Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 Übersicht
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Dies ist der dritte Beitrag in der kleinen Serie über den Webpart für Inhaltssuche in SharePoint 2013. In den vorherigen Beiträgen haben wir uns angeschaut, wie der Webpart konfiguriert wird und wie Sie Suchabfrage gestalten können. Jetzt wird es darum gehen, wie wir die Suchanfrage optisch aufpeppen können. Denn die schon vorhandenen Vorlagen sind, abgesehen von den Funktionen für Bilder, eher sehr technisch. Ich werde mich dabei auf eine einfache Anwendung konzentrieren, es gibt im Internet viele Blogs welche sich dem Thema angenommen haben. Wenn man einmal das Prinzip verstanden hat, kann man auch schnell eigene Lösungen implementieren.

Die Vorlagen heißen Displaytemplates und gibt eine ganze Menge davon im System. Displaytemplates regeln sowohl die prinzipielle Anzeige der Suchergebnisse (Tabelle, Liste, Slideshow) als auch die Anzeige der einzelnen Elemente (welche Metadaten werden angezeigt, wie groß ist ein Bild). Ebenso werden Displaytemplates verwendet, wenn beim Überfahren eines Elementes eine Vorschau angezeigt wird.

Für Demonstrationszwecke werde ich eine vorhandene Vorlage anpassen und diese ergänzen. Im ersten Teil habe ich mit dem Displaytemplate Two Lines gearbeitet und dort zusätzlich das Metadatum Author eingefügt. Jetzt möchte ich, dass vor dem Metadatum der Begriff Autor steht. Dazu muss das vorhandene Displaytemplate kopiert werden, in der Kopie erfolgt dann die Anpassung. Die Displaytemplates sind im Pfad http:///_catalogs/masterpage/Display%20Templates gespeichert. Dieser bzw. sein Inhalt ist allerdings nicht immer sichtbar im Browser. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie das SharePoint Publishingfeature aktivieren. Um zum Pfad zu navigieren, gehen Sie zu den Site Settings und dann zu Master pages and page layouts im Abschnitt Web Designer Galleries. Auch diesen Link finden Sie erst nach der Aktivierung des Features. Sie sehen eine Bibliothek, in welcher alle Pagelayouts und Masterpages liegen sowie einige Ordner. Suchen Sie den Ordner Display Templates und öffnen Sie diesen. Die Displaytemplates für den Webpart für Inhaltssuche liegen im Unterordner Content Web Parts. Dort finden Sie jetzt alle Displaytemplates , welche Sie auch im Webpart auswählen können.

Um möglich einfach zu arbeiten, öffnen sie Sie die Bibliothek im Windows Explorer. Klicken Sie dazu auf das Menüband Library und im Abschnitt Connect & Export auf Open with Explorer. Wenn Sie möchten, können Sie den Pfad auch einen Laufwerkbuchstabe zuweisen. Sie können dann in jeden beliebigen HTML Designer arbeiten, denn die Displaytemplates bestehen nur aus HTML und JavaScript. Beide zusammen bilden dann jeweils ein Displaytemplate.

Angepasst werden immer nur die HTML Dateien, NIEMALS die JS Dateien. Die JS Dateien werden von SharePoint automatisch erzeugt wenn eine HTML Datei gespeichert wird und sind für die Bearbeitung tabu. Suchen Sie die Datei Item_TwoLines.html und kopieren Sie diese zu Item_TwoLines_with_Author.html. Sie werden sehen, unmittelbar danach wird auch die entsprechende JS Datei erstellt. Ich öffne die kopierte HTML Datei in Notepad++, aber natürlich geht auch jede anderer Editor.

Es lohnt sich die Datei einmal in aller Ruhe anzuschauen. Sie enthält viele Möglichkeiten und Ideen, was mit Displaytemplates alles möglich ist. Ich gebe nur einen kleinen Abriss, um zu zeigen was man mindestens für ein eigenes Displaytemplate machen muss. Als erstes sollten wir den Titel in Zeile drei ändern. Unter diesen Namen können wir nämlich später das Displaytemplate im Webpart auswählen. Unschön, wenn es zwei Displaytemplates mit dem gleichen Namen gibt. Ich nenne mein Displaytemplate TwoLines with Author.

