Eine neue Suchseite im SharePoint Suchcenter hinzufügen

In verschiedenen Artikeln in meinem Blog habe ich schon über die SharePoint Suche geschrieben. Darin habe ich öfters auf das SharePoint Suchcenter verwiesen, ohne bisher zu erläutern, wie ich diesen eine neue Seite hinzufüge. Dies möchte ich jetzt hier nachholen.

Neue Seiten im Suchcenter sind wichtig, denn diese Seiten verengen eine Suche auf einen bestimmten Bereich, seien es Inhaltstypen wie Aufgaben und Dokumenttypen oder auf einen bestimmten Speicherort. So wäre es z.B. möglich, seine eigene Website mit SharePoint zu indizieren und dann im Suchcenter eine Seite zu haben, welche nur auf dieser Site sucht.

Grundlagen

Das Folgende gilt nur für das Enterprise Suchcenter, im Basic Suchcenter ist die Anpassung nicht möglich. Wenn ich also von einem SharePoint Suchcenter schreibe, meine ich immer ein Enterprise Suchcenter. In diesem ist das Publishing Feature aktiviert, was u.a. auch heißt, wenn ich eine neue Seite erstelle, so muss diese nach dem Abschluss der Bearbeitung IMMER noch eingecheckt und anschließend veröffentlicht werden. Geschieht dies nicht, können Besucher mit „Nur Lesen“ Recht, und das wird die Mehrzahl der Besucher sein, die Seite nicht aufrufen. Für diese Benutzer existiert die Seite schlicht nicht. Dass eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, erkennen Sie am gelben Band oben auf der Seite.

ACHTUNG: Auch wenn eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, so kann diese trotzdem für alle in der Navigation erscheinen, wenn diese darin manuell verlinkt wird.

Eine neue Seite erstellen und bearbeiten

Um eine neue Seite zu erstellen, klicken Sie im Enterprise Suchcenter auf das Zahnrad oben rechts. Vorausgesetzt Sie haben die entsprechenden Rechte, erscheint jetzt der Link „Add a page“. In dem folgenden Dialog geben Sie der Page einen Namen und klicken Create. Sie werden dann auf die neue Seite im Editmodus weitergeleitet.

Die neue Seite besteht aus vier Webparts:

Einen Webpart für die Eingabe
Eine Suchnavigation
Einen Suchergebniswebpart
Einen Webparts für die Verfeinerung

Angepasst werden muss i.d.R. nur der Suchergebniswebpart. Natürlich bietet es sich auch an, die Verfeinerung zu konfigurieren, notwendig ist es nicht.

Um den Suchergebniswebpart zu konfigurieren, rufen Sie dessen Edit Menü auf. Der Webpart ist ganz ähnlich dem Webpart für Inhaltssuche, auch hier können Sie mit der Query arbeiten und diese transformieren. In meinem Blog findet sich auch eine Serie zum Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche, nutzen Sie die Suche in diesem Blog.

In meinem Beispiel möchte ich nur Aufgaben angezeigt bekommen, weshalb ich die Suchquery anpasse. Im Dialog Build your query wähle ich bei Select a query die Möglichkeit Items matching a content type (System). In der Einstellung Restrict by content type wähle ich Task. In der Einstellung Add additional filters muss {searchboxquery} stehen.

Bestätigen Sie alles mit OK und speichern Sie die Änderungen im Webpart und die Seite. Vergessen Sie nicht diese zu veröffentlichen. Wenn jetzt Benutzer in das Suchfeld etwas eingeben, wird NUR in alle Aufgaben gesucht, welche der aktuelle Benutzer sehen darf. Links am Rand können Sie ggf. nach der Person verfeinern, welcher die Aufgabe erstellt hat.

Neue Seite in Navigation einbauen

Wenn Sie jetzt die neue Seite verlassen, z.B. indem Sie auf People klicken, ist die Seite scheinbar weg. Die Benutzer müssten den genauen Pfad oder den Weg zur Pages Bibliothek wissen. Um die neue Seite in die Suchnavigation einzubauen, gehen Sie in die Site settings und dort unten im Abschnitt Search auf Search Settings. In der Einstellung Configure Search Navigation klicken Sie auf Add Link… und navigieren zu der neuen Datei mit der Schaltfläche Browse… Sie finden die Datei in der Bibliothek Pages (englisch) oder Seiten (deutsch). Geben Sie noch einen Titel ein, nehmen die weiteren gewünschten Änderungen vor und Sie fertig. Viel Spaß damit!

