstes interessant ist die Zeile acht. In dieser Zeile legen Sie fest, mit welchen verwalteten Eigenschaften Sie im Displaytemplate arbeiten möchten. Dabei gibt es immer ein Wertepaar, interne Bezeichnung der Eigenschaft und Anzeigename. Da in unseren Fall allerdings die Werte über Eingabefelder (Line1 und und Line2) übergeben werden, brauchen wir die Eigenschaften hier nicht extra zu benennen.

Es folgt einiger JavaScript Code, welcher in Token

<!--#_ _#-->

eingeschlossen ist. Die eigentliche Darstellung erfolgt erst ab Zeile 63. In Zeile 73 steht die Darstellung der zweiten Zeile.

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">_#= line2 =#_</div>

Wir können jetzt erkennen, dass hier sowohl reines HTML als auch JavaScript vermischt wird. Der JavaScript Code steht wieder in Token. Der Wert der Eigenschaft steht vor dem letzten Div in _#= line2 =#_ . Also ändere ich die Zeile folgendermaßen indem ich direkt davor Author schreibe:
Orginal

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">_#= line2 =#_</div>

Mit Änderung

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">Author: _#= line2 =#_</div>

Speichern Sie die Änderung.

ACHTUNG: Damit alle Benutzer die Änderung später sehen, muss das geänderte Displaytemplate noch veröffentlicht werden. Gehen Sie im Browser deshalb zu der Bibliothek, markieren Sie die Datei und wählen Sie aus der Menüleiste Publish Dieser Vorgang ist jedes Mal erforderlich, wenn Sie ein fertiges Displaytemplate zur Verfügung stellen wollen. Veröffentlichen Sie nur die HTML Datei, um die JS Datei kümmert sich SharePoint alleine.


Damit Sie das neue Displaytemplate auswählen können, müssen Sie die Seite neu laden, welche den Webpart für Inhaltssuche enthält und diesen wieder zur Bearbeitung auswählen.

Unter Property Mappings können wir das Metadatum Author auswählen, welches dann auch in der zweiten Zeile zusammen mit dem Suffix angezeigt wird. Natürlich wird jetzt immer der Präfix Author angezeigt, aber als Beispiel soll es genügen.

Dies alles nur als Beispiel. Wenn man das konsequent zu Ende denkt, kann eine Anwendung entstehen, wie sie Maggi erstellt hat. Die Rezepte arbeiten mit der Suche und die Präsentation der Suchergebnisse erfolgt mit Displaytemplates. https://www.maggi.de/rezepte. Displaytemplates sind DAS Mittel zur Wahl zur Präsentation von Inhalten in SharePoint. Auch, aber nicht nur deswegen sollte man überlegen mehr Inhalte über die Suche zu erschließen und auf Drilldown Strukturen immer mehr zu verzichten.

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Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 Übersicht
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Dieser zweite Teil der kleinen Serie über das Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigt sich mit dem Schreiben der Suchquery für den Webpart. Diese wird in Keyword Query Language (KQL) geschrieben, ist enorm leistungsfähig und dabei nicht einmal kompliziert. Natürlich können die Suchabfragen, welche ich unten beschreibe, auch an allen anderen Orten der SharePoint Suche (Suchergebnisquellen, JS Code, etc.) verwendet werden. Los geht’s.

Um die Beispiele nachvollziehbar zu machen eine kleine Erläuterung, was ich angelegt habe: Es gibt eine Bibliothek mit vier Bildern, welche auch als Inhaltstyp Bild klassifiziert sind. Außerdem gibt es in der Bibliothek auch Videos und MP3. Die Bibliothek heißt BilderTest.

Wenn Sie den Suchwebpart im Modus zum Bearbeiten geöffnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Change query im oberen Abschnitt des Webparts.

Es öffnet sich ein Overlayfenster mit ziemlich vielen Optionen.

