Exam 70-347 bestanden. Damit bin ich MCSE: SharePoint 2013 :)

Heute habe ich die letzte Prüfung für den MCSE: SharePoint 2013 bestanden, die Prüfung 347 – Enabling Office 365 Services. Um den MCSE: SharePoint 2013 zu erlangen, gibt es zwei Wege. In beiden Fällen müssen die Prüfungen 70-331 und 70-332 erfolgreich bestanden werden. Dann kann man entweder mit Windows Server oder mit Office 365 weitermachen. Ich habe mich für Office 365 entschieden, was mir ganz nebenbei noch einen MCSA: Office 365 eingebracht hat.

In Gegensatz zu den 2010er Prüfungen sind die Prüfungen für 2013 wesentlich schwerer. Ohne eine gute Vorbereitung läuft hier überhaupt nichts. Wer den SharePoint Teil als Bootcamp erleben möchte, der kann dies mit mir als Trainer hier lernen: http://www.firebrandtraining.de/kurse/microsoft/mcse/sharepoint-zertifizierung. Ich freue mich darauf!

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Kein Abschnitt Galerien in SharePoint Websiteverwaltung in Office 365

Wenn man eine neue Office 356 Installation anlegt und den entsprechenden Tarif hat, ist die erste SharePoint Anwendung schon vom System erstellt, welche die URL https://<Ihr Name>.sharepoint.com trägt. Wenn man sich in dieser Anwendung die Websiteeinstellungen ansieht, fehlt dort der Abschnitt Galerien. Damit habe Sie keine einfache Möglichkeit, z.B. auf Inhaltstypen und Lösungen zuzugreifen. Wenn Sie allerdings die entsprechenden Seiten manuell aufrufen, also die URL von Hand eingeben, funktioniert es. Die Abbildung unten zeigt die Websiteeinstellungen, welche auch ziemlich verschoben sind.

Auch wenn Sie jetzt die Anwendung löschen und diese neu erstellen, das Verhalten ist dasselbe. Noch verwirrender wird es, wenn Sie in einem verwaltenden Pfad eine Anwendung erstellen, also z.B. https://<Ihr Name>.sharepoint.com/sites/<Neue Anwendung>. Dort ist der Abschnitt Galerien enthalten!

Das Rätzels Lösung findet sich in der SharePoint Verwaltung von Office 365. Gehen Sie dazu zuerst in die Office 365 Verwaltung und klicken Sie dazu in der Leiste ganz links auf den Punkt SharePoint.

Klicken Sie anschließend in der SharePoint Verwaltung auf den Punkt Einstellungen.

Suchen Sie dort die Einstellung Benutzerdefiniertes Skript, welche im Moment die vierte Einstellung von unten ist. Beide Punkte erlauben das Ausführen von Scripts nicht. Erlaube ich den Punkt Benutzern das Ausführen benutzerdefinierter Skripts auf Self-Service Creation-Websites gestatten und warte eine Weile, sind die Galerien auf einmal vorhanden. Zauberei!

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Die Schaltfläche „Dokument hochladen“ in der Vorlage Dokumentencenter anpassen

In einem der letzten Artikel habe ich über die Inhaltsorganisation von SharePoint Server und Office 365 geschrieben. Vielleicht hat ja der eine oder andere mein Szenario nachvollzogen und ist dabei auf eine kleine Hürde gestoßen. Wenn man nämlich ein Dokumentencenter erstellt, liegt auf der Startseite die Schaltfläche Dokument hochladen. Diese lädt immer in die Bibliothek Dokumente hoch, welche von den Regeln der Inhaltsorganisation aber nicht erfasst wird.

Diese Schaltfläche soll nun angepasst werden, dass die Dokumente automatisch in der Bibliothek Abgabebibliothek
hochgeladen und damit den Regeln unterworfen werden. Diese Anpassung geschieht per SharePoint Designer 2013. Sofern noch nicht vorhanden, können Sie SharePoint Designer 2013 von http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491 herunterladen und installieren. Der SharePoint Designer ist kostenlos und auf dem Rechner auf dem er läuft muss .NET 3.0 installiert sein, was bei Windows 8 kein Problem ist.

Öffnen Sie den SharePoint Designer und wählen Sie den Punkt Website öffnen. Geben Sie die Adresse der Website und die Anmeldedaten ein.

Navigieren Sie nach dem laden der Site, was eine ganze Weile dauern kann, zu Alle Dateien und öffnen Sie die Datei default.aspx welche sich direkt im Stamm der Website befindet.

Die Datei selber können Sie nicht so einfach editieren, dies gelingt nur im erweiterten Modus. Klicken Sie dazu auf das Menüband Start und dann auf Erweiterter Modus.


Suchen Sie den folgenden Eintrag, welcher ca. in Zeile 130 – 150 steht

<button

onclick=“javascript:OpenNewFormUrl(‚Dokumente/Forms/upload.aspx‘);

return false;“>

<nobr>

<img style=“vertical-align:middle“ alt=“Dokument hochladen“ src=“/_layouts/15/images/uploaddoc.png?rev=38″></img>

&nbsp;<span>Dokument hochladen</span></nobr>

</button>

Dieser Eintrag legt die Schaltfläche an und über die JavaScript Funktion OpenNewFormUrl() fest, welches Formular zum hochladen der Dateien geladen wird. Ersetzen Sie das schon vorhandene Formular

OpenNewFormUrl(‚Dokumente/Forms/upload.aspx‘);

mit dem Formular der Abgabebibliothek.

OpenNewFormUrl(‚DropOffLibrary/Forms/upload.aspx‘);

Speichern Sie die Seite und testen Sie. Neue Dateien sollten jetzt automatisch in die Abgabebibliothek hochgeladen und von dort verschoben werden. Für Benutzer eine einfache und sogleich elegante Lösung.

Dies ist der letzte Artikel für dieses Jahr. Ich wünsche allen Lesern ein frohes Fest, einen guten Rutsch und viel Erfolg bei allen Projekten und Wünschen im kommenden Jahr.

Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-5N.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Probleme mit englischsprachigen SharePoint Apps in einem deutschen Office 365

Im App Store für SharePoint wächst und wächst das Angebot. Viele Funktionen, welche man früher mühevoll selber entwickeln musste, sind jetzt einfach verfügbar. Dementsprechend mehr Apps werden auch installiert. Wenn man allerdings in eine deutsche SharePoint Online aka Office 365 Installation eine englische App einfügt, gibt es oft eine böse Überraschung. Das AppWeb steht nicht zur Verfügung.

Jede App hat bekanntlich eine Art Verwaltungswebsite (AppWeb), welche beim Installieren der App automatisch von dieser erzeugt wird. Geht man nun auf diese Website, sieht dies in einem deutschen Office 365 ungefähr so aus:

Auf der Website geht praktisch nichts. Die Links sind nicht zu klicken und überhaupt: Großer Mist! Die Lösung für das zerschossene AppWeb ist so einfach wie logisch. In den Spracheinstellungen der Websitesammlung muss Englisch erlaubt sein. Gehen Sie dazu in die Websiteeinstellungen und dort in die Spracheinstellungen in der Websiteverwaltung.

Es genügt, bei Englisch einen Hacken zu setzen und die Änderung zu speichern.

Danach steht das AppWeb zur Verfügung.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-5z.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Arbeiten mit der Inhaltsorganisation in SharePoint Server und Office 365

Wenn man mit Dokumenten in SharePoint arbeitet, kommt man um Inhaltstypen nicht herum. Das Arbeiten mit Inhaltstypen beschreiben unter anderem die beiden Artikel Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen und Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen. Was aber, wenn ich alle Inhaltstypen erstellt und eine Informationsarchitektur aufgebaut habe? Wie kann man auf eine möglich einfache Art und Weise Dokumente in SharePoint organisieren? Ein möglicher Ansatz dazu heißt Inhaltsorganisation. Mit diesem Feature wird es möglich, Dokumente anhand vorher festgelegter Kriterien innerhalb von SharePoint strukturiert abzulegen. Um diesen Prozess ordentlich zu verwalten, benötigen Sie einen Inhaltsverwalter. Diese Person sorgt für die Organisation der Daten, klärt Irrläufer und passt den Prozess den jeweils sich wandelnden Erfordernissen an. Mehr als sonst gilt hier: Dokumentenverwaltung ist ein lebender Prozess. Die Strukturen einrichten und vergessen führt auf Dauer zu keiner Lösung.

Szenario

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokumentencenter nutzen, um mit der Inhaltsorganisation zu arbeiten. Wie die Oberfläche des Dokumentencenters, insbesondere die Schaltfläche zum hoch laden von Dateien angepasst wird, ist Thema einen späteren Artikels. Natürlich können Sie auch eine andere Vorlage nehmen, das Feature ist in SharePoint Server und Office 356 fast überall vertreten. Um ein Dokumentencenter zu erstellen, legen Sie eine neue Website bzw. Websitesammlung an und wählen dabei die entsprechende Vorlage aus der Kategorie Enterprise.

Inhaltsorganisation einrichten

Unter Websiteeinstellungen => Websiteaktionen => Websitefeatures verwalten müssen Sie das Feature Inhaltsorganisation aktivieren.


Gehen Sie danach zurück in die Websiteeinstellungen. Sie haben dort zwei neue Links, Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regeln der Inhaltsorganisation. Klicken Sie auf dem Link Einstellungen der Inhaltsorganisation.


Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest. Unter anderem, wer wann informiert wird wenn der Router ein Dokument nicht zuordnen kann. Oft können diese Werte so übernommen werden wie sie sind. Wichtig ist die erste Einstellung, Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten. Diese sollte immer aktiviert sein. In der Abgabebibliothek
läuft
der eigentliche Dokumentenrouter. Sie finden diese Bibliothek in den Websiteinhalten unter den Namen Abgabebibliothek in einem deutschen SharePoint, in einem englischen trägt sie den Namen Drop off. Immer wenn eine Datei beim speichern keine Regel erfüllt, bleibt die Datei in dieser Bibliothek liegen. Ein Inhaltsverwalter muss dann diese ggf. von Hand an den richtigen Speicherort verschieben.

Regeln für die Inhaltsorganisation festlegen

Klicken Sie nach dem Abschluss der Einstellungen auf den Link Regeln der Inhaltsorganisation. Dort legen Sie fest, welche Dokumente aufgrund von Regeln an welchen Speicherorten abgelegt werden. Dabei geht SharePoint davon aus, dass Sie mit Inhaltstypen und Metadaten arbeiten. Wenn Sie nur mit dem Typ Dokument arbeiten, werden Sie mit den Regeln wenig anfangen können.

Klicken Sie auf Neues Element und geben Sie der neuen Regel zuerst einen Namen. Wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, der eine Regel unterworfen werden soll. Dabei ist es wichtig, dass sich der Inhaltstyp sowohl in der späteren Zielbibliothek als auch in der Abgabebibliothek befindet. Wie Sie einen Inhaltstyp einer Bibliothek zuweisen können, finden Sie hier.


Das Formular wird neu geladen und zeigt Ihnen alle Metadaten an, welche mit dem Inhaltstypen verbunden sind. Auch diese können Sie zu späteren Sortierung benutzen.


Nach den Festlegen von einer oder mehrere Regeln legen Sie eine Bibliothek als Zielspeicherort fest. In dieser können Sie noch einen Ordner automatisch erstellen lassen, abhängig vom ausgewählten Metadatum. In diesem werden dann die Daten in einem weiteren Unterordner abgelegt, gemäß der Auswahl des Wertes. Die folgenden Abbildungen zeigen sowohl die Einstellung als auch ein fertige Bibliothek.

Über Variablen können Sie dabei steuern, wie der Ordner heißen soll. Dabei wird %1 durch den Namen der Eigenschaft ersetzt und %2 durch den eindeutigen Wert für die Eigenschaft. Wenn Sie also eine Eigenschaft Kunde haben und Sie wählen Mustermann aus, so heißt der Ordner bei der Angabe von %1 %2 Kunde Mustermann, geben Sie nur %2 an, wird der Ordner nur Mustermann heißen. Allerdings wird Ihnen SharePoint bei der Auswahl der Option immer einen übergeordneten Ordner mit dem Namen der Eigenschaft erstellten, in dem Beispiel Kunde. Unterhalb dieses Ordners liegen dann die Dateien in den Ordnern mit dem Format, welches Sie angeben. Dies lässt sich nach meinem Wissen nicht ändern. Die Abbildung unten zeigt dieses Verhalten.



Wenn Sie jetzt Dokumente in die Abgabebibliothek hochladen, sollten diese in die entsprechenden Zielbibliotheken verschoben werden. Dabei erhält der Benutzer nach jedem Upload und verschieben eine Bestätigung. Können Dokumente nicht zugeordnet werden, bleiben diese eben liegen.

