Daten durchsuchen in PowerApps und Delegierung

 

In den vorherigen Artikeln dieser Serie haben wir eine PowerApp mit Daten verbunden und diese sowohl in einer Datentabelle als auch in einem Katalog (Gallery) bearbeitet. Dieser Beitrag wird zeigen, wie wir innerhalb dieser Steuerelemente suchen können.

Die bisherigen Artikel der Serie sind:

  1. Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen
  2. Grundlagen von PowerApps Komponenten und PowerApps Studio
  3. Daten anlegen, ändern und löschen mit PowerApps
  4. Arbeiten mit Katalogen in PowerApps

Die im Folgenden gezeigten Lösungen gehen sowohl mit einer Datentabelle als auch mit einem Katalog. Da ich aber primär mit dem Katalog arbeite, werde ich sämtliche Beschreibungen und Screenshots mit einem Katalog machen.

Es gibt in PowerApp zwei Möglichkeiten Daten zu finden; dies sind filtern und suchen. Dabei findet die Filter- Formel alle Datensätze in einer Tabelle, die eine vorher definierte Formel erfüllen. Die Suche findet Datensätze in einer Tabelle, die eine Zeichenfolge in einer ihrer Spalten enthalten. Dabei können Sie auch über mehrere Spalten suchen, in der Filter Formel verbinden Sie diese mit ||, in der Search Formel mit ;. Wenn an eine Tabelle eine Suche oder Filter ohne Inhalt übergeben wird, so findet keine Aktion statt, es werden alle Einträge angezeigt.

Arbeiten mit der Suche

Die Such- oder Filterformel wird dabei an die Items Eigenschaft der Datentabelle oder des Kataloges gebunden. Markiert man das Steuerelement, ist diese Eigenschaft auch die Standardeigenschaft.

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Als Beispiel soll eine Suche dienen. Prinzipiell funktioniert es mit Filtern genauso. Um die Suche interaktiv zu nutzen, fügen wir dem Screen über dem Katalog ein Textfeld hinzu. Umbenennen Sie das Feld in txtGallSuche. Fügen Sie in die Items Eigenschaft des Katalogs die folgende Formel ein. Dabei ist ‚Beschaffung‘ die Datenquelle, txtGallSuche.Text der Inhalt des Suchfelds und „Title“;“Beschreibung“ -immer in Anführungsstrichen- die Spalten in denen gesucht wird.

Search(‚Beschaffung‘;txtGallSuche.Text;“Title“;“Beschreibung“)

Diese Formel filtert den Katalog also nach dem Inhalt des Feldes txtGallSuche. Dabei werden die Spalten Titel und Beschreibung durchsucht. Die Suche sucht dabei automatisch in allen Wortbestanteilen in Echtzeit.

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Was ist Delegierung in PowerApps?

Wenn die Eigenschaft Items der Gallery mit einer Suche manipuliert wird, erscheint ein kleines Achtungszeichen an der Gallery. Dies ist eine Warnung zur Delegierung. Dies bedeutet, dass die Suche in der Gallery nicht auf dem Endgerät stattfindet, sondern tatsächlich in der Datenquelle. Dies ist sinnvoll, denn gerade mobile Geräte sind nicht dafür gedacht mit großen Datenmengen zu arbeiten. So werden auch immer nur die ersten 500 Datensätze einer Datenquelle geholt, wobei dies auf 2.000 Einträge erhöht werden kann. Mehr geht aber dann nicht. Unter Umständen bekommen sie damit also falsche Ergebnisse. Die Delegierung verringert damit dieses Problem.

Welche Datenquellen bzw. Konnektoren und welche Formeln Delegierung nutzen, können Sie hier nachlesen. Der Artikel gibt auch eine gute Übersicht über die Problematik an sich: https://docs.microsoft.com/de-de/powerapps/maker/canvas-apps/delegation-overview

Arbeiten mit Katalogen in PowerApps

In den vorherigen Beiträgen haben wir uns mit den Grundlagen von Microsoft PowerApps beschäftigt und diese mit Daten verbunden sowie diese bearbeitet.

  1. Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen
  2. Grundlagen von PowerApps Komponenten und PowerApps Studio
  3. Daten anlegen, ändern und löschen mit PowerApps

Dabei haben wir im letzten Artikel mit Datentabellen (Datatables) gearbeitet. Diese bieten den Vorteil relativ einfach Daten anzeigen zu lassen, Sie können aber keine Daten in der Tabelle direkt bearbeiten. Dieses Manko und einige Funktionen mehr bieten Kataloge. Ein Katalog präsentiert Ihnen eine ansprechende Übersicht über Ihre Daten und Sie können auf einzelne Zeilen reagieren. Auch ist das Design der Ansichten viel flexibler als Datentabellen. Wollen Sie allerdings ein Design wie in einer Datentabelle, ist der initiale Aufwand etwas höher. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit Katalogen engl. Gallerys, genau dies erreichen. Wir beginnen also gleich mit dem Workshop.

Gehen Sie zu der App welche wir in den vorherigen Artikeln erstellt haben und fügen Sie über das Ribbon Home oder Einfügen der App einen neuen leeren Bildschirm (Screen) hinzu. Dies dient nur Demonstrationszwecken, in der realen Welt können Sie dies natürlich auf dem Startscreen machen. Auf dem neuen Screen fügen Sie über das Ribbon Einfügen einen Katalog hinzu. Sie können dabei aus mehreren Vorlagen auswählen, wir wählen die Vorlage Leer.

Verbinden Sie zuerst den Katalog mit der Datenquelle, welche wir vorher erstellt haben. Klicken Sie dazu den Katalog an. In den Eigenschaften können Sie dann die Datenverbindung auswählen.

In der Gallery stehen zwei Links, Element aus der Registerkarte „Einfügen“ hinzufügen und Verbindung mit Daten herstellen. Klicken Sie  auf das Ribbon Einfügen und fügen Sie über Text eine Texteingabe hinzu. Wenn Sie das Feld hinzufügen hat diese noch keine Bindung. Um dies zu erreichen, klicken Sie auf die Gallery und unterhalb von Datenquellen auf Felder => Bearbeiten. Jetzt können Sie dem Feld mitgeben welche Spalte der Datenquelle Sie an das Feld binden möchten. In meinen Fall habe ich das Feld an die Spalte Titel gebunden. Sie werden sehen, dass für jeden Eintrag in der Datenquelle eine Zeile erzeugt wird.

Wiederholen Sie dieses Vorgehen noch zwei Mal, wobei Sie die Textfelder nebeneinander anordnen können. Das fertige Layout könnte dann folgendermaßen aussehen:

Wir sehen jetzt alle Einträge in der Datenquelle im Katalog, wobei zwischen den Einträgen relativ große Abstände bestehen und jede Zelle einen Rahmen hat. Um dies zu ändern, klicken Sie auf dem Katalog und dort oben links auf das Stift Symbol. Sie sehen dann ein Rechteck, wobei dieses mit runden Markern markiert ist. Ziehen Sie an der unteren Seite des Rechteckes dieses am mittleren Marker nach oben. Dies solange, bis das Rechteck fast nicht mehr vorhanden ist. Sie sehen gleichzeitig, wie sich die Abstände zwischen den Zeilen verändern. Wählen Sie den für Sie richtigen Abstand.

Klicken Sie dann auf das erste Feld ganz oben links in der ersten Zeile. In der Eigenschaft Rand des Feldes in dessen Eigenschaften können Sie jetzt den Rahmen auswählen bzw. keinen Rahmen anzeigen lassen. Diese Anpassung können Sie mit jeder Spalte individuell vornehmen.

Automatische Speicherung von Zeilen aktivieren

Nachdem wir die optische Anpassung erledigt haben, wäre es noch gut die automatische Speicherung zu konfigurieren, wenn Benutzer innerhalb einer Zeile etwas ändern. Dabei brauchen wir keine Schaltfläche, es genügt wenn wir einen Datensatz in einer Zelle bearbeiten und diese Zelle verlassen. Die Formel um einen Datensatz in einer Datenquelle zu ändern, ist Patch. Ähnlich wie Collect müssen wir dieser Formel sagen, welche Felder in der Datenquelle verändern werden sollen und wo sich die Felder in der PowerApp befinden welche die Daten enthalten. Die Formel ist aufgebaut in dem Format

Patch(Datenquelle; Zu ändernder Datensatz; {Datenfeld(er)})

In unserem Beispiel könnte die Formel also so aussehen, wenn das Feld Title geändert wird.

Patch(Beschaffung;Gallery.Selected;{Titel:txtGallTitle.Text})

Dabei ist Beschaffung die Datenquelle, die Gallery hat den Namen Gallery, Titel ist der Name der Spalte in der Datenquelle und txtGallTitle.Text ist der Name des Feldes in der PowerApp.

Klicken Sie wieder auf das Stift Symbol im Katalog und klicken Sie jedes Feld an. Im jedem Feld fügen Sie unter Erweitert der Eigenschaft OnChange die Formel hinzu, natürlich angepasst auf das jeweilige Feld. Wenn das Feld verlassen wird, wird die Formel ausgeführt.

Neue Datensätze hinzufügen oder bestehende Datensätze löschen ist analog der Datentabelle im vorherigen Artikel. Fügen Sie ein Formular und Schaltflächen hinzu und konfigurieren Sie beides.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Daten anlegen, ändern und löschen mit PowerApps


Dieser Blogartikel ist Teil einer Serie über das Erstellen von PowerApps. Weitere Artikel finden Sie hier:

1.            Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen
2.            Grundlagen von PowerApps Komponenten und PowerApps Studio

Die beiden vorherigen Artikel haben sich mit den Grundlagen von PowerApp und deren Komponenten beschäftigt. Dabei wurden die ersten Teile einer PowerApp für ein einfaches Bestellwesen entwickelt. Dieser Artikel beschreibt das weitere Vorgehen und erweitert die vorher erstellte PowerApp.

Im aktuellen Stand haben wie der PowerApp eine Datenverbindung zu SharePoint hinzugefügt und einen Datentabelle sowie ein Formular zum Bearbeiten der einzelnen Datensätze eingefügt.

Die nächsten Aufgaben wären jetzt die Änderungen in die Datenquelle zurückzuschreiben, neue Einträge in der Datenquelle zu erstellen sowie vorhandene zu löschen. Wir benötigen dazu zuerst drei Schaltflächen, eine für das Speichern von Änderungen, eine um einen neuem Eintrag zu erstellen und eine zum Löschen. Klicken Sie dazu im Ribbon auf Einfügen und auf Schaltfläche.

Platzieren Sie die Schaltflächen unterhalb des Formulars. Wenn Sie eine Schaltfläche anklicken, können Sie in der Eigenschaft Text die Beschriftung ändern. Es bietet sich außerdem an den Schaltflächen einen selbst beschreibenden Namen zu geben.

Achtung: Wir werden im Folgenden einige Formeln verwenden. In der Dokumentation ist angegeben, dass Argumente in einer Funktion mit einem Komma (,) getrennt werden. Wenn Sie allerdings in einer deutschsprachigen Umgebung entwickeln, müssen Sie die Argumente mit einem Semikolon (;) trennen! Ich werde in diesen Artikeln in einer deutschsprachigen Umgebung arbeiten. Beachten Sie auch, dass die Codebeispiele aus dem Internet fast immer mit Komma arbeiten. Wenn Sie diese Beispiele verwenden wollen, müssen Sie diese entsprechend ändern.

Neue Daten anlegen

Damit ein Speichervorgang ausgeführt wird, muss die Datenquelle auf den Klick der Schaltfläche Neuer Eintrag reagieren. Dies erfolgt über eine Formel, welche der Schaltfläche in der Registerkarte Erweitert in der Eigenschaft OnSelect mitgegeben wird. Es gibt mehrere Formeln, welche dazu verwendet werden können einen neuen Wert in einer Datenquelle zu speichern.

Die erste Möglichkeit ist die Formel NewForm(Name des Formulars). In meinen Fall wäre dies

NewForm(Form1).

Dieses Format hat allerdings Probleme, wenn Sie im gleichen Formular Einträge ändern und neue Einträge erstellen. Daher ist die bessere Alternative, die Formel Collect zu verwenden. Die Formel besteht aus dem Format:

Collect(Datenquelle, Element, … )

wobei Element eine Aufzählung ist welche Felder in der Datenquelle mit welchem Wert gefüllt werden. Die Auflistung hat dabei das Format {Name des Felds in der Datenquelle:Wert eines Feldes in der PowerApp;}
In unserem Fall würde also die Formel wie folgt aussehen. Diese Formel tragen wir in die OnSelect Eigenschaft der Schaltfläche Neuer Eintrag ein.

Collect(Bestellungen;{Title:DataCardValue1.Text;Menge:Value(DataCardValue2.Text);Beschreibung:DataCardValue3.Text})

Die Felder welche wir in der Funktion angeben, DataCardValueX, sind die Felder welche die Werte im Formular enthalten. Diese Felder werden in PowerApp Karten genannt. Sie können die Namen der Felder/Karten in der Übersicht links finden, indem Sie einfach die Datenfelder des entsprechenden Formulars erweitern.

Wenn ein neuer Wert einer Datenquelle hinzugefügt wird, wird diese automatisch aktualisiert. Damit wird der neue Wert auch gleich in der Datentabelle angezeigt.

Achtung: Die Funktion Collect prüft nicht, ob die Datenquelle welche Sie angeben wirklich existiert. Wenn Sie also z.B. einen Schreibfehler haben, wird die Funktion ohne Beanstandung ausgeführt, Sie erhalten allerdings keinerlei Ergebnis oder Fehler.

Damit wir nach jeden Eintrag wieder leere Eingabefelder haben und das Formular zurücksetzen, ergänzen wir die Formel oben um ;;NewForm(Form1);;ResetForm(Form1). Dabei verbindet ;; zwei Formeln miteinander. Die komplette Formel wäre also

Collect(Bestellungen;{Title:DataCardValue1.Text;Menge:Value(DataCardValue2.Text);Beschreibung:DataCardValue3.Text});;NewForm(Form1);;ResetForm(Form1)

Vorhandene Daten aktualisieren

Vorhandene Daten zu aktualisieren ist einfacher. Editieren Sie die Schaltfläche zum Aktualisieren wie schon oben beschrieben und benennen diese mit Speichern. In der OnSelect Eigenschaft können wir jetzt aber nicht mehr die Collect Funktion verwenden, sondern einfach SubmitForm(Name des Formulars). In meinen Fall wäre dies

SubmitForm(Form1)

Wenn Sie einen Datensatz in der Tabelle anklicken, erscheint dieser im Formular. Ändern Sie die Werte entsprechend und klicken Sie dann auf den Button.

Vorhandene Daten löschen

Um vorhandene Daten zu löschen, editieren Sie die dritte Schalfläche und ändern die Beschriftung in Löschen. Fügen in der OnSelect Eigenschaft der Schaltfläche die folgende Formel ein.

Remove(Bestellungen;DataTable1.Selected)

Dabei ist Bestellungen die Datenquelle und DataTable1.Selected der ausgewählte Datensatz in der Datentabelle.

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Arbeiten mit dem PowerApps Studio for the web

Dieser Blogartikel ist Teil einer Serie über das Erstellen von PowerApps. Weitere Artikel dieser Serie finden Sie hier:

  1. Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen

In letzten Blogartikel haben wir uns mit den Grundlagen von PowerApps beschäftigt sowie unsere erste Canvas-App erstellt und dabei das PowerApps Studio for the web geöffnet. Dieser zweite Artikel der Serie erläutert, wie Sie mit diesem Studio arbeiten können und wie Sie Ihrer ersten App Funktionen hinzufügen. Geplant ist eine App, in welche Benutzer eine Bestellung für Büromaterial aufgeben können. Das Speichern der Anforderung erfolgt dabei in einer SharePoint Liste.

Arbeiten mit dem PowerApps Studio for the web

Die Abbildung unten zeigt das PowerApps Studio for the web unmittelbar nach dem öffnen. Dabei haben die folgenden Punkte die folgende Funktion:

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Ribbon: DieMenüleiste, in welcher sich die Steuerelemente befinden, welcher Sie der App hinzufügen können. Diese verteilen sich auf die Menüs Start und Einfügen. Im Weiteren werde ich auf verschiedene Steuerelemente eingehen.
Wenn Sie neue Elemente der PowerApp hinzufügen, sollten Sie diese sinnvoll umbenennen. In diesem Workshop werde ich ausnahmsweise darauf verzichten, da es das Verständnis noch weiter erschweren würde.

Formelfeld: Das Eingabefeld für eine Formel für ein ausgewähltes Element. Formeln ähneln stark dem bekannten Format aus Excel und sind für eine App unersetzlich. Eine Übersicht über alle Formeln finden Sie hier: Referenz zu Formeln für PowerApps.

App Überprüfung: Wenn Sie im Studio eine Formel eingeben, so wird diese unmittelbar geprüft. Falls Fehler gefunden wurden, wird hier ein roter Punkt angezeigt. Ein Klick darauf öffnet einen Dialog mit einer Übersicht aller Fehler. Sie können allerdings eine App trotz Fehler veröffentlichen.

App starten: Hier können Sie den aktuellen Start ihrer App testen. Dies geht partiell auch, wenn Sie die ALT Taste gedrückt halten und dann auf das die Elemente in Designer klicken. Eine entsprechende Meldung wird Ihnen auch angezeigt, wenn Sie den Test verlassen.

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Die App wird beim Starten allerdings nicht für andere Benutzer veröffentlicht und auch nicht gespeichert! Zwar gibt es eine Autosave Funktion, welche aber erst aktiv wird, nachdem Sie zumindest einmal manuell gespeichert haben. Sie sollten dies also gleich nach dem Erstellen der App als erstes machen.

App teilen: Geben Sie andern Mitarbeitern Zugriff auf Ihre App.

Alle Elemente in der App: Eine App besteht aus vielen verschiedenen Elementen. So können Sie mehrere Screen haben auf denen sich wiederum Formulare, Schaltflächen und vielen mehr befinden können. In dieser Übersicht können Sie schnell auf alle Elemente in der App zugreifen. Im rechten Bereich werden dann die jeweiligen Eigenschaften des Elementes angezeigt wenn Sie dieses anklicken.

App Screen: Hier erstellen Sie Ihre App. Platzieren Sie Elemente und schalten Sie zwischen den verschiedenen Screens um. Sie können diesen Bereich maximieren und darin zoomen.

Eigenschaften eines ausgewählten Elementes in der App: Hier befinden sich mehrere Reiter, in welchen Sie die Eigenschaften eines ausgewählten Elementes anpassen können. So können Sie zum Beispiel entweder hier oder im Formelfeld einem Element eine Formel mitgeben.

Workshop: Der PowerApps Elemente hinzufügen

Damit wir Daten in einer App speichern können, benutzen wir eine SharePoint Liste. Die App soll ja dazu dienen, eine interne Bestellung von Büromaterial zu ermöglichen. Die Bestellungen werden dabei in einer benutzerdefinierte SharePoint Liste mit dem folgende Format gespeichert:

Feldname Datentyp Beschreibung
Titel Text Dieses Feld ist von SharePoint vorbelegt. Sie können den Namen ändern, aber wenn Sie das Feld in der App ansprechen wollen, so wird immer noch auf den internen Namen Titel verwiesen.
Menge Zahl Wie viel soll bestellt werden
Beschreibung Textfeld Falls eine weitere Beschreibung nötig ist.

Arbeiten mit Datenquellen

Unsere SharePoint Liste liegt unter der angenommen URL httpS://xyz.sharepoint.com/sites/intern/ Lists/Bestellungen. Für alle weiteren Vorgänge müssen Sie diese URL natürlich mit ihrer eigenen URL ersetzen. Nachdem wir unsere neue PowerApp geöffnet haben, ist diese zunächst leer. Wir sehen einen leeren Screen als Container für unsere Elemente und sonst weiter nichts. Bevor wir jetzt beginnen neue Elemente dem Screen hinzuzufügen, müssen wir zuerst unsere Datenquelle, in dem Fall die SharePoint Liste, mit der PowerApp verbinden. Dies sollten Sie auch immer zuerst machen, weil Sie a.) damit eventuelle Probleme (und die gibt es immer mal!) sofort begegnen und b.) alle Elemente, sofern diese eine Datenbindung unterstützen, die Datenquelle gleich zur Auswahl anbieten.

Um eine Datenquelle an eine PowerApp anzubinden, gibt es verschiedene Konnektoren. Viele davon sind im Standardtarif enthalten, einige davon werden nur in PowerApps Plänen eins und zwei lizenziert. Ein Konnektor stellt eine Verbindung zu einer angegeben Datenquelle her und sorgt dabei für den jeweils spezifischen Zugriff auf die Daten. Außerdem werden im Hintergrund sämtliche Funktionen erstellt um die Daten in der Quelle zu lesen, zu ändern, zu löschen und neue hinzuzufügen. Diese Aktionen werden dann von Steuerelementen in der PowerApp ausgeführt. Wie dies im Einzelnen in der Datenquelle geschieht, kann uns egal sein.

Um eine SharePoint Liste der PowerApp hinzuzufügen, klicken Sie im PowerApps Studio for the web auf die Menüleiste Ansicht und dort auf Datenquelle. In dem erscheinenden Panel klicken Sie auf die Schaltfläche Datenquelle hinzufügen und auf +Neue Verbindung.

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Sie sehen eine Liste aller Konnektoren. Es werden Ihnen alle Konnektoren angezeigt, auch die in der Vorschau sind (Symbol Lampe) und die Premiumkonnektoren für Plan eins und zwei (Symbol Siegel). Suchen Sie den Konnektor SharePoint und klicken Sie auf Erstellen. Wie Sie sehen können, sind auch lokale Daten möglich. Allerdings benötigen Sie dazu einen Konnektor, welchen Sie im Vorfeld extra aufsetzen müssen.

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Geben Sie bei Verbindung mit einer SharePoint Website herstellen die Adresse der SharePoint Site ein, auf welcher sich die Liste Bestellung befindet und klicken Sie auf Los. In meinem Beispiel wäre dies httpS://xyz.sharepoint.com/sites/intern/. Markieren Sie die vorher erstellte Liste Bestellung und klicken Sie auf Verbinden. Damit ist die Liste aus SharePoint mit der PowerApp verbunden. Das Panel können Sie dann schließen.

Datentabelle hinzufügen

Um den Inhalt der SharePoint Liste zu sehen klicken Sie auf Einfügen und Datentabelle. Es öffnet sich ein Panel, in welchen Sie für die Datentabelle eine Datenquelle auswählen müssen. Wählen Sie die vorher erstellte Datenquelle Bestellung aus. Es werden sofort die schon vorhandenen Daten angezeigt. In dem Panel können Sie jetzt festlegen welche Felder angezeigt werden und in welcher Reihenfolge. Ziehen Sie dazu Felder auf dem Panel in die gewünschte Reihenfolge.

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Wenn Sie jetzt auf eine Spalte in der Tabelle klicken, sowohl im Screen aus als links in der Übersicht aller Elemente, können Sie sehen, wie Sie für jedes Element Eigenschaften, Regeln und mehr über Erweitert einstellen können.

Daten ändern und neu anlegen

Leider bietet das Steuerelement Datentabelle keine Möglichkeit Daten darin zu editieren oder neue hinzuzufügen. Um dies zu erreichen, fügen Sie dem Screen über Einfügen ein Formular vom Typ Bearbeiten hinzu.

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Auch dieses Steuerelement muss mit einer Datenquelle verbunden werden. Wählen Sie wieder die Datenquelle Bestellung. Bei der Einstellung An Spalten ausrichten wählen Sie 1. Positionieren Sie dann das Steuerelement rechts neben der Datentabelle.

