Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen

 

Viele haben schon davon gehört, wenig (gefühlt) damit gearbeitet. Die Rede ist von PowerApps von Microsoft. PowerApps sind ein wichtiger Baustein in der Cloud Strategie von Microsoft. Denn PowerApps sollen über Funktion und Oberfläche alle Cloudsysteme miteinander verbinden. Da PowerApps mit der Microsoft Cloud Workflow Umgebung Flow umgehen können, ergänzen sich beide perfekt. Außerdem können beide Anwendungen auch mit lokalen Daten arbeiten, sind also nicht auf die Cloud beschränkt. Und nicht zu vergessen, in SharePoint Online können die Listenformulare schon lange mit PowerApps ersetzt werden. Zeit also, sich PowerApp etwas genauer anzuschauen.

Dieser Artikel ist der Start einer mehrteiligen Serie, welche sich den folgenden Schwerpunkten widmen wird.

1 – Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen – Dieser Artikel
2 – Grundlagen von PowerApps Komponenten und PowerApps Studio
3 – Daten anlegen, ändern und löschen mit PowerApps Komponenten
4 – Arbeiten mit Katalogen in PowerApps
5 – Daten  durchsuchen und arbeiten mit Eingabefeldern in PowerApps

In der Serie wird es eine praktische Mischung zwischen Theorie und Praxis geben. Jeder Beitrag wird dabei eine Erläuterung enthalten und einen entsprechenden Workshop. Als Beispielanwendung werden wir eine Bestellung für Büromaterial implementieren. Wenn Sie das Beispiel nachvollziehen möchten, benötigen Sie eine Office 365 Lizenz oder zumindest einen SharePoint Online Plan.

Mein Einstieg in PowerApps verlief nicht ganz so erfreulich. Ich hatte die Möglichkeit schon die erste Beta zu testen, bin damit aber einfach nicht zurechtgekommen. Dies lag vielleicht auch daran, dass zu diesem Zeitpunkt die Doku einfach nicht ausreichend war und ich auch nicht unbedingt die Notwendigkeit gesehen habe. Dies hat sich geändert. PowerApps sind eine wunderbare Möglichkeit um einfach und schnell ohne Programmierung Lösungen zu entwickeln. Microsoft propagiert PowerApps auch als Nachfolger für InfoPath und wenn man einmal intensiver mit PowerApps gearbeitet hat, sind die Ähnlichkeiten nicht von der Hand zu weisen. Im Gegensatz zu InfoPath werden PowerApps auch ständig weiterentwickelt.

Es gibt natürlich viele Unterschiede zwischen PowerApps und InfoPath, z.B. Formeln. In PowerApps wird sehr oft mit Formeln gearbeitet, welche sich an die bekannte Syntax der Excelformeln anlehnen. Wenn man vorher schon mit diesen gearbeitet hat, fällt einen der Einstieg in PowerApps vergleichsweise leicht. Ein reiner Entwickler wird sich damit wahrscheinlich eher plagen, denn dieser wird sofort versuchen Aufgaben mit JavaScript oder ähnlich zu lösen. Nativ kann ich keinen solchen Code in PowerApps verwenden, aber ich kann mit Azure Functions arbeiten. Und in diesen wiederum habe ich (fast) völlige Freiheit.

Optimiert sind PowerApps für Tablet und Phones. Sie können natürlich auch im Browser laufen, entweder als eine ganze Seite oder aber eingebettet in einem iFrame. Da aber die mobilen Geräte die Zielgruppe sind, können Sie beim Erstellen einer App nur zwischen den beiden Geräteklassen Tablet und Phone unterscheiden. Die Auflösung der App können Sie nachträglich ändern. Für Android und iOS gibt es eine App, welche das Ausführen von PowerApps darin erlaubt.

Es kann grundlegend zwischen zwei Arten von PowerApps entschieden werden: Canvas-Apps und Modellgesteuerte Apps. In einer Canvas-App haben Sie die volle Kontrolle über das Layout und die Funktion. In der Regel erstellen Sie eine Canvas-Apps. Modellgesteuerte Apps setzen dagegen auf ein festes Datenmodell auf. Deren Funktion und Layout kann eingeschränkt sein. Diese Art von PowerApps werden unter anderem bei Dynamics 365 verwendet.

Jeder Benutzer, welche ein Office 365 Konto hat, kann PowerApps erstellen und ausführen. Daneben gibt es noch weitere Preismodelle. Wie üblich unterscheiden sich diese im Umfang der jeweiligen Möglichkeiten und im Mengengerüst. Eine Übersicht finden Sie unter https://powerapps.microsoft.com/de-de/pricing. Eine Besonderheit sind dabei die Benutzer von Dynamics 365, diese haben automatisch PowerApps im höchstmöglichen Tarif. Jeder Benutzer, der eine PowerApp ausführt, benötigt eine (kostenlose) Lizenz. Die Möglichkeiten unterscheiden sich auch noch einmal aufgrund des zu Grunde liegenden Office 365 Tarifes. Eine genaue Übersicht bietet https://docs.microsoft.com/de-de/powerapps/administrator/pricing-billing-skus

Workshop: Mit PowerApps starten

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Ihre erste PowerApp grundlegend erstellten können. Dazu benutzen wir das PowerApps Studio for the web. Das PowerApps Studio für Windows wird nicht weiter entwickelt und soll nicht mehr genutzt werden. In diesem ersten Teil werden wir die PowerApp erst einmal nur erstellen und in den weiteren Beiträgen entsprechend anpassen.