Beachten Sie bitte noch, der ganze Vorgang geht nur dann einwandfrei, wenn Sie die Formulare zum Upload als Overlay starten, was die Standardeinstellung ist. Sollten Sie diese in einem Dialogfeld starten wollen, können Sie das Bestätigungsfenster nicht schließen.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-5r.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Webparts verbinden – Eine Anleitung

Auf ganz besonderen Wunsch mehrere SharePoint Anwender möchte ich noch einmal das Thema Webparts verbinden erläutern. Das Wissen darum, was ein Webpart ist, setze ich voraus.

Unter der Verbindung von Webparts ist zu verstehen, dass ein Webpart (Sender) Daten an einen anderen Webpart (Empfänger) sendet. Der empfangende Webpart ändert dann seine Ansicht. Sie können damit quasi Daten filtern und Ansichten dynamisch erstellen. Wichtig ist, dass beide Webparts einen gemeinsamen Schlüssel haben d.h. in mindestens einer Spalte in jeden Webpart müssen identische Werte stehen. Sie könne die Verbindung auch kaskadieren, also mehrere Webparts miteinander filtern. Allerdings bleibt es immer 1:1, d.h. ein Webpart kann immer nur einen Webpart filtern oder eine Filterung empfangen. Natürlich kann er das auch gleichzeitig.

Im folgenden Beispiel werde ich eine Kontaktliste mit einer Dokumentbibliothek, in welcher Kundendokumente liegen, verbinden. So wird es möglich, ein Mini CRM aufzubauen und Kunden sowie deren Dokumente zu pflegen. In der Spalte Kunde der Dokumentbibliothek steht dazu der Name des Kunden. In der Spalte Nachname in der Kundenliste taucht dieser wieder auf. Dazu habe ich in der Dokumentenbibliothek eine Lookup Spalte eingefügt. Die folgende Abbildung zeigt die Webparts der Listen bevor diese verbunden wurden.

Verbindung konfigurieren

Wo Sie die Verbindung konfigurieren, ob Sie dies auf dem Sender oder Empfänger machen, spielt keine Rolle. Es ist in beiden möglich. Beim folgenden Beispiel konfiguriere ich den Sender Webpart. Bearbeiten Sie dazu die Seite und klicken Sie auf das Webpartmenü des Senderwebparts.


Klicken Sie danach noch einmal auf das Menü, denn es hat jetzt einen neuen Eintrag. Klicken Sie auf Verbindungen => Datenreihe senden an => [Name des Ziel Webparts]. Ihnen werden alle Webparts angeboten, welche eine Filterung akzeptieren. Beachten Sie dabei, dass dies nicht bei jedem Webpart der Fall ist.


Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie aufgefordert werden, die Verbindung zu konfigurieren. Achtung: Dafür müssen Sie Popups auf der Site erlauben. Wenn nicht passiert, prüfen Sie Ihren Popup Blocker. Klicken Sie in das DropDown und wählen Sie die Einstellung Filterwerte abrufen von und anschließend auf die Schaltfläche Konfigurieren.


Wählen Sie die beiden Spalten aus, welche die identischen Daten enthalten und klicken Sie auf Fertig stellen. Dabei ist Anbieterfeldname der Sender Webpart, Consumerfeldname der Empfänger.


Im Senderwebpart wird jetzt am Anfang eine neue Spalte eingefügt, mit der Sie dann einen Datensatz auswählen können. Wird kein Datensatz ausgewählt, werden im Empfängerwebpart alle Datensätze angezeigt. Wenn Sie einen Datensatz im Senderwebpart wählen, wird der entsprechende Datensatz im Empfängerwebpart angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt die nun verbundenen Webparts nach dem speichern.


Verbindung lösen

Wenn Sie die Verbindung wieder lösen möchten, z.B. weil Sie sich für Microsoft CRM entschieden haben, klicken Sie wieder auf Bearbeiten und wählen wieder bearbeiten im Webpartmenü eines der verbundenen Webparts. Gehen Sie zum Assistenten auch den gleichen Weg wie oben. Dieser hat jetzt eine Schaltfläche Verbindung entfernen. Wenn Sie auf diese klicken, ist die Verbindung wieder gelöst.

Ändern der Ansicht eines Webparts

Wenn Sie in einem Webpart die ihm zugeordnete Ansicht ändern, erhalten Sie den folgenden Dialog.

Was dieser bedeutet, wird jetzt klar. Wenn die neue Ansicht nicht die Spalten zur Filterung enthält, geht dies in die Brüche. Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen weiter geholfen, der Kurzlink dazu ist http://wp.me/p4y7ta-5b.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Arbeiten mit der Vorlage Video in Office 365

Kürzlich hat Microsoft die neue Vorlage Video in Office 365 angekündigt. Dieses habe ich mir nun einmal angeschaut. Diese Artikel gibt über die Bedienung und Anwendung einen Überblick, abseits vom Marketing. Sämtliche Funktionen, welche das Portal kann, unterstützt auch SharePoint Server 2013. Dieser spielt allerdings Videos nativ über HTML 5 ab, das Portal benutzt dazu Flash. Interessant ist auch, die gesamten Metadaten der Videos werden indiziert und tauchen auch in der Suche auf.

Das Portal kann aus den Apps gestartet werden, welche sich seit kurzem oben links in der Ecke verbergen.

Begrüßt wird man nach einer Weile mit einem hübschen Bild und einer aufgeräumten Oberfläche. Im Hintergrund wird eine Websitesammlung erstellt, diese wird aber nicht die letzte sein. Hier zeigt sich schon etwas, was immer wieder kommen wird: Man braucht z.T. einfach ein wenig Geduld bei der ganzen Sache.

Videos werden im Portal in Kanälen organisiert, so wie man es auch von anderen Plattformen kennt. Die Verwaltung der eigentlichen Videodateien erfolgt im Azure Media Services, wofür keine weiteren Kosten anfallen. Das ist doch mal was! Ich habe das Portal mit einem MP4 Video getestet, welches ich vorher mit meinen Lumia 925 aufgenommen habe. Eine Bearbeitung, gleich welcher Art, fand nicht statt.

Nach dem Einrichten habe ich zuerst auf Einstellungen verwalten geklickt und mir die Rechte angeschaut.

Verwaltung:

Eine Möglichkeit, die Videos für anonymen Zugriff bereit zu stellen, habe ich bisher noch nicht gefunden. Wobei solche eine Lösung meistens eh im internen Bereich eingesetzt wird. Praktisch sind Videos für Schulungen oder Produktpräsentationen.

Kanäle verwalten

Wenn das Portal erstellt ist, ist schon ein Kanal vorhanden. Dieser enthält weder ein Video, noch ist dieser sonst wie angepasst.

Um einen neuen, eigenen Kanal zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf neuer Kanal. Sie können dann einen Namen vergeben und eine Farbe für diesen Kanal auswählen. Bilder legen Sie später fest.

Nach dem erstellen, auch dies dauert eine Weile, können Sie ihr erstes Video hochladen. Dies geht einfach per Drag & Drop und dauert eine Weile, meine Datei war ca. 20 MB groß.

 

 

 

Upps, welch Überraschung! Nach dem Hochladen erhielt ich eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht gefunden werden konnte. Allerdings war diese dann doch vorhanden. Sehr merkwürdig. Dieses Verhalten war bei allen Dateien in weiteren Tests gleich!

Die hochgeladene Datei kann allerdings noch nicht abgespielt werden, sondern sie wird zuerst konvertiert in ein Format für den Flash Player. Sie ahnen es, auch dies dauert eine ganze Weile. Die Abbildung unten zeigt ein Video, welches konvertiert und ein Video welches schon fertig ist.

Wird auf ein fertig konvertiertes Video geklickt, wird dieses sofort im Browser über Flash abgespielt.

Konnte man am Anfang, noch nach dem Erstellen des Kanals direkt in diesen ein Video hochladen, ist dies jetzt nur noch durch einen Link am rechten oberen Rand möglich. Dort können dann auch die Einstellungen für den Kanal wieder verwaltet werden.

Jetzt bleibt nur noch übrig, neue Kanäle zu erstellen und neue Videos in diese hochladen. Ein Blick in die Office 365 Verwaltung zeigt, dass jeder Kanal eine eigene Websitesammlung zu sein scheint. Diese zeigt mir auch keinen Verbrauch von Ressourcen an. Ob die Video also vom Benutzerkontingent abgehen, werde ich zu einem späteren Zeitpunkt prüfen.