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen – Suchschema anpassen (OnPremise)

Ein aktueller Schwerpunkt beim Thema SharePoint ist bei mir die Suche. In fast jeder Beratung welche ich zu diesem Thema gebe, taucht früher oder später die Frage auf wie ich Websitespalten bzw. selbst erstellte Tabellenspalten in der Verfeinerung der Suche nutzen kann. Denn diese sind nach dem anlegen dort nicht zu finden. Vielmehr ist es notwendig, das Suchschema anzupassen. Dieser Artikel erläutert das entsprechende Vorgehen in einer SharePoint OnPremise Umgebung, die Anpassung für Office 365 werde ich noch nachreichen.

Vorbemerkung

Vielleicht Ihnen das auch schon passiert? Sie haben eine Informationsarchitektur geplant mit den entsprechenden Inhaltstypen und Websitespalten. Im Suchcenter wird auch alles gefunden, aber Sie können nicht nach den Eigenschaften verfeinern, wie Sie es sich wünschen. Die entsprechenden Einträge tauchen im Verfeinerungswebpart einfach nicht auf. Anpassen können Sie den Verfeinerungswebpart, indem Sie die Seite bearbeiten, den Webpart bearbeiten und dann auf Einschränkungen auswählen… klicken.

Es erscheint eine Liste der möglichen Einschränkungen.

Die Liste der verfügbaren Einschränkungen ist identisch mit den Eigenschaften im Webpart für Inhaltssuche, welche Sie dort anzeigen können.

Suchschema anpassen

In der SharePoint Suche gibt es durchsuchte Eigenschaften und verwaltete Eigenschaften. Die durchsuchten Eigenschaften sind sämtliche Websitespalten, Tabellenspalten sowie weitere Metadaten, welche SharePoint finden kann. Diese Daten liegen im Suchindex mit ihrem nativen Namen vor, welcher oftmals komplex und wenig intuitiv ist. Verwaltete Eigenschaften machen nun diese durchsuchten Eigenschaften nach außen verwendbar. Sie können einen eigenen Namen verwenden und mehrere durchsuchte Eigenschaften unter einer verwalteten Eigenschaft zur Verfügung stellen. So gibt es eine verwaltete Eigenschaft Author, in welcher sich u.a. der Autor einer E-Mail und der Ersteller eines Dokumentes verbirgt.

Die Aufgabe ist also, eine neue verwaltete Eigenschaft zu erstellen und die durchsuchte Eigenschaft nutzbar zu machen. Außerdem muss die verwaltete Eigenschaft noch entsprechend konfiguriert werden. Gehen Sie dazu in ihre Dienstanwendung der Suche und dort in der linken Navigation zu Search Schema.

Sie sehen zuerst die verwalteten Eigenschaften und können auch die durchsuchten Eigenschaften betrachten. Dabei gilt folgende Regel: Immer wenn eine Websitesspalte erzeugt wird, wird auch eine durchsuchte Eigenschaften und damit korrespondierende verwaltete Eigenschaft erzeugt. Wird eine Spalte direkt in einer Tabelle erzeugt, wird eine durchsuchte Eigenschaft angelegt, aber keine verwaltete Eigenschaft. Im ersten Fall müssen Sie keine neue verwaltete Eigenschaft erstellen sondern diese nur anpassen, im zweiten Fall müssen Sie eine neue erstellen. Klicken Sie dazu auf New Managed Property.

Geben Sie der neuen verwalteten Eigenschaften einen Namen, welcher allerdings keine Sonderzeichen, auch keinen Bindestrich enthalten darf. Auch Leerzeichen sind nicht erlaubt. Gehen Sie dann in den Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. In meinen Fall möchte ich eine Eigenschaft CRM Version verfügbar machen. Geben Sie ein Schlagwort in die Suche ein und Sie sehen alle durchsuchten Eigenschaften welche das Schlagwort enthalten. Sie können immer nur eine durchsuchte Eigenschaft hinzufügen, ggf. müssen Sie den Dialog mehrmals aufrufen.

