Triff mich!

Juni 2018

Am 18. und 19. Juni 2018 werde ich auf dem OfficeCamp 2018 zwei Vorträge halten. Diese werden sich mit meiner geliebten SharePoint Suche beschäftigen. Im Vortrag SharePoint Search – 10 Schritte zum Erfolg, welcher auch gleich der erste Vortrag ist, werde ich erläutern, wie man eine SharePoint Suche konzeptionell aufbaut und den Benutzern schmackhaft macht.

Im Vortrag Schöne neue Welt – Suchergebnisse ordentlich präsentiert  werde ich zeigen, wie man Suchergebnisse ordentlich darstellt. Dabei wird es zum einem um die Anpassung von Suchergebnissen gehen (Display Templates), zum anderen wie man die Suche auch einfach via JavaScript in eigene SharePoint Anwendungen einbauen kann. Ich freue mich auf die Veranstaltung, vielleicht trifft man den einen oder anderen Bekannten. Mehr Informationen zur Veranstaltung finden Sie hier: http://officecamp.de/

P.S. Wenn Sie sich anmelden möchten, wäre es nett, wenn Sie erwähnen dass Sie durch mich aufmerksam geworden sind.

Dezember 2017

Am 06.12.2017 bin ich Sprecher auf der Projektwerkstatt „Betrieb digitalisiert! – von KMU für KMU, regional – rational – digital“. Mein Vortrag „Digitalisierung als Kulturtechnik für Unternehmer“ soll Anregung geben den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv zu gestalten und diesen als Chance zu sehen und nicht als Fluch. Weitere Infos unter http://bit.ly/2Ar8SFD.

Acht Thesen zur digitalen Transformation These 1: Herausforderung annehmen

 

Autoren: Dr. Gerd Friese und Nico Thiemer

Dies ist der zweite Artikel in der Serie Acht Thesen zur digitalen Transformation. Die erste These lautete, dass Organisationen die Herausforderung Digitale Transformation annehmen müssen und damit ihre Probleme haben:

„Kopf aus dem Sand! Der „digitale“ Sturm zieht nicht vorüber! Wir wissen heute, dass Wetter bleibt unbeständig auf eine neue Art, die es so noch nie gab. Heute hat jeder seinen eigenen Sturm zu überstehen.

Beispiel gefällig? Die Produktlaufzyklen sind im klassischen Produkt-Portfolio längst unter zwei Jahre gefallen. Im Bereich der digitalen Services liegen wir unter 2 Monaten! Eine Massenfertigung gibt es praktisch nicht mehr. Die Losgrößen in der Produktion werden immer kleiner und individueller. Jedes Produkt wird zu einem Unikat und ist gespickt mit intelligenter Sensorik.

Früher oder später wird jedes Unternehmen zu einem Softwareunternehmen. Klassische Produkte sind nur noch Hilfsmittel zum Datensammeln. Hier wird der Mehrwert der Zukunft erzeugt und nicht mehr in einer riesigen Produktionshalle.“

Dies verstehen wir unter der These: Herausforderung annehmen bedeutet zu verstehen,

  • um was es im Grunde eigentlich geht,
  • was Ursache, was Wirkung ist, und darauf aufbauend,
  • was die richtigen Entscheidungen für die strategische Entwicklung des Unternehmens und die Mitarbeiter sind!

Die Perspektiven: Die 4.0-Entwicklung

Markt/Industrie 4.0

Disruptive/zerstörende Entwicklungen durch Digitalisierung:  Es geht in der marktwirtschaftlichen Ökonomie immer um die Beherrschung von starken Marktschwankungen (Volatilität), um effizientere Unternehmensführung und um neue Produkte und Dienstleistungen. Diese Inhalte sind immer verkoppelt mit einer direkten intensiven arbeits- und personalpolitischer Wirkung in die Gesellschaft hinein. Die dadurch hervorgerufene drastische Effizienzsteigerungen führt im Weiteren zu einer neuen Marktbereinigung – die Schnellen fressen die Langsamen! Ein Beispiel dafür ist der Untergang von Nokia oder Kodak im Bereich der Handys und der Photographie.

Unternehmen, welche die meisten Fehler machen, bleiben auf der Strecke.  Die Beherrschung der Logistik wird zum Zünglein an der Waage. Logistik bedeutet in diesem Kontext nicht nur Warentransport, sondern den schnellen, effektiven und direkten Kontakt zum Kunde. Wenn eine Ware oder Dienstleistung überall in gleiche Qualität zum gleichen Preis vorhanden ist, ist der Service der entscheidende Punkt zum Kaufanreiz.

Plattformmodelle (siehe Amazon), verbinden in einer bisher nicht bekannten Schnelligkeit Kunden mit Anbietern. Und nicht nur das, auch der klassische Zwischenhändler, oft mit stationären Verkäufern vertreten, wird vieler Orts komplett ausgeschaltet. Dies ist eine Entwicklung, welche gerade im Softwaremarkt jetzt schon absolut üblich ist. Der Markt wird faktisch neu aufgeteilt.

Unternehmen, welche den richtigen Moment verpassen, verlieren das Privileg, am Marktgeschehen überhaupt noch teilnehmen zu dürfen. Eine Rückkehr im gleichen Segment ist dabei fast ausgeschlossen!

Unternehmen 4.0

Die Beherrschung des Wandels wird zur Grundlage für Stabilität.

„Überschreiten die Schlüsseleinflussfaktoren für die Vermarktung von Produkten oder Dienstleistungen ein kritisches Maß an Komplexität, wird eine Organisation mit Fokus auf zentrale Planung und Steuerung überfordert, da der zu leistende Aufwand den erzielbaren Nutzen in Frage stellt“ (Dr. Dieter Feustel People & Cooperation).

Dafür gibt es nur zwei Auswege:

  • Es wird alles automatisiert, was automatisiert werden kann! Algorithmen steuern immer mehr Abläufe, die rational und logisch dargestellt werden können.
  • Die Abkehr von der Verwaltungs-Hierarchie hin zu einer Wertschöpfungsorganisation.

Diese beiden Punkte bedingen auch eine viel stärkere Einbindung der IT. Dies allerdings auf eine andere, erweiterte Art und Weise wie bisher.

IT 4.0

Eine IT 4.0, sofern man dieses Schlagwort verwenden möchte, wird sich von einer traditionellen IT vor allem darin unterscheiden, dass der Focus der Abteilung stark auf Beratung und weniger auf Betrieb liegt. Diese Beratung wird in einem viel stärkeren Maß als bisher auch die Punkte Strategie beinhalten. Dies nicht nur in einer langen, sondern auch in einer kurzen Perspektive. Darunter ist folgendes zu verstehen: Viele Anwendungen wandern immer mehr in die Cloud, wobei die Cloudanbieter sehr kurze Produktzyklen haben. Es werden bestehende Anwendungen ständig verändert und ergänzt sowie neue Produkte eingeführt. Ein gutes Beispiel ist dafür Office 365 oder Microsoft Azure. Für eine Leitungsebene ist es sehr schwer abzuschätzen, welches Werkzeug sie einsetzen soll, welches eine Investitionssicherheit bietet. Und welches Werkzeug sich mit anderen Werkzeugen aus anderen Prozessen koppeln lässt. Ein IT muss diese Entwicklungen „auf den Schirm“ haben und diese auch bewerten können. In einem monatlichen Report kann die IT dann ihre Einschätzung an die Leistungsebene weitergeben.

Abgesehen davon, dass sich Fachabteilungen jetzt schon Cloudanwendungen besorgen ohne die IT um Rat zu fragen, muss die IT sich mit der Fachabteilung besprechen, welche Anforderungen diese haben. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber in vielen Organisationen nicht üblich. Aber nur so kann es gelingen, die neuen Anforderungen zu verstehen und damit zu arbeiten.

Arbeiten 4.0

Prof. Jutta Rump, Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability in Ludwigshafen sagt „Was jemand heute gelernt hat, wird nicht für die nächsten 50 Jahre halten“. Es gibt zukünftig keine Garantie mehr für den Arbeitsplatz. Wir leben in einem Wandel, wo Berufe so schnell verschwinden und neue entstehen, wie die Jahreszeiten kommen und gehen! Wandel wird zu etwas Normalen.

Jeder von uns muss dafür sorgen, dass er seine Fähigkeiten und Fertigkeiten vorausschauend so entwickeln, wie sie zukünftig benötigt werden. Dies bedingt für Organisationen auch, dass sie Mitarbeitern die Zeit und die Mittel für Weiterbildung geben. Ständig in der freien Zeit sich selber auf den neusten Stand zu halten ist sicher keine Lösung. Ob eine Weiterbildung nur in Rahmen einer Organisation gelingt, muss ich sich zeigen. Noch einmal Frau Prof. Jutta Rump:

„Das A und O ist das Selbstmanagement: sich klarmachen, dass man in einer Welt von Arbeiten 4.0 zum Unternehmer in eigener Sache wird. Der Arbeitnehmer mit seiner Beschäftigungsfähigkeit ist ein Vermögenswert, das ist sein Sicherungsanker. Damit das auch langfristig funktioniert, muss er daran arbeiten und sich selbst managen. Dazu gehört ein großes Maß an Eigenverantwortlichkeit.“

Hilfestellung

Damit sie selber sehen können, wo sich Ihre Organisation befindet, beantworten sie einfach für sich die folgenden vier Fragen.

  1. Welche Entwicklung vollzieht sich gerade in dem Marktsegment, in welchem wir tätig sind?
    • Mitbewerber, Partner, Netzwerke
    • Weiterbildung, Kompetenzen, Arbeitsinhalt
  2. Welche Auswirkungen hat das auf unser Unternehmen, unsere Organisationsstruktur in der Zukunft?
    • Aufbau- und Anlauforganisation, Kommunikation übergreifend
    • Personalverwaltung, Mitarbeiterentwicklung, Dienstleistungen und Angebote
  3. Wie wird sich unsere Arbeit, unsere Arbeitsinhalte und -abläufe höchstwahrscheinlich verändern?
    • Verwaltung, Arbeitsorganisation, Automation
    • Tätigkeiten, Methoden, Teamarbeit
  4. Welche Auswirkungen hat das auf jeden von uns?
    • Mehr „Kopf“Arbeit, flexibler denken
    • Mehr Transparenz, neue Verantwortung übernehmen

 

Wir würden uns über eine rege Beteiligung zu dieser These in den Kommentaren unten freuen. Liegen wir falsch, was ist richtig? Wir sind gespannt.

Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen
Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dies ist der dritte Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Diesmal möchte ich den höchsten Wert einer Spalte, z.B. eine laufende Nummer, ermitteln sowie Werte aus anderen Listen abfragen. Beides werde ich in einem Workflow darstellen.

Der Gedanke hinter dem Workflow ist, das der Workflow einen Eintrag erstellt, z.B. einen neuen Eintrag in eine Projektliste und dabei eine Projektnummer vergeben wird. Diese ist ungleich der ID des Listeneintrages und setzt sich zusammen aus der ID des Eintrages und der laufenden Nummer des vorherigen Eintrages plus 25. Um dies zu ermöglichen, muss ich innerhalb meiner Liste nachschlagen. Wir werden aber sehen, dass es keinen Unterschied macht, ob ich in der Liste nachschlage wo der Eintrag erstellt wird oder in einer andern Liste. Dieser Workflow wird nur funktionieren, wenn Sie keine Einträge aus der Liste löschen. Eine kleine Beispielliste finden Sie in der Abbildung unten. Der Workflow startet in der Regel bei einer Neuanlage.

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Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im ersten Artikel der Serie beschrieben. In diesem neuem Workflow erstellen Sie zuerst folgende Variablen wie in der Abbildung unten. Klicken Sie dafür in der Menüleiste ganz rechts auf Lokale Variablen. Geben Sie dann jeweils einen Namen und den Typ ein.

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Die Liste der neuen Variablen.

 

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Fügen Sie dann die Aktion Workflowvariable festlegen in Stufe 1 des Workflows ein. Klicken Sie auf Workflowvariable und wählen Sie Element-ID aus. Klicken Sie auf Wert und dann auf das kleine Formelzeichen. Lassen Sie im folgenden Fenster die Datenquelle auf Aktuelles Element und wählen Sie bei Quellfeld ID aus. Mit OK bestätigen.

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Fügen Sie dahinter die Aktion Berechnung ausführen aus den Hauptaktionen ein. Um die Aktion richtig zu konfigurieren, müssen Sie auf die Variable zugreifen, was sich aber nicht gleich erschließt. Klicken Sie auf den linken Link in der Aktion, welcher mit Wert beschriftet ist und dann auf das kleine Formelzeichen. Wählen Sie im folgenden Fenster in der Datenquelle Workflowvariable und -parameter und wählen Sie im  Quellfeld Variable: Element-ID aus. Mit OK bestätigen. Konfigurieren Sie die Aktion weiter wie in der Abbildung gezeigt.

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Fügen Sie dann eine weitere Aktion Workflowvariable festlegen ein. Wählen Sie die Variable Laufende Zahl vorheriger Eintrag aus und klicken Sie auf Wert und das Formelsymbol. Hier wird es spannend. Das folgende bezieht sich auf die Liste in der Abbildung oben, aus dem Eintrag vorher möchte ich die laufende Nummer extrahieren.

In der Datenquelle scrollen Sie nach unten und wählen Sie die aktuelle Liste  (Projektliste) aus. Natürlich können Sie auch jede andere Liste auswählen, wenn Sie aus dieser Daten möchten. Bei Quellfeld wählen Sie das Feld laufende Nummer. Dies ist das Feld, dessen Wert wir auslesen möchte. Allerdings weiß jetzt der Workflow noch nicht, aus welcher Zeile wir den Wert haben möchten. Im Fenster unten können Sie über Listenelement suchen jetzt diese Zeile angeben. Konfigurieren Sie dies so wie in der Abbildung gezeigt. Dazu wählen Sie bei Feld ID und in Wert klicken Sie auf das Formelsymbol. Dort wählen Sie wieder in Datenquelle Workflowvariable und –parameter und Variable: Element-ID vorheriger Eintrag.

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Zu der Variable laufende Nummer muss jetzt noch der Wert 25 addiert werden. Dazu verwenden wir die schon oben benutzte Aktion.

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Anschließend erzeugen wir die Projektnummer. Fügen Sie die Aktion Workflowvariable festlegen ein. Die Variable ist Projektnummer. Klicken auf Wert und diesmal auf die drei Punkte neben dem Eingabefeld. Im neuem Fenster klicken Sie auf Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern. Fügen Sie jetzt die Variable Variable: Element-ID, einen Bindestrich und Variable: Laufende Zahl vorheriger Eintrag ein.

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Jetzt müssen wir nur noch den Wert in den neuen Eintrag schreiben. Fügen Sie dazu die Aktion Feld im aktuellen Element festlegen ein. Bei Feld wählen Sie Projektnummer und bei Wert die Variable Projektnummer. Fügen Sie noch den Abschluss des Workflows hinzu. Der fertige Workflow sollte wie die Abbildung unten aussehen.

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Probleme? Fragen? Einfach in die Kommentare unten schreiben.

Vorgehensmodelle bei der Digitalen Transformation – Ein Gastbeitrag von Dr. Gerd Friese – OrganisationsEntwicklung

Wer meinen Blog kennt und öfters einmal liest, weiß ja, dass ich immer versuche über den Tellerrand zu schauen. IT Beratung, welche sich nur auf die Technik konzentriert, war und ist nicht sinnvoll. In vielen meiner Beratungen und Vorträgen spreche ich auch oft über Unternehmenskultur und verwandte Themen. Dabei arbeite ich auch mit verschiedenen Spezialisten zusammen. Dr. Gerd Friese (Vita, Stärkenprofil), aus Dresden, ist ein solcher und zwar für die Themen Unternehmenstransformation und Unternehmenskultur. Da ich gern Wissen teile und Dr. Friese auch, haben wir uns entschlossen hier einen gemeinsame Serie zu diesen Themen zu starten. Im ersten Teil werden wir eine theoretische, abstrahierte Übersicht über das Thema liefern, in weiteren dies an praktischen Erfahrungen und Beispielen vertiefen. Wesentliche Teile der Artikel werden dabei von Dr. Friese erfasst. Jetzt aber los.

Wir leben in einer Zeit, wo sich die unternehmerischen und privaten Prioritäten schnell ändern. Unsere Erfahrungen aus der Vergangenheit bringen uns nicht weiter. Das wirft die Frage auf, wie Firmen in einer veränderten, modernen Welt Geld verdienen können, wenn wir doch nur die Erfahrung aus der Vergangenheit haben. Was ist dafür notwendig?

Sven Gábor Jánszky Direktor des 2bAHEAD ThinkTanks, formuliert die Ausgangsbedingung wie folgt: „Wer Innovativ sein will,  muss zunächst vergessen lernen.“

Ziehen wir uns nicht damit den Boden unter den Füßen weg? Nein, ganz im Gegenteil. Wir machen den Kopf frei für die Zukunft. Auch weil man, um sinngemäß Albert Einstein zu zitierten, Probleme nie mit derselben Denkweise lösen kann, durch die sie entstanden sind. Es geht nicht um die Frage, was wir kurzfristig und schnell „digitalisieren“ müssen. Die richtige Frage lautet vielmehr: Wie erlangen wir zunächst genügend neues Wissen, um die großen Herausforderungen, den Wandel überhaupt verstehen zu können?

Acht Thesen zur Digitalisierung

Die Vorgehensweise, die Methode macht den Erfolg:

  1. Herausforderung annehmen

Kopf aus dem Sand! Der „digitale“ Sturm zieht nicht vorüber! Wir wissen heute, dass Wetter bleibt unbeständig auf eine neue Art, die es so noch nie gab. Heute hat jeder seinen eigenen Sturm zu überstehen.
Beispiel gefällig? Die Produktlaufzyklen sind im klassischen Produkt-Portfolio längst unter zwei Jahre gefallen. Im Bereich der digitalen Services liegen wir unter 2 Monaten! Eine Massenfertigung gibt es praktisch nicht mehr. Die Losgrößen in der Produktion werden immer kleiner und individueller. Jedes Produkt wird zu einem Unikat und ist gespickt mit intelligenter Sensorik.

Früher oder später wird jedes Unternehmen zu einem Softwareunternehmen. Klassische Produkte sind nur noch Hilfsmittel zum Datensammeln. Hier wird der Mehrwert der Zukunft erzeugt und nicht mehr in einer riesigen Produktionshalle.

  1. Altes Wissen „vergessen“

Das größte Hemmnis einer Veränderung ist die Trägheit der Masse.

„Das haben wir schon immer so gemacht“! „Unsere Strukturen sind gut“. „Wir haben alles im Griff“!

Kennen Sie das Problem, wenn sich der Chef immer mehr ins tägliche Geschäft einmischt, statt sich um die Zukunft zu kümmern? Da sollten die Alarmanlagen läuten. Hektik und Stress sind der Tot jeder positiven Entwicklung und ein Zeichen dafür, dass die Übersicht verloren gegangen ist. Daraus entsteht Unsicherheit und Angst.

Da gibt es nur eine Lösung: Loslassen, Abstand gewinnen, den Rahmen ändern – einfach raus aus dem Karussell und die Verbissenheit ablegen. Es ist ganz erstaunlich, wie weit man plötzlich wieder sehen kann.

  1. Jugend mit ins Boot holen und von ihnen lernen

Wenn wir heute über Netzwerke reden und Vernetzung propagieren, dann denken wir dabei nicht an ein Treffen auf dem Golfplatz oder an den Stammtisch in der Kneipe um die Ecke. Dass muss auch mal sein, aber erst nach der digitalen Vernetzung mittels moderner Kommunikationstools und der Bildung von dynamisch arbeitender Communities.

Doch viele gestandene Unternehmer sehen das anders. Sie erschreckt die Vorstellung, in virtuellen Räumen am digitalen Kamin Smart Contracts abzuschließen zu müssen. Aber noch schlimmer ist, dass die Angst bei Ihnen umgeht. Sie könnten ihr Gesicht verlieren wenn sie zugeben müssten nicht mehr zu verstehen, wie die Welt der Jugend heute funktioniert.

Erst wenn die Patriarchen herabgestiegen sind und auf Augenhöhe mit den Digital Natives eine Kommunikation zulassen, werden wir vorankommen.

  1. Zukunftsstrategie neu formulieren

Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen. Helmut Schmidt sagte diesen Satz 1980 im Bundeswahlkampf über Willi Brandt. Wer aber seine speziellen Wähler mit Geschenken kapern will, läuft Gefahr, seine eigentlichen Geldgeber (Steuerzahler) aus den Augen zu verlieren.

In der Wirtschaft läuft es genau anders herum. Ohne klare Orientierung keine Zukunft für die Firma. Je schneller sich der Wandel vollzieht, umso mehr brauchen wir einen emotionalen Bezug zu etwas, wofür es sich lohnt zu arbeiten. Und das ist nicht unbedingt nur klingende Münze.

Vielmehr geht es zunehmend um mehr persönliche Anerkennung, Sinnhaftigkeit und Lebensqualität bis ins hohe Alter!

   5. Lernprojekt aktivieren

Denken wir an Lernen, dann wird der Begriff oft mit Frontalunterricht, PowerPoint-Folien und Faktenpauken in Verbindung gebracht. Modernes Lernen geht anders. Es ist ein Projekt, integriert in den Tagesablauf, damit Bestandteil der täglichen Arbeit, themenübergreifend und teamorientiert.

Es geht nicht um Kompromisse oder den kleinsten gemeinsamen Nenner, sondern um die gegenseitige Ergänzung der Kompetenzen mit dem Ziel, die beste Lösung zu finden.

Spaß, Freude und die zu erreichende Anerkennung sind die eigentlichen Triebkräfte. Es gibt nichts besseres, nichts schöneres, sich selbst als eine kompetente Persönlichkeit in einem Team von Persönlichkeiten zu erleben! 

  1. Mitarbeiter integrieren

Mitarbeiter sind keine Unternehmer. Ihre Aufgabe ist Wertschöpfung zu realisieren nicht vorrangig diese zu organisieren. Eine „sichere“ Arbeitszukunft wollen aber beide Seiten haben.

Wie also sieht die Arbeitsteilung aus? Veränderung bedarf eines Rahmens, welcher jeden Mitarbeiter einen „sicheren“ Start-Handlungsspielraum gibt.

Wird nur über Zahlen gesprochen und werden nur allgemeine Apelle verfasst (Ihr müsst doch verstehen, dass…), werden viele eine passive Stellung einnehmen und sich einige sogar dagegen stellen. Lieber das behalten, was man hat, statt in eine unbekannte Zukunft gehen. Jobverlust ist nicht zu befürchten.

Veränderung aber bedarf vor allem einer klaren Orientierung, welche immer nur individuell und über die Beziehungsebene miteinander aufgebaut werden kann.

  1. Roadmap entwickeln

So wichtig die Projektaktivierung ist, so schwierig gestaltet sich die Entwicklung eines „Veränderungs-Fahrplans“. Fünf Punkte sind zu beachten:

  • Projektmethodik/Methodenkombination
  • Projektstruktur bzw. -organisation
  • Projektinhalte
  • Projektreihenfolge
  • Verantwortlichkeiten

Veränderung bedeutet immer das Tätigen von Investitionen, erhöhte Arbeitskosten durch Prozessneugestaltung bei gleichzeitig einer geringerer Wertschöpfung und viel Koordinierungsaufwand.

Daher gelten zwei Regeln:

  • Nie alles auf einmal verändern, sondern Veränderung lernen
  • Neue Erkenntnisse müssen auch das Alte punktuell verbessern

Insgesamt ist die Roadmap ein Kunstwerk, welches die intelligente Verbindung zwischen Erneuerung und Ablösung bei gleichzeitiger Kompetenzentwicklung aller Beteiligten schaffen muss.

  1. Aktivitäten starten

Neudeutsch KickOff genannt! Und es ist auch ein ganz besonderer Termin. Man kann sagen, es beginnt eine neue Zeit.

Es ist der Tag des Unternehmers. Es ist der Tag der Story, des klaren Statements „von oben“ und des „Never go back“! Es ist der Tag „Der Rede an die Mitarbeiter“, des Mitreißens, der Motivation und der perfekten Selbstvermarktung!

Die kommenden Artikel werden jede der oben angeführten Thesen intensiver untermauern. Dabei werden wir diese:

  • aus der Marketingsicht,
  • aus der organisatorischen Sicht und
  • aus der betriebswirtschaftliche Sicht

durch weiter Spezialisten kommentieren und inhaltlich ergänzen lassen.

Wenn Sie schon jetzt neugierig geworden sind und mehr wissen wollen, kontaktieren Sie uns einfach hier.

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

 

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen

Dies ist der zweite Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Nachdem ich im ersten Teil über die Grundlagen von Workflows geschrieben und einen kleinen Beispielworkflow entwickelt habe, wird es jetzt konkreter. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einfache Genehmigungen mit SharePoint Designer erstellen können. Dabei können Sie zuerst nur Zustimmen oder Ablehnen. Wie Sie auch weitere Status einbauen können, erläuterte ich in einem späteren Blogbeitrag.

Damit die Genehmigungen einfach gelingen, erstellt SharePoint eine Aufgabe in einer Liste, welchen dem Workflow zugeordnet ist. Wenn keine Liste dafür vorhanden ist, wird der Workflow selber eine erstellen. Sobald die Freigabe beginnt, wird der Workflow eine Aufgabe erstellen und den darin zugewiesenen Benutzer per E-Mail informieren. Die E-Mail enthält einen Link zur Aufgabe, allerdings immer nur im Ansichts (View) Modus. Das heißt, der Benutzer muss immer noch einmal klicken um die Aufgabe abzuschließen. Dies muss in der Regel geschult werden! Nach der Auswahl der Antwort können Sie im Workflow verzweigen und entsprechend darauf reagieren.

Workflow für Genehmigungen erstellen

Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im vorherigen Artikel beschrieben. Fügen Sie dem Workflow drei weitere Stufen hinzu. Klicken Sie dazu unterhalb der ersten Stufe und wählen Sie Stufe aus dem Abschnitt Einfügen im Menüband. Wenn Sie in die Überschrift einer Stufe klicken, können Sie diese auch umbenennen. Fertig sollte es dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aussehen.

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Klicken Sie jetzt in die erste Stufe und fügen Sie dort die Aktion Aufgabe zuweisen hinzu. Klicken Sie auf dieser Benutzer um die Aufgabe zu konfigurieren. Es erscheint ein Formular, in welchen Sie verschiedene Angaben machen müssen. Dabei sind Pflichtangaben leider nicht als solche gekennzeichnet. Pflicht ist der Teilnehmer und der Titel der Aufgabe. Beachten Sie bitte, dass das Feld Beschreibung die Beschreibung der Aufgabe ist, nicht der Inhalt der E-Mail die der Benutzer erhält. Wenn Sie diese anpassen möchten, gehen Sie auf E-Mail-Optionen und klicken Sie auf E-Editor öffnen.

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Klicken Sie zum Schluß auf OK. Die Aktion hat automatisch zwei Variablen erstellt:

  • Ergebnis – Diese Variable enthält den Wert, den der Benutzer beim abschließen der Aufgabe ausgewählt hat.
  • AufgabenID – Die ID des Listenelements in der Aufgabenliste. Damit kann man z.B. Kommentare nachschlagen, welche ein Benutzer während der Freigabe gemacht hat.

Wichtig ist für uns die Variable Ergebnis. Um anhand dieser Variable zu verzweigen, klicken Sie in der Stufe Stufe 1 in Übergang in Phase und fügen Sie die Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist ein. Fügen Sie NICHT zuerst die Aktion Gehe zu einer Stufe ein. Wenn Sie diese Aktion schon eingefügt haben, löschen Sie diese wieder. Die Bedingung läßt sich nämlich sonst nicht einfügen.

In der Bedingung wählen Sie zuerst die Variable Ergebnis aus. Klicken Sie dazu zuerst auf den ersten Link mit der Beschriftung Wert und dann auf das Formelsymbol. Im Dropdown wählen Sie nicht aktuelles Element, sondern Workflowvariablen und- parameter aus. Im Quellfeld wählen Sie Ergebnis aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Klicken Sie im zweiten Link auf Wert und wählen Sie Genehmigt aus. Fügen Sie jetzt zweimal die Aktion Gehe zu einer Stufe ein und konfigurieren Sie diese wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

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Natürlich können Sie im Fall Anderfalls auch Stufe 1 auswählen. Damit nerven Sie den Freigeber so lange, bis dieser aus lauter Verzweiflung zustimmt 🙂

In den jeweiligen Stufen nach der Stufe 1 können Sie jetzt auf die jeweilige Auswahl reagieren. Was Sie darin machen, bleibt Ihnen überlassen. Da in vielen Workflows der Abschluss gleich ist, egal was in der Freigabe ausgewählt wurden, gehen beide Stufen nach deren Durchlaufen zur Stufe Workflows beenden. Dort können Sie dann noch abschließende Aktionen vornehmen und den Workflow beenden. Der fertige Workflow sollte dann in etwa wie die folgende Abbildung aussehen, auf die Aktionen und Bedingungen in den nachfolgenden Stufen habe ich verzichtet.

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Natürlich können Sie dann auch in der Stufe Freigabe erfolgt eine weitere Freigabe einbauen usw. Alles in allem ist es eine recht einfache und praktische Art und Weise um Freigaben zu gestalten.

Buchbesprechung Satya Nadella – Hit Refresh

Obwohl ich sehr viel lese, schreibe ich doch nicht so viel Buchrezession. Bei Satya Nadellas – Hit Refresh war es mit allerdings ein Bedürfnis. Warum habe ich das Buch eigentlich gelesen? Ich komme ja selber aus der IT Branche, in der ich seit 1999 mein Geld verdiene. Der Aufstieg von Linux habe ich z.B. selber von Anfang an miterlebt. Ich habe selber eine Firma geführt und weiß da um einige Probleme, natürlich nicht einmal annähernd in der Größenordnung von Microsoft. Aber was macht das z.B. mit einer Firma, deren Chef Linux als Krebsgeschwür bezeichnet (Steve Ballmer) und später der neue Chef (Satya Nadella) die Parole ausgibt Microsoft liebt Linux? Wie nimmt man Mitarbeiter auf eine solche Reise mit? Dieses Buch gibt darüber Auskunft.

Das Buch kann man grob in mehrere Teile gliedern: Der geschichtliche Teil von Satya Nadella bisherigen Leben und das Leben von Microsoft bis heute. Dieser Teil enthält auch viele Informationen über die aktuelle Transformation von Microsoft. Weiter geht es mit einem Ausblick auf zukünftige Entwicklungen in der IT und Gesellschaft sowie Gedanken über Microsoft und dessen Verhältnis zur Gesellschaft allgemein.

Für mich persönlich am interessantesten war die Thematik um die Transformation von Microsoft. Satya Nadella bricht das Ganze auf wenige Worte herunter:

  1. Zeige Empathie um Deine Mitarbeiter zu führen und Ihnen eine Vision zu eröffnen.
  2. Lerne zu vergessen um neue Produkte zu entwickeln
  3. Bekenne Dich zum Wandel. Zeige es, lebe es und stehe dafür ein.

Das klingt jetzt nicht wirklich spektakulär, aber wenn man sich, vor allem in deutschen Firmen, umschaut, ist es dies dann doch. Der Geschäftsführer oder Vorgesetzte, der seine Mitarbeiter nicht mit Du anredest, weil er Angst vor Nähe hat, ist tendenziell die Regel als die Ausnahme. Aber natürlich bedeutet Führung in einer digitalen Welt mehr als nur eine Du Ebene. Digitale Systeme sind von Haus auch hierarchielos, sie zerstören Hierarchien. Das kann man bedauern, das kann man auch zu verhindern versuchen, aber es bringt nichts. Nur wenn sich eine Unternehmenskultur wandelt, ergibst sich etwas. Das Buch gibt dafür interessante Anreize.

Was mir nicht so gefallen hat, sind die allerdings wohl typisch amerikanische inflationäre Verwendung von Adjektiven wie großartig, weltbester, einzigartig usw. Für Europäer liest sich dies manchmal wie Eigenlob und Übertreibung, aber in der Tat ist dies die normale Sprache in der USA. Ich hätte mir auch gern noch mehr gewünscht, wie man einen kulturellen Wandel im Kleinen bewerkstelligt. Es werden zwar einige Beispiele genannt, aber dies sind in der Regel nur Veranstaltungen der oberen Führungsriege. Das ist jetzt allerdings Jammern auf hohem Niveau.

Fazit

Durch meinen Beruf als IT Berater oder eher Unterstützer bin ich in vielen Firmen zugange. Für jeden, der sich ernsthaft mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt, ist das Buch ein guter Einstieg. Alle anderen lernen was über Microsoft und die zukünftige IT Welt. Ich würde es wieder kaufen.

 

Workflows mit SharePoint Designer

Dies ist der Start einer Serie, in welcher ich verschiedene Workflows vorstelle, welche mit SharePoint Designer 2013 erstellt werden und in Projekten immer wieder auftauchen. Zum Start der Serie gibt es zuerst eine kleine Übersicht über SharePoint Workflows und SharePoint Designer generell. Die folgenden Artikel werden dann die folgenden Workflows beschreiben:

  • Genehmigungen mit SharePoint 2013 Workflows
  • Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
  • Eine Unterwebsite anlegen mit SharePoint Webservices

Übersicht über SharePoint Workflows

SharePoint kommt bisher mit zwei unterschiedlichen Workflow Plattformen, den 2010 und den 2013 Workflows. Die Zahl gibt dabei an, wann diese Workflows Plattformen in SharePoint gekommen sind. Beide Workflow Plattformen können auch in SharePoint 2016 und in der aktuellen SharePoint Online Plattform verwendet werden. Ich empfehle, immer wenn möglich, mit den 2013er Workflows zu arbeiten.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten beiden Plattformen.

Thema 2010 Workflows 2013 Workflows
Verfügbarkeit Nach Installation SharePoint, keine weiteren Schritte notwendig. Nach Installation bzw. Verbindung zum Workflow Manager. Sonst nicht verfügbar.
Last der ausgeführten Workflows Liegen auf SharePoint Server Installation des Workflow Managers. Dieser kann, aber muss nicht auf einem SharePoint Server installiert werden. Wenn der Workflow Manager auf einem SharePoint Server läuft, liegt dort natürlich auch die Last.
Braucht Client auf SharePoint Server Nein Ja, auf Frontendserver sofern dort nicht der Workflow Manager installiert ist.
Schleifen im Workflow Nein, bzw. extrem aufwendig Ja
Starten eines Workflows
  • Manuell
  • Änderung
  • Neuerstellung
  • Manuell
  • Änderung
  • Neuerstellung
Startreihenfolge ändern, wenn mehrere Workflows automatisch starten Nein Nein
Startformular eines Workflows Immer Nur wenn explizit gewünscht.
Deklarativ Ja Ja
Anzahl der Workflow welche  gleichzeitig starten 6 pro Sekunde/Webserver 6 pro Sekunde/Webserver
Anzahl der Workflows welche gleichzeitig in einer Inhaltsdatenbank laufen. Kommen mehr Workflows, werden diese in eine Warteschleife gelegt.

Dabei führt ein Workflow eine Aktion aus, das Warten auf den Abschluss eine Aufgabe zählt z.B. nicht dazu, allerdings das Erstellen der Aufgabe.

15 15
Transaktionssicher Nein Nein
Kompatibel mit jeweils anderer Version Nein Nein
Kann gebunden werden an
  • Liste
  • Inhaltstyp
  • Website
  • Liste
  • Inhaltstyp
  • Website

 

Einen einfachen Workflow mit SharePoint Designer erstellen

Wenn Sie einen Workflow mit SharePoint Designer erstellen möchten, so müssen Sie diesen zuerst herunterladen von https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491. Die 2013er Version ist dabei die letzte, es gibt keinen SharePoint Designer für 2016, allerdings kann der 2013er Designer für SharePoint 2016 und SharePoint Online verwendet werden. Wenn Sie auf den Rechner, auf dem SharePoint Designer installiert werden soll, schon andere Office Programme installiert haben, so muss der Designer die gleiche Bitzahl haben. Sie können also keinen 64 Bit SharePoint Designer neben einen 32 Bit Office installieren. Idealerweise haben Sie auch die gleiche Installationssprache.

Nach der Installation öffnen Sie den SharePoint Designer und verbinden sich zu Ihrer Website. Als Beispiel werde ich einen einfachen Listen-Workflow erstellen, der eine E-Mail verschickt. Natürlich muss dafür der E-Mail Versand in der Zentraladministration (on premise) konfiguriert sein. Wenn Sie SharePoint Online verwenden geht es sofort. Die nächsten Workflows werden dann komplexer 🙂

Wenn Sie sich zur Site verbunden haben, sehen Sie links eine Navigation, welche an dritter Stelle den Punkt Workflow enthält. Klicken Sie auf diesen.

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Sie sehen dann, sofern vorhanden, die auf dieser Site vorhandenen Workflows. Dabei werden auch die SharePoint Systemeigenen Workflows aufgeführt, sofern diese vorhanden sind. Um einen neuen Listen-Workflow zu erstellen, klicken Sie oben links auf Listenworkflow und wählen Sie die Liste aus in der der Workflow erstellt werden soll.

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Wenn Sie 2013er Workflows zur Verfügung haben, wird Ihnen jetzt ein Fenster gezeigt, in welchen Sie dem neuen Workflow einen Namen und eine Beschreibung vergeben können und die 2013 Plattform schon vorausgewählt ist. Natürlich können Sie im Dropdown auch die 2010er Plattform auswählen. Beachten Sie, dass Sie den Plattformtyp nachträglich nicht ändern können.

Wenn Sie keine 2013 Plattform haben, steht eben auch nur die 2010 Plattform zur Auswahl. Ich verwende beim Namen des Workflows übrigens gern die Plattform mit, damit ich im Fall der Fälle gleich weiß wo ich bei Problemen nachschauen kann. In beiden Fällen dauert es eine Weile bis Sie beginnen könnnen den Workflow zu erstellen, SharePoint Designer muss erst noch Daten vom SharePoint Server laden.

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Beispiel Workflow mit der 2010er Plattform

Im Workflow Designer haben Sie in der Menüleiste im Abschnitt Einfügen die Punkte Bedingungen und Aktionen. Die sind die Bestandteile, aus denen ein Workflow besteht. Es sollte sich jetzt ein oranger Strich im Designer befinden. Dies ist die Stelle, wo die Bedingung oder die Aktion eingefügt wird.

Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie die Aktion E-Mail senden aus.

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Die meisten Aktionen müssen erst noch konfiguriert werden. Dazu klicken Sie auf den blauen Link, welcher den entsprechenden Dialog öffnet.

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In der Aktion E-Mail müssen Sie einen Empfänger und einen Betreff eingeben, der Rest ist optional. Klicken Sie zum Abschluss auf OK.

Um den Workflow zu veröffentlichen, klicken Sie oben links auf Veröffentlichen.

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Wenn Sie Fehler im Workflow haben, so wird Ihnen dies mitgeteilt. Sie müssen diese zuerst korrigieren und müssen dann noch einmal veröffentlichen.

Beispiel Workflow mit der 2013er Plattform

Das Erstellen und Einfügen der Aktionen und Bedingungen ist analog eines 2010er Workflows. Allerdings sieht hier der Editor etwas anders aus.

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Sie müssen vor dem Veröffentlichen immer noch eine Aktion in den Abschnitt Übergang in Phase einfügen. Klicken Sie dazu in den Bereich Übergang in Phase und dann auf Aktion. Dort sollte es nur eine Aktion geben: Gehe zu einer Stufe. Konfigurieren Sie diese Aktion mit einen Klick auf den Link in der Aktion und wählen Sie Ende des Workflows. Anschließend können Sie ganz normal veröffentlichen.

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Sofern Sie das manuelle Starten eines Listenworkflow konfiguriert haben, können Sie den Workflow immer aus dem Kontextmenü eines Listenelementes starten. Bei SharePoint Online müssen Sie dazu in die klassische Ansicht umschalten.

 

Modern Sites Pages in SharePoint online deaktivieren

Modern Sites Pages sind eine im Sommer 2017 eingeführte Funktion in SharePoint online um Webseiten (Site pages) zu erstellen. Dies ist jetzt die Standardfunktion, d.h. wenn ein Benutzer eine neue Webseite (Page) erstellt, erstellt er eine Modern Sites Page. Auch wenn diese Seiten sehr interessant sind und viele spannende Möglichkeiten bieten, gibt es doch einige Nutzer welche die klassischen Wikiseiten bevorzugen. Dieser Blogartikel erläutert Ihnen wie Sie die statt Modern Sites Pages wieder herkömmliche Wikiseiten erstellten können. Die folgende Abbildung zeigt eine Modern Sites Page unmittelbar nach dem Erstellen.

Sie können die Funktion im Browser nur auf Ebene des Webs deaktivieren, nicht auf Ebene der Sitecollection. Gehen Sie dafür in die Websiteeinstellungen und dort in die Websitefeatures.

Suchen Sie dort das Feature Site Pages – Allows users to add new site pages to a site oder in Deutsch Websiteseiten – Gestattet Benutzern, neue Websiteseiten zu einer Website hinzuzufügen. Deaktivieren Sie das Feature, das war es dann auch schon. Schon vorhandene Seiten bleiben natürlich erhalten.

Jahresabschluss 2017

Das Jahr neigt sich dem Ende und gibt mir damit Gelegenheit alles Lesern dieses Blogs zu danken. Wenn ich der Statistik trauen darf, waren in 2017 ca. 9000 Besucher auf diesem Blog. Es hätten viel mehr sein können, aber ich hatte dieses Jahr von https://nicothiemer.wordpress.com auf https://nicothiemer.de umgestellt, was mir Google eine ganze Weile übel genommen hat. Die Situation bessert sich aber zusehends.

Der am meisten gelesene Artikel ist der zum Verschieben von Listen, dicht gefolgt von Ampelfunktion für Aufgabenlisten. Danach folgt, und das freut mich ganz besonders, Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen. Metadaten und Inhaltstypen sind und bleiben das Grundkonzept von SharePoint.

Ich habe einige neue Blogs in Planung; wenn jemand eine Idee hat was ich mal schreiben soll, einfach in den Kommentar zu diesem Beitrag schreiben.

Treffen Sie mich in 2018 bei verschiedenen Veranstaltungen, ich werde rechtzeitig hier darüber informieren. Bis dahin wünsche ich allen ein schönes Fest und einen guten Rutsch!

Performance Analyse SharePoint – So geht es

In Projekten stehe ich oft vor der Herausforderung die Performance einer vermeintlichen oder tatsächlich langsamen SharePoint Installation zu messen. Am besten geht dies, indem ich eine Anzahl ausgewählter Performancecounter gleichzeitig überwache. Nun sind dies eine ganze Menge und jedes Mal diese zu konfigurieren recht aufwendig. Dieser Blogartikel zeigt, wie sich diese Arbeit erleichtern lässt.

Vorbemerkung

Der Gedanke ist, ein PowerShell Script zu erstellen, welches die Counter aus eine Textdatei liest und in eine Datei schreibt, welche ich wieder in den Performancemonitor einlesen kann. Dort kann ich mir dann alle Werte anzeigen lassen oder nur einige davon. Das Script läuft dann so lange, bis ich es eben abbreche. Folgende Voraussetzungen, damit alles funktioniert, müssen unbedingt vorhanden sein:

  • Das Script muss von einem Konto gestartet werden, welches das Recht zum Ausführen von Scripten hat, in den Ordner schreiben und alle Performancecounter lesen darf. Typischerweise ist dies ein administratives Konto.
  • Diese Anleitung wird nur mit einem englischen SharePoint auf einem englischen Windowsserver funktionieren. Bei anderen Sprachen müssen die Performancecounter entsprechend übersetzt werden.
  • Es sollte die aktuellste PowerShell Version installiert sein.
  • Das Script sollte nicht in der Root ausgeführt werden, sondern in einem extra Ordner.
  • Das Script muss für jedem SharePoint Server auf dem jeweiligen Server ausgeführt werden.

Daten erfassen

Erstellen Sie zuerst eine Textdatei, in welcher Sie die folgenden Counter kopieren. Jeder Counter stellt dabei eine Zeile dar. Der Namen meiner Datei ist counter.txt

\.NET CLR Memory(*)\% Time in GC
\ASP.NET\Application Restarts
\ASP.NET\Request Execution Time
\ASP.NET\Requests Rejected
\ASP.NET\Requests Queued
\ASP.NET\Worker Process Restarts
\ASP.NET\Request Wait Time
\ASP.NET Applications(*)\Requests/Sec
\LogicalDisk(*)\% Idle Time
\Memory\Available MBytes
\Memory\% Committed Bytes In Use
\Memory\Page Faults/sec
\Memory\Pages Input/sec
\Memory\Page Reads/sec
\Memory\Pages/sec
\Memory\Pool Nonpaged Bytes
\Network Interface(*)\Bytes Total/sec
\Network Interface(*)\Packets/sec
\Paging File(*)\% Usage
\PhysicalDisk(*)\Current Disk Queue Length
\PhysicalDisk(*)\% Disk Time
\PhysicalDisk(*)\Disk Transfers/sec
\PhysicalDisk(*)\Avg. Disk sec/Transfer
\Process(*)\% Processor Time
\Process(*)\Page Faults/sec
\Process(*)\Page File Bytes Peak
\Process(*)\Page File Bytes
\Process(*)\Private Bytes
\Process(*)\Virtual Bytes Peak
\Process(*)\Virtual Bytes
\Process(*)\Working Set Peak
\Process(*)\Working Set
\Processor(*)\% Processor Time
\Processor(*)\Interrupts/sec
\Redirector\Server Sessions Hung
\Server\Work Item Shortages
\System\Context Switches/sec
\System\Processor Queue Length
\Web Service(*)\Bytes Received/sec
\Web Service(*)\Bytes Sent/sec
\Web Service(*)\Total Connection Attempts (all instances)
\Web Service(*)\Current Connections
\Web Service(*)\Get Requests/sec
\SharePoint Foundation(*)\Active Threads
\SharePoint Foundation(*)\Sql Query Executing  time
\SharePoint Foundation(*)\Executing Sql Queries
\SharePoint Foundation(*)\Responded Page Requests Rate
\SharePoint Foundation(*)\Executing Time/Page Request
\SharePoint Foundation(*)\Current Page Requests
\SharePoint Foundation(*)\Reject Page Requests Rate
\SharePoint Foundation(*)\Incoming Page Requests Rate

Erstellen Sie danach eine PowerShell Datei, welche den folgenden Code enthält. Die Counter werden aller fünf Sekunden erfasst. Bei weniger oder mehr passen Sie -sampleinterval 5 an. Die Datei, in welcher die Counter gespeichert werden heißt counter.bin.

get-counter -counter (get-content counter.txt) -MaxSamples 100 -sampleinterval 5 | export-counter counter.bin

Starten Sie das Script aus einer PowerShell Umgehung und lassen Sie es laufen solange Sie die Daten erfassen möchten.

Daten auswerten

Starten Sie den Performancemonitor perfmon.msc und klicken Sie auf Performance -> Monitoring Tools – Performance Monitor. Ziehen Sie die Datei counter.bin per D&D ins Fenster. Damit Sie die erfassten Werte sehen können, müssen Sie diese noch hinzufügen. Denn jetzt sollten eigentlich überhaupt keine Werte mehr gemessen werden. Klicken Sie auf + und fügen Sie die gewünschten Werte hinzu. Sie können in der Liste auch alle Werte markieren und mit einmal hinzufügen. Das war es dann auch schon. Inspiriert zu dem Artikel wurde ich von https://gallery.technet.microsoft.com/office/PowerShell-script-for-59cf3f70