Gehen Sie im Browser Ihrer Wahl zu der Adresse https://powerapps.microsoft.com und melden Sie sich dort mit Ihrem Office 365 Konto an oder erstellen Sie ein kostenloses Konto. Sie kommen auf eine Startseite, auf welcher Sie sofort eine neue, eigene PowerApp erstellen können oder sich erst einmal eine Vorlage anschauen. Beim ersten Anmelden werden Sie nach der Sprache gefragt. Beachten Sie, dass wenn Sie Deutsch auswählen Sie in allen Formel nicht das Komma (,) verwenden müssen sondern das Semikolon (;).

Sich eine Vorlage anzuschauen ist für den Anfang keine schlechte Idee um damit ein Gefühl für PowerApps zu bekommen. In unserem Beispiel möchten wir aber zuerst eine Canvas-App ohne Vorlage für einen Tablet erstellen. Zeigen Sie auf die entsprechende Kachel in der Reihe der Vorlagen links. Über der Schaltfläche Diese App erstellen finden Sie zwei Symbole. Klicken Sie auf das Symbol für das Tablet und dann auf die Schaltfläche. Die folgende Meldung Willkommen bei PowerApps Studio überspringen wir vorerst.

Im Studio haben Sie oben ein Ribbon. Klicken Sie auf Datei und dann auf App-Einstellungen. Hier können Sie der App einen eindeutigen Namen geben und grundlegende Designanpassungen vornehmen. Klicken Sie auf Bildschirmgröße und Ausrichtung und geben Sie das Format und die Größe an. Dies sollten Sie am Anfang machen um später nicht zeitaufwendig das Layout zu ändern. Wie Sie im weiter an der App arbeiten, Steuerlemente und Datenquellen hinzufügen lernen Sie im nächsten Beitrag.
Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Digitale Behördenprozesse in Deutschland – Ein Selbstversuch

Allenthalben hört man von digitalen Behördenprozessen und -abhängig vom Standpunkt- wie schlecht oder auch wie gut diese schon sind. Ich hatte das Vergnügen, nein, das Erlebnis dies bei der Umschreibung eines KFZ in Chemnitz zu testen. Umgeschrieben werden soll dabei das KFZ von Firma A auf Firma B. Komplett online geht das nicht, man kann aber zumindest online einen Termin reservieren und einige Stammdaten eingeben. Und da geht das Dilemma schon los.

Auf der Startseite der Anwendung  gibt es einen Hinweis, was ich als Firmeninhaber so brauche, wenn ich ein KFZ umschreiben möchte. Der Handelsregisterauszug wird als gegebenenfalls deklariert, dies wird später noch wichtig. Wann ich diesen brauche und wann nicht, wird aber nicht erwähnt. Da dieser was kostet, wenn er aktuell ist und ich wenig Zeit habe, besorgte ich diesen nicht.

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Irgendwann kommt man zur der Stelle, wo man für die KFZ Steuer die Kontodaten erfassen muss. Die BIC ist dabei ein Pflichtfeld. Warum eigentlich, die IBAN löst ja auch die Bank auf. Egal, würde das Feld auch die BIC der Postbank akzeptieren, wäre das auch kein Problem. Macht es aber nicht. Egal wie, hinein kopieren, von Hand eintragen, die Eingabe wäre „nicht plausibel“. Aus meiner Not heraus habe ich dann eine BIC eines anderen Kontos eingetragen, und siehe da, es geht! Auf der Website steht, Copyright 2015. Vielleicht wurde zu diesem Zeitpunkt eine Liste der damals gängigen BICs eingelesen und das war es dann. Wenn ich schon solche Klimmzüge machen muss, wie soll das ein nicht IT-affiner Mensch können? Und warum ist keine E-Mail Adresse o.ä. angegeben, damit man mal darüber informieren kann was nicht geht? Fragen über Fragen…

Meinen Termin, mit falsche BIC, habe ich dann noch erhalten. Also zum Amt um das Auto umzumelden. Geht aber nicht so einfach, denn, man vermutet es: Ein Handelsregisterauszug ist Pflicht. Das würde so auf der Webseite stehen, ich müsste nur richtig lesen. Aha. Wenn ich nur solch ein Selbstbewusstsein hätte… Mein Einwurf, ich muss das Auto heute ummelden, dass muss jetzt gehen, wurde damit beantwortet, ich kann mir doch einfach einen Handelsregisterauszug besorgen. Ja, das Amt kann es, der normale Bürger nicht. Denn der muss sich erst bei handelsregister.de anmelden, verifizieren und kann dann man mal einen Auszug bekommen. Stimmt natürlich nicht, laut Bearbeiter, das gehe einfacher. Wie denn nun aber, das war auch nach mehrmaliger Nachfrage nicht herauszubekommen. Da Prozesse von Menschen leben, wurde dann aber doch durch die Bearbeiterin amtsintern ein Auszug organisiert. Dafür vielen Dank, aber das alles wäre vermeidbar gewesen.

Das dann noch die vorläufige Versicherungsnummer nicht passte und das EDV Programm damit streikte, geschenkt. Eine neue Nummer wurde dann von mir via Telefon besorgt.

Fazit: Da liegt noch viel im Argen. Und vielleicht steht manchen doch ein wenig mehr Bescheidenheit an.

Acht Thesen zur digitalen Transformation These 4: „Zukunftsstrategie neu formulieren“

Autoren: Dr. Gerd Friese und Nico Thiemer

Dies ist der fünfte Artikel in der Serie „Acht Thesen zur digitalen Transformation“. Die vierte These lautete, dass eine Zukunftsstrategie neu formuliert werden muss.