Und die Eigenschaft für Verfeinerungen nutzen zu können und um weitere Vorteile zu nutzen, aktivieren Sie die Optionen

Queryable
Retrievable
Refinable
Sortable

Im Optionsfeld bei Refinable und Sortable muss Yes – active ausgewählt sein. Speichern Sie die Änderungen. Damit die Einstellungen einen Effekt haben, muss ein Full Crawl der Inhaltsquelle durchgeführt werden, in welcher die Eigenschaften liegen. Gehen Sie dazu in ihre Content Sources und starten Sie den Full Crawl.

Wenn Sie jetzt wieder nach dem Abschluss des Full Crawls in den Webpart zu Verfeinerungen oder den Webpart für Inhaltssuche gehen, können Sie die Eigenschaft auswählen.

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Nico Thiemer

Empfehlen von Suchergebnissen in SharePoint 2013

Auch eine gut konfigurierte Suche in SharePoint 2013 liefert in aller Regel mehr Ergebnisse für eine Suchabfrage wie man praktisch verarbeiten kann. Auch sind die Ergebnisse in aller Regel personalisierst, was dazu führt, dass Benutzer A andere Ergebnisse erhält wie Nutzer B. So kann es schnell passieren, das wichtige, vielleicht auch für alle relevante Ergebnisse übersehen werden. Damit dies nicht geschieht, können in SharePoint 2013 und in Office 365 Suchergebnisse empfohlen werden. Dieser Artikel erläutert, wie Sie dabei vorgehen. Da diese Einstellung, wie so vieles in der Suche in SharePoint 2013 sehr umfangreich ist, kann dieser Artikel auch nur einen kleinen Überblick geben.

Die folgenden Einstellungen können sowohl für alle Webanwendungen (über die Suchverwaltung in der Zentraladministration oder in der SharePoint Verwaltung in Office 365) oder auch nur für eine Websitesammlung bzw. Website vorgenommen werden. Entscheidend ist hier der Ort, wo Sie diese konfigurieren. Die Einstellungen werden dann entsprechend vererbt. Sie müssen kein Farmadministrator sein, um die Einstellungen auf der Website oder Websitesammlung vorzunehmen, ein Administrator kann also seine Arbeit hier sehr gut delegieren.

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokument empfehlen, wenn Benutzer nach dem Schlagwort Social Listening suchen. Social Listening ist eine Anwendung, welche nur online zur Verfügung steht und es ermöglicht, Trends für Ihre Produkte zu erkennen und zu nutzen. Dazu analysiert das Tool soziale Netze, Blogs u.v.m. Das Werkzeug kann transparent in Microsoft Dynamics CRM eingebunden werden. Ich versuche in einen der nächsten Blogs auf das Thema einzugehen. Die folgende Abbildung zeigt die Suche vor der Empfehlung.

Die Suchempfehlung werde ich auf Ebene der Suchverwaltung anlegen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie wie ich verschiedene Portale und ein gemeinsames Suchportal haben. Damit die Empfehlung überall gilt, lege ich diese in der Suchverwaltung an. In einer Vor-Ort Installation würden Sie die Einstellung in der Dienstanwendung für die Suche finden, in Office 365 gehen Sie in die SharePoint Verwaltung und dort auf die Einstellung Suchen. Dort klicken Sie dann auf Abfrageregeln verwalten. Ich werde in diesen Beispiel in Office 365 bleiben, die Screenshots unterscheiden sich also in der Formatierung von einer Vor-Ort Installation.

Die Empfehlungen können so konfiguriert werden, dass diese nur in einem bestimmten Kontext erscheinen. Dieser Kontext ist ein Abfragebereich. So wäre es zum Beispiel möglich, dass eine Empfehlung nur dann ausgesprochen wird, wenn ein Benutzer explizit nach Dokumenten sucht. Sucht er nach Treffern in Diskussionen, so erscheint die Empfehlung nicht. In meinem Beispiel möchte ich es einfach gestalten und festlegen, dass die Empfehlung immer erscheint, egal in welchen Kontext. Wählen Sie dazu in dem DropDown Ergebnisquelle auswählen den Wert LocalSearchIndex (Dienst) aus. Klicken Sie anschließend auf den Link Neue Abfrageregel unter dem Dropdown. Geben Sie der zuerst Regel einem Namen. Danach legen Sie im Abschnitt Kontext fest, wann die Regel gilt. Dazu können Sie im Dropdown verschiedene Regeln definieren.

