Arbeiten mit der Inhaltsorganisation in SharePoint Server und Office 365

Wenn man mit Dokumenten in SharePoint arbeitet, kommt man um Inhaltstypen nicht herum. Das Arbeiten mit Inhaltstypen beschreiben unter anderem die beiden Artikel Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen und Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen. Was aber, wenn ich alle Inhaltstypen erstellt und eine Informationsarchitektur aufgebaut habe? Wie kann man auf eine möglich einfache Art und Weise Dokumente in SharePoint organisieren? Ein möglicher Ansatz dazu heißt Inhaltsorganisation. Mit diesem Feature wird es möglich, Dokumente anhand vorher festgelegter Kriterien innerhalb von SharePoint strukturiert abzulegen. Um diesen Prozess ordentlich zu verwalten, benötigen Sie einen Inhaltsverwalter. Diese Person sorgt für die Organisation der Daten, klärt Irrläufer und passt den Prozess den jeweils sich wandelnden Erfordernissen an. Mehr als sonst gilt hier: Dokumentenverwaltung ist ein lebender Prozess. Die Strukturen einrichten und vergessen führt auf Dauer zu keiner Lösung.

Szenario

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokumentencenter nutzen, um mit der Inhaltsorganisation zu arbeiten. Wie die Oberfläche des Dokumentencenters, insbesondere die Schaltfläche zum hoch laden von Dateien angepasst wird, ist Thema einen späteren Artikels. Natürlich können Sie auch eine andere Vorlage nehmen, das Feature ist in SharePoint Server und Office 356 fast überall vertreten. Um ein Dokumentencenter zu erstellen, legen Sie eine neue Website bzw. Websitesammlung an und wählen dabei die entsprechende Vorlage aus der Kategorie Enterprise.

Inhaltsorganisation einrichten

Unter Websiteeinstellungen => Websiteaktionen => Websitefeatures verwalten müssen Sie das Feature Inhaltsorganisation aktivieren.


Gehen Sie danach zurück in die Websiteeinstellungen. Sie haben dort zwei neue Links, Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regeln der Inhaltsorganisation. Klicken Sie auf dem Link Einstellungen der Inhaltsorganisation.


Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest. Unter anderem, wer wann informiert wird wenn der Router ein Dokument nicht zuordnen kann. Oft können diese Werte so übernommen werden wie sie sind. Wichtig ist die erste Einstellung, Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten. Diese sollte immer aktiviert sein. In der Abgabebibliothek läuft der eigentliche Dokumentenrouter. Sie finden diese Bibliothek in den Websiteinhalten unter den Namen Abgabebibliothek in einem deutschen SharePoint, in einem englischen trägt sie den Namen Drop off. Immer wenn eine Datei beim speichern keine Regel erfüllt, bleibt die Datei in dieser Bibliothek liegen. Ein Inhaltsverwalter muss dann diese ggf. von Hand an den richtigen Speicherort verschieben.

Regeln für die Inhaltsorganisation festlegen

Klicken Sie nach dem Abschluss der Einstellungen auf den Link Regeln der Inhaltsorganisation. Dort legen Sie fest, welche Dokumente aufgrund von Regeln an welchen Speicherorten abgelegt werden. Dabei geht SharePoint davon aus, dass Sie mit Inhaltstypen und Metadaten arbeiten. Wenn Sie nur mit dem Typ Dokument arbeiten, werden Sie mit den Regeln wenig anfangen können.

Klicken Sie auf Neues Element und geben Sie der neuen Regel zuerst einen Namen. Wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, der eine Regel unterworfen werden soll. Dabei ist es wichtig, dass sich der Inhaltstyp sowohl in der späteren Zielbibliothek als auch in der Abgabebibliothek befindet. Wie Sie einen Inhaltstyp einer Bibliothek zuweisen können, finden Sie hier.


Das Formular wird neu geladen und zeigt Ihnen alle Metadaten an, welche mit dem Inhaltstypen verbunden sind. Auch diese können Sie zu späteren Sortierung benutzen.


Nach den Festlegen von einer oder mehrere Regeln legen Sie eine Bibliothek als Zielspeicherort fest. In dieser können Sie noch einen Ordner automatisch erstellen lassen, abhängig vom ausgewählten Metadatum. In diesem werden dann die Daten in einem weiteren Unterordner abgelegt, gemäß der Auswahl des Wertes. Die folgenden Abbildungen zeigen sowohl die Einstellung als auch eine fertige Bibliothek.