These 4: Zukunftsstrategie neu formulieren

Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen. Helmut Schmidt sagte diesen Satz 1980 im Bundeswahlkampf über Willi Brandt. Wer aber seine speziellen Wähler einzig mit Geschenken kapern will, läuft Gefahr, seine eigentlichen Geldgeber (Steuerzahler) aus den Augen zu verlieren.

In der Wirtschaft läuft es genau anders herum. Ohne klare Orientierung gibt es keine Zukunft für die Firma. Je schneller sich der Wandel vollzieht, umso mehr brauchen wir einen emotionalen Bezug zu etwas, wofür es sich lohnt zu arbeiten. Und das ist nicht unbedingt nur klingende Münze. 

 Vielmehr geht es zunehmend um mehr persönliche Anerkennung, Sinnhaftigkeit und Lebensqualität bis ins hohe Alter!“

Was verstehen wir unter der These 4?

Eine Zukunftsstrategie setzt natürlich ein Bild von der Zukunft selbst voraus. Und im Mittelpunkt dieses Bildes sollte immer noch der „Mensch“ als die zentrale Gestaltungskompetenz stehen.  Dies so klar zu definieren ist in Zeiten der digitalen Transformation ein MUSS, keine Option! Ein Unternehmer, der zukünftig Wertschöpfung generieren will, kommt daran nicht vorbei.

Warum ist das so? Liest man nicht allerorten, dass die Maschinen uns bald alle Tätigkeiten abnehmen werden? Warum soll der Mensch überhaupt noch arbeiten. Dieser etwas simplen Aussage liegt eine fatale falsche Annahme zugrunde. Denn Tätigkeit ist nicht gleich Arbeit. Arbeit ist ein sozialer Akt, ein -wenn auch nicht immer sehr ausgeprägt- kreativer Akt. Eine Tätigkeit ist dies oft nicht. So werden Maschinen Tätigkeiten übernehmen, aber wahrscheinlich (hoffentlich, zu mindestens in der näheren Zukunft) keine Kreativität an den Tag legen können. Dies bleibt das „Privileg“ des Menschen.

Die Perspektiven: Sich auf seine Stärke besinnen und eine klare Orientierung entwickeln

  1. Wer keine Orientierung hat, wird von der Angst beherrscht und manipulierbar!

In vielen Organisationen ist auf verschiedenen Ebenen eine diffuse Angst zu spüren. Angst zu versagen, Angst Verantwortung zu übernehmen, Angst sich zu bewegen und damit auch (ganz unabsichtlich) den Zorn eines Vorgesetzten zu erregen. Diese Angst ist oftmals eine Folge des technologischen Wandels auf der einen Seite und intransparenter Prozesse und Abläufe im Arbeitsumfeld auf der anderen Seite.

Das Schlimme ist, dass Intransparenz das Entstehen von verdeckten Machtstrukturen fördert und demjenigen mit dem größten Ellenbogen erlaubt, den größten Gewinn daraus zu ziehen. Damit wird einer Manipulation Tür und Tor geöffnet und die Wertschöpfung komplett ausgehebelt.

Moderne transparente und chatbasierende Arbeitsumgebungen (z. B. Slack oder Microsoft Team) verhindern dies. Und genau das ist auch der Grund, warum gerade das mittlere Management solche Werkzeuge scheut bzw. ablehnt.

Und hier offenbart sich die Veränderung sehr deutlich! Die Führungskräfte „von heute“ müssen über die Kompetenz verfügen mehr zu moderieren, als nur „anzuweisen“! Aber das müssen Sie auch perfekt beherrschen!  Und, sie müssen es auch wollen.

  1. Vorwärts zurück in die Vergangenheit – das Nachwirken alter Frameworks!

Der Grund, warum viele Menschen ängstlich in die Zukunft schauen, ist einfach. Sie empfinden, dass der technologische Fortschritt in all seinen Facetten eine autonome Kraft darstellt. Sie können nichts dagegen tun. Sie können nichts daran ändern. Früher war alles einfacher, besser, schöner!

Aber die Zukunft ist nicht vorherbestimmt! Sie ist gestaltbar, entwickelbar! Man muss nur den Mut haben, es gemeinsam auch zu tun. Die Zeiten, wo jeder sich auf die „Vorsorgepflicht“ des Staates, des VEB oder der Aktiengesellschaft berufen konnte, gab es in der Realität nie (nur in der Phantasie)!

Wie bereits festgestellt, wird die zukünftige Arbeit Kopfarbeit, also kreative Arbeit sein. Dafür bedarf es eines entsprechenden denkfreundlichen „Arbeitsumfeldes“. Ist dies nicht vorhanden, dann sollte es schnellsten neu geschaffen bzw. die bestehenden bescheidenen Ansätze weiter entwickelt werden.

Die heutige Fixierung auf völlige Auslastung der Arbeitskraft eines Mitarbeiters stammt aus dem Industriezeitalter.  Es liegt die Annahme zugrunde, dass nur unter diese Maßgabe der maximale Profit entstehen kann. In den kreativen, den zukünftigen Arbeitsfeldern, ist solches Gedankengut das reinste Gift. Denn es entscheidet dann die Qualität mehr als die Quantität – auch wenn es bedeutet, dass der Mitarbeiter eben mal „geistigen Leerlauf“ hat. Quantität ist eine Frage der Tätigkeit und damit eine Aufgabe für Maschinen.

Es  bedarf folgender Voraussetzungen:

  • Wissen, um was es bei den Veränderungen im Kern überhaupt geht!
  • Einer klaren Zukunftsorientierung (Unternehmeridee, Unternehmensvision und eigener Platz)!
  • Genügend Mut bewusst teilhaben zu wollen und die Kraft es auch zu tun!

Das alles ist nicht neu! Führen über Kompetenz ist allerdings in der klassischen Lehre und auch in der Lebenserfahrung vieler gestandener Manager nicht ausreichend enthalten. Diskursivere Prozesse bedingen, dass man sich selber nicht so wichtig nimmt. Besser ist: Das man zuhört und auch lernt.

  1. Warum der Glaube an Linearität (Vorherbestimmbarkeit) genauso falsch ist wie die Annahme, dass Chaos könnte sich von selbst ordnen!

Linearität bedeutet, dass, wenn sich eine Komponente im Umfeld ändert,  sich alle anderen in gleicher, in adäquaten (proportionaler) Form ebenfalls ändern. Zukunft wäre  berechenbar!

Das würde nur dann eintreten, wenn

  • die technologische Entwicklung sehr langsam von statten geht und
  • die Veränderungen nicht parallel, sondern nacheinander ablaufen.

Somit wären sie vom Betrachter nachvollziehbar, verstehbar und damit beherrschbar.

Tatsächlich aber laufen viele Veränderungen vor dem Auge eines hypothetischen externen unbeteiligten Betrachters in Raum und Zeit unbestimmt bzw. undefiniert in ihren Parametern ab. Die Komplexität der Vorgänge übersteigt die rationalen Fähigkeiten unseres Gehirns zur Schaffung von Ordnung um ein Vielfaches. Wer nicht gelernt hat, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, zu abstrahieren bzw. immer wiederkehrende Muster zu erkennen, wer es nicht schafft daraus für sich (das Team) eine Handlungsstruktur zu entwickeln, wird in der Flut der Informationen jämmerlich ertrinken. Es geht um das WIE, erst dann um das WAS und am Ende erst ums Geld!

Chaos an sich gibt es nicht! Chaos ist eine Chance für neue Möglichkeiten. Es ist die Grundlage für die Gestaltung der Zukunft – oder einen Rückfall in die Anarchie der vergangenen Jahrhunderte.

  1. Jeder von uns muss sich seinen Weg durch die „Unbestimmbarkeit“ ins digitale Kommunikations-Zeitalter suchen!

Statt des Begriffes Digitalisierung wird in der Öffentlichkeit zunehmend der Begriff „NEW WORK“ verwendet. Das ist sinnvoll!

Hier geht es aber nicht um die Arbeit an sich, sondern darum, wie Arbeit neu zu gestalten ist. Ohne „Vorbestimmtheit“ bedeutet dies für die an der Arbeit Beteiligten immer wieder die Durchquerung einer neuen Terra Inkognita.

Also, Jeder der erzählt, der wüsste wo eine digitale Reise hingeht, erzählt blanken Unsinn. Was man sagen kann, ist, dass sich die in 1. kurz beschriebe Transparenz immer weiter verbreiten wird (und muss). Es wird zunehmend egal sein, wer welche Werkzeuge wann benutzt. Solang diese miteinander kommunizieren können, ist alles gut. Die Schnelligkeit der Verfügbarkeit von Informationen bestimmt den Erfolg. Eine Weisheit, welche erstaunlicherweise nicht jeder hat.

Eines ist aber klar: Es kommt nur der gut und gestärkt durch, für den derartige Herausforderungen genau das Mittel sind, sich neu zu profilieren, sein Selbstwertgefühl zu stärken – sicher auch um die entsprechende Anerkennung dafür zu erhalten.

  1. Zukunftsvision – menschliche Imaginationsfähigkeit und Kreativität sind die Grundlage, um seine eigene Zukunft gedanklich vorwegnehmen zu können.

Die richtige Fragestellung ist wichtig! Welche Zukunft hätten wir denn gern? Gibt es eine reale Chance die gewünschte Zukunft unter den gegebenen gesellschaftspolitischen Verhältnissen überhaupt erfolgreich zu entwickeln? Oder anders gefragt,  was ist denn überhaupt möglich?

In einer Veröffentlichung des Handelsblattes vom 16.11.2018 (Dieter Fockenbrock) wird unter der Überschrift „Führende Weltkonzerne und Investoren legen Konzept für nachhaltigen Kapitalismus vor“ darüber referiert, wie man denn das bestehende Konzept in die Zukunft bringen könnte.

Das klingt dann so: „Traditionelle Unternehmensberichterstattung mit ihrer Beschränkung auf die kurzfristige finanzielle Performance vermittelt nur ein unvollständiges Bild der langfristigen Erfolgsaussichten eines Unternehmens“. Und weiter: „Wer langfristig investieren wolle, brauche mehr Informationen, als die übliche Rechnungslegung hergebe“.

Das wussten wir schon!

Aber es wird noch konkreter: „Im Einzelnen wird vorgeschlagen, die sogenannten Wertetreiber Mitarbeiter, Innovation, Vertrauen, gesellschaftlicher Nutzen und Corporate Governance in die Berichterstattung einzubauen. Das Konzept enthält etwa Kennzahlen, mit denen gemessen werden kann, wie ein Unternehmen das Können der Mitarbeiter nutzt“.

Damit ist die Katze aus dem Sack! Menschen (Arbeitskräfte) werden schlicht auf die benötigten Teilmengen reduziert und in Form einer Zahl dargestellt. Die Frage, was sie eigentlich wollen, wird an keiner Stelle des Beitrags gestellt!

Damit bleibt nur ein möglicher Weg übrig! Nur wer weiß, wie Wertschöpfung (Inhalt der neuen Arbeit) funktioniert, kann die daraus resultierenden monetären Ergebnisse und neuen Erkenntnisse so benutzen, um seine eigenen Ziele (Visionen) zu verwirklichen. Letzteres ist die Zugkraft, die uns besser macht.