Ich wähle die zweite Regel und lege fest, dass die Regel angezeigt wird, wenn entweder nach Social oder nach Listening oder beiden zusammen gesucht wird.

Nachdem Sie die Bedingung definiert haben, legen Sie unter Aktionen fest, was eigentlich passieren soll. Klicken Sie dazu in Aktionen auf Höhergestuftes Ergebnis hinzufügen. Da ich in meinen Fall auf ein e-book verweisen möchte, gebe ich die URL dazu und eine Beschreibung an. Außerdem lege ich fest, dass die Empfehlung als Banner erscheinen soll. Diese Einstellung ist nicht immer sinnvoll und soll hier nur die Möglichkeit zeigen.

Unter dem Punkt Veröffentlichen können Sie noch festlegen, von wann bis wann die Empfehlung erscheinen soll. Dies ist vor allen dann sinnvoll, wenn Sie z.B. eine Veranstaltung empfehlen. Wenn Sie nichts eintragen, ist die Regel sofort nach dem speichern aktiv. Da in meinen Fall das empfohlene Ziel eine PowerPoint Präsentation ist, sieht die Suche aus wie unten gezeigt.

Nico Thiemer

Die Schaltfläche „Dokument hochladen“ in der Vorlage Dokumentencenter anpassen

In einem der letzten Artikel habe ich über die Inhaltsorganisation von SharePoint Server und Office 365 geschrieben. Vielleicht hat ja der eine oder andere mein Szenario nachvollzogen und ist dabei auf eine kleine Hürde gestoßen. Wenn man nämlich ein Dokumentencenter erstellt, liegt auf der Startseite die Schaltfläche Dokument hochladen. Diese lädt immer in die Bibliothek Dokumente hoch, welche von den Regeln der Inhaltsorganisation aber nicht erfasst wird.

Diese Schaltfläche soll nun angepasst werden, dass die Dokumente automatisch in der Bibliothek Abgabebibliothek
hochgeladen und damit den Regeln unterworfen werden. Diese Anpassung geschieht per SharePoint Designer 2013. Sofern noch nicht vorhanden, können Sie SharePoint Designer 2013 von http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491 herunterladen und installieren. Der SharePoint Designer ist kostenlos und auf dem Rechner auf dem er läuft muss .NET 3.0 installiert sein, was bei Windows 8 kein Problem ist.

Öffnen Sie den SharePoint Designer und wählen Sie den Punkt Website öffnen. Geben Sie die Adresse der Website und die Anmeldedaten ein.

Navigieren Sie nach dem laden der Site, was eine ganze Weile dauern kann, zu Alle Dateien und öffnen Sie die Datei default.aspx welche sich direkt im Stamm der Website befindet.

Die Datei selber können Sie nicht so einfach editieren, dies gelingt nur im erweiterten Modus. Klicken Sie dazu auf das Menüband Start und dann auf Erweiterter Modus.

Suchen Sie den folgenden Eintrag, welcher ca. in Zeile 130 – 150 steht

<button

onclick=“javascript:OpenNewFormUrl(‚Dokumente/Forms/upload.aspx‘);

return false;“>

<nobr>

 <span>Dokument hochladen</span></nobr>

</button>

Dieser Eintrag legt die Schaltfläche an und über die JavaScript Funktion OpenNewFormUrl() fest, welches Formular zum hochladen der Dateien geladen wird. Ersetzen Sie das schon vorhandene Formular

OpenNewFormUrl(‚Dokumente/Forms/upload.aspx‘);

mit dem Formular der Abgabebibliothek.

OpenNewFormUrl(‚DropOffLibrary/Forms/upload.aspx‘);

Speichern Sie die Seite und testen Sie. Neue Dateien sollten jetzt automatisch in die Abgabebibliothek hochgeladen und von dort verschoben werden. Für Benutzer eine einfache und sogleich elegante Lösung.

Dies ist der letzte Artikel für dieses Jahr. Ich wünsche allen Lesern ein frohes Fest, einen guten Rutsch und viel Erfolg bei allen Projekten und Wünschen im kommenden Jahr.

Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-5N.

Nico Thiemer

Arbeiten mit der Vorlage Video in Office 365

Kürzlich hat Microsoft die neue Vorlage Video in Office 365 angekündigt. Dieses habe ich mir nun einmal angeschaut. Diese Artikel gibt über die Bedienung und Anwendung einen Überblick, abseits vom Marketing. Sämtliche Funktionen, welche das Portal kann, unterstützt auch SharePoint Server 2013. Dieser spielt allerdings Videos nativ über HTML 5 ab, das Portal benutzt dazu Flash. Interessant ist auch, die gesamten Metadaten der Videos werden indiziert und tauchen auch in der Suche auf.

Das Portal kann aus den Apps gestartet werden, welche sich seit kurzem oben links in der Ecke verbergen.

Begrüßt wird man nach einer Weile mit einem hübschen Bild und einer aufgeräumten Oberfläche. Im Hintergrund wird eine Websitesammlung erstellt, diese wird aber nicht die letzte sein. Hier zeigt sich schon etwas, was immer wieder kommen wird: Man braucht z.T. einfach ein wenig Geduld bei der ganzen Sache.

Videos werden im Portal in Kanälen organisiert, so wie man es auch von anderen Plattformen kennt. Die Verwaltung der eigentlichen Videodateien erfolgt im Azure Media Services, wofür keine weiteren Kosten anfallen. Das ist doch mal was! Ich habe das Portal mit einem MP4 Video getestet, welches ich vorher mit meinen Lumia 925 aufgenommen habe. Eine Bearbeitung, gleich welcher Art, fand nicht statt.

Nach dem Einrichten habe ich zuerst auf Einstellungen verwalten geklickt und mir die Rechte angeschaut.

Verwaltung:

Eine Möglichkeit, die Videos für anonymen Zugriff bereit zu stellen, habe ich bisher noch nicht gefunden. Wobei solche eine Lösung meistens eh im internen Bereich eingesetzt wird. Praktisch sind Videos für Schulungen oder Produktpräsentationen.

Kanäle verwalten

Wenn das Portal erstellt ist, ist schon ein Kanal vorhanden. Dieser enthält weder ein Video, noch ist dieser sonst wie angepasst.

Um einen neuen, eigenen Kanal zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf neuer Kanal. Sie können dann einen Namen vergeben und eine Farbe für diesen Kanal auswählen. Bilder legen Sie später fest.

Nach dem erstellen, auch dies dauert eine Weile, können Sie ihr erstes Video hochladen. Dies geht einfach per Drag & Drop und dauert eine Weile, meine Datei war ca. 20 MB groß.

Upps, welch Überraschung! Nach dem Hochladen erhielt ich eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht gefunden werden konnte. Allerdings war diese dann doch vorhanden. Sehr merkwürdig. Dieses Verhalten war bei allen Dateien in weiteren Tests gleich!

Die hochgeladene Datei kann allerdings noch nicht abgespielt werden, sondern sie wird zuerst konvertiert in ein Format für den Flash Player. Sie ahnen es, auch dies dauert eine ganze Weile. Die Abbildung unten zeigt ein Video, welches konvertiert und ein Video welches schon fertig ist.

Wird auf ein fertig konvertiertes Video geklickt, wird dieses sofort im Browser über Flash abgespielt.

Konnte man am Anfang, noch nach dem Erstellen des Kanals direkt in diesen ein Video hochladen, ist dies jetzt nur noch durch einen Link am rechten oberen Rand möglich. Dort können dann auch die Einstellungen für den Kanal wieder verwaltet werden.

Jetzt bleibt nur noch übrig, neue Kanäle zu erstellen und neue Videos in diese hochladen. Ein Blick in die Office 365 Verwaltung zeigt, dass jeder Kanal eine eigene Websitesammlung zu sein scheint. Diese zeigt mir auch keinen Verbrauch von Ressourcen an. Ob die Video also vom Benutzerkontingent abgehen, werde ich zu einem späteren Zeitpunkt prüfen.

Wenn Sie mit dem Portal arbeiten, lassen Sie es mich wissen. Ich bin gespannt! Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4X.

