Eine neue Suchseite im SharePoint Suchcenter hinzufügen

In verschiedenen Artikeln in meinem Blog habe ich schon über die SharePoint Suche geschrieben. Darin habe ich öfters auf das SharePoint Suchcenter verwiesen, ohne bisher zu erläutern, wie ich diesen eine neue Seite hinzufüge. Dies möchte ich jetzt hier nachholen.

Neue Seiten im Suchcenter sind wichtig, denn diese Seiten verengen eine Suche auf einen bestimmten Bereich, seien es Inhaltstypen wie Aufgaben und Dokumenttypen oder auf einen bestimmten Speicherort. So wäre es z.B. möglich, seine eigene Website mit SharePoint zu indizieren und dann im Suchcenter eine Seite zu haben, welche nur auf dieser Site sucht.

Grundlagen

Das Folgende gilt nur für das Enterprise Suchcenter, im Basic Suchcenter ist die Anpassung nicht möglich. Wenn ich also von einem SharePoint Suchcenter schreibe, meine ich immer ein Enterprise Suchcenter. In diesem ist das Publishing Feature aktiviert, was u.a. auch heißt, wenn ich eine neue Seite erstelle, so muss diese nach dem Abschluss der Bearbeitung IMMER noch eingecheckt und anschließend veröffentlicht werden. Geschieht dies nicht, können Besucher mit „Nur Lesen“ Recht, und das wird die Mehrzahl der Besucher sein, die Seite nicht aufrufen. Für diese Benutzer existiert die Seite schlicht nicht. Dass eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, erkennen Sie am gelben Band oben auf der Seite.

ACHTUNG: Auch wenn eine Seite noch nicht veröffentlicht ist, so kann diese trotzdem für alle in der Navigation erscheinen, wenn diese darin manuell verlinkt wird.

Eine neue Seite erstellen und bearbeiten

Um eine neue Seite zu erstellen, klicken Sie im Enterprise Suchcenter auf das Zahnrad oben rechts. Vorausgesetzt Sie haben die entsprechenden Rechte, erscheint jetzt der Link „Add a page“. In dem folgenden Dialog geben Sie der Page einen Namen und klicken Create. Sie werden dann auf die neue Seite im Editmodus weitergeleitet.

Die neue Seite besteht aus vier Webparts:

Einen Webpart für die Eingabe
Eine Suchnavigation
Einen Suchergebniswebpart
Einen Webparts für die Verfeinerung

Angepasst werden muss i.d.R. nur der Suchergebniswebpart. Natürlich bietet es sich auch an, die Verfeinerung zu konfigurieren, notwendig ist es nicht.

Um den Suchergebniswebpart zu konfigurieren, rufen Sie dessen Edit Menü auf. Der Webpart ist ganz ähnlich dem Webpart für Inhaltssuche, auch hier können Sie mit der Query arbeiten und diese transformieren. In meinem Blog findet sich auch eine Serie zum Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche, nutzen Sie die Suche in diesem Blog.

In meinem Beispiel möchte ich nur Aufgaben angezeigt bekommen, weshalb ich die Suchquery anpasse. Im Dialog Build your query wähle ich bei Select a query die Möglichkeit Items matching a content type (System). In der Einstellung Restrict by content type wähle ich Task. In der Einstellung Add additional filters muss {searchboxquery} stehen.

Bestätigen Sie alles mit OK und speichern Sie die Änderungen im Webpart und die Seite. Vergessen Sie nicht diese zu veröffentlichen. Wenn jetzt Benutzer in das Suchfeld etwas eingeben, wird NUR in alle Aufgaben gesucht, welche der aktuelle Benutzer sehen darf. Links am Rand können Sie ggf. nach der Person verfeinern, welcher die Aufgabe erstellt hat.

Neue Seite in Navigation einbauen

Wenn Sie jetzt die neue Seite verlassen, z.B. indem Sie auf People klicken, ist die Seite scheinbar weg. Die Benutzer müssten den genauen Pfad oder den Weg zur Pages Bibliothek wissen. Um die neue Seite in die Suchnavigation einzubauen, gehen Sie in die Site settings und dort unten im Abschnitt Search auf Search Settings. In der Einstellung Configure Search Navigation klicken Sie auf Add Link… und navigieren zu der neuen Datei mit der Schaltfläche Browse… Sie finden die Datei in der Bibliothek Pages (englisch) oder Seiten (deutsch). Geben Sie noch einen Titel ein, nehmen die weiteren gewünschten Änderungen vor und Sie fertig. Viel Spaß damit!

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Rückschau OfficeCamp 2018 in Gelsenkirchen

Vom 18.06.18 – 20.06.2018 fand im Maritim Hotel in Gelsenkirchen das OfficeCamp 2018 statt. Ich hatte die Ehre dort als Redner zwei Vorträge zu halten. Diese betrafen die SharePoint Suche und wie man Suchergebnisse in SharePoint (Display Templates) anpasst. Meine Vorträge waren gut gefüllt, sodass man merkt, dass das Thema eine gewisse Relevanz hat.

Auch die anderen Vorträge waren von hohem Niveau und auch für mich durchaus interessant. Besonders fielen mir dabei die Möglichkeiten von VR/AR/MR auf, welches mit Microsoft möglich sind. Und das erstaunliche daran, z.T. kostet es nicht mal was bzw. ist in schon vorhandenen Lizenzen enthalten. Glauben Sie nicht? Dann suchen Sie mal in Windows 10 nach Mixed. Klicken Sie dann in der Anwendung auf Mixed Reality. Sie werden Augen machen 🙂

Ebenso interessant waren die Anwendungen/Möglichkeiten mit Azure und Office 365. Alleine was PowerBI kann ist ein kleines Wunder.

Die Organisation war, man kann es nicht anders sagen, hervorragend. Vom Ablauf her, das Abendprogramm, alles super. Ich würde mich freuen, wenn es das OfficeCamp nächstes Jahr wieder gibt!

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 Übersicht
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Der vierte und letzte Teil der kleinen Serie über das Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigt sich mit dem Erstellen von vordefinierten Suchen. Darunter verstehe ich eine Seite, auf welcher ich Suchen absetzen und diese auch verfeinern kann. Dabei ist der Suchfocus im Allgemeinen schon auf ein Thema eingegrenzt, z.B. die Suche in einer Projektverwaltung oder auf Aufgaben. Diese Seiten können dann z.B. über einer Linkliste auf der Startseite aufgerufen werden.

Zwar muss jede Seite individuell konfiguriert werden, aber Sie haben so auch den größten Nutzen. Natürlich können Sie eine solche Seite auch in einem Suchcenter erstellen. Dort ist das Erstellen der Seiten sogar noch einfacher, da ein schon vorkonfiguriertes Seitenlayout verwendet wird. Wenn Sie also individuelle Suchseiten erstellen können, haben Sie im Suchcenter erst recht keine Probleme.

Um eine solche Seite zu erstellen, füge ich über das Zahnrad oben rechts eine neue Seite hinzu. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie entweder das Feature Homepage der Wiki-Seite oder SharePoint Server-Veröffentlichung aktivieren. Natürlich gibt es auch noch andere Möglichkeiten eine neue Seite zu erstellen. Ich füge der neuen Seite eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen hinzu. Diese nutze ich später um die Webparts entsprechend zu platzieren. Ich habe die Zellen entsprechend dem Schema unten nummeriert.

Was wird für eine solche Suchseite eigentlich benötigt? Ich benutze die folgenden Webparts aus dem Abschnitt Search und Content Rollup.

Webpart	Beschreibung	Zone
Search => Search Box	Dieser Webpart dient der Eingabe von Suchwörtern und Phrasen. Er ist i.d.R. automatisch mit dem Webpart Content Search verbunden.	1
Search => Refinement	Dieser Webpart dient der Verfeinerung von Suchergebnissen und kann dafür individuell konfiguriert werden. Er ist i.d.R. automatisch mit dem Webpart Content Search verbunden.	3
Content Rollup => Content Search	Der Webpart für Inhaltsabfragen	4

Wenn Sie die Webparts eingefügt haben, indem Sie in die jeweilige Tabellenzelle klicken und dann den benötigten Webparts einfügen, sieht die Seite in etwa so wie unten aus.

In manchen Fällen reagiert der Webpart für Inhaltsabfragen nicht auf Eingaben im Suchfeld. Dies liegt oft daran, dass der Webpart in seiner Query noch nicht auf das Suchfeld „hört“. Um dieses Problem zu beheben, konfigurieren Sie den Webpart für Inhaltsabfragen und passen Sie die Query an. Geben Sie in das Feld Query text die folgende Variable ein: {SearchBoxQuery} Nach dem speichern sollte auch die Abfrage aus dem Suchfeld funktionieren.

Damit sind Sie eigentlich schon fertig, Sie müssen natürlich noch den Webpart für Inhaltsabfragen sowie ggf. die Verfeinerungen anpassen wie z.T. in den vorherigen Artikeln beschrieben.

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Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates

Dies ist der dritte Beitrag in der kleinen Serie über den Webpart für Inhaltssuche in SharePoint 2013. In den vorherigen Beiträgen haben wir uns angeschaut, wie der Webpart konfiguriert wird und wie Sie Suchabfrage gestalten können. Jetzt wird es darum gehen, wie wir die Suchanfrage optisch aufpeppen können. Denn die schon vorhandenen Vorlagen sind, abgesehen von den Funktionen für Bilder, eher sehr technisch. Ich werde mich dabei auf eine einfache Anwendung konzentrieren, es gibt im Internet viele Blogs welche sich dem Thema angenommen haben. Wenn man einmal das Prinzip verstanden hat, kann man auch schnell eigene Lösungen implementieren.

Die Vorlagen heißen Displaytemplates und gibt eine ganze Menge davon im System. Displaytemplates regeln sowohl die prinzipielle Anzeige der Suchergebnisse (Tabelle, Liste, Slideshow) als auch die Anzeige der einzelnen Elemente (welche Metadaten werden angezeigt, wie groß ist ein Bild). Ebenso werden Displaytemplates verwendet, wenn beim Überfahren eines Elementes eine Vorschau angezeigt wird.

Für Demonstrationszwecke werde ich eine vorhandene Vorlage anpassen und diese ergänzen. Im ersten Teil habe ich mit dem Displaytemplate Two Lines gearbeitet und dort zusätzlich das Metadatum Author eingefügt. Jetzt möchte ich, dass vor dem Metadatum der Begriff Autor steht. Dazu muss das vorhandene Displaytemplate kopiert werden, in der Kopie erfolgt dann die Anpassung. Die Displaytemplates sind im Pfad http:///_catalogs/masterpage/Display%20Templates gespeichert. Dieser bzw. sein Inhalt ist allerdings nicht immer sichtbar im Browser. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie das SharePoint Publishingfeature aktivieren. Um zum Pfad zu navigieren, gehen Sie zu den Site Settings und dann zu Master pages and page layouts im Abschnitt Web Designer Galleries. Auch diesen Link finden Sie erst nach der Aktivierung des Features. Sie sehen eine Bibliothek, in welcher alle Pagelayouts und Masterpages liegen sowie einige Ordner. Suchen Sie den Ordner Display Templates und öffnen Sie diesen. Die Displaytemplates für den Webpart für Inhaltssuche liegen im Unterordner Content Web Parts. Dort finden Sie jetzt alle Displaytemplates , welche Sie auch im Webpart auswählen können.

Um möglich einfach zu arbeiten, öffnen sie Sie die Bibliothek im Windows Explorer. Klicken Sie dazu auf das Menüband Library und im Abschnitt Connect & Export auf Open with Explorer. Wenn Sie möchten, können Sie den Pfad auch einen Laufwerkbuchstabe zuweisen. Sie können dann in jeden beliebigen HTML Designer arbeiten, denn die Displaytemplates bestehen nur aus HTML und JavaScript. Beide zusammen bilden dann jeweils ein Displaytemplate.

Angepasst werden immer nur die HTML Dateien, NIEMALS die JS Dateien. Die JS Dateien werden von SharePoint automatisch erzeugt wenn eine HTML Datei gespeichert wird und sind für die Bearbeitung tabu. Suchen Sie die Datei Item_TwoLines.html und kopieren Sie diese zu Item_TwoLines_with_Author.html. Sie werden sehen, unmittelbar danach wird auch die entsprechende JS Datei erstellt. Ich öffne die kopierte HTML Datei in Notepad++, aber natürlich geht auch jede anderer Editor.

Es lohnt sich die Datei einmal in aller Ruhe anzuschauen. Sie enthält viele Möglichkeiten und Ideen, was mit Displaytemplates alles möglich ist. Ich gebe nur einen kleinen Abriss, um zu zeigen was man mindestens für ein eigenes Displaytemplate machen muss. Als erstes sollten wir den Titel in Zeile drei ändern. Unter diesen Namen können wir nämlich später das Displaytemplate im Webpart auswählen. Unschön, wenn es zwei Displaytemplates mit dem gleichen Namen gibt. Ich nenne mein Displaytemplate TwoLines with Author.

<html xmlns:mso="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:msdt="uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882">
<head>
<title>TwoLines with Author</title>

Als nächstes interessant ist die Zeile acht. In dieser Zeile legen Sie fest, mit welchen verwalteten Eigenschaften Sie im Displaytemplate arbeiten möchten. Dabei gibt es immer ein Wertepaar, interne Bezeichnung der Eigenschaft und Anzeigename. Da in unseren Fall allerdings die Werte über Eingabefelder (Line1 und und Line2) übergeben werden, brauchen wir die Eigenschaften hier nicht extra zu benennen.

Es folgt einiger JavaScript Code, welcher in Token

<!--#_ _#-->

eingeschlossen ist. Die eigentliche Darstellung erfolgt erst ab Zeile 63. In Zeile 73 steht die Darstellung der zweiten Zeile.

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">_#= line2 =#_</div>

Wir können jetzt erkennen, dass hier sowohl reines HTML als auch JavaScript vermischt wird. Der JavaScript Code steht wieder in Token. Der Wert der Eigenschaft steht vor dem letzten Div in _#= line2 =#_ . Also ändere ich die Zeile folgendermaßen indem ich direkt davor Author schreibe:
Orginal

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">_#= line2 =#_</div>

Mit Änderung

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">Author: _#= line2 =#_</div>

Speichern Sie die Änderung.

ACHTUNG: Damit alle Benutzer die Änderung später sehen, muss das geänderte Displaytemplate noch veröffentlicht werden. Gehen Sie im Browser deshalb zu der Bibliothek, markieren Sie die Datei und wählen Sie aus der Menüleiste Publish Dieser Vorgang ist jedes Mal erforderlich, wenn Sie ein fertiges Displaytemplate zur Verfügung stellen wollen. Veröffentlichen Sie nur die HTML Datei, um die JS Datei kümmert sich SharePoint alleine.

Damit Sie das neue Displaytemplate auswählen können, müssen Sie die Seite neu laden, welche den Webpart für Inhaltssuche enthält und diesen wieder zur Bearbeitung auswählen.

Unter Property Mappings können wir das Metadatum Author auswählen, welches dann auch in der zweiten Zeile zusammen mit dem Suffix angezeigt wird. Natürlich wird jetzt immer der Präfix Author angezeigt, aber als Beispiel soll es genügen.

Dies alles nur als Beispiel. Wenn man das konsequent zu Ende denkt, kann eine Anwendung entstehen, wie sie Maggi erstellt hat. Die Rezepte arbeiten mit der Suche und die Präsentation der Suchergebnisse erfolgt mit Displaytemplates. https://www.maggi.de/rezepte. Displaytemplates sind DAS Mittel zur Wahl zur Präsentation von Inhalten in SharePoint. Auch, aber nicht nur deswegen sollte man überlegen mehr Inhalte über die Suche zu erschließen und auf Drilldown Strukturen immer mehr zu verzichten.

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL

Dieser zweite Teil der kleinen Serie über das Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigt sich mit dem Schreiben der Suchquery für den Webpart. Diese wird in Keyword Query Language (KQL) geschrieben, ist enorm leistungsfähig und dabei nicht einmal kompliziert. Natürlich können die Suchabfragen, welche ich unten beschreibe, auch an allen anderen Orten der SharePoint Suche (Suchergebnisquellen, JS Code, etc.) verwendet werden. Los geht’s.

Um die Beispiele nachvollziehbar zu machen eine kleine Erläuterung, was ich angelegt habe: Es gibt eine Bibliothek mit vier Bildern, welche auch als Inhaltstyp Bild klassifiziert sind. Außerdem gibt es in der Bibliothek auch Videos und MP3. Die Bibliothek heißt BilderTest.

Wenn Sie den Suchwebpart im Modus zum Bearbeiten geöffnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Change query im oberen Abschnitt des Webparts.

Es öffnet sich ein Overlayfenster mit ziemlich vielen Optionen.

Damit Sie die Suchquery überhaupt eingeben können, klicken Sie auf Switch to Advanced Mode. Wenig überraschend können Sie die Suchquery in das gleichnamige Feld eingeben. Entfernen Sie dazu den schon darin stehenden Inhalt. Folgende Parameter können Sie u.a. für die Query verwenden. Die meisten Parameter werden in der Form Parametername:Wert verwendet.

Parameter	Bedeutung	Beispiel
path	Gibt einen Speicherplatz an, aus dem die Ergebnisse angezeigt werden sollen. Dies kann eine Sitecollection, eine Website oder eine Liste/Bibliothek sein.	Path:“http://intranet.contoso.com/ BilderTest“ Würde alle Inhalte aus der Bibliothek BilderTest anzeigen.
ContentTypId	Gibt eine ID eines Inhaltstyps an, auf dem Suchergebnisse verengt werden. Um diese ID zu finden, schalten Sie wieder in den QuickMode und wählen bei Select a query den Wert Items matching a content type (System) aus. Weiter unten können Sie dann unter Restrict by content type im DropDown den gewünschten Inhaltstyp auswählen. Der Wert mit Parameter steht dann im Abfragefeld wenn Sie wieder umschalten.	ContentTypeId:0x010102* Wählt alle Bilder aus.
Author	Damit kann der Autor eines Elementes gesucht und damit gefiltert werden.	Author:{User.Name} Damit werden alle Elemente angezeigt, welche den Benutzer, welcher die Seite gerade aufruft, als Autor enthalten.
FileType	Grenzt die Abfrage auf einen Dateiformat, z.B. pdf oder docx, ein.	FileType:jpg Zeige nur JPG Dateien an.

Sie können als Parameter jede verwaltete Eigenschaft nutzen. Wie Sie diese erstellen, ist hier beschrieben für onPremise und für Office 365. Die Parameter können untereinander mit den Operatoren AND und OR verbunden werden. Wenn Sie nichts angegeben, ist es immer ein AND. Wenn Sie ein OR verwenden möchten, so müssen Sie dies großschreiben. Ebenso können Sie + und – bzw. NOT verwenden.

Eine typische Abfrage um alle Bilder in der Bildbibliothek BilderTest anzuzeigen könnte wie unten aussehen. {Pfad} müssen Sie mit Ihrem Pfad ersetzen, dies ist kein Platzhalter im KQL.

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ ContentTypeId:0x010102*

Um alles außer Bilder, also z.B. nur Videos und MP3 anzuzeigen würde sich anbieten:

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ NOT ContentTypeId:0x010102*

Um alle meine Dokumente zu sehen:

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ Author:{User.Name}

Am rechten Rand des Fensters können Sie jeweils eine Vorschau sehen, wenn Sie auf Test query klicken. Wenn Sie den Test in der Suchanwendung in der Zentraladministration durchführen, sehen Sie keine Vorschau sondern erhalten einen Fehler. Dies ist „normal“. Haben Sie die Query fertig, klicken Sie auf OK. Damit Sie eine Änderung auf der Webseite sehen, klicken Sie entweder auf Apply oder auf OK in der Konfiguration des Webparts. Damit die Bilder auch entsprechend angezeigt werden, wählen Sie die Konfiguration wie unten aus.

Der nächste Beitrag wird sich tiefer mit der Darstellung der Ergebnisse, also den DisplayTemplates beschäftigen.

Zum Abschluss noch ein Tipp: Thomas Maier, der SharePoint Schwabe, hat einige gute Gedanken zum Vergleich Google und SharePoint Suche geschrieben. Schauen Sie doch mal rein. https://www.sharepoint-schwabe.de/suche-wie-kann-sie-besser-genutzt-werden-tipps-und-parameter

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 – Übersicht

Dieser Artikel ist der Start einer mehrteiligen Serie, welche sich mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigt. Warum ist dieser Webpart in modernen SharePoint Anwendungen so wichtig und warum wird dieser vergleichsweise wenig verwendet? Neben der Beantwortung dieser Fragen werde ich mich auch mit der Konfiguration des Webparts beschäftigen und einige korrekte Anwendungsbeispiele geben.

Wozu das Ganze?

In modernen SharePoint Anwendungen wird versucht auf Drilldown Strukturen zu verzichten. Dies wird erreicht, indem ich den Benutzern z.B. durch Dokumentenrouting eine einzige Stelle gebe um Dokumente hochzuladen und diese dann über Regeln verteilen lasse. Zwingend notwendig dafür ist allerdings eine durchgeplante Informationsarchitektur. Gerade in Zeiten von exponentiellen Informations- und Wissenswachstum ist diese unerlässlich. Der Gedanke ist nun, den Benutzern durchgeplante Bereiche zur Verfügung zu stellen, wo diese an vielen verschiedenen Stellen ihre Informationen erfassen können. Aber über eine zentrale Stelle, z.B. ein Suchcenter oder auch die Startseite einer Anwendung, bereite ich diese Informationen wieder mit der Suche auf. Es ist nicht wichtig, wo eine Information liegt, sofern ich diese z.B. über Inhaltstypen und deren Eigenschaften schnell wiederfinde. Genau dafür ist der Webpart für Inhaltssuche konzipiert.

Grundlagen

Der Webpart für Inhaltssuche wurde in SharePoint 2013 neu eingeführt, ein ganz ähnlicher Webpart, den Suchergebniswebpart gibt es schon viel länger. In SharePoint 2013 und 2016 ist die Ähnlichkeit zwischen den Webparts sehr stark. Der primäre Unterschied ist zum einem, dass der Webpart für Inhaltssuche andere Möglichkeiten für die Konfiguration bietet und im Gegensatz zum Suchergebniswebpart nur in der Enterprise Edition verfügbar ist. Ich werde mich hier aber trotzdem mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigen. Wenn man die grundlegenden Konzepte verstanden hat, kann man auch den Suchergebniswebpart konfigurieren. Voraussetzung für das Arbeiten mit diesen Webparts ist eine konfigurierte Suchanwendung, welche schon Inhalt indiziert hat.

Der Webpart für Inhaltssuche findet sich in der Gruppe Content Rollup und trägt dort den Namen Content Search. Es gibt auch noch einen Webpart Content Query, welcher mit XSLT arbeitet und daher völlig anders als der Webpart für Inhaltssuche. Wird der Webpart für Inhaltssuche auf einer Seite eingefügt, bekommt man eine Anzeige, mit welcher man in der Regel wenig anfangen kann. Oftmals nur drei graue Kacheln und danach einen nichtssagenden Link.

Den Webpart konfigurieren

Wenn man den Webparts bearbeitet, ist man auch nicht unbedingt schlauer. Was bedeuten jetzt die ganzen Einstellungen im Abschnitt Properties?

Am interessantesten ist zweifellos der Inhalt, welcher sich hinter der Schaltfläche Change query verbirgt. Hier kann ich die Abfrage ändern, welche der Webpart im Suchindex ausführt. Was genau man da machen kann, wird der Inhalt eines weiteren Artikels in nächster Zeit sein. Number of items to show erklärt sich von alleine und gibt eben an, wie viele Ergebnisse aus der Abfrage auf einmal angezeigt werden sollen.

Spannender ist da der Abschnitt Display Templates. Hier wird festgelegt wie die Suchergebnisse präsentiert werden. Dabei helfen zwei Typen von Vorlagen. Das Control Template legt fest, wie die Präsentation der gesamten Suchergebnisse erfolgt. Soll z.B. jedes Ergebnis auf einer Zeile stehen oder sollen diese, wie z.B. bei Bildern üblich, als Slideshow präsentiert werden. Man kann die Ergebnisse auch als Tabelle formatieren, aber das muss man selber entwickeln. In der Abbildung unten ist dies das Template List Table Control.

Das Item Template legt dagegen fest, wie jedes einzelne Suchergebnis angezeigt wird. Da wird auch schnell klar, was der graue Kasten bei den Suchergebnissen sein kann. Es ist ein Platzhalter für ein Bild, was nicht angezeigt werden kann. Logisch, den in der Regel haben Office Dokumente in SharePoint kein Bild hinterlegt.

Stellt man als Template z.B. Two Lines ein, sieht die Ansicht gleich ganz anderes aus.

Allerdings erscheint nur eine Zeile und nicht zwei wie das Template verspricht. Um diese anzuzeigen, muss der Abschnitt Property Mappings erweitert und die Option Change the mapping of managed properties for the fields in the Item Display Template aktiviert werden. Jetzt kann man im Dropdown Line 2 eine Eigenschaft auswählen, welche angezeigt werden soll. In dem DropDown werden u.a. alle verwalteten Eigenschaften angezeigt, welche SharePoint durchsucht. Allerdings ist natürlich nicht jede Eigenschaft an jedes Element gebunden. Ich wähle als Beispiel die Eigenschaft Author, denn diese ist immer vorhanden. Nach ein Klick auf Apply sehen die Suchergebnisse schon anders aus. Natürlich sind auch hier eigene Anpassungen möglich. Es lohnt sich, hier ein wenig zu experimentieren.

Die Einstellungen im Abschnitt Settings sollten
am Anfang unverändert bleiben.

Da dies der letzte Beitrag im Jahr 2016 ist, wünsche ich allen Lesern dieses Blogs eine frohes Fest und einen guten Rutsch in das neue Jahr!

Neue Onlinekurse zu den Themen SharePoint und Office 365 verfügbar

Wie schon vor einiger Zeit angekündigt, biete ich einiger meiner Kurse jetzt auch online an. Da dieses Format recht praktisch ist und auch Spaß macht, habe ich mich entschlossen weitere Kurse anzubieten. Vielleicht ist ja was für Sie dabei. Natürlich können auch individuelle Themen und Termine vereinbart werden. Sprechen Sie mich einfach an. Die Namen der Kurse sind verlinkt und führen direkt zum Anbieter.

Suche in SharePoint – Basiskurs

Dieser Kurs ist konzipiert für Teilnehmer, welche einen übersichtlichen und umfangreichen Einblick in die SharePoint Suche wünschen.

Suche in SharePoint – Aufbaukurs

Dieser Kurs richtet sich an erfahrene Benutzer der Suche in SharePoint. Für alle, die es ganz genau wissen wollen.

Office 365 für Entscheider

Der Kurs wurde entwickelt um abschätzen zu können inwiefern Office 365 für Sie eine mögliche Alternative ist. Sowohl technische als auch nichttechnische Aspekte werden beleucht.

Anwendungen nach außen veröffentlichen mit Active Directory Federation Services (AD FS)

Dieser Kurs befähigt Sie, einen internen SharePoint Server nach außen mit ADFS zu veröffentlichen.

MCSE:SharePoint2013 Upgrade zu MCSE:SharePoint2016

Dieser Kurs ist für Teilnehmer, die eine Zertifizierung für MCSE:SharePoint 2013 haben und diese auf MCSE:SharePoint 2016 heben möchten.

Informationen verwalten mit SharePoint

Dieser Kurs vermittelt das Wissen, welches notwendig ist um eine SharePoint Installation erfolgreich einzuführen. Grundlage ist immer die Informationsarchitektur.

Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen in Office 365

In einem früherem Blogartikel hatte ich über die Verfeinerung von Suchergebnissen geschrieben. Dabei hatte ich nur eine SharePoint OnPremise Umgebung betrachtet und reiche daher jetzt die entsprechenden Einstellungen unter Office 365 nach. Zum Verständnis dieses Beitrags ist es sicher sinnvoll den oben verlinkten Artikel zuerst zu lesen.

In Office 365 sind die Einstellungen im Wesentlichen gleich, bis auf einen entscheidenden Unterschied, welcher das Anpassen des Suchschemas betrifft. Immer wenn ich eine neue verwaltete Eigenschaft zum Verfeinern nutzen möchte, muss ich im Index ein Full Crawl ausführen. Es liegt auf der Hand, dass dies in Office 365 nicht ohne weiteres möglich ist. Wie also kann ich meine neuen verwalteten Eigenschaften trotzdem zum Verfeinern nutzen?

Die Antwort darauf ist ebenso simpel wie genial. Es gibt schon vorgefertigte verwaltete Eigenschaften welche ich nur noch mit meinen durchsuchten Eigenschaften füllen muss. In meinem Beispiel habe ich eine Dokumentenverwaltung in der ich die Spalte Phase verfügbar machen möchte.

Damit die Eigenschaft genutzt werden kann, muss die Dokumentenbibliothek (re)indiziert werden. Gehen Sie auf die Einstellung der Bibliothek und dort auf Advanced settings. Etwa in der Mitte der Seite gibt es den Eintrag Reindex Document Library. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reindex Document Library.

Gehen Sie dann in die Verwaltung der Suche und in Anpassung des Suchschemas in Office 365.

Die vorbereiteten Eigenschaften finden Sie unter dem Schlagwort refinable. Abhängig vom Datentyp stehen verschiedene Eigenschaften zur Verfügung. Welche Typen dies sind und welche Werte diese speichern könne, steht hier: https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219667%28v=office.15%29.aspx#DefaultUnusedMPs

Für einen Test rufen Sie die Eigenschaft RefinableString00 auf. Um die Eigenschaft aufrufen für können, müssen Sie eventuell blättern. In Abweichung zur normalen Oberfläche können Sie dies hier oben rechts.

Öffnen Sie dann die verwaltete Eigenschaft RefinableString00, gehen Sie zu dem Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. Wenn scheinbar nichts passiert, scrollen Sie auf der Seite ganz nach oben. Suchen Sie die durchsuchte Eigenschaft und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie dies ggf. für weitere durchsuchte Eigenschaften.

Vergeben Sie anschließend im Abschnitt Alias eine Beschriftung unter der Sie die Eigenschaft später wieder finden möchten. Damit ist die Einstellung abgeschlossen.

Wenn Sie jetzt den Webpart für Verfeinerungen anpassen, können Sie diese Eigenschaft auswählen und die entsprechend zugeordneten Werte stehen ihn zur Verfügung. Allerdings kann dies eine Weile dauern.

Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen – Suchschema anpassen (OnPremise)

Ein aktueller Schwerpunkt beim Thema SharePoint ist bei mir die Suche. In fast jeder Beratung welche ich zu diesem Thema gebe, taucht früher oder später die Frage auf wie ich Websitespalten bzw. selbst erstellte Tabellenspalten in der Verfeinerung der Suche nutzen kann. Denn diese sind nach dem anlegen dort nicht zu finden. Vielmehr ist es notwendig, das Suchschema anzupassen. Dieser Artikel erläutert das entsprechende Vorgehen in einer SharePoint OnPremise Umgebung, die Anpassung für Office 365 werde ich noch nachreichen.

Vorbemerkung

Vielleicht Ihnen das auch schon passiert? Sie haben eine Informationsarchitektur geplant mit den entsprechenden Inhaltstypen und Websitespalten. Im Suchcenter wird auch alles gefunden, aber Sie können nicht nach den Eigenschaften verfeinern, wie Sie es sich wünschen. Die entsprechenden Einträge tauchen im Verfeinerungswebpart einfach nicht auf. Anpassen können Sie den Verfeinerungswebpart, indem Sie die Seite bearbeiten, den Webpart bearbeiten und dann auf Einschränkungen auswählen… klicken.

Es erscheint eine Liste der möglichen Einschränkungen.

Die Liste der verfügbaren Einschränkungen ist identisch mit den Eigenschaften im Webpart für Inhaltssuche, welche Sie dort anzeigen können.

Suchschema anpassen

In der SharePoint Suche gibt es durchsuchte Eigenschaften und verwaltete Eigenschaften. Die durchsuchten Eigenschaften sind sämtliche Websitespalten, Tabellenspalten sowie weitere Metadaten, welche SharePoint finden kann. Diese Daten liegen im Suchindex mit ihrem nativen Namen vor, welcher oftmals komplex und wenig intuitiv ist. Verwaltete Eigenschaften machen nun diese durchsuchten Eigenschaften nach außen verwendbar. Sie können einen eigenen Namen verwenden und mehrere durchsuchte Eigenschaften unter einer verwalteten Eigenschaft zur Verfügung stellen. So gibt es eine verwaltete Eigenschaft Author, in welcher sich u.a. der Autor einer E-Mail und der Ersteller eines Dokumentes verbirgt.

Die Aufgabe ist also, eine neue verwaltete Eigenschaft zu erstellen und die durchsuchte Eigenschaft nutzbar zu machen. Außerdem muss die verwaltete Eigenschaft noch entsprechend konfiguriert werden. Gehen Sie dazu in ihre Dienstanwendung der Suche und dort in der linken Navigation zu Search Schema.

Sie sehen zuerst die verwalteten Eigenschaften und können auch die durchsuchten Eigenschaften betrachten. Dabei gilt folgende Regel: Immer wenn eine Websitesspalte erzeugt wird, wird auch eine durchsuchte Eigenschaften und damit korrespondierende verwaltete Eigenschaft erzeugt. Wird eine Spalte direkt in einer Tabelle erzeugt, wird eine durchsuchte Eigenschaft angelegt, aber keine verwaltete Eigenschaft. Im ersten Fall müssen Sie keine neue verwaltete Eigenschaft erstellen sondern diese nur anpassen, im zweiten Fall müssen Sie eine neue erstellen. Klicken Sie dazu auf New Managed Property.

Geben Sie der neuen verwalteten Eigenschaften einen Namen, welcher allerdings keine Sonderzeichen, auch keinen Bindestrich enthalten darf. Auch Leerzeichen sind nicht erlaubt. Gehen Sie dann in den Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. In meinen Fall möchte ich eine Eigenschaft CRM Version verfügbar machen. Geben Sie ein Schlagwort in die Suche ein und Sie sehen alle durchsuchten Eigenschaften welche das Schlagwort enthalten. Sie können immer nur eine durchsuchte Eigenschaft hinzufügen, ggf. müssen Sie den Dialog mehrmals aufrufen.

Und die Eigenschaft für Verfeinerungen nutzen zu können und um weitere Vorteile zu nutzen, aktivieren Sie die Optionen

Queryable
Retrievable
Refinable
Sortable

Im Optionsfeld bei Refinable und Sortable muss Yes – active ausgewählt sein. Speichern Sie die Änderungen. Damit die Einstellungen einen Effekt haben, muss ein Full Crawl der Inhaltsquelle durchgeführt werden, in welcher die Eigenschaften liegen. Gehen Sie dazu in ihre Content Sources und starten Sie den Full Crawl.

Wenn Sie jetzt wieder nach dem Abschluss des Full Crawls in den Webpart zu Verfeinerungen oder den Webpart für Inhaltssuche gehen, können Sie die Eigenschaft auswählen.

Nico Thiemer

Arbeiten mit unterschiedlichen Größenformaten (Image Renditions) in SharePoint Server 2013

Ein Manko bei vorherigen SharePoint Versionen war der Mangel an unterschiedlichen Größenformaten für ein Bild. So soll ein mobiles Gerät eine andere Auflösung erhalten wie ein Desktop und ein Tablet wiederum eine andere Auflösung. Außerdem wäre es noch nett, wenn die jeweiligen Geräte einen bestimmten Ausschnitt des Bildes sehen würden. All dies ist mit SharePoint 2013 möglich und erfordert auch nicht viel Konfigurationsaufwand. Dieser Artikel beschreibt wie es geht.

Die Funktion steht nur in SharePoint Server bzw. natürlich auch in SharePoint Online zur Verfügung. Voraussetzung dafür ist zuerst, dass auf Ebene der Websitesammlung und in der Website der obersten Ebene das Feature SharePoint Server-Veröffentlichung aktiviert wird. Ohne diesen geht es nicht. Weiter muss die Web.config der Websitesammlung angepasst werden. Dies ist natürlich bei SharePoint Online nicht nötig.

Die web.config finden Sie im Normalfall unter C:\inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories\. Bevor Sie die Web.config editieren, machen Sie unbedingt eine Sicherungskopie davon! Ist diese Datei beschädigt, wird SharePoint nicht mehr funktionieren. Öffnen Sie die Datei und suchen Sie nach den Eintrag <BlobCache. Am Ende der Zeile steht der Eintrag enabled=“false“. Ändern Sie diesen auf enabled=“true„.

Achtung: Nach dem speichern der Änderung kann es eine Weile dauern, bis SharePoint wieder verfügbar ist. Nehmen Sie die Änderung nicht während Ihrer Produktionszeiten vor. Wenn Sie mehrere Frontendserver haben, müssen Sie die Änderung auf jeden Frontendserver vornehmen.

Es gibt in SharePoint verschiedene, vorkonfigurierte Sätze, welches Format die alternativen Bilder haben sollen. Diese finden Sie in den Websiteeinstellungen der Website der obersten Ebene unter dem Punkt Bilddarstellungen. Natürlich können Sie dort auch neue Formate anlegen.

Gehen Sie in eine Bildbibliothek und lassen Sie sich die Eigenschaften eines Bildes anzeigen, können Sie auch das einzelne Bild bearbeiten. Dort legen Sie die verfügbaren Formate und den jeweiligen Ausschnitt fest. Für jedes Format für jedes Bild kann der Ausschnitt individuell festgelegt werden.

Wählen Sie ein Format und klicken Sie dann auf Zu ändernde Formatierung. Den Ausschnitt können Sie dann verschieben.

Die Formate der Bilder selber liegen übrigens nicht in der SharePoint Datenbank. In dieser liegt nur das Originalbild. Die Formate werden bei Bedarf erstellt und in dem Ordner abgelegt, welcher in der Web.config im Schlüssel BlobCache angegeben ist. Das heißt natürlich auch, jedes Bild bzw. dessen alternatives Format verbraucht auch Plattenplatz. Beachten Sie dies bei der Konzeption!

Wenn Sie ein Bild in eine Webseite einfügen, können Sie nun entscheiden welches Format Sie haben möchten. Fügen Sie dazu über Einfügen -> Bild -> von SharePoint das gewünschte Bild ein. Klicken Sie anschließend auf das Bild und klicken Sie auf die Schaltfläche Formatvariante auswählen. Das war es dann auch schon.

Nico Thiemer

Grundlagen

Eine neue Seite erstellen und bearbeiten

Neue Seite in Navigation einbauen

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Wozu das Ganze?

Grundlagen

Den Webpart konfigurieren

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Vorbemerkung

Suchschema anpassen

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