Über Variablen können Sie dabei steuern, wie der Ordner heißen soll. Dabei wird %1 durch den Namen der Eigenschaft ersetzt und %2 durch den eindeutigen Wert für die Eigenschaft. Wenn Sie also eine Eigenschaft Kunde haben und Sie wählen Mustermann aus, so heißt der Ordner bei der Angabe von %1 %2 Kunde Mustermann, geben Sie nur %2 an, wird der Ordner nur Mustermann heißen. Allerdings wird Ihnen SharePoint bei der Auswahl der Option immer einen übergeordneten Ordner mit dem Namen der Eigenschaft erstellten, in dem Beispiel Kunde. Unterhalb dieses Ordners liegen dann die Dateien in den Ordnern mit dem Format, welches Sie angeben. Dies lässt sich nach meinem Wissen nicht ändern.
Wenn Sie jetzt Dokumente in die Abgabebibliothek hochladen, sollten diese in die entsprechenden Zielbibliotheken verschoben werden. Dabei erhält der Benutzer nach jedem Upload und verschieben eine Bestätigung. Können Dokumente nicht zugeordnet werden, bleiben diese eben liegen.

Beachten Sie bitte noch, der ganze Vorgang geht nur dann einwandfrei, wenn Sie die Formulare zum Upload als Overlay starten, was die Standardeinstellung ist. Sollten Sie diese in einem Dialogfeld starten wollen, können Sie das Bestätigungsfenster nicht schließen.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema. Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular oder schreiben Sie einen Kommentar.

Sie wollen mehr über meine Leistungen erfahren? Dann klicken Sie hier.

Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum Typ Beschreibung
Vertragspartner Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene. Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart Startdatum, ab dem der Vertrag gilt. Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende Enddatum, bis dem der Vertrag gilt. Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => . Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular oder schreiben Sie einen Kommentar.

Sie wollen mehr über meine Leistungen erfahren? Dann klicken Sie hier.

Office 365: Administrator für Taxonomie Dienstanwendung eintragen

Taxonomien sind eine feine Sache, in SharePoint verstecken sich diese unter dem etwas sperrigen Begriff Terminologiespeicherverwaltung. Technisch gesehen handelt es sich hier um eine Dienstanwendung, welche den Service den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stellt. Und wie alle Dienstanwendungen hat diese einen Administrator. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass bei der Installation von SharePoint online oder Office 365 dieser nicht eingetragen ist. Und ohne diesen können Sie keine Taxonomien erstellen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die Schaltfläche zum Speichern weiß ist: Das muss so sein 🙂 Die bekommt erst Farbe, wenn Sie einen Wert ändern bzw. neu hinzufügen. Achten Sie auch darauf, dass die Standardsprache zuerst immer Englisch ist. Dies ist nicht immer gewünscht.

Den Dienst können Sie aus jeder verbundenen SharePoint Anwendungen direkt aus den Websiteeinstellungen aufrufen.

Nur ist es dort leider nicht möglich, den Administrator zu benennen, bzw. Personen, welche neue Einträge machen dürfen. Diese Einstellung wird in der Diensteinstellung vorgenommen. Und wo finden Sie diese in Office 365? Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, gehen Sie in das Office 365 Admin Portal, dort unten links in die Admin Centers und dann in SharePoint. Dort finden Sie am linken Rand die Einstellung term store. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
Alternativ können Sie das SharePoint Verwaltungsportal bzw. die Seite zum Verwalten des Dienstes direkt auch über

https://<Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/termstoremanager.aspx
erreichen.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular oder schreiben Sie einen Kommentar.

Sie wollen mehr über meine Leistungen erfahren? Dann klicken Sie hier.

Digitale Zusammenarbeit, was ist das eigentlich?

Da ich immer wieder gefragt werde, was ich denn nun genau unter Digitale Zusammenarbeit verstehe, habe ich dazu diesen Blogbeitrag geschrieben. Ich hoffe, er animiert zum Nachdenken, über Kommentare freue ich mich natürlich immer.