Damit Sie die Suchquery überhaupt eingeben können, klicken Sie auf Switch to Advanced Mode. Wenig überraschend können Sie die Suchquery in das gleichnamige Feld eingeben. Entfernen Sie dazu den schon darin stehenden Inhalt. Folgende Parameter können Sie u.a. für die Query verwenden. Die meisten Parameter werden in der Form Parametername:Wert verwendet.

Parameter Bedeutung Beispiel
path Gibt einen Speicherplatz an, aus dem die Ergebnisse angezeigt werden sollen. Dies kann eine Sitecollection, eine Website oder eine Liste/Bibliothek sein. Path:“http://intranet.contoso.com/ BilderTest“

Würde alle Inhalte aus der Bibliothek BilderTest anzeigen.
ContentTypId Gibt eine ID eines Inhaltstyps an, auf dem Suchergebnisse verengt werden. Um diese ID zu finden, schalten Sie wieder in den QuickMode und wählen bei Select a query den Wert Items matching a content type (System) aus. Weiter unten können Sie dann unter Restrict by content type im
DropDown den gewünschten Inhaltstyp auswählen. Der Wert mit Parameter steht dann im Abfragefeld wenn Sie wieder umschalten.		 ContentTypeId:0x010102*

Wählt alle Bilder aus.
Author Damit kann der Autor eines Elementes gesucht und damit gefiltert werden. Author:{User.Name}

Damit werden alle Elemente angezeigt, welche den Benutzer, welcher die Seite gerade aufruft, als Autor enthalten.
FileType Grenzt die Abfrage auf einen Dateiformat, z.B. pdf oder docx, ein. FileType:jpg

Zeige nur JPG Dateien an.

Sie können als Parameter jede verwaltete Eigenschaft nutzen. Wie Sie diese erstellen, ist hier beschrieben für onPremise und für Office 365. Die Parameter können untereinander mit den Operatoren AND und OR verbunden werden. Wenn Sie nichts angegeben, ist es immer ein AND. Wenn Sie ein OR verwenden möchten, so müssen Sie dies großschreiben. Ebenso können Sie + und – bzw. NOT verwenden.

Eine typische Abfrage um alle Bilder in der Bildbibliothek BilderTest anzuzeigen könnte wie unten aussehen. {Pfad} müssen Sie mit Ihrem Pfad ersetzen, dies ist kein Platzhalter im KQL.

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ ContentTypeId:0x010102*

Um alles außer Bilder, also z.B. nur Videos und MP3 anzuzeigen würde sich anbieten:

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ NOT ContentTypeId:0x010102*

Um alle meine Dokumente zu sehen:

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ Author:{User.Name}

Am rechten Rand des Fensters können Sie jeweils eine Vorschau sehen, wenn Sie auf Test query klicken. Wenn Sie den Test in der Suchanwendung in der Zentraladministration durchführen, sehen Sie keine Vorschau sondern erhalten einen Fehler. Dies ist „normal“. Haben Sie die Query fertig, klicken Sie auf OK. Damit Sie eine Änderung auf der Webseite sehen, klicken Sie entweder auf Apply oder auf OK in der Konfiguration des Webparts. Damit die Bilder auch entsprechend angezeigt werden, wählen Sie die Konfiguration wie unten aus.

Der nächste Beitrag wird sich tiefer mit der Darstellung der Ergebnisse, also den DisplayTemplates beschäftigen.

Zum Abschluss noch ein Tipp: Thomas Maier, der SharePoint Schwabe, hat einige gute Gedanken zum Vergleich Google und SharePoint Suche geschrieben. Schauen Sie doch mal rein. https://www.sharepoint-schwabe.de/suche-wie-kann-sie-besser-genutzt-werden-tipps-und-parameter

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Neue Onlinekurse zu den Themen SharePoint und Office 365 verfügbar

Wie schon vor einiger Zeit angekündigt, biete ich einiger meiner Kurse jetzt auch online an. Da dieses Format recht praktisch ist und auch Spaß macht, habe ich mich entschlossen weitere Kurse anzubieten. Vielleicht ist ja was für Sie dabei. Natürlich können auch individuelle Themen und Termine vereinbart werden. Sprechen Sie mich einfach an. Die Namen der Kurse sind verlinkt und führen direkt zum Anbieter.