Nico Thiemer

Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum	Typ	Beschreibung
Vertragspartner	Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene.	Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart	Startdatum, ab dem der Vertrag gilt.	Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende	Enddatum, bis dem der Vertrag gilt.	Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => <Ihr Inhaltstyp>. Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4G.

Nico Thiemer

Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 2

Im vorherigen Artikel habe ich gezeigt, wie ein Seitenlayout für die öffentliche Website von Office 365 angelegt wird. Dieser Artikel beschäftigt sich damit, wie Sie dieses optisch anpassen können.

Nachdem Sie das Layout erstellt haben, wird dieses direkt in SharePoint Designer Ordner Seitenlayouts angelegt und geöffnet. Der Quellcode eines Seitenlayouts besteht immer aus den Direktiven am Anfang und den Platzhaltern (Placeholders). Diese dienen als Container für Inhalte in SharePoint. Es ist nicht möglich etwas außerhalb der Direktiven oder der Platzhalter zu platzieren. Da wir vom Standardlayout geerbt haben, haben wir auch nur den Placeholder Main bisher in der Datei.

Dieser Placeholder ist der eigentliche Inhalt einer SharePoint Datei, also der Inhalt, den Sie auch im Browser bearbeiten können. Der Bereich des Placeholders Main ist unten gelb markiert, der Rest kommt aus der Masterpage.

Um ein wenig mehr Leben in der Datei zu bringen, können Sie einen Platzhalter für den Head einfügen und zwar unmittelbar unterhalb der Direktiven und oberhalb des Placeholder Main.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderAdditionalPageHead“ runat=“server“>

<SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

<PublishingWebControls:EditModePanel runat=“server“>

<!– Styles for edit mode only–>

<SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/editmode15.css %>“

After=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

</PublishingWebControls:EditModePanel>

</asp:Content>

Um Layout in das Design zu bringen, ergänzen Sie den Inhalt des PlaceHolderMain wie unten gezeigt. Dieser Code fügt Ihnen zwei Spalten in das Layout ein.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderMain“ runat=“server“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-left ms-verticalAlignTop“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-left-inner“>

<PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“PublishingPageContent“ HasInitialFocus=“True“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

</PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-right ms-verticalAlignTop“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-right-inner“>

<PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“SBWPageContent1″ HasInitialFocus=“False“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

</PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

</asp:Content>

Spalten einfügen

Wie kommt jetzt aber das Datum der letzten Änderung in den Code? Dazu haben Sie am rechten Rand im SharePoint Designer den Arbeitsbereich Toolbox. Wenn Sie in diesem ganz nach unten gehen, finden Sie den Punkt Inhaltsfelder. Hier ist die Websitespalte, welche wir vorher in den Inhaltstyp eingefügt haben.

Zeigen Sie auf den Eintrag Geändert am und ziehen Sie diesen in das Fenster mit dem Code. Platzieren Sie diesen unmittelbar über dem schließenden Tag des Placeholders. Damit steht der Eintrag unten links. Wer möchte, kann dies natürlich via CSS auch ändern.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, suchen Sie die Datei in dem Ordner Seitenlayouts. Mit einem Rechtsklick rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen den Punkt Einchecken.

Im folgenden Dialog ist es wichtig, dass Sie den Punkt Hauptversion wählen. Andernfalls ist das Seitenlayout sonst nicht verfügbar für normale Benutzer.

Gehen Sie dann in den Browser und bearbeiten Sie die Webseite, die das neue Design erhalten soll. Klicken Sie im Modus Bearbeiten auf das Menüband Seite und dort auf Seitenlayouts. In den erscheinenden Dialog können Sie nun das neue Design auswählen.

Hier nun das neue Design, aber noch ohne Inhalt 🙂 Ich hoffe, diese Artikel haben Ihnen weitergeholfen und freue mich auf Kommentare. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4v.

Nico Thiemer

Office 365: Administrator für Taxonomie Dienstanwendung eintragen

Taxonomien sind eine feine Sache, in SharePoint verstecken sich diese unter dem etwas sperrigen Begriff Terminologiespeicherverwaltung. Technisch gesehen handelt es sich hier um eine Dienstanwendung, welche den Service den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stellt. Und wie alle Dienstanwendungen hat diese einen Administrator. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass bei der Installation von O365 dieser nicht eingetragen ist. Und ohne diesen können Sie keine Taxonomien erstellen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die Schaltfläche zum Speichern weiß ist: Das muss so sein 🙂 Die bekommt erst Farbe, wenn Sie einen Wert ändern bzw. neu hinzufügen. Achten Sie auch darauf, dass die Standardsprache zuerst immer Englisch ist. Dies ist nicht immer gewünscht.

Den Dienst können Sie aus jeder verbundenen SharePoint Anwendungen direkt aus den Websiteeinstellungen aufrufen.

Nur ist es dort leider nicht möglich, den Administrator zu benennen, bzw. Personen, welche neue Einträge machen dürfen. Diese Einstellung wird in der Diensteinstellung vorgenommen. Und wo finden Sie diese in Office 365? Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, klicken Sie oben recht auf Administrator und dann auf SharePoint.

Dort finden Sie am linken Rand die Einstellung Terminologiespeicher. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

Nico Thiemer

Anpassen der Sortiereinfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server 2013 Suche

In meinen Projekten habe ich oft die Forderung, dass in der Suche die Sortierreihenfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server Suche eine andere sein soll als die vorgegebene. Für die Sortierreihenfolge der Ergebnisse gibt es sogenannte Rankingmodelle. Diese legen nach bestimmen Kriterien fest, was in den Ergebnissen der Suche zuerst erscheint. Das Standardmodell ist das Relevanzmodell. Dabei wird ausgewertet, wie nah ein Treffer am Benutzer ist. Dabei ist es wichtiger, ob man ein Element erstellt oder geändert als z.B. die Anzahl der Schlagworte in einer Ergebnismenge. Viele Anwender wünschen sich aber z.B. eine Ergebnisliste sortiert nach dem Datum der Erstellung. Dieser Blogartikel soll zeigen, wie Sie die Sortierreihenfolge ändern und auch neue erstellen können.

Sortierreinfolge ändern

Um das folgende nachzuvollziehen, ist es wichtig, dass Sie mit einem Unternehmenssuchcenter arbeiten. Dieses erhalten Sie nach aktivieren der Enterprise Feature und dem Feature zur Veröffentlichungs-Infrastruktur. Ebenso ist es in Office 365 verfügbar. Erstellen Sie, sofern nicht schon vorhanden, eine neue Unterwebsite vom Typ Unternehmenssuchcenter.

Wenn Sie die Website öffnen, sind Sie auf der Suchseite (defaults.aspx), wir müssen aber die Suchergebnisseite anpassen (results.aspx). Geben Sie also in das Suchfeld einen beliebigen Begriff ein und klicken Sie auf Suchen bzw. das Symbol Lupe. Sie werden dann zur Suchergebnisseite weitergeleitet, welche Sie dann bearbeiten.

Wählen Sie anschließend den Webpart Suchergebnisse aus und bearbeiten diesen.

Im Abschnitt Einstellungen aktivieren Sie die Einstellung Sortierdropdown anzeigen und klicken anschließend auf OK.

Es erscheint nun über den Ergebnissen ein Dropdown, in welchen Sie verschiedene Sortierreihenfolge auswählen können. Klicken Sie auf Speichern und vergessen Sie nicht, dass die Seite auch veröffentlicht werden muss.

Eigene Sortierreinfolge definieren

Wenn Sie ein wenig mit den Sortierreihenfolge experimentieren, werden Sie feststellen, dass das Modell Datum nicht immer mit den Daten aus SharePoint übereinstimmt. Wenn Sie z.B. die Sortierreihenfolge Datum (neustes) auswählen, wird z.B. ein Dokument A, welches eher als ein Dokument B in SharePoint hoch geladen wurde, vor Dokument B angezeigt. Eigentlich müsste ja Dokument B als erstes erscheinen, da es ja neuer ist. Der Grund für dieses Verhalten liegt darin, dass hier das Datum ausgewertet wird, an welchen das Dokument im Dateisystem erstellt wurde. Wenn also Dokument A als erstes erstellt wurde, wird es auch höher angezeigt. Wollen wir das Datum nutzen, ab dem das Dokument in SharePoint verfügbar war, müssen wir eine eigene Sortierreihenfolge definieren.

Bearbeiten Sie dazu wieder den Webpart Suchergebnisse. In der Einstellung unter der Option Sortierdropdown anzeigen befindet sich ein Textfeld, welches die folgende Zeichenkette enthält.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]},{„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Das Format ist einfach zu erkennen. Ändern Sie die Zeichenkette wie unten gezeigt und fügen Sie dieser eine Sortierung nach dem SharePoint Metadatum Created hinzu.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]}, {„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]}, {„name“:“Erstellung in SharePoint“,“sorts“:[{„p“:“Created“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Nachdem Sie alles gespeichert und die Seite veröffentlicht haben, sollte jetzt auch die neue Sortierreihenfolge erscheinen. Wenn Sie möchten, können Sie auch neue erstellen. Analog dazu können Sie natürlich auch mit anderen Metadaten von SharePoint arbeiten. Experimentieren Sie ein wenig, es macht Spaß 🙂

Der Kurzlink zu diesem Eintrag ist http://wp.me/p4y7ta-36.

Nico Thiemer

Verschieben und kopieren von Listen – Arbeiten mit Listenvorlagen

Eine Liste wird oft auf mehreren Sites mit den gleichen Ansichten und Einstellungen verwendet. Wenn die Liste auf allen neuen Websites verwendet wird, kann man diese in eine neue Websitevorlage einbauen. Ist dies nicht der Fall, ist es besser, eine eigene Listenvorlage zu erstellen. Gleichzeitig kann dies dazu genutzt werden, eine Liste zu kopieren oder zu verschieben. Entweder lassen Sie dann die ursprüngliche Liste stehen (kopieren), oder Sie löschen diese (verschieben). Die Vorlage können Sie später in der ganzen Websitesammlung auswählen und verwenden oder auch exportieren und an einen anderen Ort nutzen.

Listenvorlage erstellten

In jeden Fall müssen Sie zuerst eine Vorlage aus einer vorhandenen Liste anlegen. In meinen Fall ist die eine Liste mit Projektdaten. Gehen Sie zur Verwaltungswebseite der Liste über das Menüband Liste und den wählen Sie dort den Punkt Listeneinstellungen. Klicken Sie dort auf den Link Liste als Vorlage speichern im Abschnitt Berechtigungen und Verwaltung. Im folgenden Fenster müssen Sie der Vorlage einen Namen geben und auswählen, ob die Vorlage mit oder ohne Inhalt gespeichert werden soll. Wenn Sie die Vorlage gespeichert haben, besteht keine Verbindung mehr zwischen der Vorlage und der Liste. Änderungen, die an der ursprünglichen Liste durchgeführt werden, werden sich nicht in der Vorlage und den daraus erstellten Listen niederschlagen.

Listenvorlagen werden als Datei innerhalb der Datenbank gespeichert. In SharePoint ist ein zentraler Katalog vorhanden, in dem alle Listenvorlagen der Websitesammlung abgelegt werden. Unmittelbar nach dem Speichern der Vorlage bietet SharePoint sogar an, zu diesem Katalog zu wechseln.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt manuell mit diesem Katalog arbeiten möchten, gehen Sie zur Websiteverwaltung der höchsten Ebene und öffnen dort den Link Listenvorlagen im Abschnitt Web-Designer-Kataloge. Wenn Sie auf eine Vorlage klicken, so können Sie diese auch als .STP-Datei speichern und später auch in einem weiteren Portal verwenden.

Listenvorlangen verwenden

Wenn Sie eine neue Liste aus der Vorlage erstellen möchten, gehen Sie App hinzufügen. Dort finden Sie die Liste ganz normal in der Liste der vorhandenen Vorlagen. Das weitere Arbeiten unterscheidet sich nicht von dem schon bekannten.

Der Kurzlink zu diesen Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-2W.

Nico Thiemer

Grundlagen

Eine neue Seite erstellen und bearbeiten

Neue Seite in Navigation einbauen

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Vorbemerkung

Suchschema anpassen

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Kanäle verwalten

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Vorlagen verwalten

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

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Spalten einfügen

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Sortierreinfolge ändern

Eigene Sortierreinfolge definieren

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Listenvorlage erstellten

Listenvorlangen verwenden

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