 Es zeigt sich, dass unter den gegebenen Rahmenbedingungen eine persönliche Zukunftsvision nicht nur individuelle Sicherheit schafft, sondern die entscheidende Grundlage für unser persönliches Überleben ist! Den Rest schafft die KI in der Zukunft auch ohne uns!  

 Hilfestellung 

Damit Sie selber sehen können, wo sich Ihre Organisation befindet, beantworten sie einfach für sich die folgenden Fragen:

  1. Wie transparent ist Ihr Unternehmen? Wissen Sie wirklich, wie Ihre Abläufe sind und wie Ihr Wertschöpfungsablauf wirklich aussieht?
  2. Kenn Sie das Angstpotenzial, den Grad der Unsicherheit, welcher aus dem Slogan „Digitalisierung“ bei Ihren Mitarbeitern heraus resultiert?
  3. Wie hoch ist der Anteil der Kreativarbeit gegenüber den Teil, der als klassischen Erwerbsarbeit bezeichnet wird?
  4. Wissen Sie , wie stark die Methodenkompetenz, das Abstraktionsvermögen der Manager und Führungskräfte (Wie erreichen wir unsere Ziele?) im Unternehmen tatsächlich ausgeprägt ist?
  5. Kenne Sie die Mitarbeiter, welche diese „Unbestimmtheit“ als „Herausforderung zur eigenen Profilierung“ benutzen wollen?

Wir würden uns über eine rege Kommentierung dieser These freuen. Liegen wir falsch, was ist richtig oder haben Sie noch ganz andere Gedanken? Wir sind gespannt.

 

Jahresabschluss 2018

Das Jahr neigt sich dem Ende und gibt mir damit Gelegenheit alles Lesern dieses Blogs zu danken. Wenn ich der Statistik trauen darf, waren in 2018 ca. 14.000 eindeutige Besucher auf diesem Blog. Damit bin ich erst einmal zufrieden 🙂

Der am meisten gelesene Artikel ist –wie schon im letzten Jahr- der zum verschieben/kopieren von SharePoint  Listen, dicht gefolgt von Ampelfunktion für SharePoint Aufgabenlisten. Ich habe einige neue Blogs in Planung; wenn jemand eine Idee hat was ich mal schreiben soll, einfach in den Kommentar zu diesem Beitrag schreiben.

Treffen Sie mich in 2019 bei verschiedenen Veranstaltungen, ich werde rechtzeitig hier darüber informieren. Bis dahin wünsche ich allen ein schönes Fest und einen guten Rutsch!

Klassische SharePoint Oberflächen anpassen – Neue Themes erstellen

 

In praktisch jedem Projekt kommt früher oder später die Frage nach der optischen Anpassung einer SharePoint Oberfläche. Wobei damit nicht die Neupositionierung oder Neuanlage von Seitenelementen gemeint ist, sondern die Anpassung der Farben von Beschriftung und der Darstellung von Hintergrundbildern. Ein Set aus Farben und Bildern wird Theme genannt. Es gibt schon eine ganze Reihe vordefinierter Themes, Sie können aber relativ einfach auch selber welche erstellten. Ob Sie dabei SharePoint lokal betreiben oder in der Cloud, spielt keine Rolle. Wichtig ist nur, wenn Sie diesen Artikel nutzen möchten, müssen Sie in der klassischen Ansicht arbeiten, da die moderne Ansicht Themes auf andere Weise verwendet. Wenn Sie modern Sites anpassen möchten, geht es hier weiter: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/declarative-customization/site-theming/sharepoint-site-theming-overview  oder zu dem guten Artikel von Martin Schlenker.
Dieser Artikel erläutert Ihnen die Themeanpassung von klassischen SharePoint Sites ab SharePoint 2013.

Arbeiten mit vorhandenen Themes

Um ein vorhandenes Theme auszuwählen, klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts und dann auf Site Settings. Im Abschnitt Look and Feel klicken Sie auf den Link Change the look. Abhängig von Ihrer Konfiguration findet sich dieser Link auch direkt im Menü des Zahnrades. Sie erhalten eine Übersicht aller bisher vorhandenen Themes. Klicken Sie auf das, welches Sie nutzen möchten. Sie erhalten eine Vorschau, in welcher Sie noch das Farbset und das Hintergrundbild ändern können. Außerdem ist es auch möglich die Masterpage und den Font auszuwählen. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie oberhalb der Abbildung auf Try it out.
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SharePoint benötigt einige Zeit und Sie sehen eine Vorschau Ihrer Auswahl zusammen mit Ihrem Inhalt. Wenn Sie diese Auswahl behalten möchten, klicken Sie oben rechts auf Yes, keep it. Beachten Sie, dass keine Elemente verschoben wurden, sie wurden nur farblich angepasst.

Ein neues Theme erstellen

Oftmals reichen die mitgelieferten Themes nicht aus und man möchte gern einen neues erstellen. Da sich ein Theme auf Dateiebene schwer bearbeiten läßt, stellt Microsoft dafür das Werkzeug SharePoint Color Palette Tool kostenfrei zur Verfügung. Sie können dies unter https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=38182 herunterladen. Starten Sie nach der Installation das Programm. Beim ersten Mal macht das Tool einen etwas verwirrenden Eindruck, die folgende Abbildung sollte dabei etwas helfen.

