Triff mich!

September 2018

Am 26.09.2018 hält das RKW Sachsen in Dresden ein Business-Frühstück ab. Ich werde dort einen Vortrag zum Thema „Unternehmenskultur in Zeiten der Digitalisierung“ halten. Ich freue mich über zahlreiches Erscheinen!

https://www.rkw-sachsen.de/

 

Eine neue Suchseite im SharePoint Suchcenter hinzufügen

In verschiedenen Artikeln in meinem Blog habe ich schon über die SharePoint Suche geschrieben. Darin habe ich öfters auf das SharePoint Suchcenter verwiesen, ohne bisher zu erläutern, wie ich diesen eine neue Seite hinzufüge. Dies möchte ich jetzt hier nachholen.

Neue Seiten im Suchcenter sind wichtig, denn diese Seiten verengen eine Suche auf einen bestimmten Bereich, seien es Inhaltstypen wie Aufgaben und Dokumenttypen oder auf einen bestimmten Speicherort. So wäre es z.B. möglich, seine eigene Website mit SharePoint zu indizieren und dann im Suchcenter eine Seite zu haben, welche nur auf dieser Site sucht.

Grundlagen

Das Folgende gilt nur für das Enterprise Suchcenter, im Basic Suchcenter ist die Anpassung nicht möglich. Wenn ich also von einem SharePoint Suchcenter schreibe, meine ich immer ein Enterprise Suchcenter. In diesem ist das Publishing Feature aktiviert, was u.a. auch heißt, wenn ich eine neue Seite erstelle, so muss diese nach dem Abschluss der Bearbeitung IMMER noch eingecheckt und anschließend veröffentlicht werden. Geschieht dies nicht, können Besucher mit „Nur Lesen“ Recht, und das wird die Mehrzahl der Besucher sein, die Seite nicht aufrufen. Für diese Benutzer existiert die Seite schlicht nicht. Dass eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, erkennen Sie am gelben Band oben auf der Seite.

ACHTUNG: Auch wenn eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, so kann diese trotzdem für alle in der Navigation erscheinen, wenn diese darin manuell verlinkt wird.

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Eine neue Seite erstellen und bearbeiten

Um eine neue Seite zu erstellen, klicken Sie im Enterprise Suchcenter auf das Zahnrad oben rechts. Vorausgesetzt Sie haben die entsprechenden Rechte, erscheint jetzt der Link „Add a page. In dem folgenden Dialog geben Sie der Page einen Namen und klicken Create. Sie werden dann auf die neue Seite im Editmodus weitergeleitet.

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Die neue Seite besteht aus vier Webparts:

  • Einen Webpart für die Eingabe
  • Eine Suchnavigation
  • Einen Suchergebniswebpart
  • Einen Webparts für die Verfeinerung

Angepasst werden muss i.d.R. nur der Suchergebniswebpart. Natürlich bietet es sich auch an, die Verfeinerung zu konfigurieren, notwendig ist es nicht.

Um den Suchergebniswebpart zu konfigurieren, rufen Sie dessen Edit Menü auf. Der Webpart ist ganz ähnlich dem Webpart für Inhaltssuche, auch hier können Sie mit der Query arbeiten und diese transformieren. In meinem Blog findet sich auch eine Serie zum Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche, nutzen Sie die Suche in diesem Blog.

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In meinem Beispiel möchte ich nur Aufgaben angezeigt bekommen, weshalb ich die Suchquery anpasse. Im Dialog Build your query wähle ich bei Select a query die Möglichkeit Items matching a content type (System). In der Einstellung Restrict by content type wähle ich Task. In der Einstellung Add additional filters  muss {searchboxquery} stehen.

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Bestätigen Sie alles mit OK und speichern Sie die Änderungen im Webpart und die Seite. Vergessen Sie nicht diese zu veröffentlichen. Wenn jetzt Benutzer in das Suchfeld etwas eingeben, wird NUR in alle Aufgaben gesucht, welche der aktuelle Benutzer sehen darf. Links am Rand können Sie ggf. nach der Person verfeinern, welcher die Aufgabe erstellt hat.

Neue Seite in Navigation einbauen

Wenn Sie jetzt die neue Seite verlassen, z.B. indem Sie auf People klicken, ist die Seite scheinbar weg. Die Benutzer müssten den genauen Pfad oder den Weg zur Pages Bibliothek wissen. Um die neue Seite in die Suchnavigation einzubauen, gehen Sie in die Site settings und dort unten im Abschnitt Search auf  Search Settings. In der Einstellung Configure Search Navigation klicken Sie auf Add Link… und navigieren zu der neuen Datei mit der Schaltfläche Browse… Sie finden die Datei in der Bibliothek Pages (englisch) oder Seiten (deutsch). Geben Sie noch einen Titel ein, nehmen die weiteren gewünschten Änderungen vor und Sie fertig. Viel Spaß damit!

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Rückschau OfficeCamp 2018 in Gelsenkirchen

 

Vom 18.06.18 – 20.06.2018 fand im Maritim Hotel in Gelsenkirchen das OfficeCamp 2018 statt. Ich hatte die Ehre dort als Redner zwei Vorträge zu halten. Diese betrafen die SharePoint Suche und wie man Suchergebnisse in SharePoint (Display Templates) anpasst. Meine Vorträge waren gut gefüllt, sodass man merkt, dass das Thema eine gewisse Relevanz hat.

Auch die anderen Vorträge waren von hohem Niveau und auch für mich durchaus interessant. Besonders fielen mir dabei die Möglichkeiten von VR/AR/MR auf, welches mit Microsoft möglich sind. Und das erstaunliche daran, z.T. kostet es nicht mal was bzw. ist in schon vorhandenen Lizenzen enthalten. Glauben Sie nicht? Dann suchen Sie mal in Windows 10 nach Mixed. Klicken Sie dann in der Anwendung auf Mixed Reality. Sie werden Augen machen 🙂

Ebenso interessant waren die Anwendungen/Möglichkeiten mit Azure und Office 365. Alleine was PowerBI kann ist ein kleines Wunder.

Die Organisation war, man kann es nicht anders sagen, hervorragend. Vom Ablauf her, das Abendprogramm, alles super. Ich würde mich freuen, wenn es das OfficeCamp nächstes Jahr wieder gibt!

 

Acht Thesen zur digitalen Transformation These 2: Altes Wissen „vergessen“

Autoren: Dr. Gerd Friese und Nico Thiemer

Dies ist der dritte Artikel in der Serie Acht Thesen zur digitalen Transformation. Die zweite These lautete, das Firmen ihr altes Wissen vergessen müssen.

„Altes Wissen vergessen

Das größte Hemmnis einer Veränderung ist die Trägheit der Masse.

„Das haben wir schon immer so gemacht“! „Unsere Strukturen sind gut“. „Wir haben alles im Griff“!

Kennen Sie das Problem, wenn sich der Chef immer mehr ins tägliche Geschäft einmischt, statt sich um die Zukunft zu kümmern? Da sollten die Alarmanlagen läuten. Hektik und Stress sind der Tot jeder positiven Entwicklung und ein Zeichen dafür, dass die Übersicht verloren gegangen ist. Daraus entsteht Unsicherheit und Angst.

Da gibt es nur eine Lösung: Loslassen, Abstand gewinnen, den Rahmen ändern – einfach raus aus dem Karussell und die Verbissenheit ablegen. Es ist ganz erstaunlich, wie weit man plötzlich wieder sehen kann.“

Dies verstehen wir unter der These 2:

Die Veränderung der Orientierungs-Schwerpunkte bedeutet:

  • Kapital folgt Ideen, nicht Ideen dem Kapital!
  • Die neue Zukunft hat keine Vergangenheit, alles muss neu gedacht werden!
  • Menschen entwickeln die neue Zukunft, wenn sie wissen, wie diese aussehen könnte!

Die Perspektiven: Die Schallmauer durchbrechen

1. Unser Management-Wissen stammt aus der Vergangenheit

Klassisches Vorgehen bedeutet, wir orientieren uns zuerst an kaufmännischen Kategorien. EBIT, Bilanz, Cashflow, Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad, Liquidität 2. Grades usw. stehen im Vordergrund und bestimmen die Handlungsstruktur. Das ist nicht falsch. Dies hat seine Berechtigung! Aber nur dann, wenn:

  • der Markt ein stabiles Wachstum aufweist und
  • die die Produktlaufzyklen sich in einem Bereich größer 5 Jahren bewegen.

In einer solchen,

  • auf Konfliktvermeidung und Stabilität ausgelegten hierarchischen Organisation,
  •  in einem Markt mit klaren Abnahmestrukturen

ist genug Zeit vorhanden, um nachzusteuern und das Unternehmen „auf Linie“ zu bringen!

Die Zukunftsorientierung der Vergangenheit resultierte aus der Fortschreibung der Kennzahlen nach vorn z B. anhand eines 10-Jahres Planes. Dieser durfte weder unter- noch überschritten werden, um die sensible Stabilität des Gesamtsystems einer nahezu perfekten sozialen (Plan)Wirtschaft nicht zu gefährden.

2. Wie lange geht die Anwendung dieses Denkens noch gut?

Es geht schon lange nicht mehr gut! Das schlimme ist, dass modernes Unternehmertum nur an wenigen Universitäten oder Hochschulen „gelernt“ werden kann (z. B. an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg). Aber auch hier wird zunächst vorausgesetzt, dass ein „un-verzichtbares betriebswirtschaftliches Fachwissen für Unternehmer“ bereits vorhanden ist.

Wo aber finden sich in den Lehrplänen Themen wie z. B.:

  • Die Formulierung einer Unternehmer-Vision!
  • Das Entdecken von neuen Chancen im Markt!
  • Die Herausbildung eines Gespürs für Trends und Entwicklungsmöglichkeiten!
  • Die Fähigkeit zur Netzwerkentwicklung, um Reichweite zu generieren!

Haben wir nicht inzwischen zur Genüge erfahren müssen, dass jedes Unternehmen, welches ständig dem Geld nur hinterher rennt, nie genügend davon haben wird, um wachsen zu können! „Kapital geht immer dorthin, wo die höchste Verzinsung, die größte Vermehrung zu erwarten ist“. Kapital muss man erst einmal „einsammeln“, dann kann man sich um die kaufmännischen Zahlen kümmern.

3. Wenn die Schnelligkeit der Entwicklung die Schallmauer der Anpassung durchbricht

Wenn ein Flugzeug die Schallmauer durchbrechen will, kann es nicht auf der Wissensbasis der Zeppelin-Entwicklung konstruiert werden. Hier müssen schon die Gesetze der Physik beachtet werden. Es geht also nicht nur um stärkere Flugzeugmotoren, sondern auch um die Verringerung des Reibungswiderstandes – plakativ gesprochen.

Was aber in der Physik klar ist, ist beim Menschen unbestimmt. Wodurch wird also die „Schallmauer der Anpassung“ bestimmt? Ganz einfach: Jeder Mensch hat eine „Zeitkonstante“ innerhalb der er in der Lage ist, Entwicklungen zu erkennen, zu begreifen, zu verarbeiten und seine Handlungsstruktur neu auszurichten (Überlebensstrategie). Unter-schreitet z. B. die Veränderungsgeschwindigkeit des Marktes (kurze Produktlaufzyklen) diese „Zeitkonstante“, dann ist der Mensch nicht mehr in der Lage (oder Willens), sich anzupassen. Er bleibt vor der Schallmauer einfach stehen und die Entwicklung geht ohne ihm weiter.

Die meisten Unternehmer spüren, dass:

  • die Veränderungsgeschwindigkeit des Marktes weiter zunehmen wird,
  • die Zeiten des „Stabilen Wachstums“ längst vorbei sind und
  • heute die größte Herausforderung darin besteht, das „Management der unvorhersehbaren Entwicklungen“ zu beherrschen.

Allein wie das Letztere geht, weiß offensichtlich nur ein ganz geringer Teil. Ansonsten gäbe es keine Erklärung dafür, warum so viele gestandene Unternehmens-Macher nicht von den alten Steuerungsgrundsätzen aus den Anfängen des 20. Jahrhunderts (siehe 1.) lassen können!

4. Das neue Wissen kommt aus der Zukunft

Wer oder was ist unsere Zukunft? Das weiß keiner! Unsere neue Zukunft hat keine Vergangenheit! Also wäre ein lineares Weiterdenken mit großer Sicherheit ein erster Schritt in den Abgrund!

Aurel von Bassewitz schreibt in seinem Beitrag vom 20. Mai 2018 auf Linkedin „Strategien erfolgreich implementieren“ sinngemäß folgendes: Die Entwicklung der strategischen Kompetenz, die Beantwortung der Frage, welcher Job in der Zukunft erledigt werden muss, ist entscheidend für die Innovationskraft des Unternehmens! Es geht also um das Wissen, welche Probleme es bei den Kunden zukünftig zu lösen gilt!

Spätestens jetzt sollte sich die Erkenntnis durchsetzen, dass das klassische Management (des operativen Geschäfts) sein Primat, seine Vormachtstellung verloren hat. Je dynamischer der Markt sich entwickelt, umso weiter muss der Blick in die Zukunft gehen.

Menschen gestalten Trends und bestimmen Entwicklungen. Wer über die Möglichkeit verfügt, dies auf Basis von Daten zu analysieren und bis zu zehn Jahre in die Zukunft zu prognostizieren, wird zu den richtigen Erkenntnissen kommen. Die Bilanzanalyse der letzten zehn Jahre spielt dabei keine Rolle mehr!

5. Arbeiten wie ein Künstler: Sind nicht alle Unternehmer Künstler?

Wer hat sich schon einmal die Zeit genommen, einem Maler bei der Entstehung eines Bildes zuzuschauen? Wer hat versucht einmal nach zu vollziehen, welche Denkprozesse im Kopf dabei von statten gehen?

Prof. C. Otto Scharmer erläutert in seinem Buch „Theorie U“, dass man einen solchen kreativen Prozess aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten kann:

  1. Leere Leinwand (Intuition)
  2. Schöpfungsprozess (Malen)
  3. Ergebnis (Bild)

Gilt nicht für Transformationsprozesse die gleiche Betrachtung:

  1. Was sind die Triebkräfte, aus denen heraus wir es tun? (Antrieb/Motivation)
  2. Wie ist es zu tun? (Vorgehen/Methode/Denkprozess)
  3. Was ist zu tun? (Vision/Bild/Struktur)

Scharmer nennt seine Methode „Presensing“ oder auch „Von der Zukunft her führen“! Und hier schließt sich der Kreis. Was für den Maler das fertige Bild auf Stoff oder Papier ist, das ist für den Unternehmer sein Bild im Kopf! Er beschreibt diesen Vorgang so:

„Du wartest und wartest und lässt deine Erfahrungen sich mit der Situation verbinden. In gewisser Weise gibt es kein Entscheiden. Das, was zu tun ist wird (von selbst) offensichtlich“
Und weiter:
„Diesen Zustand muss man eine Zeit lang aushalten! Einfach nur warten, damit sich eine Lösung intuitiv entwickelt. Vertrauen haben, wie ein Künstler, dass etwas wirklich Neues entsteht“.
Probieren Sie es doch einmal aus – im Liegestuhl auf der Dachterrasse!

Hilfestellung

Damit sie selber sehen können, wo sich Ihre Organisation befindet, beantworten sie einfach für sich die folgenden Fragen:

  1. Mit welchem Managementwissen wird in Ihrem Unternehmen vorrangig gearbeitet?
  2. Glauben Sie, dass Ihr Markt noch „stabil und konfliktfrei“ ist?
    Wird bei Ihnen vorrangig auf Basis der klassischen Kennzahlen aus dem Controlling das Unternehmen gesteuert?
  3. Gibt es bei Ihnen im Unternehmen Mitarbeiter, die eine Weiterbildung im Bereich „Führung und unternehmerisches Denken“ absolviert haben?
  4. Gab es in Ihrem Unternehmen schon Fälle von Überforderung oder sogar von Burnout?
  5. Hat Ihr Unternehmen eine Zukunftsorientierung, ein klares verständliches (soziales) Zukunftsbild?
  6. Gibt es bei Ihnen eine „Rückwärtsplanung“ die definiert, welche Kompetenzen in den nächsten 5 Jahren Stück für Stück aufgebaut werden müssen?
  7. Kennt jeder Mitarbeiter seinen Platz im Netzwerk und seine Entwicklungsmöglichkeiten?

Wir würden uns über eine rege Beteiligung zu dieser These in den Kommentaren unten freuen. Liegen wir falsch, was ist richtig? Wir sind gespannt.

Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

 

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen
Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows

Dies ist der fünfte Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Er ist verwandt mit dem Artikel zum Erstellen von Genehmigungen in SharePoint Designer. In diesem Artikel habe ich gezeigt, wie Sie einfach eine Genehmigung erstellen können und dort zwischen Zustimmung und Ablehnung wählen können. Oft ist allerdings mehr als das notwendig, z.B. eine Auswahlmöglichkeit für eine Rückfrage. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Auswahlmöglichkeit für Genehmigungen in SharePoint Designer Workflows erweiterten können.

Wenn im SharePoint Designer eine Genehmigung gestartet wird, wird in einer Aufgabenliste für einen Benutzer eine Aufgabe erstellt und diese dem Benutzer zugewiesen. Dabei ist der Inhaltstyp der Aufgabe Workflowaufgabe (SharePoint 2013). Die Spalte, welche die Optionen für die Aufgabe anbietet, heißt Ergebnis der Aufgabe. Den originalen Inhaltstyp anzupassen empfiehlt sich nicht, besser ist es einen eigenen, neuen Inhaltstyp zu erstellen. Gehen Sie dazu in die Root der Sitecollection, in welcher Sie die Änderung durchführen wollen, gehen in die Websiteeinstellungen und dort in die Inhaltstypen. Klicken Sie auf Erstellen und geben Sie dem neuem Inhaltstyp einen Namen. Erben Sie den Inhaltstyp wie unten gezeigt.

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Erstellen Sie im neuen Inhaltstyp eine neue Websitespalte vom Typ Ergebnisauswahl und geben Sie dort die gewünschten Werte an.

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Danach muss noch der neue Inhaltstyp der Aufgabenliste zugeordnet werden. Starten Sie danach den SharePoint Designer neu und gehen Sie in die Aktion Aufgaben zuweisen. In den Ergebnisoptionen können Sie jetzt den neuen Inhaltstyp und auch das neue Feld auswählen. Der Wert der Auswahl wird wieder in der Variable gespeichert, wobei dies nummerische Werte sind. Der erste Eintrag ist dabei 0. Die Auswahl Rückfrage aus dem Beispiel oben hat also den Wert 2. In einer Verzweigung können Sie jetzt auch wieder darauf reagieren.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage mit SharePoint Designer? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage mit SharePoint Designer? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen
Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Dies ist der vierte Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Diesmal möchte ich zeigen, wie man einen Webservice in SharePoint Designer 2013 nutzen kann um damit ein neues Subweb zu erstellen. Natürlich kann man, wenn man das Prinzip einmal verstanden hat, auch andere Webservices nutzen um Aktionen zu ermöglichen, welche von Haus aus mit SharePoint Designer nicht möglich sind.

Grundlagen

Um einen Webservice in SharePoint Designer nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

  • Die Dienstanwendung Benutzerprofildienst (User Profil Service) muss installiert, korrekt konfiguriert und die Person, welche den Workflow ausführt, muss in diesen synchronisiert sein. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie beim Ausführen des Workflow den Fehler, dass der Zugriff verweigert wurde. Natürlich muss auch der Service als solcher laufen.
  • Der App Management Service muss laufen und die dazugehörige Dienstanwendung muss erstellt sein.
  • Der Benutzer, welcher den Workflow veröffentlicht, muss mind. Full Control für die Website besitzen auf die der Workflow veröffentlicht wird. Natürlich kann er auch Site Collection Administrator sein.

Im Workflow wird eine Aktion verwendet, welche Sie sicher bisher nicht so oft verwendet haben. Es ist dies die Aktion Wörterbuch erstellen (Create Dictionary). Ein Wörterbuch ist im Wesentlichen eine Tabelle, welche Variablen speichert. Benötigt wird dies, da ein Webservice beim Aufrufen verschiedene Parameter benötigt, in unserem Fall z.B. welche Vorlage soll das neue Subweb haben, wo soll es sich befinden, wie soll es heißen etc. Außerdem benötigt ein HTTP(S) Aufruf auch noch Parameter als solche. Diese Werte/Parameter werden in einem Wörterbuch gesammelt und dann dem Aufruf mit übergeben. Es ist auch durchaus üblich, dass ein Wörterbuch in ein anderes Wörterbuch verschachtelt ist. Der Webservice liefert seine Ergebnisse auch i.d.R. in Form eines Wörterbuches zurück, dieses können Sie mit der entsprechenden SharePoint Designer Aktion auch auslesen. Oder für den etwas versierten Nutzer: Wir übergeben die Werte in JSON und erhalten Werte als solche zurück.

Den Workflow entwickeln

Um den Workflow zu entwickeln, erstellen Sie einen neuen 2013er Workflow in SharePoint Designer. Wie benötigen als erstes ein paar Variablen, welche wir mit einem Klick auf Lokale Variablen oben rechts erstellen. Es sind dies die folgenden Variablen mit der folgenden Bedeutung:

Name Bedeutung Typ
RequestURL Die URL, die den Webservice aufruft. Die ist typischerweise das aktuelle Web zzgl. der URL des Webservices. In unserem Fall ist die URL des Webservice /_api/web/webinfos/add.

Beispiel:

httpS://mandant.sharepoint.com/sites/Team1/_api/web/webinfos/add

Zeichenfolge
Title Der Titel des neuen Subwebs Zeichenfolge
Description Die Beschreibung des neuen Subwebs. Zeichenfolge
SiteURL Die URL des neuen Subwebs Zeichenfolge
SiteTemplate Die Vorlage des neuen Subwebs. Eine Teamsite ist STS#0. Zeichenfolge
Language Die Sprache des neuen Subwebs. Für Ihre Sprach-ID siehe hier: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms912047(v=winembedded.10).aspx Zahl
UseUniquePermissions Soll das Subweb eigene Berechtigung haben? In unserem Fall ist der Wert Nein/No Bool

Fügen Sie die Aktion Workflowvariable festlegen mehrmals hinzu und konfigurieren Sie diese entsprechend.

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Fügen Sie anschließend vier Mal die Aktion Wörterbuch erstellen ein. Konfigurieren Sie die Aktionen wie unten gezeigt. Die Tabellen enthalten dabei die Variablen innerhalb der Wörterbücher. Sie müssen dafür noch vier Variablen mit dem Typ Wörterbuch erstellen. Die Namen der Variablen innerhalb der Wörterbücher müssen mit den unten gezeigten identisch sein. Wie Sie auf die schon vorhandenen Variablen zugreifen können, wurde in den vorherigen Artikeln erläutert.

Wörterbuch requestHeaders

Name Typ Wert
Accept Zeichenfolge application/json;odata=verbose
Content-Type Zeichenfolge application/json;odata=verbose

Wörterbuch metadata

Name Typ Wert
Type Zeichenfolge SP.WebInfoCreationInformation

Wörterbuch parameters

Name Typ Wert
__metadata Wörterbuch Variable: metadata
Url Zeichenfolge Variable: SiteURL
Title Zeichenfolge Variable: Title
Description Zeichenfolge Variable: Description
Language Zeichenfolge Variable:Language
WebTemplate Zeichenfolge Variable: SiteTemplate
UseUniquePermissions Bool Variable :UseUniquePermissions

Wörterbuch requestDictionary

Name Typ Wert
parameters Wörterbuch Variable:parameters

Fügen Sie jetzt die Aktion HTTP Webdienst aufrufen hinzu.

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Klicken Sie auf dieses und konfigurieren Sie die Aktion wie unten gezeigt.

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Klicken Sie auf Anforderung und wählen Sie Variable:requestDictionary aus. Zeigen Sie anschließend auf die Aktion, klicken auf das DropDown und wählen Eigenschaften.

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Im Feld RequestHeaders wählen Sie Variable:requestHeaders und bestätigen das mit OK.

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Der Workflow ist damit im Prinzip fertig, wenn Sie diesen aber ausführen werden Sie eine Zugriff verweigert Meldung erhalten. Der Grund dafür ist, dass Sie den Workflow erst noch entsprechend berechtigen müssen. Dazu muss die Aktion HTTP Webdienst aufrufen in einem App Schritt ausgeführt werden. Sie finden diesen App Schritt in der Gruppe Einfügen im Menüband. Diese Aktion ist allerdings mit einiger Wahrscheinlichkeit ausgegraut.

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Damit Sie dies nutzen können, sind weitere Schritt notwendig, nachdem der Workflow mind. einmal veröffentlicht wurde. Der folgende Artikel beschreibt das Vorgehen sehr anschaulich: https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/dev/general-development/create-a-workflow-with-elevated-permissions-by-using-the-sharepoint-workflo

Starten Sie danach den SharePoint Designer neu und öffnen Sie erneut den Workflow. Nachdem Sie die Aktion in den App Schritt eingefügt und neu veröffentlicht haben, sollte dieser auch ohne Probleme funktionieren.

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Acht Thesen zur digitalen Transformation These 1: Herausforderung annehmen

 

Autoren: Dr. Gerd Friese und Nico Thiemer

Dies ist der zweite Artikel in der Serie Acht Thesen zur digitalen Transformation. Die erste These lautete, dass Organisationen die Herausforderung Digitale Transformation annehmen müssen und damit ihre Probleme haben:

„Kopf aus dem Sand! Der „digitale“ Sturm zieht nicht vorüber! Wir wissen heute, dass Wetter bleibt unbeständig auf eine neue Art, die es so noch nie gab. Heute hat jeder seinen eigenen Sturm zu überstehen.

Beispiel gefällig? Die Produktlaufzyklen sind im klassischen Produkt-Portfolio längst unter zwei Jahre gefallen. Im Bereich der digitalen Services liegen wir unter 2 Monaten! Eine Massenfertigung gibt es praktisch nicht mehr. Die Losgrößen in der Produktion werden immer kleiner und individueller. Jedes Produkt wird zu einem Unikat und ist gespickt mit intelligenter Sensorik.

Früher oder später wird jedes Unternehmen zu einem Softwareunternehmen. Klassische Produkte sind nur noch Hilfsmittel zum Datensammeln. Hier wird der Mehrwert der Zukunft erzeugt und nicht mehr in einer riesigen Produktionshalle.“

Dies verstehen wir unter der These: Herausforderung annehmen bedeutet zu verstehen,

  • um was es im Grunde eigentlich geht,
  • was Ursache, was Wirkung ist, und darauf aufbauend,
  • was die richtigen Entscheidungen für die strategische Entwicklung des Unternehmens und die Mitarbeiter sind!

Die Perspektiven: Die 4.0-Entwicklung

Markt/Industrie 4.0

Disruptive/zerstörende Entwicklungen durch Digitalisierung:  Es geht in der marktwirtschaftlichen Ökonomie immer um die Beherrschung von starken Marktschwankungen (Volatilität), um effizientere Unternehmensführung und um neue Produkte und Dienstleistungen. Diese Inhalte sind immer verkoppelt mit einer direkten intensiven arbeits- und personalpolitischer Wirkung in die Gesellschaft hinein. Die dadurch hervorgerufene drastische Effizienzsteigerungen führt im Weiteren zu einer neuen Marktbereinigung – die Schnellen fressen die Langsamen! Ein Beispiel dafür ist der Untergang von Nokia oder Kodak im Bereich der Handys und der Photographie.

Unternehmen, welche die meisten Fehler machen, bleiben auf der Strecke.  Die Beherrschung der Logistik wird zum Zünglein an der Waage. Logistik bedeutet in diesem Kontext nicht nur Warentransport, sondern den schnellen, effektiven und direkten Kontakt zum Kunde. Wenn eine Ware oder Dienstleistung überall in gleiche Qualität zum gleichen Preis vorhanden ist, ist der Service der entscheidende Punkt zum Kaufanreiz.

Plattformmodelle (siehe Amazon), verbinden in einer bisher nicht bekannten Schnelligkeit Kunden mit Anbietern. Und nicht nur das, auch der klassische Zwischenhändler, oft mit stationären Verkäufern vertreten, wird vieler Orts komplett ausgeschaltet. Dies ist eine Entwicklung, welche gerade im Softwaremarkt jetzt schon absolut üblich ist. Der Markt wird faktisch neu aufgeteilt.

Unternehmen, welche den richtigen Moment verpassen, verlieren das Privileg, am Marktgeschehen überhaupt noch teilnehmen zu dürfen. Eine Rückkehr im gleichen Segment ist dabei fast ausgeschlossen!

Unternehmen 4.0

Die Beherrschung des Wandels wird zur Grundlage für Stabilität.

„Überschreiten die Schlüsseleinflussfaktoren für die Vermarktung von Produkten oder Dienstleistungen ein kritisches Maß an Komplexität, wird eine Organisation mit Fokus auf zentrale Planung und Steuerung überfordert, da der zu leistende Aufwand den erzielbaren Nutzen in Frage stellt“ (Dr. Dieter Feustel People & Cooperation).

Dafür gibt es nur zwei Auswege:

  • Es wird alles automatisiert, was automatisiert werden kann! Algorithmen steuern immer mehr Abläufe, die rational und logisch dargestellt werden können.
  • Die Abkehr von der Verwaltungs-Hierarchie hin zu einer Wertschöpfungsorganisation.

Diese beiden Punkte bedingen auch eine viel stärkere Einbindung der IT. Dies allerdings auf eine andere, erweiterte Art und Weise wie bisher.

IT 4.0

Eine IT 4.0, sofern man dieses Schlagwort verwenden möchte, wird sich von einer traditionellen IT vor allem darin unterscheiden, dass der Focus der Abteilung stark auf Beratung und weniger auf Betrieb liegt. Diese Beratung wird in einem viel stärkeren Maß als bisher auch die Punkte Strategie beinhalten. Dies nicht nur in einer langen, sondern auch in einer kurzen Perspektive. Darunter ist folgendes zu verstehen: Viele Anwendungen wandern immer mehr in die Cloud, wobei die Cloudanbieter sehr kurze Produktzyklen haben. Es werden bestehende Anwendungen ständig verändert und ergänzt sowie neue Produkte eingeführt. Ein gutes Beispiel ist dafür Office 365 oder Microsoft Azure. Für eine Leitungsebene ist es sehr schwer abzuschätzen, welches Werkzeug sie einsetzen soll, welches eine Investitionssicherheit bietet. Und welches Werkzeug sich mit anderen Werkzeugen aus anderen Prozessen koppeln lässt. Ein IT muss diese Entwicklungen „auf den Schirm“ haben und diese auch bewerten können. In einem monatlichen Report kann die IT dann ihre Einschätzung an die Leistungsebene weitergeben.

Abgesehen davon, dass sich Fachabteilungen jetzt schon Cloudanwendungen besorgen ohne die IT um Rat zu fragen, muss die IT sich mit der Fachabteilung besprechen, welche Anforderungen diese haben. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber in vielen Organisationen nicht üblich. Aber nur so kann es gelingen, die neuen Anforderungen zu verstehen und damit zu arbeiten.

Arbeiten 4.0

Prof. Jutta Rump, Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability in Ludwigshafen sagt „Was jemand heute gelernt hat, wird nicht für die nächsten 50 Jahre halten“. Es gibt zukünftig keine Garantie mehr für den Arbeitsplatz. Wir leben in einem Wandel, wo Berufe so schnell verschwinden und neue entstehen, wie die Jahreszeiten kommen und gehen! Wandel wird zu etwas Normalen.

Jeder von uns muss dafür sorgen, dass er seine Fähigkeiten und Fertigkeiten vorausschauend so entwickeln, wie sie zukünftig benötigt werden. Dies bedingt für Organisationen auch, dass sie Mitarbeitern die Zeit und die Mittel für Weiterbildung geben. Ständig in der freien Zeit sich selber auf den neusten Stand zu halten ist sicher keine Lösung. Ob eine Weiterbildung nur in Rahmen einer Organisation gelingt, muss ich sich zeigen. Noch einmal Frau Prof. Jutta Rump:

„Das A und O ist das Selbstmanagement: sich klarmachen, dass man in einer Welt von Arbeiten 4.0 zum Unternehmer in eigener Sache wird. Der Arbeitnehmer mit seiner Beschäftigungsfähigkeit ist ein Vermögenswert, das ist sein Sicherungsanker. Damit das auch langfristig funktioniert, muss er daran arbeiten und sich selbst managen. Dazu gehört ein großes Maß an Eigenverantwortlichkeit.“

Hilfestellung

Damit sie selber sehen können, wo sich Ihre Organisation befindet, beantworten sie einfach für sich die folgenden vier Fragen.

  1. Welche Entwicklung vollzieht sich gerade in dem Marktsegment, in welchem wir tätig sind?
    • Mitbewerber, Partner, Netzwerke
    • Weiterbildung, Kompetenzen, Arbeitsinhalt
  2. Welche Auswirkungen hat das auf unser Unternehmen, unsere Organisationsstruktur in der Zukunft?
    • Aufbau- und Anlauforganisation, Kommunikation übergreifend
    • Personalverwaltung, Mitarbeiterentwicklung, Dienstleistungen und Angebote
  3. Wie wird sich unsere Arbeit, unsere Arbeitsinhalte und -abläufe höchstwahrscheinlich verändern?
    • Verwaltung, Arbeitsorganisation, Automation
    • Tätigkeiten, Methoden, Teamarbeit
  4. Welche Auswirkungen hat das auf jeden von uns?
    • Mehr „Kopf“Arbeit, flexibler denken
    • Mehr Transparenz, neue Verantwortung übernehmen

Wir würden uns über eine rege Beteiligung zu dieser These in den Kommentaren unten freuen. Liegen wir falsch, was ist richtig? Wir sind gespannt.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
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Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen
Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Dies ist der dritte Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Diesmal möchte ich den höchsten Wert einer Spalte, z.B. eine laufende Nummer, ermitteln sowie Werte aus anderen Listen abfragen. Beides werde ich in einem Workflow darstellen.

Der Gedanke hinter dem Workflow ist, das der Workflow einen Eintrag erstellt, z.B. einen neuen Eintrag in eine Projektliste und dabei eine Projektnummer vergeben wird. Diese ist ungleich der ID des Listeneintrages und setzt sich zusammen aus der ID des Eintrages und der laufenden Nummer des vorherigen Eintrages plus 25. Um dies zu ermöglichen, muss ich innerhalb meiner Liste nachschlagen. Wir werden aber sehen, dass es keinen Unterschied macht, ob ich in der Liste nachschlage wo der Eintrag erstellt wird oder in einer andern Liste. Dieser Workflow wird nur funktionieren, wenn Sie keine Einträge aus der Liste löschen. Eine kleine Beispielliste finden Sie in der Abbildung unten. Der Workflow startet in der Regel bei einer Neuanlage.

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Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im ersten Artikel der Serie beschrieben. In diesem neuem Workflow erstellen Sie zuerst folgende Variablen wie in der Abbildung unten. Klicken Sie dafür in der Menüleiste ganz rechts auf Lokale Variablen. Geben Sie dann jeweils einen Namen und den Typ ein.

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Die Liste der neuen Variablen.

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Fügen Sie dann die Aktion Workflowvariable festlegen in Stufe 1 des Workflows ein. Klicken Sie auf Workflowvariable und wählen Sie Element-ID aus. Klicken Sie auf Wert und dann auf das kleine Formelzeichen. Lassen Sie im folgenden Fenster die Datenquelle auf Aktuelles Element und wählen Sie bei Quellfeld ID aus. Mit OK bestätigen.

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Fügen Sie dahinter die Aktion Berechnung ausführen aus den Hauptaktionen ein. Um die Aktion richtig zu konfigurieren, müssen Sie auf die Variable zugreifen, was sich aber nicht gleich erschließt. Klicken Sie auf den linken Link in der Aktion, welcher mit Wert beschriftet ist und dann auf das kleine Formelzeichen. Wählen Sie im folgenden Fenster in der Datenquelle Workflowvariable und -parameter und wählen Sie im  Quellfeld Variable: Element-ID aus. Mit OK bestätigen. Konfigurieren Sie die Aktion weiter wie in der Abbildung gezeigt.

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Fügen Sie dann eine weitere Aktion Workflowvariable festlegen ein. Wählen Sie die Variable Laufende Zahl vorheriger Eintrag aus und klicken Sie auf Wert und das Formelsymbol. Hier wird es spannend. Das folgende bezieht sich auf die Liste in der Abbildung oben, aus dem Eintrag vorher möchte ich die laufende Nummer extrahieren.

In der Datenquelle scrollen Sie nach unten und wählen Sie die aktuelle Liste  (Projektliste) aus. Natürlich können Sie auch jede andere Liste auswählen, wenn Sie aus dieser Daten möchten. Bei Quellfeld wählen Sie das Feld laufende Nummer. Dies ist das Feld, dessen Wert wir auslesen möchte. Allerdings weiß jetzt der Workflow noch nicht, aus welcher Zeile wir den Wert haben möchten. Im Fenster unten können Sie über Listenelement suchen jetzt diese Zeile angeben. Konfigurieren Sie dies so wie in der Abbildung gezeigt. Dazu wählen Sie bei Feld ID und in Wert klicken Sie auf das Formelsymbol. Dort wählen Sie wieder in Datenquelle Workflowvariable und –parameter und Variable: Element-ID vorheriger Eintrag.

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Zu der Variable laufende Nummer muss jetzt noch der Wert 25 addiert werden. Dazu verwenden wir die schon oben benutzte Aktion.

2018-02-01_16h57_00

Anschließend erzeugen wir die Projektnummer. Fügen Sie die Aktion Workflowvariable festlegen ein. Die Variable ist Projektnummer. Klicken auf Wert und diesmal auf die drei Punkte neben dem Eingabefeld. Im neuem Fenster klicken Sie auf Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern. Fügen Sie jetzt die Variable Variable: Element-ID, einen Bindestrich und Variable: Laufende Zahl vorheriger Eintrag ein.

2018-02-01_16h46_32

Jetzt müssen wir nur noch den Wert in den neuen Eintrag schreiben. Fügen Sie dazu die Aktion Feld im aktuellen Element festlegen ein. Bei Feld wählen Sie Projektnummer und bei Wert die Variable Projektnummer. Fügen Sie noch den Abschluss des Workflows hinzu. Der fertige Workflow sollte wie die Abbildung unten aussehen.

2018-02-01_16h57_24

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Vorgehensmodelle bei der Digitalen Transformation – Ein Gastbeitrag von Dr. Gerd Friese – OrganisationsEntwicklung

Wer meinen Blog kennt und öfters einmal liest, weiß ja, dass ich immer versuche über den Tellerrand zu schauen. IT Beratung, welche sich nur auf die Technik konzentriert, war und ist nicht sinnvoll. In vielen meiner Beratungen und Vorträgen spreche ich auch oft über Unternehmenskultur und verwandte Themen. Dabei arbeite ich auch mit verschiedenen Spezialisten zusammen. Dr. Gerd Friese (Vita, Stärkenprofil), aus Dresden, ist ein solcher und zwar für die Themen Unternehmenstransformation und Unternehmenskultur. Da ich gern Wissen teile und Dr. Friese auch, haben wir uns entschlossen hier einen gemeinsame Serie zu diesen Themen zu starten. Im ersten Teil werden wir eine theoretische, abstrahierte Übersicht über das Thema liefern, in weiteren dies an praktischen Erfahrungen und Beispielen vertiefen. Wesentliche Teile der Artikel werden dabei von Dr. Friese erfasst. Jetzt aber los.

Wir leben in einer Zeit, wo sich die unternehmerischen und privaten Prioritäten schnell ändern. Unsere Erfahrungen aus der Vergangenheit bringen uns nicht weiter. Das wirft die Frage auf, wie Firmen in einer veränderten, modernen Welt Geld verdienen können, wenn wir doch nur die Erfahrung aus der Vergangenheit haben. Was ist dafür notwendig?

Sven Gábor Jánszky Direktor des 2bAHEAD ThinkTanks, formuliert die Ausgangsbedingung wie folgt: „Wer Innovativ sein will,  muss zunächst vergessen lernen.“

Ziehen wir uns nicht damit den Boden unter den Füßen weg? Nein, ganz im Gegenteil. Wir machen den Kopf frei für die Zukunft. Auch weil man, um sinngemäß Albert Einstein zu zitierten, Probleme nie mit derselben Denkweise lösen kann, durch die sie entstanden sind. Es geht nicht um die Frage, was wir kurzfristig und schnell „digitalisieren“ müssen. Die richtige Frage lautet vielmehr: Wie erlangen wir zunächst genügend neues Wissen, um die großen Herausforderungen, den Wandel überhaupt verstehen zu können?

Acht Thesen zur Digitalisierung

Die Vorgehensweise, die Methode macht den Erfolg:

  1. Herausforderung annehmen

Kopf aus dem Sand! Der „digitale“ Sturm zieht nicht vorüber! Wir wissen heute, dass Wetter bleibt unbeständig auf eine neue Art, die es so noch nie gab. Heute hat jeder seinen eigenen Sturm zu überstehen.
Beispiel gefällig? Die Produktlaufzyklen sind im klassischen Produkt-Portfolio längst unter zwei Jahre gefallen. Im Bereich der digitalen Services liegen wir unter 2 Monaten! Eine Massenfertigung gibt es praktisch nicht mehr. Die Losgrößen in der Produktion werden immer kleiner und individueller. Jedes Produkt wird zu einem Unikat und ist gespickt mit intelligenter Sensorik.

Früher oder später wird jedes Unternehmen zu einem Softwareunternehmen. Klassische Produkte sind nur noch Hilfsmittel zum Datensammeln. Hier wird der Mehrwert der Zukunft erzeugt und nicht mehr in einer riesigen Produktionshalle.

  1. Altes Wissen „vergessen“

Das größte Hemmnis einer Veränderung ist die Trägheit der Masse.

„Das haben wir schon immer so gemacht“! „Unsere Strukturen sind gut“. „Wir haben alles im Griff“!

Kennen Sie das Problem, wenn sich der Chef immer mehr ins tägliche Geschäft einmischt, statt sich um die Zukunft zu kümmern? Da sollten die Alarmanlagen läuten. Hektik und Stress sind der Tot jeder positiven Entwicklung und ein Zeichen dafür, dass die Übersicht verloren gegangen ist. Daraus entsteht Unsicherheit und Angst.

Da gibt es nur eine Lösung: Loslassen, Abstand gewinnen, den Rahmen ändern – einfach raus aus dem Karussell und die Verbissenheit ablegen. Es ist ganz erstaunlich, wie weit man plötzlich wieder sehen kann.

  1. Jugend mit ins Boot holen und von ihnen lernen

Wenn wir heute über Netzwerke reden und Vernetzung propagieren, dann denken wir dabei nicht an ein Treffen auf dem Golfplatz oder an den Stammtisch in der Kneipe um die Ecke. Dass muss auch mal sein, aber erst nach der digitalen Vernetzung mittels moderner Kommunikationstools und der Bildung von dynamisch arbeitender Communities.

Doch viele gestandene Unternehmer sehen das anders. Sie erschreckt die Vorstellung, in virtuellen Räumen am digitalen Kamin Smart Contracts abzuschließen zu müssen. Aber noch schlimmer ist, dass die Angst bei Ihnen umgeht. Sie könnten ihr Gesicht verlieren wenn sie zugeben müssten nicht mehr zu verstehen, wie die Welt der Jugend heute funktioniert.

Erst wenn die Patriarchen herabgestiegen sind und auf Augenhöhe mit den Digital Natives eine Kommunikation zulassen, werden wir vorankommen.

  1. Zukunftsstrategie neu formulieren

Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen. Helmut Schmidt sagte diesen Satz 1980 im Bundeswahlkampf über Willi Brandt. Wer aber seine speziellen Wähler mit Geschenken kapern will, läuft Gefahr, seine eigentlichen Geldgeber (Steuerzahler) aus den Augen zu verlieren.

In der Wirtschaft läuft es genau anders herum. Ohne klare Orientierung keine Zukunft für die Firma. Je schneller sich der Wandel vollzieht, umso mehr brauchen wir einen emotionalen Bezug zu etwas, wofür es sich lohnt zu arbeiten. Und das ist nicht unbedingt nur klingende Münze.

Vielmehr geht es zunehmend um mehr persönliche Anerkennung, Sinnhaftigkeit und Lebensqualität bis ins hohe Alter!

   5. Lernprojekt aktivieren

Denken wir an Lernen, dann wird der Begriff oft mit Frontalunterricht, PowerPoint-Folien und Faktenpauken in Verbindung gebracht. Modernes Lernen geht anders. Es ist ein Projekt, integriert in den Tagesablauf, damit Bestandteil der täglichen Arbeit, themenübergreifend und teamorientiert.

Es geht nicht um Kompromisse oder den kleinsten gemeinsamen Nenner, sondern um die gegenseitige Ergänzung der Kompetenzen mit dem Ziel, die beste Lösung zu finden.

Spaß, Freude und die zu erreichende Anerkennung sind die eigentlichen Triebkräfte. Es gibt nichts besseres, nichts schöneres, sich selbst als eine kompetente Persönlichkeit in einem Team von Persönlichkeiten zu erleben! 

  1. Mitarbeiter integrieren

Mitarbeiter sind keine Unternehmer. Ihre Aufgabe ist Wertschöpfung zu realisieren nicht vorrangig diese zu organisieren. Eine „sichere“ Arbeitszukunft wollen aber beide Seiten haben.

Wie also sieht die Arbeitsteilung aus? Veränderung bedarf eines Rahmens, welcher jeden Mitarbeiter einen „sicheren“ Start-Handlungsspielraum gibt.

Wird nur über Zahlen gesprochen und werden nur allgemeine Apelle verfasst (Ihr müsst doch verstehen, dass…), werden viele eine passive Stellung einnehmen und sich einige sogar dagegen stellen. Lieber das behalten, was man hat, statt in eine unbekannte Zukunft gehen. Jobverlust ist nicht zu befürchten.

Veränderung aber bedarf vor allem einer klaren Orientierung, welche immer nur individuell und über die Beziehungsebene miteinander aufgebaut werden kann.

  1. Roadmap entwickeln

So wichtig die Projektaktivierung ist, so schwierig gestaltet sich die Entwicklung eines „Veränderungs-Fahrplans“. Fünf Punkte sind zu beachten:

  • Projektmethodik/Methodenkombination
  • Projektstruktur bzw. -organisation
  • Projektinhalte
  • Projektreihenfolge
  • Verantwortlichkeiten

Veränderung bedeutet immer das Tätigen von Investitionen, erhöhte Arbeitskosten durch Prozessneugestaltung bei gleichzeitig einer geringerer Wertschöpfung und viel Koordinierungsaufwand.

Daher gelten zwei Regeln:

  • Nie alles auf einmal verändern, sondern Veränderung lernen
  • Neue Erkenntnisse müssen auch das Alte punktuell verbessern

Insgesamt ist die Roadmap ein Kunstwerk, welches die intelligente Verbindung zwischen Erneuerung und Ablösung bei gleichzeitiger Kompetenzentwicklung aller Beteiligten schaffen muss.

  1. Aktivitäten starten

Neudeutsch KickOff genannt! Und es ist auch ein ganz besonderer Termin. Man kann sagen, es beginnt eine neue Zeit.

Es ist der Tag des Unternehmers. Es ist der Tag der Story, des klaren Statements „von oben“ und des „Never go back“! Es ist der Tag „Der Rede an die Mitarbeiter“, des Mitreißens, der Motivation und der perfekten Selbstvermarktung!

Die kommenden Artikel werden jede der oben angeführten Thesen intensiver untermauern. Dabei werden wir diese:

  • aus der Marketingsicht,
  • aus der organisatorischen Sicht und
  • aus der betriebswirtschaftliche Sicht

durch weitere Spezialisten kommentieren und inhaltlich ergänzen lassen.

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Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Dies ist der zweite Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Nachdem ich im ersten Teil über die Grundlagen von Workflows geschrieben und einen kleinen Beispielworkflow entwickelt habe, wird es jetzt konkreter. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einfache Genehmigungen mit SharePoint Designer erstellen können. Dabei können Sie zuerst nur Zustimmen oder Ablehnen. Wie Sie auch weitere Status einbauen können, erläuterte ich in einem späteren Blogbeitrag.

Damit die Genehmigungen einfach gelingen, erstellt SharePoint eine Aufgabe in einer Liste, welchen dem Workflow zugeordnet ist. Wenn keine Liste dafür vorhanden ist, wird der Workflow selber eine erstellen. Sobald die Freigabe beginnt, wird der Workflow eine Aufgabe erstellen und den darin zugewiesenen Benutzer per E-Mail informieren. Die E-Mail enthält einen Link zur Aufgabe, allerdings immer nur im Ansichts (View) Modus. Das heißt, der Benutzer muss immer noch einmal klicken um die Aufgabe abzuschließen. Dies muss in der Regel geschult werden! Nach der Auswahl der Antwort können Sie im Workflow verzweigen und entsprechend darauf reagieren.

Workflow für Genehmigungen erstellen

Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im vorherigen Artikel beschrieben. Fügen Sie dem Workflow drei weitere Stufen hinzu. Klicken Sie dazu unterhalb der ersten Stufe und wählen Sie Stufe aus dem Abschnitt Einfügen im Menüband. Wenn Sie in die Überschrift einer Stufe klicken, können Sie diese auch umbenennen. Fertig sollte es dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aussehen.

2018-02-01_13h08_56

Klicken Sie jetzt in die erste Stufe und fügen Sie dort die Aktion Aufgabe zuweisen hinzu. Klicken Sie auf dieser Benutzer um die Aufgabe zu konfigurieren. Es erscheint ein Formular, in welchen Sie verschiedene Angaben machen müssen. Dabei sind Pflichtangaben leider nicht als solche gekennzeichnet. Pflicht ist der Teilnehmer und der Titel der Aufgabe. Beachten Sie bitte, dass das Feld Beschreibung die Beschreibung der Aufgabe ist, nicht der Inhalt der E-Mail die der Benutzer erhält. Wenn Sie diese anpassen möchten, gehen Sie auf E-Mail-Optionen und klicken Sie auf E-Editor öffnen.

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Klicken Sie zum Schluß auf OK. Die Aktion hat automatisch zwei Variablen erstellt:

  • Ergebnis – Diese Variable enthält den Wert, den der Benutzer beim abschließen der Aufgabe ausgewählt hat.
  • AufgabenID – Die ID des Listenelements in der Aufgabenliste. Damit kann man z.B. Kommentare nachschlagen, welche ein Benutzer während der Freigabe gemacht hat.

Wichtig ist für uns die Variable Ergebnis. Um anhand dieser Variable zu verzweigen, klicken Sie in der Stufe Stufe 1 in Übergang in Phase und fügen Sie die Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist ein. Fügen Sie NICHT zuerst die Aktion Gehe zu einer Stufe ein. Wenn Sie diese Aktion schon eingefügt haben, löschen Sie diese wieder. Die Bedingung läßt sich nämlich sonst nicht einfügen.

In der Bedingung wählen Sie zuerst die Variable Ergebnis aus. Klicken Sie dazu zuerst auf den ersten Link mit der Beschriftung Wert und dann auf das Formelsymbol. Im Dropdown wählen Sie nicht aktuelles Element, sondern Workflowvariablen und- parameter aus. Im Quellfeld wählen Sie Ergebnis aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Klicken Sie im zweiten Link auf Wert und wählen Sie Genehmigt aus. Fügen Sie jetzt zweimal die Aktion Gehe zu einer Stufe ein und konfigurieren Sie diese wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

2018-02-01_12h58_15

Natürlich können Sie im Fall Anderfalls auch Stufe 1 auswählen. Damit nerven Sie den Freigeber so lange, bis dieser aus lauter Verzweiflung zustimmt 🙂

In den jeweiligen Stufen nach der Stufe 1 können Sie jetzt auf die jeweilige Auswahl reagieren. Was Sie darin machen, bleibt Ihnen überlassen. Da in vielen Workflows der Abschluss gleich ist, egal was in der Freigabe ausgewählt wurden, gehen beide Stufen nach deren Durchlaufen zur Stufe Workflows beenden. Dort können Sie dann noch abschließende Aktionen vornehmen und den Workflow beenden. Der fertige Workflow sollte dann in etwa wie die folgende Abbildung aussehen, auf die Aktionen und Bedingungen in den nachfolgenden Stufen habe ich verzichtet.

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Natürlich können Sie dann auch in der Stufe Freigabe erfolgt eine weitere Freigabe einbauen usw. Alles in allem ist es eine recht einfache und praktische Art und Weise um Freigaben zu gestalten.

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Buchbesprechung Satya Nadella – Hit Refresh

Obwohl ich sehr viel lese, schreibe ich doch nicht so viel Buchrezession. Bei Satya Nadellas – Hit Refresh war es mit allerdings ein Bedürfnis. Warum habe ich das Buch eigentlich gelesen? Ich komme ja selber aus der IT Branche, in der ich seit 1999 mein Geld verdiene. Der Aufstieg von Linux habe ich z.B. selber von Anfang an miterlebt. Ich habe selber eine Firma geführt und weiß da um einige Probleme, natürlich nicht einmal annähernd in der Größenordnung von Microsoft. Aber was macht das z.B. mit einer Firma, deren Chef Linux als Krebsgeschwür bezeichnet (Steve Ballmer) und später der neue Chef (Satya Nadella) die Parole ausgibt Microsoft liebt Linux? Wie nimmt man Mitarbeiter auf eine solche Reise mit? Dieses Buch gibt darüber Auskunft.

Das Buch kann man grob in mehrere Teile gliedern: Der geschichtliche Teil von Satya Nadella bisherigen Leben und das Leben von Microsoft bis heute. Dieser Teil enthält auch viele Informationen über die aktuelle Transformation von Microsoft. Weiter geht es mit einem Ausblick auf zukünftige Entwicklungen in der IT und Gesellschaft sowie Gedanken über Microsoft und dessen Verhältnis zur Gesellschaft allgemein.

Für mich persönlich am interessantesten war die Thematik um die Transformation von Microsoft. Satya Nadella bricht das Ganze auf wenige Worte herunter:

  1. Zeige Empathie um Deine Mitarbeiter zu führen und Ihnen eine Vision zu eröffnen.
  2. Lerne zu vergessen um neue Produkte zu entwickeln
  3. Bekenne Dich zum Wandel. Zeige es, lebe es und stehe dafür ein.

Das klingt jetzt nicht wirklich spektakulär, aber wenn man sich, vor allem in deutschen Firmen, umschaut, ist es dies dann doch. Der Geschäftsführer oder Vorgesetzte, der seine Mitarbeiter nicht mit Du anredest, weil er Angst vor Nähe hat, ist tendenziell die Regel als die Ausnahme. Aber natürlich bedeutet Führung in einer digitalen Welt mehr als nur eine Du Ebene. Digitale Systeme sind von Haus auch hierarchielos, sie zerstören Hierarchien. Das kann man bedauern, das kann man auch zu verhindern versuchen, aber es bringt nichts. Nur wenn sich eine Unternehmenskultur wandelt, ergibst sich etwas. Das Buch gibt dafür interessante Anreize.

Was mir nicht so gefallen hat, sind die allerdings wohl typisch amerikanische inflationäre Verwendung von Adjektiven wie großartig, weltbester, einzigartig usw. Für Europäer liest sich dies manchmal wie Eigenlob und Übertreibung, aber in der Tat ist dies die normale Sprache in der USA. Ich hätte mir auch gern noch mehr gewünscht, wie man einen kulturellen Wandel im Kleinen bewerkstelligt. Es werden zwar einige Beispiele genannt, aber dies sind in der Regel nur Veranstaltungen der oberen Führungsriege. Das ist jetzt allerdings Jammern auf hohem Niveau.

Fazit

Durch meinen Beruf als IT Berater oder eher Unterstützer bin ich in vielen Firmen zugange. Für jeden, der sich ernsthaft mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt, ist das Buch ein guter Einstieg. Alle anderen lernen was über Microsoft und die zukünftige IT Welt. Ich würde es wieder kaufen.