Suche in SharePoint – Basiskurs

Dieser Kurs ist konzipiert für Teilnehmer, welche einen übersichtlichen und umfangreichen Einblick in die SharePoint Suche wünschen.

Suche in SharePoint – Aufbaukurs

Dieser Kurs richtet sich an erfahrene Benutzer der Suche in SharePoint. Für alle, die es ganz genau wissen wollen.

Office 365 für Entscheider

Der Kurs wurde entwickelt um abschätzen zu können inwiefern Office 365 für Sie eine mögliche Alternative ist. Sowohl technische als auch nichttechnische Aspekte werden beleucht.

Anwendungen nach außen veröffentlichen mit Active Directory Federation Services (AD FS)

Dieser Kurs befähigt Sie, einen internen SharePoint Server nach außen mit ADFS zu veröffentlichen.

MCSE:SharePoint2013 Upgrade zu MCSE:SharePoint2016

Dieser Kurs ist für Teilnehmer, die eine Zertifizierung für MCSE:SharePoint 2013 haben und diese auf MCSE:SharePoint 2016 heben möchten.

Informationen verwalten mit SharePoint

Dieser Kurs vermittelt das Wissen, welches notwendig ist um eine SharePoint Installation erfolgreich einzuführen. Grundlage ist immer die Informationsarchitektur.

 

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Speichergrenzen (Quotas) in SharePoint Webanwendungen verwalten

In vielen Umgebungen ist es wichtig, die Größe, welche Webanwendungen erreichen können, zu limitieren. Auch wenn dies mit SharePoint 2016, wo Webanwendungen sich im Terabyte bewegen können, technisch nicht mehr so relevant ist, gibt es doch viele andere Gründe die Größe zu limitieren. Der Artikel bezieht sich dabei auf SharePoint 2013/16 in einer onPremise Version. Das Prinzip bleibt in SharePoint online gleich, nur gibt es dort natürlich eine andere Oberfläche.

Das Vergeben von Quotas gliedert sich in zwei Teile und kann nur in der Zentraladministration oder aber mit PowerShell verwaltet werden. Sie müssen zuerst ein Quotatemplate erstellen und dieses dann auf eine Webanwendung anwenden. Um die Quotas zu konfigurieren, öffnen Sie die Zentraladministration und gehen Sie in den Abschnitt Application Management. Klicken Sie dort in der Gruppe Site Collections auf den Link Specify quota templates. Im Folgenden gehen wir davon aus, dass Sie ein neues Quota erstellen möchten. Möchten Sie ein vorhandenes ändern, wählen Sie dies entsprechend aus. Sie können im Grunde hier nicht viel konfigurieren. Geben Sie die Limits an wie vorgesehen und speichern Sie die das neue Quota. Wenn Sie keine Sandboxed Solution haben, müssen Sie dort auch nichts konfigurieren, ansonsten ist der Wert vom Verbrauch Ihrer Sandboxed Solution abhängig.

Klicken Sie nach dem speichern auf den Link Configure quotas and locks. Dies ist der eigentlich spannende Teil, denn hier können Sie angeben, was passiert beim Erreichen des Grenzwertes. Die Einstellungen sind selbsterklärend, sodass ich hier auf weitere Erläuterungen verzichten kann. Achten Sie immer darauf die richtige Site Collection auszuwählen. Im Eifer des Gefechtes passieren mir da immer mal Fehler. Natürlich können Sie ein Quota auch direkt verwenden, wenn Sie eine neue Site Collection erstellen.

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