Wenn Sie mit dem Portal arbeiten, lassen Sie es mich wissen. Ich bin gespannt! Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4X.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum Typ Beschreibung
Vertragspartner Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene. Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart Startdatum, ab dem der Vertrag gilt. Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende Enddatum, bis dem der Vertrag gilt. Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => <Ihr Inhaltstyp>. Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4G.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 1

Wenn man mit der öffentlichen Website von Office 356 arbeitet, gibt es einiges zu beachten. Eine der Einschränkungen ist, dass man keine Unterwebsites erstellen kann. Daher wird auch schwer, mit mehreren Masterpages für verschiedene Seiten zu arbeiten. Wie man eine Masterpage im Browser anpasst, habe ich hier beschrieben. Was aber, wenn man nicht immer das gleiche Layout haben möchte?

Die Lösung dafür heißt Seitenlayouts. Dieser Artikel und der Folgende zeigen Ihnen, wie ein neues Seitenlayout erstellt und angewendet wird. Kurz gesagt, erstellen Sie dabei zuerst einen Inhaltstyp, in welchen Sie alle Felder definieren, die Sie in der Seite benötigen. Dies können Datumsfelder, Textboxen uvm. sein. Danach erstellen Sie eine SharePoint Inhaltsseite, in welche Sie die Felder aus dem Inhaltstyp einsetzen. Diese Seite veröffentlichen Sie als Vorlage für weitere Seiten. Eine SharePoint Inhaltsseite ist dabei immer mit einer Masterpage verbunden.

Zum Erstellen eines Seitenlayouts benötigen Sie zwingend den SharePoint Designer 2013, welchen Sie kostenfrei von Microsoft herunterladen können. Nach der Installation öffnen Sie diesen und verbinden sich zu Ihrer Website. Am linken Rand haben Sie eine Navigation, klicken Sie dort auf den Punkt Inhaltstypen und dann auf Neu => Inhaltstyp.

In dem folgenden Dialog können Sie dem Inhaltstyp einen Namen und Beschreibung geben. Wichtig ist, dass dieser von Inhaltstypen für die Veröffentlichung und vom Inhaltstyp Seite erbt. Mit anderen Einstellungen ist ein neues Seitenlayout nicht möglich. Es empfiehlt sich auch, den neuen Inhaltstyp in einer neuen, eigenen Gruppe zu verwalten.

Nach dem erstellen wird der Inhalt neu geladen. Suchen Sie den neuen Inhaltstyp und klicken Sie auf diesen.

Da wir den neuem Inhaltstyp noch eine Spalte hinzufügen möchten wann die letzte Änderung war, klicken wir auf Spalten bearbeiten. Dabei sehen Sie alle Websitespalten, die die Seite durch die Vererbung erhalten hat.

Klicken Sie
jetzt auf Neu => Vorhandene Websitespalte hinzufügen.

Sie erhalten einen Dialog, in welchem Sie die Spalte Geändert am suchen und bestätigen dies mit OK. In dieser Spalte wird später das Datum der letzten Änderung an der Webseite erfasst.

Nachdem der Inhaltstyp soweit erstellt ist, kann das neue Seitenlayout erstellt werden. Klicken Sie dazu in der linken Navigation auf den Punkt Seitenlayouts und wählen Sie dort Neu => Neues Seitenlayout.

Im folgenden Dialog sind die Label für den Text geringfügig deplatziert. Stören Sie sich nicht daran, der Dialog funktioniert trotzdem einwandfrei. Um ein neues Seitenlayout zu erstellen, müssen Sie zuerst auswählen, auf welchen Inhaltstyp dieses basieren soll. In meinen Fall ist dies der Inhaltstyp, welchen wir soeben erstellt haben.

Hinter der Variable URL-Name verbirgt sich der Name der aspx Datei, in welcher das Layout später definiert wird und das alle Seiten nutzen, die darauf basieren. Vergeben Sie auch einen aussagekräftigen Titel, da Sie später bei der Auswahl des Seitenlayouts nur diesen zur Verfügung haben.

r

Damit haben Sie das Seitenlayout erfolgreich erstellt. Der nächste Artikel wird sich damit beschäftigen, wie Sie das Layout der neuen Vorlage anpassen und es verwenden können. Vielleicht finden Sie es auch schon selber heraus 😉 Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4i.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer