Neuer Onlinekurs Arbeiten mit SharePoint online und Grundlagen Office 365

Seit etwa 13 Jahren gebe ich IT Schulungen im SharePoint Bereich bzw. seit der Einführung auch für Office 365 oder früher Office online. Unter anderem habe ich schon 2004 den ersten vollständigen, deutschen SharePoint Kurs inkl. der Unterlagen entwickelt. Dabei habe ich bisher immer die Schulungen als Präsenzschulungen gehalten, was eigentlich immer gelungen ist. Sicher, es gab ab und zu einen Ausreißer, das ist aber völlig normal.

Jetzt erhalte ich aber mehr Anfragen für Schulungen bsp. für Office 365 als ich vor Ort leisten kann. Daher habe ich mich entschlossen zusammen mit dem Anbieter quofox.com verschiedene Schulungen online anzubieten. Es sind dies die Schulungen Office 365 Grundlagen und Arbeiten mit SharePoint online. Beide Kurse bieten Grundlagen in den beiden Themen und bieten einen hervorragenden Einstieg in die Thematik als auch Vertiefung wenn gewünscht. Die Kurse sind modular gegliedert und ermöglichen daher einen Einstieg auch auf einen höheren Level.

Ich habe vor, weitere Kurse anzubieten, vielleicht haben Sie ja eine Idee was für Sie interessant wäre? Ich würde mich über Anregungen freuen!

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Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen in Office 365

In einem früherem Blogartikel hatte ich über die Verfeinerung von Suchergebnissen geschrieben. Dabei hatte ich nur eine SharePoint OnPremise Umgebung betrachtet und reiche daher jetzt die entsprechenden Einstellungen unter Office 365 nach. Zum Verständnis dieses Beitrags ist es sicher sinnvoll den oben verlinkten Artikel zuerst zu lesen.

In Office 365 sind die Einstellungen im Wesentlichen gleich, bis auf einen entscheidenden Unterschied, welcher das Anpassen des Suchschemas betrifft. Immer wenn ich eine neue verwaltete Eigenschaft zum Verfeinern nutzen möchte, muss ich im Index ein Full Crawl ausführen. Es liegt auf der Hand, dass dies in Office 365 nicht ohne weiteres möglich ist. Wie also kann ich meine neuen verwalteten Eigenschaften trotzdem zum Verfeinern nutzen?

Die Antwort darauf ist ebenso simpel wie genial. Es gibt schon vorgefertigte verwaltete Eigenschaften welche ich nur noch mit meinen durchsuchten Eigenschaften füllen muss. In meinem Beispiel habe ich eine Dokumentenverwaltung in der ich die Spalte Phase verfügbar machen möchte.

Damit die Eigenschaft genutzt werden kann, muss die Dokumentenbibliothek (re)indiziert werden. Gehen Sie auf die Einstellung der Bibliothek und dort auf Advanced settings. Etwa in der Mitte der Seite gibt es den Eintrag Reindex Document Library. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reindex Document Library.

Gehen Sie dann in die Verwaltung der Suche und in Anpassung des Suchschemas in Office 365.

Die vorbereiteten Eigenschaften finden Sie unter dem Schlagwort refinable. Abhängig vom Datentyp stehen verschiedene Eigenschaften zur Verfügung. Welche Typen dies sind und welche Werte diese speichern könne, steht hier: https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219667%28v=office.15%29.aspx#DefaultUnusedMPs

Für einen Test rufen Sie die Eigenschaft RefinableString00 auf. Um die Eigenschaft aufrufen für können, müssen Sie eventuell blättern. In Abweichung zur normalen Oberfläche können Sie dies hier oben rechts.


Öffnen Sie dann die verwaltete Eigenschaft RefinableString00, gehen Sie zu dem Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. Wenn scheinbar nichts passiert, scrollen Sie auf der Seite ganz nach oben. Suchen Sie die durchsuchte Eigenschaft und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie dies ggf. für weitere durchsuchte Eigenschaften.

Vergeben Sie anschließend im Abschnitt Alias eine Beschriftung unter der Sie die Eigenschaft später wieder finden möchten. Damit ist die Einstellung abgeschlossen.

Wenn Sie jetzt den Webpart für Verfeinerungen anpassen, können Sie diese Eigenschaft auswählen und die entsprechend zugeordneten Werte stehen ihn zur Verfügung. Allerdings kann dies eine Weile dauern.

 

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Arbeiten mit den Visio Services in SharePoint – ein Beispiel

Die Visio Services sind ein Feature von Microsoft SharePoint Enterprise oder SharePoint online P2, welcher auch ab dem E3 Tarif enthalten ist. Damit ist es möglich Visio Shapes in SharePoint darzustellen und damit zu interagieren. Leider nehme ich diese Funktionen bisher nur sehr selten wahr. Vielleicht liegt dies auch daran, dass es dafür bisher scheinbar zu wenige Anwendungsfälle gibt. Dieser Artikel zeigt einen Anwendungsfall und damit die wie Visio Services in SharePoint genutzt werden können. Es soll eine SharePoint Liste existieren, welche Auslastungsdaten von verschiedenen Servern enthält. Je nachdem wie sich diese Werte ändern sollen die Werte in dem Visio Shape eine andere Farbe erhalten. Dass Visio Shape visualisiert dabei die Server.

Damit Visio Shapes in SharePoint genutzt werden können, müssen diese über ein spezielles Format veröffentlicht werden. Möglich ist dies nur mit Microsoft Visio Professionell ab der Version 2010.

Die Abbildung unten zeigt die verwendete Liste in SharePoint.

Öffnen Sie Microsoft Visio Professionell und erstellen Sie ein neues Shape basierend auf der Vorlage Standard–Netzwerkdiagramm. Ziehen Sie vier Serversymbole auf ihr Zeichenblatt. Klicken Sie anschließend im Menüband auf Daten -> Daten mit Shapes verknüpfen.

Wählen Sie Microsoft SharePoint Foundation-Liste und geben Sie die URL der Website ein in der sich die Liste befindet. Wählen Sie anschließend die Liste aus. Stellen Sie den Dialog fertig. Sie sehen jetzt das Shape mit der Liste in Microsoft Visio.

Ziehen Sie jetzt die jeweiligen Listeneinträge auf die jeweiligen Serversymbole. Damit wären die Shapes schon mit den SharePoint Daten verbunden. Um jetzt noch Farbe ins Spiel zu bringen, markieren Sie alle Server Shapes und klicken Sie im Menüband Daten auf Datengrafiken und wählen Sie Neue Datengrafik erstellen.

Klicken Sie Neues Element -> Feld auswählen -> RAM Auslastung. Angezeigt als Farbe nach Wert. Tragen Sie die Werte wie in der folgenden Abbildung ein.

Beenden Sie den Dialog und bestätigen Sie, dass Sie die Grafik auf die ausgewählten Shapes anwenden wollen. Das Ergebnis könnte wie in der folgenden Abbildung aussehen.


Sie können jetzt noch Legenden einfügen, Anmerkungen und vieles weiteres. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, speichern Sie die Datei im Format Visio 2010 Webzeichnung (*.vdw) direkt in SharePoint.

Die Datei kann dann in SharePoint betrachtet werden. Immer wenn sich der Wert des Feldes RAM Auslastung in der Liste ändert, ändert sich kurz danach auch die Farbe des Visio Shapes. Per JavaScript kann auf Klicks in dem Visio Shape reagiert werden. Es gibt auch ein Webpart um die Visio Datei innerhalb einer Seite anzuzeigen. Dies ist nur ein kleines Beispiel was mit den Visio Services möglich ist. Wenn Sie eigene Lösungen haben, lassen Sie es mich wissen!

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Nico Thiemer