Begriffsbestimmung

Social Enterprise, Social Collaboration, Web 2.0 im Unternehmen – Was für Schlagworte! Viele sprechen davon, doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesen Wortungetümen? Um dies zu erklären, ist ein kleiner Ausflug in die Geschichte ganz interessant.
Als das Internet etwa seit Mitte der 1990er Jahre populär wurde, war der Inhalt für die Benutzer der Webseiten sehr statisch. Sie hatten keine oder nur sehr wenige Möglichkeiten, deren Inhalt zu verändern. Dies änderte sich Mitte der 2000er Jahre, als es mit dem Internet der 2. Generation (daher Web 2.0) möglich wurde, dass Benutzer selbst Inhalte auf Seiten erstellen konnten. Die Benutzer konnten selbst Autoren werden und sich gleichzeitig an der Arbeit der anderen partizipieren. Die wohl erfolgreichste und bekannteste dieser Websites ist facebook.com. Das interessante an facebook.com ist, dass Milliarden von Menschen bereit sind, Informationen und Wissen zu teilen, interessanterweise ganz ohne Gegenwert. Sie werden nur davon angetrieben, andere an ihrem Leben teilhaben zu lassen und am anderen zu partizipieren.
Die oben genannten Schlagworte umschreiben nun den Versuch, diese Mechanismen, welche privat hervorragend funktionieren, für den Firmenalltag zu adaptieren. Warum eigentlich? Was soll das bringen?

Was nützt Ihnen das?

In jeder Organisation wird Arbeit doppelt oder sogar mehrfach verrichtet. Dies geschieht in den allermeisten Fällen ungewollt, hervorgerufen dadurch, dass einfach nicht bekannt ist, woran andere in der Organisation gerade arbeiten. Dies geschieht, weil Zusammenarbeit ab einer gewissen Größe einfach intransparent wird. Dies ist ein völlig natürlicher und sogar notwendiger Vorgang. Niemand kann alle Fäden in der Hand halten, also delegiert man Arbeit. Wenn jetzt der Delegierte wiederum delegiert, habe ich schon zwei Ebenen, die ich überblicken müsste. Da dies eben nicht ohne weiteres geht, setzt eine digitale Zusammenarbeit (noch so ein Wort), genau an dieser Stelle an, denn darum geht es im Wesentlichen: Den Überblick zu behalten und Vorgänge transparent zu gestalten. Damit wiederum haben Sie nun die Möglichkeit, eine höhere Produktivität durch mehr Wissensaustausch und schnellere Ideenfindung zu realisieren.

Praktische Beispiele

Wie könnte so etwas jetzt praktisch aussehen? Sicher bringt das Hochladen von Bildern und deren Kommentierung niemanden in einer Organisation wirklich weiter. Nehmen wir also als klassisches Beispiel den Fall, dass ein neuer Mitarbeiter in die Organisation kommt. Hier werden heute noch viele Arbeiten auf der Basis von Papier erledigt. Dies hat natürlich die bekannten Effekte, dass eine Änderung des Prozesses sehr aufwendig ist (Druck bzw. Design neuer Unterlagen), Informationen nur schwer zu bekommen sind (wo ist der Laufzettel gerade?) und der Prozess an sich nicht sicher ist, d.h. niemand kann sich bis zum Schluss sicher sein, ob alle Daten wirklich richtig erfasst wurden. Wird dieser Prozess nun elektronisch absolviert, gehören die oben genannten Nachteile der Vergangenheit an. Nebenbei kann ich sehr einfach einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu dem Verfahren installieren. So könnte das elektronische Formular eine Schaltfläche enthalten, wo der Bediener dieses bewerten und Vorschläge machen kann.

Ein anderes Thema ist die Projektverwaltung. Es geht dabei nicht um die Verwaltung des Projektes an sich, obwohl auch dies natürlich sinnvoll ist. Es geht eher darum, herauszufinden, was welche Projekte gemeinsam haben. Damit wiederum wird es möglich, Projektschablonen zu entwickeln, welche die eigentlichen Projektzeiten enorm verkürzen können. Hier muss natürlich das Wissen aus allen beteiligten Projektbereichen einfließen. Etwas, was auf dem analogen Weg eigentlich nicht möglich ist.

Oder denken Sie an das Thema „Vermeiden von E-Mails“. Dies ist relativ einfach, durch die Verwendung von Arbeitslisten zu realisieren, welche wiederum nur täglich oder in noch größeren Abständen E-Mails über deren Status schicken. Durch eine intelligente Ablage von Wissen wiederum, reduziert sich ebenso das Aufkommen von E-Mails. Viele interne Rückfragen dazu können sich gespart werden.

Natürlich gibt es noch viele andere Beispiele, gerne stelle ich Ihnen diese auch vor. Stichwort wäre z.B. die Thematik Social Intranet, aber dies würde den Rahmen hier sprengen.

Wie anfangen?

Wichtig ist dabei, diese Form der Zusammenarbeit ist keine Frage, welches Werkzeug Sie verwenden, dies ist eine Frage der Kultur. Im obigen Beispiel des Laufzettels für einen neuen Mitarbeiter, wird z.B. schneller sichtbar, wenn immer an der gleichen Stelle Fehler auftreten. Für Vorgesetzte bedeutet dies natürlich auch eine neue Form der Führung. Fehler müssen zugelassen werden und Hierarchiegrenzen lösen sich unter Umständen auf, z.B. beim Wissensmanagement. Dieser, auf den ersten Blick eher nachteilige Aspekt, ist aber auch eine Chance. Mitarbeiter werden für Ihr Wissen respektiert und motivieren dadurch wieder andere.

Versuchen sie nicht, solche Mechanismen in der Organisation mit einem großen Schlag einzuführen, das wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zu keinem Erfolg führen. Fangen Sie mit einem kleinen Projekt an. Binden Sie die Leitungsebene ein. Benennen Sie Multiplikatoren und bilden Sie eine Fokusgruppe. Entwickeln Sie Metriken, wie Sie Erfolg messen können. Fangen Sie an!

Wie kann ich Sie unterstützen?

Ich begleite Sie, zusammen mit kompetenten Kollegen bei Bedarf, die ganze Zeit in Ihrem Projekt. Dies beginnt bei der Vorbereitungsphase und damit einhergehend bei der Vorstellung des Projektes bei den Verantwortlichen. Ich unterstütze Sie in der Überzeugungsarbeit und biete Workshops zur Entscheidungsfindung an. Ebenso kann ich Sie in der Auswahl des geeigneten Werkzeuges beraten. Natürlich stehe ich Ihnen auch während des Projektes bei und helfen Ihnen bei der Auswertung und dem Betrieb.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Neuer Workshop: Erstellen einer Informationsarchitektur für SharePoint

Viele SharePoint Projekte sind sehr erfolgversprechend gestartet und konnten dann leider die hochgesteckten Erwartungen nicht erfüllen. Warum ist das so? Sicher lag es nicht an der Technik. Diese ist zwar sehr komplex, läßt sich aber trainieren und damit beherrschen. Zudem ist diese heute über Office 365 einfach verfügbar, kostspielige Installationen fallen damit weg.

Was schwieriger ist, ist die Verwaltung von Wissen und Informationen zu planen und zu organisieren. Um eine neue Kultur der Arbeit zu etablierten, ist eine saubere Informationsarchitektur die wichtigste Voraussetzung. Gerade dies stellt aber viele vor ein Problem. Verwunderlich ist dies nicht, war dies doch bisher keine Kernaufgabe der IT. Dass man sich als berufliche Perspektive die IT und nicht Organisationsdesign ausgesucht hat, hat ja Gründe. Dabei sind 80% eines SharePoint Projektes aber genau das: Planung, welche von der Technik als solche unabhängig sind.

Um Sie bei der erfolgreichen Einführung von SharePoint zu unterstützen, habe ich einen Workshop über drei Tage entwickelt, welcher die Technik weitgehend außen vor lässt und sich mit dem Thema der Informationsarchitektur beschäftigt. Sie lernen, wie Sie für eine SharePoint Installation die Informationsarchitektur erfolgreich planen und umsetzen können. Dabei orientieren wir uns an einer Beispielfirma und Installation. Etliche Workshops am „lebenden Objekt“ runden das Ganze ab und helfen das gelernte in die Praxis umzusetzen.

Damit der Workshop nicht zu theoretisch wird, habe ich diesen zweigeteilt. Am ersten Tag vermittle ich Ihnen die Fähigkeiten, Anforderungen und Wünsche in einer Organisation aufzunehmen und zu strukturieren. Die nächsten beiden Tage finden eine Woche später statt und dienen dazu, das erlernte und erfasste in einer SharePoint Installation abzubilden. Hier kann gezielt auf Ihre Organisation eingegangen werden.

Am Ende des Workshops sind Sie in der Lage, SharePoint effektiv einzusetzen und auch weitere Schritte zu planen. Natürlich erhalten Sie auch ein Zertifikat. Für eine Kursagenda und Anmeldung fragen Sie mich hier.

Der Workshop wird in Dresden durchgeführt, natürlich ist auch eine Schulung bei Ihnen vor Ort möglich, dann punktgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Ebenso ist es möglich, dass ich eine schon bestehe SharePoint Installation einer Analyse unterwerfe.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer