Dynamics CRM – Einer Ansicht Grafiken hinzufügen – Ampelfunktion

Nachdem ich schon einmal erläutert habe, wie man in einer SharePoint Ansicht eine Ampel Funktion hinzufügt, ist das Thema jetzt bei Dynamics CRM dran. Dabei gilt, dass das Folgende von mir nur mit Dynamics CRM 2016 bzw. 365 getestet wurde.

Die Anforderung war in einer Ansicht der Entität Anfragen eine grafische Übersicht zu bekommen, welcher Anfragen welche Priorität haben und wann zuletzt diese geändert worden. Um das gewünschte Ziel zu erreichen genügt ein kleines JavaScript.

Bevor wir uns den JavaScript zuwenden, müssen wir zuerst die entsprechenden Bilder zu Verfügung stellen. Dafür erstelle ich drei Webressourcen, jede Webressource stellt dabei ein Bild dar.

Das eigentliche JavaScript finden Sie unten. Erstellen Sie damit zuerst eine Webressource vom Typ JavaScript. Gehen Sie danach zur Verwaltung ihrer Ansicht (in System anpassen) und öffnen Sie diese. Klicken Sie auf die Spalte, welche Sie anpassen möchten und dann auf Eigenschaften ändern.

Geben Sie nun die Webressource an welche das JavaScript enthält und den Namen der Funktion, welche Sie im JavaScript verwenden möchten. Speichen Sie die Änderung und veröffentlichen Sie ggf. diese.

Noch eine kurze Erklärung zum JavaScript. Es wird das Feld Geändert an mit einer Ampelgrafik versehen. Dazu werden alle Einträge von Heute bis 30 Tage älter als grün markiert, 30 Tage älter aber jünger als 60 Tage mit gelb, der Rest mit Grün. Dazu müssen in einem Array zwei Werte übergeben werden. Der zweite Wert ist ein Tooltipp, dieser kann auch über die userLCID angepasst werden, also mehrsprachig erscheinen. Beachten Sie, das ich beim Bild nicht den Name der Datei angebe, sondern den Namen der Webressource!

function displayIconTooltipModi(rowData, userLCID)
{
   var str = JSON.parse(rowData);
   var coldata = str.modifiedon_Value;
   var imgName = "";
   var tooltip = "";
   var now = new Date();
   var warn = new Date();
   var zulang = new Date();

   warn.setDate(now.getDate() - 30);
   zulang.setDate(now.getDate() - 60);
   var targetDate = new Date(coldata);

if (targetDate > warn)
{
        imgName = "new_gruen32";
        tooltip = "Good";
}
else if (targetDate > zulang && targetDate < warn)
{
        imgName = "new_gelb32";
        tooltip = "Warning";
}
else
{
        imgName = "new_rot32";
        tooltip = "Bad";
}
   var resultarray = [imgName, tooltip];
   return resultarray;
}

Nico Thiemer erhält Anerkennung als BAFA Berater

Seit Juli 2015 bin ich als BAFA Berater anerkannt. Das heißt, dass meine Leistungen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) und durch den Europäischen Sozialfond gefördert werden können. Gerade für kleinere Firmen ist dies ein interessanter Anreiz. Mehr dazu finden Sie hier: http://www.beratungsfoerderung.info/beratungsfoerderung/beratungsfoerderung/index.html

Da ich ebenso anerkannter RKW Berater bin, ist es ebenso möglich, sich Projekte innerhalb Sachsens durch die sächsische Aufbaubank fördern zu lassen. Dabei gibt es sehr interessante Konditionen, sprechen Sie mich einfach darauf an.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.
Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer

Öffnen von Dateifreigaben aus Microsoft CRM 201x

Eine häufige Anforderung in Projekten ist die Möglichkeit, aus einem Microsoft CRM Datensatz heraus eine Dateifreigabe zu öffnen. Dies sind zum Beispiel Netzlaufwerke, auf welchen Daten für Projekte liegen. Leider ist dies mit Bordmitteln nicht ohne weiteres möglich. Ich kann natürlich einen UNC Pfad (file://Freigabe) in einem Textfeld erfassen, aber dieser wird nicht als Hyperlink formatiert. Über Kopieren -> Einfügen geht es natürlich immer. Wie Sie viel einfach per Klick diesen Pfad öffnen können, erläutert dieser Artikel. Dabei wird so soweit als möglich auf Programmierung verzichtet, auch wenn es nicht völlig ohne geht.

Voraussetzungen

Der Grundgedanke der Lösung ist, ein Feld einzufügen, in welcher der UNC Pfad in Klartext steht. Über eine neu eingefügte Schaltfläche wird ein JavaScript ausgeführt, welches den Inhalt des Feldes liest und über die Funktion windows.open() die Freigabe öffnet.

Um eine Schaltfläche einzufügen, eignet sich die CRM Erweiterung Ribbon Workbench for Dynamics CRM. Diese können Sie hier herunterladen. Fügen Sie diese Lösung Ihren Microsoft CRM hinzu. Falls noch nicht vorhanden, müssen Sie noch Microsoft Silverlight installieren. Dieses finden Sie als Download hier.

TIPP: Wenn Sie in einer virtuellen Maschine arbeiten und keine Verbindung zu Laufwerken des Hosts haben, können Sie mit dem ISO Recorder eine ISO Datei erzeugen und diese dann in einem Laufwerk des Gastes verwenden. Den ISO Recorder finden Sie hier.

In meinen Beispiel möchte ich die Entität Acount bzw. Firma anpassen. Dazu habe ich dieser ein Textfeld mit dem Schemaname new_dateifreigabeprojekte hinzugefügt. Dazu habe ich eine eigene Lösung genutzt, welche vorerst nur die Entität Firma enthält. Dies ist wichtig, wie wir gleich sehen werden.

JavaScript erstellen und einbinden

Damit auf das Feld zugegriffen werden kann, erstellen Sie eine Textdatei mit dem Namen OeffneFreigabe.js und darin den folgenden Code, welchen Sie anschießend speichern.

function FreigabeOeffnen()

{

window.open(Xrm.Page.getAttribute(’new_dateifreigabeprojekte ‚).getValue());

}

Gehen Sie zu der Lösung Firma und klicken Sie links im Baum auf Webressourcen. Klicken Sie auf Neu und geben Sie der Ressource den Namen OeffneFreigabe, als Typ wählen Sie Script und laden die Datei hoch, welche wir gerade erstellt haben. Speichern und veröffentlichen Sie die Lösung.

Schaltfläche hinzufügen

Öffnen Sie nun die Lösung Ribbon Workbench for Dynamics CRM. Diese wird Sie zuerst fragen, welche Lösung importiert werden soll, in welcher Sie Anpassungen vornehmen möchten. Öffnen Sie die eben erstellte Lösung Firma und klicken Sie in der Mitte auf account. Sie haben im oberen Drittel drei Menübänder. Für uns ist das dritte Menüband Form interessant. Dies wird aufgerufen, wenn ein einzelner Datensatz angezeigt wird. Zeigen Sie in der Toolbox links auf Button und ziehen Sie diesen hinter Connect.

Klicken Sie dann in die Eigenschaften der Schaltfläche rechts und füllen Sie die Felder

AltText
Description
LabelTextText
ToolDescriptionText
ToolTipTitelText

mit der Beschriftung Öffne Dateifreigabe.

Klicken Sie jetzt in der Mitte mit der rechten Maustaste auf Command und dort auf Add New.

Öffnen Sie danach Command und klicken Sie auf neu erstellte Kommando.

Klicken Sie in den Eigenschaften rechts auf das Lupensymbol neben Actions und dann Add. Wählen Sie Javascript Function Action. Als Funktionsname tragen Sie FreigabeOeffnen ein. Klicken Sie auf das Lupensymbol neben Library und wählen Sie die JavaScript Datei aus. Bestätigen Sie alle Änderungen mit OK.

Klicken Sie wieder auf die neu erstellte Schaltfläche und wählen Sie in den Eigenschaften unter Command das neue Kommando aus. Klicken Sie anschließend auf Publish. Gehen Sie nach dem Abschluss der Veröffentlichung in einen Firmendatensatz, ggf. müssen Sie die Ansicht mit F5 aktualisieren. Die Schaltfläche sollte jetzt da sein und die Dateifreigabe öffnen, sofern das Feld einen sinnvollen Wert aufweist.

Nico Thiemer

Bilder in Entitäten in Microsoft Dynamics CRM 2013 erfassen

Eine der Neuerungen in Microsoft Dynamics CRM 2013, welche natürlich auch in Microsoft Dynamics CRM 2015 zur Verfügung steht, ist die Möglichkeit, einem Datensatz Bilder hinzuzufügen. Damit kann z.B. in einer Firma ein Logo oder bei einem Kontakt ein Foto hinterlegt werden. Diese Möglichkeit besteht auch bei Entitäten, welcher man selbst erstellt. Leider ist der Weg dazu nicht besonderes intuitiv. Dieser Artikel beschreibt zum einen die Einschränkungen, welche vorhanden sind und zum anderen, wie sie eigene Entitäten mit einem Bild versehen können.

Einschränkungen bei der Verwendung von Bildern

Die folgende Auflistung gibt eine Liste der Einschränkungen wieder, ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben.

Sie können pro Datensatz nur ein Bild verwenden. Brauchen Sie mehr Bilder, so könnten Sie einen Dienst über einen IFrame einbinden.
Ein Bild kann nicht beim Erstellen einer Entität ausgewählt werden. Es ist also nicht möglich, ein Standardbild auszuwählen.
Die Anzeige erfolgt immer an einem vordefinierten, festen Platz an der Maske. Diese ist immer links neben der Bezeichnung des Datensatzes und stellt immer das Symbol eines Menschen dar. Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bild, worauf sich ein Dialog öffnet.
Anzeige erfolgt immer in JPG. Andere mögliche Formate werden konvertiert. Dies ist besonders schlecht, wenn transparente Kanäle konvertiert werden. Diese Flächen erscheinen dann schwarz.
Das Bild hat immer eine Größe von 144 x 144 Pixel, egal wie groß das Bild ist, welches Sie hochladen. Größere Bilder werden beschnitten. Von daher ist das Limit von fünf MB für den Upload ohne Belang.

Bild einer Entität hinzufügen

Um ein Bild einer neuen Entität hinzuzufügen, muss diese zuerst erstellt und gespeichert sein. Man kann zwar unmittelbar beim Erstellen einer Entität ein Dropdown klicken, dieses ist aber zu diesen Zeitpunkt ohne Belang. Natürlich gilt das hier und weiter unten gesagte auch für die Systementitäten.

Wenn jetzt die Entität aufgerufen wird, ist die Möglichkeit ein Bild hinzuzufügen, noch nicht vorhanden, die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Bildes fehlt.

Um dies zu ermöglichen, müssen Sie der Entität ein Feld vom Typ Bild hinzufügen. Dies können Sie auch nur einmal und der Schemaname des Feldes entityimage ist immer gleich. Der Schemaname ist ausgegraut und kann auch nicht geändert werden.

Wenn Sie versuchen, ein Feld dieses Typus erneut hinzuzufügen, erhalten Sie einen Fehler.

Nachdem das Feld vom Typ Bild hinzugefügt wurde, ist das Feld Primäres Image schon automatisch mit dem Feldname des Bildes vorbelegt. Wollen Sie kein Bild mehr, ändern Sie den Wert.

Wenn Sie jetzt das Formular aufrufen, ist immer noch kein Bild vorhanden, auch wenn Sie die Änderung veröffentlicht haben. Vielmehr müssen Sie das Formular noch anpassen. Dies hat den Sinn, das das Bild nicht in jedem Formular dargestellt wird. Bearbeiten Sie dazu das Formular, welches das Bild zeigen soll und lassen Sie sich die Formulareigenschaften anzeigen.

Aktivieren Sie dann das Feld Bild im Formular anzeigen auf der Registerkarte Anzeige, speichern und veröffentlichen Sie die Änderung.

Sobald Sie die Anpassung veröffentlicht haben, steht das Bildfeld im Formular auch zur Verfügung.

Nico Thiemer

Einrichten einer Microsoft Dynamics CRM 2013 Installation für die Plug-In Entwicklung

Heute zur Abwechslung mal kein SharePoint, sondern Microsoft Dynamics CRM 2013. In einem aktuellen Projekt habe ich gerade ein Plug-In entwickelt, welches eine kundenspezifische Lösung für den Umgang mit Rechnungsdaten zur Verfügung stellt. Die Entwicklung als solches fand ich nicht so komplex, dafür die Vorbereitungen umso mehr. Dies vor allem deshalb, weil ich auch im Netz keine halbwegs komplette Anleitung dazu gefunden habe. Dieser Blog soll dies nun versuchen.

Meine Entwicklungsumgebung ist Visual Studio 2013, welche nicht auf dem CRM Server, sondern auf einer separaten Windows 8.1 Maschine läuft. Das Microsoft Dynamics CRM 2013 hat den aktuellsten Patchstand und ist noch in keiner Weise konfiguriert. Zur Unterstützung im Visual Studio soll mit dem CRM Developer Toolkit gearbeitet werden. (1)

Software installieren

Das erste Problem gibt es beim Developer Toolkit. Das geht ja schon mal prima los. Dieses unterstützt, trotz der 2013 in seinem Namen, Visual Studio 2013 nicht. Es besteht auf Visual Studio 2012. Dieses möchte ich aber ungern installieren. Damit bin ich nicht alleine und jemand hat tatsächlich eine Möglichkeit gefunden, das CRM Developer Toolkit 2013 in Visual Studio 2013 zu integrieren. Eine Anleitung findet sich unter (2). Damit geht es zum Server.

Auf diesem sollt nun .NET 4.5 installiert werden. Wenn man erfolgreich sein Plug-In entwickelt hat und dieses auf dem Server bereitstellen möchte, droht das nächste Ungemach. Zum Registrieren des Plug-Ins auf dem Server stellt Microsoft das PlugIn Registrations Tool bereit. Es befindet sich mit anderen Tools zusammen im SDK. Allerdings ist es mir nicht gelungen das aktuelle Tool zum laufen zu bekommen. Mehrere Maschinen, mehrere Konten, es stürzte immer an der gleichen Stelle nachvollziehbar ab. In solch einem Fall hilft nur der Versuch mit einer früheren Version, doch woher bekommen? Microsoft stellt diese nicht mehr zur Verfügung. Zum Glück gibt es aber Jäger und Sammler, hier findet man das Tool in einer alten Version (6.0.4), welches bei mir wunderbar funktioniert hat (3).

Microsoft Dynamics CRM 2013 Server einrichten

Bevor es losgehen kann mit der Registrierung des Plug-Ins sollten noch einige Einstellungen auf dem Server vorgenommen werden. Zuerst sollte geprüft werden, ob überhaupt fremder Code ausgeführt werden darf. Dies ist zwar standardmäßig der Fall, aber man weiß ja nie. Das folgende PowerShell Script unter (4) hilft da weiter und gibt auch noch mehr Hinweise.

Falls der Code Probleme macht, sollte man das Tracelog einschalten. Dieses ist standardmäßig deaktiviert. Eine Anleitung dazu findet sich hier (5). Achtung: Es muss immer die Eigenschaft

$setting.Directory=“C:\Programme\Microsoft Dynamics CRM\Trace“

gesetzt werden. Mit der schon vorhandenen Standardeinstellung habe ich das Trace nicht zum laufen gebracht.

Plug-In registrieren

Sind alle Aufgaben erfüllt, kann das Plug-In endlich registriert werden. Diesen Vorgang führe ich auf meiner Entwicklungsmaschine aus, welche natürlich eine Verbindung zum CRM Server hat. Ich habe dazu im PlugIn Registrations Tool eine Verbindung hergestellt, was ich hier nicht näher beschreibe. Die Assembly liegt im /bin Ordner des Visual Studio Projektes. Diese wird zuerst registriert.

Darauf achten, dass die Assembly in der Datenbank landet und nicht in einer Sandbox.

Danach läuft der Code aber noch nicht. Es muss noch mitgeteilt werden, bei welcher
Aktion und bei welcher Entität der Code starten soll. Dazu muss ein Step registriert werden.

In meinem Fall soll auf das Update Ereignis in einer Rechnung synchron reagiert werden.

Ein Blick zur Kontrolle

Noch ein Hinweis zum Schluß: Wenn man die Assembly via E-Mail auf dem Liveserver kopiert, so wie ich es gemacht habe, kann diese zuerst nicht registriert werden. .NET ist der Meinung, solcher Code ist unsicher und erlaubt die Aufführung nicht. Dies kann behoben werden, indem man sich im Dateisystem die Eigenschaften der Datei anzeigen lässt und die Ausführung zulässt.

Ich hoffe einigen mit diesen Hinweisen weiter geholfen zu haben. Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-3N.

Nico Thiemer

Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 2

Dies ist der zweite Beitrag zum Thema Importieren und Update von Daten in Microsoft Dynamics CRM. Der erste Beitrag hat sich mit dem Import von Daten befasst, dieser Beitrag wird sich mit dem Update beschäftigen.

Wenn Sie eine Weile mit einem CRM System arbeiten, häufen sich darin (hoffentlich) viele Daten an. Wenn Sie jetzt erneut Daten importieren möchten, so ist dies problemlos möglich, sofern es sich um neue Daten handelt. Wollen Sie aber schon vorhandene Daten aktualisieren, z.B. mit Werten aus einem Scoring, wird es komplexer. Wenn Sie versuchen, die Daten auf dem Weg wie im vorherigen Artikel beschrieben zu importieren, erhalten Sie einen Fehler. CRM wird Ihnen sagen, dass eine Firma mit dem entsprechenden Namen schon vorhanden ist und den Import abbrechen. Ein Update von Daten ist mit dem Verfahren ohne weiteres nicht möglich.

Wenn Sie von wenigen Daten ein Update machen möchten, so können Sie diese in Excel exportieren, dort ändern und importieren. Für Massenänderungen ist dieses Vorgehen aber untauglich. Hier hilft nur der Weg über eine zweite Entität und einen Workflow. Wir erstellen eine zweite Entität und verbinden diese mit einem Workflow. Dieser kopiert uns bei Änderungen in der neuen Entität die entsprechenden Felder in die Entität Firma. Starten soll der Workflow beim Erstellen eines neuen Datensatzes und bei Änderung. Der Einfachheit halber werde ich das Feld Ort ändern. Wenn Sie andere Felder ändern möchten, müssen Sie diese ggf. vorher noch anlegen.

Erstellen einer neuen Entität

Gehen Sie auf Einstellungen => Anpassungen => System anpassen und klicken Sie auf Neu => Entität.

Die Daten meiner neuen Entität sehen Sie in der Abbildung unten. Deaktivieren Sie die Duplikatserkennung. Dieser Punkt befindet sich weiter unten.

Speichern Sie und legen Sie über den Punkt Felder am linken Rand die Felder Ort und Firmenname an. Beachten Sie, dass der Datentyp der Felder, welche Sie aktualisieren möchten, identisch sein muss. Bei Ort ist es eine einzelne Textzeile.

Das Feld Firmenname ist vom Typ Suche und hat als Zieldatentyp Firma. Die entsprechende Beziehung erstellt das System dabei von selbst.

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch das Formular anpassen, damit Sie später den Eintrag prüfen können. Vergessen Sie nicht die Änderung am Formular zu veröffentlichen.

Workflow zum Kopieren der Daten erstellen

Um den Workflow zu erstellten, gehen Sie auf Einstellungen => Prozesse und klicken Sie dort auf Neu. Wählen Sie als Kategorie Workflow und binden Sie diesen an die Entität Update Firma. Die Option, den Workflow im Hintergrund auszuführen, habe ich deaktiviert.

In dem neu erscheinenden Fenster setzen Sie die Option auf Datensatzfelder werden geändert und klicken auf Schritt hinzufügen => Datensatz aktualisieren. Beim Aktualisieren wählen Sie Firmenname (Firma) aus und klicken dann auf Eigenschaften festlegen.

Im neuen Fenster klicken Sie in das Feld Firmenname und wählen im Formular-Assistent an der rechten Seite den Eintrag Firmenname aus und klicken auf Hinzufügen. Klicken Sie dann noch einmal auf den Eintrag OK.

Weitere Felder finden Sie, wenn Sie nach unten scrollen. Verfahren Sie mit den entsprechenden Feldern ebenso und klicken Sie abschließend auf Speichern und schließen.

Speichern Sie den Workflow und klicken Sie dann auf Aktivieren. Erst dann kann der Workflow verwendet werden.

Der Rest ist nun vergleichsweise einfach. Die Daten werden auf die Entität Update Firma importiert, wobei der Workflow die Daten auf die jeweiligen Firmen überträgt. Nach dem Update sollten Sie den Workflow wieder deaktivieren und die Einträge der Entität Update Firma löschen. Diese benötigen Sie ja nun nicht mehr.

Ich hoffe, ich habe Ihnen beim Import und Update von Daten in Microsoft Dynamics CRM helfen können und freue mich auf Kommentare und Anregungen!

Nico Thiemer

Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 1

Wer mit Microsoft Dynamics CRM 2013 arbeitet und schon einmal versucht hat, einen Import von Firmen und Kontaktdaten zu machen, weiß um die damit verbundenen Schmerzen und Probleme. Diese Blogbeiträge sollen helfen, die größten Hürden zu umgehen und die Nerven zu schonen. Im ersten Teil stelle ich den allgemeinen Import von Daten in das CRM vor, im zweiten Teil wird es um das Update gehen.

Um es möglichst realistisch zu gestalten, betrachten wir zwei Konstellationen:

Den Import von Daten in ein frisches CRM
Den Import von Daten in ein gefülltes CRM, wobei wir nicht wissen, ob ein Teil der zu importierenden Daten schon im CRM vorhanden ist.

Wie gehen in beiden Fällen davon aus, dass uns die Daten in einer CSV Datei vorliegen, welche die Spalten mit einem Semikolon trennt. Die erste Spalte enthält die Überschrift. Die Datei hat die folgenden Spalten:

Firmenname
Ort
Straße
Nachname
Vorname
Telefon Kontakt
E-Mail Kontakt

Wie wir sehen können, haben wir hier zwei Entitäten vorliegen, jeweils die Entität

Firma und
Kontakt

Dieser Punkt wird später noch wichtig sein. Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Rechte besitzen. Im zweiten Beitrag benötigen Sie das Recht, das System anzupassen. Dies ist ein sehr hohes Recht.

Der Import von Daten in ein frisches CRM

Es gibt mehrere Wege, um Importe von Daten in Microsoft Dynamics CRM 2013 zu realisieren. Ich beschreibe hier einen Weg, welcher vergleichsweise aufwendig, aber dafür sehr sicher ist.

Um die Daten in ein frisches CRM zu importieren, bietet sich der Importassistent an. Sie finden diesen unter Einstellungen => Datenverwaltung => Importe. Sie finden dort in der Menüleiste den Punkt Daten importieren.

Wenn Sie auf den Assistenten klicken, werden Sie aufgefordert, zuerst die Importdatei hochzuladen. Mit einen Klick auf Weiter wird die Datei hochgeladen und befindet sich damit in der Datenbank, wo sie natürlich auch Platz belegt. Als nächstes müssen Sie angeben, welche Trennzeichen Sie in der CSV-Datei verwenden möchten. Sollten Sie das falsche Zeichen auswählen, wird Sie das System darüber informieren, dass es keine Struktur in der Datei findet. Der Klick auf Weiter bringt uns zur Auswahl der Datenzuordnung. Hier sind schon einige Zuordnungen hinterlegt, wir lassen auch die Auswahl auf dem schon vorgeschlagenen Standard.

Da das System nicht weiß, welche Entität wir importieren möchten, wählen wir im folgenden Fenster den Eintrag Firma und klicken auf Weiter.

Das CRM versucht dann die Spalten aus der Datei mit den Spalten in der Entität zu verbinden. Das klappt auch recht gut, sofern die Spalten dieselbe Bezeichnung haben. Der Rest muss ergänzt werden. Die folgende Abbildung zeigt die Daten vor der Zuordnung.

In dem Dropdown, welches jetzt noch den Wert Nicht zugeordnet enthält, können Sie nun die Spalte auswählen, die den Importdaten zugeordnet werden soll. Die folgende Abbildung zeigt dies nach Fertigstellung. Dabei werden Werte, welche für die Firma keine Rolle spielen, ignoriert. Ebenso ist es möglich, dass Sie an dieser Stelle ein neues Feld erstellten, sofern Sie dies benötigen. Wählen Sie dazu aus dem Dropdown den dritten Eintrag.

Klicken Sie zweimal auf Weiter. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie zuerst festlegen, ob Sie Duplikate zulassen möchten oder nicht. Diese Option zu deaktivieren ist durchaus sinnvoll. Die Duplikatprüfung von Microsoft Dynamics CRM 2013 verfügt über viel Logik, welche allerdings manchmal etwas zu weit geht. So ist es möglich, das eine Firma mit dem Name „Beispiel Firma“ existiert und Sie eine Firma mit dem Name „Beispiel-Firma“ importieren möchten. In dem Fall ist es möglich, dass das System meint, es wäre ein Duplikat vorhanden, obwohl sich die Firmen ja durch einen Bindestrich unterscheiden. Hier müssen Sie die Prüfung deaktivieren.

Neben der Zuordnung der Datensätze zu einem Besitzer ist noch die Option Name der Datenzuordnung interessant. Damit können Sie nämlich die Zuordnung der Spalten aus der Datei zu den Spalten der Entität, welche Sie einen Schritt vorher vorgenommen haben, dauerhaft speichern. Im Assistenten können Sie diese dann wieder unter dem Punkt Datenzuordnung auswählen nutzen. Dies erspart Ihnen für die Zukunft viel Arbeit. Nach dem Klick auf Absenden und Fertigstellten beginnt der Import.

Nach dem Import

Sie können den Import verfolgen und den aktuellen Stand einsehen, indem Sie das Datengrid aktualisieren und auf den Eintrag klicken. In dem Fenster können Sie sowohl die Erfolge als auch die Fehler sehen.

In manchen Fällen kommt es vor, dass Sie die importierten Daten wieder löschen müssen, z.B. weil die Datenqualität mangelhaft war. Bevor Sie jetzt jeden Eintrag löschen, markieren Sie den Importeintrag und klicken in der Menüleiste auf Löschen und dann auf Alle Datensätze, die während dieses Imports in diese Entität importiert wurden. In dem folgenden Dialog erstellen Sie einen Löschauftrag für diese Daten. Wenn Sie die Importdatei nicht mehr benötigen, sollten Sie diese auch löschen. Sie belegt sonst unnötigen Platz in der Datenbank.

Wenn Sie jetzt noch die Kontakte importieren möchten, gehen Sie analog wie oben vor und wählen Sie im Assistenten als Entität Kontakte aus. Wie Sie in einem gefüllten CRM ein Update machen, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

Nico Thiemer

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Voraussetzungen

JavaScript erstellen und einbinden

Schaltfläche hinzufügen

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Einschränkungen bei der Verwendung von Bildern

Bild einer Entität hinzufügen

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Software installieren

Microsoft Dynamics CRM 2013 Server einrichten

Plug-In registrieren

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Erstellen einer neuen Entität

Workflow zum Kopieren der Daten erstellen

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Der Import von Daten in ein frisches CRM

Nach dem Import

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