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  1. In diesem Dropdown können Sie die Masterpage auswählen, welche in der Vorschau verwendet wird. Außerdem sind noch zwei Tests möglich.
  2. Die Vorschau, wo Sie prüfen können welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.
  3. Hier können Sie ein Hintergrundbild hochladen oder ändern.
  4. Verschiedene Einstellungen für die Vorschau.
  5. Hier können Sie eine primäre Farbe auswählen und mit einem Klick auf Recolor diese auf alle Elemente anwenden.
  6. Dies ist tatsächlich ein Dropdown und legt Ihnen fest, wie die einzelnen Seitenelemente die Sie ändern können in der Anzeige gruppiert werden. Ich wähle immer UI Groups, da mir dies eine schnellere Arbeit erlaubt.
  7. Die einzelnen Oberflächenelemente, welche Sie ändern können. Wenn Sie auf eine Gruppe oder auf ein einzelnes Element klicken, können Sie die Farbe ändern.
  8. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie ein Theme hier als spcolor Datei speichern.

Experimentieren Sie ruhig damit herum in der schönen Gewissheit: Sie können nichts zerstören.

Wenn Sie das neue Theme als spcolor Datei gespeichert haben, gehen Sie wieder in die Siteeinstellung von SharePoint. Dort wieder in die Web Designer Galleries auf den Punkt Themes und dann in den Ordner 15.  Laden Sie die neue spcolor Datei in diesen Ordner hoch und notieren Sie sich den Namen. Gehen Sie wieder in die Web Designer Galleries und dann in Composed looks. Erstellen Sie hier ein neues Element und geben Sie dazu den Titel und den Namen ein. Wichtig ist die Theme URL, welche mit dem ganzen Pfad eingegeben werden muss. In meinem Fall, da ich die gespeicherte Datei red.spcolor genannt habe, ist der Pfad also https://<URL der Site>/_catalogs/theme/15/red.spcolor. Speichern Sie den neuen Eintrag, wenn Sie jetzt wieder ein Theme auswählen, sollten Sie dies auch verwenden können. Haben Sie dem Theme ein Bild oder eine Schriftart mitgegeben, dann müssen Sie diese natürlich auch noch angeben.
Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

 

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Acht Thesen zur digitalen Transformation – These 3: Jugend mit ins Boot holen und von ihnen lernen

Autoren: Dr. Gerd Friese und Nico Thiemer

Dies ist der vierte Artikel in der Serie „Acht Thesen zur digitalen Transformation“. Die dritte These lautete, dass die Jugend mit ins Boot geholt werden muss.

These 3: Jugend mit ins Boot holen und von ihnen lernen

„Wenn wir heute über Netzwerke reden und Vernetzung propagieren, dann denken wir dabei nicht an ein Treffen auf dem Golfplatz oder an den Stammtisch in der Kneipe um die Ecke. Dass muss auch mal sein, aber erst nach der digitalen Vernetzung mittels moderner Kommunikationstools und der Bildung von dynamisch arbeitenden Communities.

Doch viele gestandene Unternehmer sehen das anders. Sie erschreckt die Vorstellung, in virtuellen Räumen am digitalen Kamin Smart Contracts abzuschließen zu müssen. Aber noch schlimmer ist, dass die Angst bei Ihnen umgeht. Sie könnten ihr Gesicht verlieren wenn sie zugeben müssten nicht mehr zu verstehen, wie die Welt der Jugend heute funktioniert.

Erst wenn die Patriarchen herabgestiegen sind und auf Augenhöhe mit den Digital Natives eine Kommunikation zulassen, werden wir vorankommen.“

Dies verstehen wir unter der These 3:
Die Entwicklung geht so schnell,  dass sich das „Wissen der Generationen“ nicht mehr überschneidet. Es entstehen Lücken und Brüche im Verständnis. Teilweise geht die Semantik der Inhalte verloren, weil der Informationsfluss längst die alten Kanäle verlassen hat, die alten  Nutzer aber -aus welchen Grund auch immer- dort weiter verharren.

1.) „Netzwerken“ – Von welchen Netzwerken sprechen wir eigentlich?

Der eine redet von Produktionsnetzwerken im operativen Geschäft und der andere von der Wertschätzung in der Social Media Community. Der andere redet von Hierarchie und Handarbeit und sein gegenüber von agilen (Hochleistungs-)Teams und digitaler Wertschöpfung. Ganz anders der IT-Spezialist: Für Ihn definiert sich ein Netzwerk über mind. 2 Computer, einen Router und einen Anschluss zum Internet!

Wer die Begrifflichkeiten und deren Bedeutung nicht versteht, wer sie nur verwendet, weil sie gut klingen oder im politischen Sprachgebrauch mal wieder ganz oben stehen, hat längst die Bodenhaftung verloren! Es  ist egal, welche Leistungen er bisher erbracht hat oder welche Stellung er gerade einnimmt, er wird nur ein müdes Lächeln und Unverständnis von den „Digital Natives“ ernten. Warum aber verhalten sich dann „viele Menschen“ so?

2.) Woher kommen diese unterschiedlichen Sichtweisen?

Zum einen gibt es den klassischen Blick von INNEN nach AUSSEN, typischerweise in gestandenen technisch orientierten Fertigungsunternehmen mit einem klassischen „Produktvertrieb“! Eine andere Sichtweise ist, das Unternehmen vom Markt her zu betrachten und zu analysieren.

Keiner dieser Blickwinkel ist für sich genommen falsch, aber es ist auch keiner umfassend richtig. Beide gehören direkt zusammen! Wichtig ist aber auch zu wissen, dass der Letztere, der Blick vom Kunden her, längst die führende Rolle übernommen hat!