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Damit in dem Formular der jeweils in der Datentabelle ausgewählte Datensatz angezeigt wird, muss dieser dem Formular noch mitgegeben werden. Markieren Sie dazu das Formular, damit Sie die Eigenschaften angezeigt bekommen. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert. In Abschnitt Daten tragen Sie in die das Feld Items DataTable1.Selected ein. Damit verweisen Sie auf die Datentabelle und die jeweils darin selektierten Zeile.

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Haben Sie die Datentabelle umbenannt, müssen Sie die Formel natürlich ändern. Klicken Sie zum testen oben auf das Dreieck.

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Das Ergebnis sollte ähnlich der Abbildung unten sein. Wenn Sie eine Zeile anklicken, sollte die Werte in dem Formular stehen.

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Wie Sie weitere Aktionen in der PowerApp vornehmen können, erfahren Sie mit dem nächsten Beitrag.

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Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen

 

Viele haben schon davon gehört, wenig (gefühlt) damit gearbeitet. Die Rede ist von PowerApps von Microsoft. PowerApps sind ein wichtiger Baustein in der Cloud Strategie von Microsoft. Denn PowerApps sollen über Funktion und Oberfläche alle Cloudsysteme miteinander verbinden. Da PowerApps mit der Microsoft Cloud Workflow Umgebung Flow umgehen können, ergänzen sich beide perfekt. Außerdem können beide Anwendungen auch mit lokalen Daten arbeiten, sind also nicht auf die Cloud beschränkt. Und nicht zu vergessen, in SharePoint Online können die Listenformulare schon lange mit PowerApps ersetzt werden. Zeit also, sich PowerApp etwas genauer anzuschauen.

Dieser Artikel ist der Start einer mehrteiligen Serie, welche sich den folgenden Schwerpunkten widmen wird.

1 – Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen – Dieser Artikel
2 – Grundlagen von PowerApps Komponenten und PowerApps Studio
3 – Daten anlegen, ändern und löschen mit PowerApps Komponenten
4 – Arbeiten mit Katalogen in PowerApps
5 – Daten  durchsuchen und arbeiten mit Eingabefeldern in PowerApps

In der Serie wird es eine praktische Mischung zwischen Theorie und Praxis geben. Jeder Beitrag wird dabei eine Erläuterung enthalten und einen entsprechenden Workshop. Als Beispielanwendung werden wir eine Bestellung für Büromaterial implementieren. Wenn Sie das Beispiel nachvollziehen möchten, benötigen Sie eine Office 365 Lizenz oder zumindest einen SharePoint Online Plan.

Mein Einstieg in PowerApps verlief nicht ganz so erfreulich. Ich hatte die Möglichkeit schon die erste Beta zu testen, bin damit aber einfach nicht zurechtgekommen. Dies lag vielleicht auch daran, dass zu diesem Zeitpunkt die Doku einfach nicht ausreichend war und ich auch nicht unbedingt die Notwendigkeit gesehen habe. Dies hat sich geändert. PowerApps sind eine wunderbare Möglichkeit um einfach und schnell ohne Programmierung Lösungen zu entwickeln. Microsoft propagiert PowerApps auch als Nachfolger für InfoPath und wenn man einmal intensiver mit PowerApps gearbeitet hat, sind die Ähnlichkeiten nicht von der Hand zu weisen. Im Gegensatz zu InfoPath werden PowerApps auch ständig weiterentwickelt.

Es gibt natürlich viele Unterschiede zwischen PowerApps und InfoPath, z.B. Formeln. In PowerApps wird sehr oft mit Formeln gearbeitet, welche sich an die bekannte Syntax der Excelformeln anlehnen. Wenn man vorher schon mit diesen gearbeitet hat, fällt einen der Einstieg in PowerApps vergleichsweise leicht. Ein reiner Entwickler wird sich damit wahrscheinlich eher plagen, denn dieser wird sofort versuchen Aufgaben mit JavaScript oder ähnlich zu lösen. Nativ kann ich keinen solchen Code in PowerApps verwenden, aber ich kann mit Azure Functions arbeiten. Und in diesen wiederum habe ich (fast) völlige Freiheit.

