Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum Typ Beschreibung
Vertragspartner Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene. Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart Startdatum, ab dem der Vertrag gilt. Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende Enddatum, bis dem der Vertrag gilt. Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => <Ihr Inhaltstyp>. Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
 Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4G.

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Nico Thiemer

Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 2

Im vorherigen Artikel habe ich gezeigt, wie ein Seitenlayout für die öffentliche Website von Office 365 angelegt wird. Dieser Artikel beschäftigt sich damit, wie Sie dieses optisch anpassen können.

Nachdem Sie das Layout erstellt haben, wird dieses direkt in SharePoint Designer Ordner Seitenlayouts angelegt und geöffnet. Der Quellcode eines Seitenlayouts besteht immer aus den Direktiven am Anfang und den Platzhaltern (Placeholders). Diese dienen als Container für Inhalte in SharePoint. Es ist nicht möglich etwas außerhalb der Direktiven oder der Platzhalter zu platzieren. Da wir vom Standardlayout geerbt haben, haben wir auch nur den Placeholder Main bisher in der Datei.

Dieser Placeholder ist der eigentliche Inhalt einer SharePoint Datei, also der Inhalt, den Sie auch im Browser bearbeiten können. Der Bereich des Placeholders Main ist unten gelb markiert, der Rest kommt aus der Masterpage.

Um ein wenig mehr Leben in der Datei zu bringen, können Sie einen Platzhalter für den Head einfügen und zwar unmittelbar unterhalb der Direktiven und oberhalb des Placeholder Main.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderAdditionalPageHead“ runat=“server“>

<SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

        <PublishingWebControls:EditModePanel runat=“server“>

        <!– Styles for edit mode only–>

        <SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/editmode15.css %>“

            After=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

    </PublishingWebControls:EditModePanel>

</asp:Content>

Um Layout in das Design zu bringen, ergänzen Sie den Inhalt des PlaceHolderMain wie unten gezeigt. Dieser Code fügt Ihnen zwei Spalten in das Layout ein.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderMain“ runat=“server“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-left ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-left-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“PublishingPageContent“ HasInitialFocus=“True“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>


    <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-right ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-right-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“SBWPageContent1″ HasInitialFocus=“False“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

</asp:Content>

Spalten einfügen

Wie kommt jetzt aber das Datum der letzten Änderung in den Code? Dazu haben Sie am rechten Rand im SharePoint Designer den Arbeitsbereich Toolbox. Wenn Sie in diesem ganz nach unten gehen, finden Sie den Punkt Inhaltsfelder. Hier ist die Websitespalte, welche wir vorher in den Inhaltstyp eingefügt haben.

Zeigen Sie auf den Eintrag Geändert am und ziehen Sie diesen in das Fenster mit dem Code. Platzieren Sie diesen unmittelbar über dem schließenden Tag des Placeholders. Damit steht der Eintrag unten links. Wer möchte, kann dies natürlich via CSS auch ändern.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, suchen Sie die Datei in dem Ordner Seitenlayouts. Mit einem Rechtsklick rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen den Punkt Einchecken.

Im folgenden Dialog ist es wichtig, dass Sie den Punkt Hauptversion wählen. Andernfalls ist das Seitenlayout sonst nicht verfügbar für normale Benutzer.

Gehen Sie dann in den Browser und bearbeiten Sie die Webseite, die das neue Design erhalten soll. Klicken Sie im Modus Bearbeiten auf das Menüband Seite und dort auf Seitenlayouts. In den erscheinenden Dialog können Sie nun das neue Design auswählen.

Hier nun das neue Design, aber noch ohne Inhalt 🙂 Ich hoffe, diese Artikel haben Ihnen weitergeholfen und freue mich auf Kommentare. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4v.

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Nico Thiemer

Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 1

Wenn man mit der öffentlichen Website von Office 356 arbeitet, gibt es einiges zu beachten. Eine der Einschränkungen ist, dass man keine Unterwebsites erstellen kann. Daher wird auch schwer, mit mehreren Masterpages für verschiedene Seiten zu arbeiten. Wie man eine Masterpage im Browser anpasst, habe ich hier beschrieben. Was aber, wenn man nicht immer das gleiche Layout haben möchte?

Die Lösung dafür heißt Seitenlayouts. Dieser Artikel und der Folgende zeigen Ihnen, wie ein neues Seitenlayout erstellt und angewendet wird. Kurz gesagt, erstellen Sie dabei zuerst einen Inhaltstyp, in welchen Sie alle Felder definieren, die Sie in der Seite benötigen. Dies können Datumsfelder, Textboxen uvm. sein. Danach erstellen Sie eine SharePoint Inhaltsseite, in welche Sie die Felder aus dem Inhaltstyp einsetzen. Diese Seite veröffentlichen Sie als Vorlage für weitere Seiten. Eine SharePoint Inhaltsseite ist dabei immer mit einer Masterpage verbunden.

Zum Erstellen eines Seitenlayouts benötigen Sie zwingend den SharePoint Designer 2013, welchen Sie kostenfrei von Microsoft herunterladen können. Nach der Installation öffnen Sie diesen und verbinden sich zu Ihrer Website. Am linken Rand haben Sie eine Navigation, klicken Sie dort auf den Punkt Inhaltstypen und dann auf Neu => Inhaltstyp.

In dem folgenden Dialog können Sie dem Inhaltstyp einen Namen und Beschreibung geben. Wichtig ist, dass dieser von Inhaltstypen für die Veröffentlichung und vom Inhaltstyp Seite erbt. Mit anderen Einstellungen ist ein neues Seitenlayout nicht möglich. Es empfiehlt sich auch, den neuen Inhaltstyp in einer neuen, eigenen Gruppe zu verwalten.

Nach dem erstellen wird der Inhalt neu geladen. Suchen Sie den neuen Inhaltstyp und klicken Sie auf diesen.

Da wir den neuem Inhaltstyp noch eine Spalte hinzufügen möchten wann die letzte Änderung war, klicken wir auf Spalten bearbeiten. Dabei sehen Sie alle Websitespalten, die die Seite durch die Vererbung erhalten hat.

Klicken Sie
jetzt auf Neu => Vorhandene Websitespalte hinzufügen.

Sie erhalten einen Dialog, in welchem Sie die Spalte Geändert am suchen und bestätigen dies mit OK. In dieser Spalte wird später das Datum der letzten Änderung an der Webseite erfasst.

Nachdem der Inhaltstyp soweit erstellt ist, kann das neue Seitenlayout erstellt werden. Klicken Sie dazu in der linken Navigation auf den Punkt Seitenlayouts und wählen Sie dort Neu => Neues Seitenlayout.

Im folgenden Dialog sind die Label für den Text geringfügig deplatziert. Stören Sie sich nicht daran, der Dialog funktioniert trotzdem einwandfrei. Um ein neues Seitenlayout zu erstellen, müssen Sie zuerst auswählen, auf welchen Inhaltstyp dieses basieren soll. In meinen Fall ist dies der Inhaltstyp, welchen wir soeben erstellt haben.

Hinter der Variable URL-Name verbirgt sich der Name der aspx Datei, in welcher das Layout später definiert wird und das alle Seiten nutzen, die darauf basieren. Vergeben Sie auch einen aussagekräftigen Titel, da Sie später bei der Auswahl des Seitenlayouts nur diesen zur Verfügung haben.

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Damit haben Sie das Seitenlayout erfolgreich erstellt. Der nächste Artikel wird sich damit beschäftigen, wie Sie das Layout der neuen Vorlage anpassen und es verwenden können. Vielleicht finden Sie es auch schon selber heraus 😉 Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4i.

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Nico Thiemer

Anpassen der Oberfläche in öffentlicher Website von Office 365

Wenn Sie mit der öffentlichen Website von Office 365 arbeiten möchte, werden Sie in der Regel auch eine optische Anpassung vornehmen wollen. Dieser Artikel gibt einige Tipps, wie Sie dies schnell und einfach erledigen können. Wer tiefer gehen will, sollte meinen Artikel über den neuen Designmanager in SharePoint 2013 lesen. Dieser steht hier in vollem Umfang zur Verfügung.

Designs anwenden

Einfacher geht es, wenn Sie ein neues Design auswählen. Ein Design legt fest, welche Farben verwendet werden, wie die Anordnung der Platzhalter sind und einiges mehr. Es gibt schon eine ganze Anzahl vorgefertigte Designs, Sie können aber auch eigene erstellen wenn Sie möchten. Um ein Design auszuwählen, wählen Sie aus dem Aktionsmenü den Punkt Erscheinungsbild ändern.

Auf der nun erscheinenden Seite klicken Sie ein Design an, welches in einer Vorschau geladen wird. Sie haben verschiedene Möglichkeiten das Design anzupassen:

  • Sie können das Hintergrundbild ändern, indem Sie ein neues Bild hochladen. Dieses wird zentriert hinter dem Text angezeigt.
  • Über Farben können Sie auswählen, welche Farben verwendet werden sollen.
  • Über dem Punk Websitelayout legen Sie fest, wie die Platzhalter verteilt sind.
  • Zum Schluss können Sie mit Schriftarten diese einstellen.

Alle Änderungen können Sie im Vorschaubild sofort sehen.

Über den Link Testen können Sie das neue Design auf Ihrer Website prüfen und bei Bedarf auch gleich übernehmen. Beachten Sie bitte, beides braucht ein wenig Zeit.

Bestandteile der Masterpage im Browser ändern

Eine weitere interessante Möglichkeit ist es, wesentliche Bestandteile der Masterpage direkt im Browser zu bearbeiten. Diese großartige Möglichkeit ist allerdings etwas versteckt. Gehen Sie auf eine beliebige Webseite und klicken Sie dort oben links auf das Menüband Website.

Neben dem Titel der Site, dem Menü und weiteren Einstellungen sind die Punkte Websiteelemente bearbeiten und Stylesheets bearbeiten interessant. Bei einem Klick auf Websiteelemente bearbeiten wird es möglich, sowohl die Kopf- als auch die Fußzeile im Browser zu bearbeiten. Dies erfolgt wie bei jeder anderen Website auch.

Über den Link Stylesheets bearbeiten ist auch möglich, die verwendeten Stylesheets direkt im Browser anzupassen. Das ist praktisch, muss man doch nicht den SharePoint Designer öffnen.

 

Wer möchte, kann mit den oben genannten Methoden lange experimentieren, mir persönlich hat es viel Spaß gemacht. Wenn Sie auch mit der öffentlichen Website von Office 365 arbeiten, lassen Sie es mich doch wissen.

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Nico Thiemer

Limitierungen der öffentlichen Website in Office 365

Kennen Sie schon die öffentliche Website in Office 365? Viele, wenn auch nicht alle Tarife, schließen diese ein. Mit dieser Website wird es möglich, eine Internetpräsenz zu erstellen, welche auf SharePoint läuft und keine weiteren Kosten verursacht. Microsoft selber verwaltet keine Domains, wenn Sie eine erwerben möchte, werden Sie an GoDaddy verwiesen. Dies funktioniert nach meiner Erfahrung recht zuverlässig. Aufgesetzt wird die Site in der Verwaltungskonsole von SharePoint online, wo sie wie jede andere Websitesammlung angelegt wird. Die Adresse ist zuerst immer https://%5BIhrName%5D-public.sharepoint.com.

Pro Organisation kann es nur eine öffentliche Website geben, wenn Sie also 300 Benutzer haben, haben Sie trotzdem nur eine öffentliche Website. Die öffentliche Website ist allerdings keine SharePoint Standard Website, sondern ziemlich stark angepasst. Es gibt ein paar Limitierungen und auch ein paar Zugaben J

Schauen wir uns ein paar Limitierungen an, welche schon klar werden, wenn man in die Einstellungen der Website der höchsten Ebene schaut.

Unterwebsites werden nicht unterstützt

Sie können im Browser keine Unterwebsites anlegen. Das geht zwar im SharePoint Designer, aber Sie haben keine unterstützte Möglichkeit, ein Design auf diese Sites anzuwenden. Erlaubt sind auch nur Vorlagen vom Typ Suchcenter und Teamsite.

Keine Inhaltstypen

Sie können im Browser nicht mit Inhaltstypen arbeiten. Die entsprechende Seite fehlt komplett. Sie können und müssen allerdings mit Seitenlayouts (Pagelayouts) arbeiten, diese müssen Sie im SharePoint Designer anpassen.

Websitespalten

Diese Seite ist da, allerdings ausgeblendet. Dies kann erreicht werden unter [URL]/_layouts/15/mngfield.aspx. Dies ist nicht das einzige Features, welches dieses Verhalten zeigt. Im Zweifelsfall einfach die Seite manuell eingeben und testen.

(De)Aktivierung von Features

Es gibt keine unterstütze Möglichkeit, Features, auf welcher Ebene auch immer, zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die entsprechenden Seiten fehlen. Allerdings gibt es hier ein Lösung: http://www.ashokraja.me/post/Feature-Manager-Web-Part-for-Office-365-Public-Facing-SharePoint-2013-Site.aspx

Webpart Inhaltssuche

Dieser Webpart steht nicht zur Verfügung, ebenso wie viele andere Webparts. Allerdings schmerzt es bei diesem ganz besonders.

In einem der nächsten Beiträge werde ich darüber schreiben, wie man die öffentliche Website von Office 365 bearbeiten kann. Da wiederrum gibt es einiges, was es sonst nicht gibt. Es bleibt also spannend.

Der Kurzlink zu diesem Eintrag ist http://wp.me/p4y7ta-3W.

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