Die Grundlage allen Wohlstandes ist der Handel mit Waren und Dienstleistungen. Materieller und ideeller Erfolg entsteht dort, wo es eine Nachfrage gibt! In unserer schnelllebigen Zeit ist kein Platz mehr für „technische Entwicklungs-Experimente“. Man muss schon sehr genau wissen, wohin der Markt sich „höchstwahrscheinlich“ entwickeln wird. Und Respekt gibt es nur für den Gewinner, nicht für den Verlierer – egal wie technisch versiert er ist.

3.) Wo liegen nun die Schnittpunkte zwischen diesen beiden Welten?

Wie können diese unterschiedlichen Sicht- und Vorgehensweisen, wie können diese teilweise konträren  Gedankenwelten sinnvoll verknüpft werden? Es geht um die „Verschränkung“  von analogen fassbaren und beständigen Produkten mit digitalen, sich schnell ändernden Nutzungs- und Verhaltensabläufen.

Quintessenz: Es gibt zukünftig keine fertigen Produkte mehr, nur individualisierte bzw. personalisierte und genau adressierte Dienstleitungen (Mehrwert-Dienste).  „Der operativ Schnellere schlägt den Langsameren“! Das ist eine Erkenntnis von GESTERN!  „Der Visionär, der Stratege mit einem klaren Leistungs- und Gewinnversprechen bekommt das Wachstumskapital“! Das ist der Slogan von HEUTE!

Dies bedeutet: Für klassisch produzierende Unternehmen wird es nicht einfacher, an Wachstumskapital zu kommen!

Während Unternehmen mit plattformbasierten (und teils mit digitalen) Geschäftsmodellen quasi das Geld hinterher geworfen wird (Reichweitenbonus), bleibt Mittelständlern nur noch ein Ausweg aus diesem Dilemma! Sie müssen ihr Geschäftsmodell an das digitale Kommunikationszeitalter anpassen – mit jenen jungen Menschen, die das längst verinnerlicht haben! Hier entstehen die Synergieeffekte!

4.) Erforderlich ist ein Neudenken der Organisation.

Diese Erkenntnis führt in (gefühlten) 90% aller Fälle zunächst nur zu operativen Aktivitäten:

  • Herstellung von absoluter Transparenz in allen Abläufen
  • Ausgliederung aller wertschöpfungsfremden Aktivitäten
  • Tiefe Automatisierung aller Abläufe (Beschaffung technischer Ressourcen)

Dieses Vorgehen ist teuer und stößt an Grenzen, da die Gesamtstruktur des Unternehmens (meist hierarchiedefiniert) nicht infrage gestellt wird.

Erst wenn dies nicht zum Erfolg führt, steigt die Bereitschaft, wirklich neu und frei zu denken. Diese Erkenntnisse aber verändern das „Weltbild der alten Hasen“  im Unternehmen drastisch.

5.) Denken in Geschäftsmodellen
Dies ist für viele „Traditionalisten“ schwer zu greifen. Produkte, welche man nicht anfassen kann. Plattformen, welche an den Benutzer nichts verkaufen und doch Milliarden verdienen. Dazu kommt, die „Digital Natives“ denken grundsätzlich in „digitalen Geschäftsmodellen“. Dies können nun beide Seiten zu ihrem Vorteil nutzen:

  • Dynamik entsteht, wenn sich die Generationen vernetzen
  • Jeder hat viel zu geben und zu gewinnen
  • Erfolg entsteht durch stetige Innovation, durch Transformation!

Fakt ist, es hat in der Geschichte bisher noch nie eine technische Entwicklung gegeben, welche auch nur annähernd die jetzige Geschwindigkeit hatte. Befeuert wird dies, weil der Rohstoff der Innovation billig und überall verfügbar ist. Da ist es nachvollziehbar, dass viele sich abgehängt fühlen. Aber hier hilft kein Jammern und Klagen: Wenn man selber den Sprung nicht macht, machen es andere. Und irgendwann dann kann man  überhaupt nicht mehr springen.

Es ist eine gute Idee, in einem Unternehmen Kompetenzcenter einzurichten, welche sich um bestimmte technologische und kulturelle Entwicklungen kümmern und diese auch aufarbeiten. Diese Kompetenzcenter agieren als Schnittstelle und sollten entsprechend auch Rechte innerhalb der Organisation genießen.

Am Ende noch eine Anmerkung:
Fragt man die Chefs kleinerer mittelständischer Unternehmen, wie Sie denn über die „Digitalisierung“ ihrer Unternehmen denken, kommt in vielen Fällen eine Antwort: Wir müssen nicht digitalisieren, wir sind zu klein dazu, haben nicht die Mittel und außerdem tauschen wir uns jeden Tag intensiv miteinander aus! Wie wünschen viel Erfolg!

Hilfestellung
Damit Sie selber sehen können, wo sich Ihre Organisation befindet, beantworten sie einfach für sich die folgenden Fragen:

  1. Welche Maßnahmen haben Sie unternommen, um „Traditionalisten“ und „Digital Natives“ zusammenzuführen?
  2. Geben Sie „Digital Natives“ genügend Raum, um ihre eigenen Gedanken für eine zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung entwickeln zu können?
  3. Haben Sie eine Räumlichkeit, eine „Begegnungsstätte der Generationen“ zur Verfügung gestellt, wo „Zukunft“ gemeinsam, bildhaft, visionär gedacht und visualisiert werden kann?

Wir würden uns über eine rege Beteiligung zu dieser These in den Kommentaren unten freuen. Liegen wir falsch, was ist richtig? Wir sind gespannt.

Eine neue Suchseite im SharePoint Suchcenter hinzufügen

In verschiedenen Artikeln in meinem Blog habe ich schon über die SharePoint Suche geschrieben. Darin habe ich öfters auf das SharePoint Suchcenter verwiesen, ohne bisher zu erläutern, wie ich diesen eine neue Seite hinzufüge. Dies möchte ich jetzt hier nachholen.

Neue Seiten im Suchcenter sind wichtig, denn diese Seiten verengen eine Suche auf einen bestimmten Bereich, seien es Inhaltstypen wie Aufgaben und Dokumenttypen oder auf einen bestimmten Speicherort. So wäre es z.B. möglich, seine eigene Website mit SharePoint zu indizieren und dann im Suchcenter eine Seite zu haben, welche nur auf dieser Site sucht.

Grundlagen

Das Folgende gilt nur für das Enterprise Suchcenter, im Basic Suchcenter ist die Anpassung nicht möglich. Wenn ich also von einem SharePoint Suchcenter schreibe, meine ich immer ein Enterprise Suchcenter. In diesem ist das Publishing Feature aktiviert, was u.a. auch heißt, wenn ich eine neue Seite erstelle, so muss diese nach dem Abschluss der Bearbeitung IMMER noch eingecheckt und anschließend veröffentlicht werden. Geschieht dies nicht, können Besucher mit „Nur Lesen“ Recht, und das wird die Mehrzahl der Besucher sein, die Seite nicht aufrufen. Für diese Benutzer existiert die Seite schlicht nicht. Dass eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, erkennen Sie am gelben Band oben auf der Seite.

ACHTUNG: Auch wenn eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, so kann diese trotzdem für alle in der Navigation erscheinen, wenn diese darin manuell verlinkt wird.

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Eine neue Seite erstellen und bearbeiten

Um eine neue Seite zu erstellen, klicken Sie im Enterprise Suchcenter auf das Zahnrad oben rechts. Vorausgesetzt Sie haben die entsprechenden Rechte, erscheint jetzt der Link „Add a page. In dem folgenden Dialog geben Sie der Page einen Namen und klicken Create. Sie werden dann auf die neue Seite im Editmodus weitergeleitet.

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Die neue Seite besteht aus vier Webparts:

  • Einen Webpart für die Eingabe
  • Eine Suchnavigation
  • Einen Suchergebniswebpart
  • Einen Webparts für die Verfeinerung

Angepasst werden muss i.d.R. nur der Suchergebniswebpart. Natürlich bietet es sich auch an, die Verfeinerung zu konfigurieren, notwendig ist es nicht.

Um den Suchergebniswebpart zu konfigurieren, rufen Sie dessen Edit Menü auf. Der Webpart ist ganz ähnlich dem Webpart für Inhaltssuche, auch hier können Sie mit der Query arbeiten und diese transformieren. In meinem Blog findet sich auch eine Serie zum Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche, nutzen Sie die Suche in diesem Blog.

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In meinem Beispiel möchte ich nur Aufgaben angezeigt bekommen, weshalb ich die Suchquery anpasse. Im Dialog Build your query wähle ich bei Select a query die Möglichkeit Items matching a content type (System). In der Einstellung Restrict by content type wähle ich Task. In der Einstellung Add additional filters  muss {searchboxquery} stehen.

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Bestätigen Sie alles mit OK und speichern Sie die Änderungen im Webpart und die Seite. Vergessen Sie nicht diese zu veröffentlichen. Wenn jetzt Benutzer in das Suchfeld etwas eingeben, wird NUR in alle Aufgaben gesucht, welche der aktuelle Benutzer sehen darf. Links am Rand können Sie ggf. nach der Person verfeinern, welcher die Aufgabe erstellt hat.

Neue Seite in Navigation einbauen

Wenn Sie jetzt die neue Seite verlassen, z.B. indem Sie auf People klicken, ist die Seite scheinbar weg. Die Benutzer müssten den genauen Pfad oder den Weg zur Pages Bibliothek wissen. Um die neue Seite in die Suchnavigation einzubauen, gehen Sie in die Site settings und dort unten im Abschnitt Search auf  Search Settings. In der Einstellung Configure Search Navigation klicken Sie auf Add Link… und navigieren zu der neuen Datei mit der Schaltfläche Browse… Sie finden die Datei in der Bibliothek Pages (englisch) oder Seiten (deutsch). Geben Sie noch einen Titel ein, nehmen die weiteren gewünschten Änderungen vor und Sie fertig. Viel Spaß damit!

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Rückschau OfficeCamp 2018 in Gelsenkirchen

 

Vom 18.06.18 – 20.06.2018 fand im Maritim Hotel in Gelsenkirchen das OfficeCamp 2018 statt. Ich hatte die Ehre dort als Redner zwei Vorträge zu halten. Diese betrafen die SharePoint Suche und wie man Suchergebnisse in SharePoint (Display Templates) anpasst. Meine Vorträge waren gut gefüllt, sodass man merkt, dass das Thema eine gewisse Relevanz hat.

Auch die anderen Vorträge waren von hohem Niveau und auch für mich durchaus interessant. Besonders fielen mir dabei die Möglichkeiten von VR/AR/MR auf, welches mit Microsoft möglich sind. Und das erstaunliche daran, z.T. kostet es nicht mal was bzw. ist in schon vorhandenen Lizenzen enthalten. Glauben Sie nicht? Dann suchen Sie mal in Windows 10 nach Mixed. Klicken Sie dann in der Anwendung auf Mixed Reality. Sie werden Augen machen 🙂

Ebenso interessant waren die Anwendungen/Möglichkeiten mit Azure und Office 365. Alleine was PowerBI kann ist ein kleines Wunder.

Die Organisation war, man kann es nicht anders sagen, hervorragend. Vom Ablauf her, das Abendprogramm, alles super. Ich würde mich freuen, wenn es das OfficeCamp nächstes Jahr wieder gibt!