Optimiert sind PowerApps für Tablet und Phones. Sie können natürlich auch im Browser laufen, entweder als eine ganze Seite oder aber eingebettet in einem iFrame. Da aber die mobilen Geräte die Zielgruppe sind, können Sie beim Erstellen einer App nur zwischen den beiden Geräteklassen Tablet und Phone unterscheiden. Die Auflösung der App können Sie nachträglich ändern. Für Android und iOS gibt es eine App, welche das Ausführen von PowerApps darin erlaubt.

Es kann grundlegend zwischen zwei Arten von PowerApps entschieden werden: Canvas-Apps und Modellgesteuerte Apps. In einer Canvas-App haben Sie die volle Kontrolle über das Layout und die Funktion. In der Regel erstellen Sie eine Canvas-Apps. Modellgesteuerte Apps setzen dagegen auf ein festes Datenmodell auf. Deren Funktion und Layout kann eingeschränkt sein. Diese Art von PowerApps werden unter anderem bei Dynamics 365 verwendet.

Jeder Benutzer, welche ein Office 365 Konto hat, kann PowerApps erstellen und ausführen. Daneben gibt es noch weitere Preismodelle. Wie üblich unterscheiden sich diese im Umfang der jeweiligen Möglichkeiten und im Mengengerüst. Eine Übersicht finden Sie unter https://powerapps.microsoft.com/de-de/pricing. Eine Besonderheit sind dabei die Benutzer von Dynamics 365, diese haben automatisch PowerApps im höchstmöglichen Tarif. Jeder Benutzer, der eine PowerApp ausführt, benötigt eine (kostenlose) Lizenz. Die Möglichkeiten unterscheiden sich auch noch einmal aufgrund des zu Grunde liegenden Office 365 Tarifes. Eine genaue Übersicht bietet https://docs.microsoft.com/de-de/powerapps/administrator/pricing-billing-skus

Workshop: Mit PowerApps starten

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Ihre erste PowerApp grundlegend erstellten können. Dazu benutzen wir das PowerApps Studio for the web. Das PowerApps Studio für Windows wird nicht weiter entwickelt und soll nicht mehr genutzt werden. In diesem ersten Teil werden wir die PowerApp erst einmal nur erstellen und in den weiteren Beiträgen entsprechend anpassen.

Gehen Sie im Browser Ihrer Wahl zu der Adresse https://powerapps.microsoft.com und melden Sie sich dort mit Ihrem Office 365 Konto an oder erstellen Sie ein kostenloses Konto. Sie kommen auf eine Startseite, auf welcher Sie sofort eine neue, eigene PowerApp erstellen können oder sich erst einmal eine Vorlage anschauen. Beim ersten Anmelden werden Sie nach der Sprache gefragt. Beachten Sie, dass wenn Sie Deutsch auswählen Sie in allen Formel nicht das Komma (,) verwenden müssen sondern das Semikolon (;).

Sich eine Vorlage anzuschauen ist für den Anfang keine schlechte Idee um damit ein Gefühl für PowerApps zu bekommen. In unserem Beispiel möchten wir aber zuerst eine Canvas-App ohne Vorlage für einen Tablet erstellen. Zeigen Sie auf die entsprechende Kachel in der Reihe der Vorlagen links. Über der Schaltfläche Diese App erstellen finden Sie zwei Symbole. Klicken Sie auf das Symbol für das Tablet und dann auf die Schaltfläche. Die folgende Meldung Willkommen bei PowerApps Studio überspringen wir vorerst.

Im Studio haben Sie oben ein Ribbon. Klicken Sie auf Datei und dann auf App-Einstellungen. Hier können Sie der App einen eindeutigen Namen geben und grundlegende Designanpassungen vornehmen. Klicken Sie auf Bildschirmgröße und Ausrichtung und geben Sie das Format und die Größe an. Dies sollten Sie am Anfang machen um später nicht zeitaufwendig das Layout zu ändern. Wie Sie im weiter an der App arbeiten, Steuerlemente und Datenquellen hinzufügen lernen Sie im nächsten Beitrag.
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