<html xmlns:mso="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:msdt="uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882">
<head>
<title>TwoLines with Author</title>

Als nächstes interessant ist die Zeile acht. In dieser Zeile legen Sie fest, mit welchen verwalteten Eigenschaften Sie im Displaytemplate arbeiten möchten. Dabei gibt es immer ein Wertepaar, interne Bezeichnung der Eigenschaft und Anzeigename. Da in unseren Fall allerdings die Werte über Eingabefelder (Line1 und und Line2) übergeben werden, brauchen wir die Eigenschaften hier nicht extra zu benennen.

Es folgt einiger JavaScript Code, welcher in Token

<!--#_ _#--> 

eingeschlossen ist. Die eigentliche Darstellung erfolgt erst ab Zeile 63. In Zeile 73 steht die Darstellung der zweiten Zeile.

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">_#= line2 =#_</div>

Wir können jetzt erkennen, dass hier sowohl reines HTML als auch JavaScript vermischt wird. Der JavaScript Code steht wieder in Token. Der Wert der Eigenschaft steht vor dem letzten Div in _#= line2 =#_ . Also ändere ich die Zeile folgendermaßen indem ich direkt davor Author schreibe:
Orginal

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">_#= line2 =#_</div>

Mit Änderung

<div class="cbs-Line2 ms-noWrap" title="_#= $htmlEncode(line2.defaultValueRenderer(line2)) =#_" id="_#= line2Id =#_">Author: _#= line2 =#_</div>

Speichern Sie die Änderung.

ACHTUNG: Damit alle Benutzer die Änderung später sehen, muss das geänderte Displaytemplate noch veröffentlicht werden. Gehen Sie im Browser deshalb zu der Bibliothek, markieren Sie die Datei und wählen Sie aus der Menüleiste Publish Dieser Vorgang ist jedes Mal erforderlich, wenn Sie ein fertiges Displaytemplate zur Verfügung stellen wollen. Veröffentlichen Sie nur die HTML Datei, um die JS Datei kümmert sich SharePoint alleine.


Damit Sie das neue Displaytemplate auswählen können, müssen Sie die Seite neu laden, welche den Webpart für Inhaltssuche enthält und diesen wieder zur Bearbeitung auswählen.

Unter Property Mappings können wir das Metadatum Author auswählen, welches dann auch in der zweiten Zeile zusammen mit dem Suffix angezeigt wird. Natürlich wird jetzt immer der Präfix Author angezeigt, aber als Beispiel soll es genügen.

Dies alles nur als Beispiel. Wenn man das konsequent zu Ende denkt, kann eine Anwendung entstehen, wie sie Maggi erstellt hat. Die Rezepte arbeiten mit der Suche und die Präsentation der Suchergebnisse erfolgt mit Displaytemplates. https://www.maggi.de/rezepte. Displaytemplates sind DAS Mittel zur Wahl zur Präsentation von Inhalten in SharePoint. Auch, aber nicht nur deswegen sollte man überlegen mehr Inhalte über die Suche zu erschließen und auf Drilldown Strukturen immer mehr zu verzichten.

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Navigation anpassen in SharePoint

Dieser Blogartikel beschäftigt sich mit dem Anpassen der Navigation für SharePoint und ist besonderes für SharePoint Anfänger geeignet. Ich zeige, was die Navigation eigentlich ist und wie diese ohne große Probleme angepasst werden kann. Ich setze dabei voraus, dass das SharePoint Feature Veröffentlichungsinfrastruktur bzw. Publishing nicht aktiviert ist. Sollte dies der Fall sein, so kommen weitere Möglichkeiten hinzu, welche es aber einfacher machen. Und wie immer gilt, ich gehe davon aus, dass Sie auch die benötigen Rechte haben. Die Navigation kann nicht jeder anpassen wie es ihm gefällt.

Zuerst muss unterschieden werden, dass es mind. zwei verschiedene Navigationspunkte gibt. Dies ist die globale (1) Navigation und die aktuelle (2) Navigation.

Allerdings sind diese Bezeichnungen nicht durchgängig. Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der Pseudonyme.

globale (1) Navigation

aktuelle (2) Navigation.

Leiste für häufig verwendete Links Schnellstart
Schnellstartleiste

Wenn Sie eine Unterwebsite haben, kann die globale (1) Navigation so eingestellt werden, dass sie immer oben auf allen Websites erscheint. Daher auch der Name globale Navigation. Die aktuelle Navigation dagegen kann auf jeder Website individuell sein.

Um beide Punkte anzupassen, gehen Sie in SharePoint 2013 über das Zahnrad am oberen rechten Rand in die Websiteeinstellungen.

Dort finden Sie in Aussehen und Verhalten die beiden Punkte Schnellstart
und Leiste für häufig verwendete Links.

Um die globale Navigation anzupassen, klicken Sie auf Leiste für häufig verwendete Links.

Die Leiste anzupassen ist einfach. Wenn Sie einen Eintrag ändern möchten, klicken Sie auf den Link Neuer Navigationslink, geben eine Bezeichnung und ein Ziel ein und das war es auch schon. Wollen Sie einen Eintrag ändern, klicken Sie auf Symbol vor dem Eintrag. Dort können Sie diesen auch löschen.

Ähnlich einfach ist das anpassen für die aktuelle Navigation. Klicken Sie auf den entsprechenden Menüpunkt und dann auf das Symbol vor dem Eintrag. Als Besonderheit können Sie hier noch Überschriften hinzufügen und die Reihenfolge ändern.

Wem das alles zu kompliziert ist, ab SharePoint 2013 können Sie die die Navigation auch direkt über Links bearbeiten anpassen.

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Arbeiten mit unterschiedlichen Größenformaten (Image Renditions) in SharePoint Server 2013

Ein Manko bei vorherigen SharePoint Versionen war der Mangel an unterschiedlichen Größenformaten für ein Bild. So soll ein mobiles Gerät eine andere Auflösung erhalten wie ein Desktop und ein Tablet wiederum eine andere Auflösung. Außerdem wäre es noch nett, wenn die jeweiligen Geräte einen bestimmten Ausschnitt des Bildes sehen würden. All dies ist mit SharePoint 2013 möglich und erfordert auch nicht viel Konfigurationsaufwand. Dieser Artikel beschreibt wie es geht.

Die Funktion steht nur in SharePoint Server bzw. natürlich auch in SharePoint Online zur Verfügung. Voraussetzung dafür ist zuerst, dass auf Ebene der Websitesammlung und in der Website der obersten Ebene das Feature SharePoint Server-Veröffentlichung aktiviert wird. Ohne diesen geht es nicht. Weiter muss die Web.config der Websitesammlung angepasst werden. Dies ist natürlich bei SharePoint Online nicht nötig.

Die web.config finden Sie im Normalfall unter C:\inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories\. Bevor Sie die Web.config editieren, machen Sie unbedingt eine Sicherungskopie davon! Ist diese Datei beschädigt, wird SharePoint nicht mehr funktionieren. Öffnen Sie die Datei und suchen Sie nach den Eintrag <BlobCache. Am Ende der Zeile steht der Eintrag enabled=“false“. Ändern Sie diesen auf enabled=“true„.

Achtung: Nach dem speichern der Änderung kann es eine Weile dauern, bis SharePoint wieder verfügbar ist. Nehmen Sie die Änderung nicht während Ihrer Produktionszeiten vor. Wenn Sie mehrere Frontendserver haben, müssen Sie die Änderung auf jeden Frontendserver vornehmen.

Es gibt in SharePoint verschiedene, vorkonfigurierte Sätze, welches Format die alternativen Bilder haben sollen. Diese finden Sie in den Websiteeinstellungen der Website der obersten Ebene unter dem Punkt Bilddarstellungen. Natürlich können Sie dort auch neue Formate anlegen.


Gehen Sie in eine Bildbibliothek und lassen Sie sich die Eigenschaften eines Bildes anzeigen, können Sie auch das einzelne Bild bearbeiten. Dort legen Sie die verfügbaren Formate und den jeweiligen Ausschnitt fest. Für jedes Format für jedes Bild kann der Ausschnitt individuell festgelegt werden.


Wählen Sie ein Format und klicken Sie dann auf Zu ändernde Formatierung. Den Ausschnitt können Sie dann verschieben.


Die Formate der Bilder selber liegen übrigens nicht in der SharePoint Datenbank. In dieser liegt nur das Originalbild. Die Formate werden bei Bedarf erstellt und in dem Ordner abgelegt, welcher in der Web.config im Schlüssel BlobCache angegeben ist. Das heißt natürlich auch, jedes Bild bzw. dessen alternatives Format verbraucht auch Plattenplatz. Beachten Sie dies bei der Konzeption!

Wenn Sie ein Bild in eine Webseite einfügen, können Sie nun entscheiden welches Format Sie haben möchten. Fügen Sie dazu über Einfügen -> Bild -> von SharePoint das gewünschte Bild ein. Klicken Sie anschließend auf das Bild und klicken Sie auf die Schaltfläche Formatvariante auswählen. Das war es dann auch schon.


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Vorschläge zur Rechtschreibeprüfung (did you mean) der SharePoint Suche hinzufügen

Wenn man sich in der SharePoint Suche vertippt, erhält man manchmal aber nicht immer von SharePoint einen Verbesserungshinweis in der Form Meinten Sie: oder Did you mean. Dabei sucht SharePoint im schon angelegten Index und seinen mitgelieferten Wörterbüchern nach ähnlichen Ausdrücken. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie SharePoint veranlassen können, dem Suchenden eigene Vorschläge zu unterbreiten oder auch diese zu unterbinden. In meinen Fall habe ich nach Chemnitz gesucht und mich dabei vertippt. Statt Chemnitz habe ich Chemnizt geschrieben. Da das Wort nicht im Index ist, wird mir auch kein Vorschlag unterbreitet.

Voraussetzung für eigene Vorschläge ist eine fertig eingerichtete Suche samt einem Metadataservice aka Taxonomie. Wenn Sie mehrere Dienste für Metadaten haben, bezieht sich der Artikel auf Ihren standardmäßigen Metadataservice. Welcher Dienst das ist, können Sie in den Eigenschaften des Proxys des Metadataservice einstellen.

Die Lösung für das Problem eigener Vorschläge ist so einfach wie clever. Die SharePoint Suche legt beim Erstellen eine Taxonomiegruppe im standardmäßigen Metadataservice an. Hier gibt es jetzt mehrere Termsets, wobei für uns vor allem zwei von Bedeutung sind. Es sind die folgenden Termsets, wobei der Name selbstsprechend ist

  • Ausschlüsse für die Rechtschreikorrektur von Abfragen
  • Inklusionen für die Rechtschreikorrektur von Abfragen

Innerhalb des Termsets werden nun neue Einträge vorgenommen. Jeder Term ist zugleich ein Ausdruck. In meinen Fall habe ich Chemnitz in die Gruppe Inklusionen für die Rechtschreikorrektur von Abfragen eingetragen, sodass jetzt dies vorgeschlagen wird, auch wenn ich mich vertippe.

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Office 356 Logo in Websites ausblenden

Einige Benutzer, welche Office 365 nutzen, möchten gerne das Office 365 Logo in der oberen linken Ecke ausblenden. Dieser Artikel erläutert Ihnen wie das funktioniert.

Die Lösung für das Problem liegt, wie so oft in SharePoint, im Anpassen des CSS. Dafür gibt es mehrere Wege. Ich passe dazu die Masterpage an, indem ich in diese eine neue CSS Datei verlinke. Damit dies möglich wird, sollten Sie den SharePoint Designer 2013 installieren haben. Natürlich können Sie, eine Neuerung von SharePoint 2013, die Masterdatei auch mit jeden anderen HTML Editor anpassen.

Öffnen Sie im SharePoint Designer die Website, auf welcher Sie das Logo ausblenden wollen.

Website öffnen


Klicken Sie dann auf Gestaltungsvorlagen am linken Rand in der Navigation. Wenn Sie eine Teamvorlage genommen und nichts verändert haben, ist die Masterdatei Seattle.master die Standardmasterpage. Dies können Sie einfach herausfinden, indem Sie prüfen, ob der Eintrag Als Standardgestaltungsvorlage festlegen ausgegraut ist.


Kopieren Sie die Datei und fügen Sie diese per Kontextmenü wieder ein. Danach sollen Sie die neue Datei umbenennen, z.B. in my.Master. Anschließend die Datei öffnen und bearbeiten.

CSS Daten hinzufügen

Sie sollten niemals die Originaldateien von SharePoint, wozu auch die CSS Dateien gehören, bearbeiten. Vielmehr sollten Sie eine neue Datei hinzufügen, welche das angepasste CSS enthält. Erstellen Sie, sofern nicht vorhanden, in der Wurzel der Site einen Ordner Style und darin eine Datei my.css. Dies geht alles über das Kontextmenü.


Öffnen Sie die neue CSS Datei und fügen sie ihr den folgenden Code hinzu. Danach speichern nicht vergessen.

.o365cs-nav-o365Branding
{
visibility:hidden !important;
}

Das neue CSS der Masterpage hinzufügen

Gehen Sie nun zurück zu der Masterpage und fügen Sie unmittelbar über den schließenden </head> Tag eine neue Zeile ein. Fügen Sie dort den folgenden Code ein:

<!– Neues CSS –>
<SharePoint:CssRegistration Name=“<URL zur CSS Datei“ runat=“server“ />
<!– Neues CSS Ende–>

Speichern Sie die Änderung und bestätigen Sie dabei die darauf erscheinende Abfrage. Anschließend müssen Sie die Masterdatei noch als Standard setzen. Klicken Sie dazu auf Gestaltungsvorlagen und rufen das Kontextmenü der Datei auf. Wählen Sie dort den Eintrag Als Standardgestaltungsvorlage festlegen.



Zum Schluss müssen Sie die Datei noch Einchecken. Abhängig vom Feature ist es auch notwendig, die Datei erst noch zu genehmigen.


Ihnen stehen natürlich auch noch weitere Optionen offen. So wäre es möglich, den Link zu ändern, der auf der Schaltfläche liegt, oder aber auch das Bild. In meinem Beispiel ist das Logo und der Link verschwunden.

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Nico Thiemer

SharePoint Seiten im Browser warten

Zuerst möchte ich allen Lesern dieses Blogs ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr wünschen. Damit es dieses Jahr ein wenig ruhiger zugeht, wird mein erster Artikel davon handeln, wie man eine einfache Fehleranalyse auf SharePoint 2013 Webseiten durchführen kann. Die vorgeschlagenen Lösungen funktionieren allerdings nicht alle in Office 365, sondern vorwiegend in einer Installation vor Ort.

Developer Dashboard

Das Developer Dashboard wurde mit SharePoint 2010 eingeführt und erlaubt einen detaillierten Blick auf den Lebenszyklus einer SharePoint Webseite. Leider ist diese Option nur in Installationen vor Ort verfügbar und nicht in Office 365. Dieser Abschnitt beschreibt, wie das Developer Dashboard aktiviert wird und was sich dahinter verbirgt.

Voraussetzung für das Developer Dashboard ist eine existierende Health and Usage Serviceanwendung. Sollte diese noch nicht vorhanden sein, erledigt dies das folgende PowerShell.

New-SPUsageApplication -Name „Health and Usage Application“ -DatabaseName „Health_and_Logging_DB“

Nach dem Erstellen der Serviceanwendung kann das Developer Dashboard aktiviert werden. Dabei gibt es zwei verschiedene Modi:

Modus Bedeutung
On Aktiviert das Developer Dashboard. Es wird allerdings erst ausgeführt, wenn das entsprechende Symbol geklickt wird.
Off Deaktiviert das Developer Dashboard.

Das folgende PowerShell Skript aktiviert das Developer Dashboard dabei in der SharePoint Farm in jeder SharePoint Anwendung.

$svc = [Microsoft.SharePoint.Administration.SPWebService]::ContentService
$dd = $svc.DeveloperDashboardSettings
$dd.DisplayLevel = „On“
$dd.Update()

Nach dem aktivieren steht das Developer Dashboard über sein Symbol oben rechts überall zur Verfügung. Dies allerdings nur, wenn man mindestens das Recht hat Seiten anzupassen und hinzuzufügen. Über die Eigenschaft RequiredPermissions kann dies aber geändert werden. Wer möchte, kann damit das Dashboard auch jeden Leser zur Verfügung stellen, was auch immer das auch bringen soll. Eine Übersicht über die SharePoint Berechtigungsmaske findet sich hier: http://msdn.microsoft.com/EN-US/library/ms412690

Wird das Symbol geklickt, öffnet sich ein neues Fenster. Dies ist ein Unterschied zu SharePoint 2010, wo da Dashboard noch direkt in die aufrufende Seite gerendert wurde. Solange das Fenster offen ist, werden in diesem alle Seiten protokolliert welche aufgerufen werden. Wichtig im Dashboard sind vor allem die folgenden Abschnitte in verschiedene Registerkarten, welche immer pro Aufruf (Request) gelten. Der Aufruf einer Seite ruft oft auch andere Unterseiten auf. Damit man die entsprechenden Werte sieht, muss man auf den jeweiligen Aufruf klicken. Beim ersten Aufruf ist nichts ausgewählt und die Liste ist leer.

Server Info

Diese Registerkarte bietet allgemeine Daten, wie Dauer der Ausführung, Anzahl der SQL Abfragen uvm.

Scopes

Hier wird angezeigt, welche Funktionen und Aufrufe erfolgen. Dies ist besonders dann interessant, wenn man eigenen Code geschrieben hat und diesen hier testen möchte.

SQL

In dieser Registerkarte werden die SQL Aufrufe angezeigt. Wenn man auf den Namen der Abfrage klickt, sieht man diese auch im Detail. Sehr nützlich, wenn man SharePoint im Detail verstehen möchte.

ULS

Alle Vorgänge, welche der Aufruf ins SharePoint Log schreibt, sind hier einsehbar. Das ist eine sehr gute Unterstützung zur Fehlersuche und auch zum Lernen.

Es genügt, das Fenster, in welchen das Developer Dashboard läuft, zu schließen. Es werden danach keine weiteren Daten protokolliert.

Arbeiten mit der Webpartwartungsseite

Die folgende Möglichkeit funktioniert auch in Office 365. Das Developer Dashboard wird oft genutzt, um Webparts zu identifizieren, welche eine lange Ladezeit haben. Dies kann durchaus auch ein Webpart sein, welcher geschlossen ist. Die einfachste Möglichkeit, einen Webpart zu löschen, ist nicht Seite zu bearbeiten, sondern der Aufruf der Webseite zur Wartung dieser. Diese Seite listet Ihnen alle auf einer Webseite vorhandenen Webparts auf und erlaubt Ihnen das löschen oder schließen dieser. Praktisch ist diese Seite auch, wenn Sie einen Webpart installiert haben und dieser durch eine Fehlfunktion den Aufruf der angeforderten Seite unmöglich macht. Sie können diese Webpartwartungsseite aufrufen, indem Sie an die URL der gewünschten Seite den Parameter ?contents=1 anfügen.

Beispiel: http://<Ihre Anwendung>/default.aspx?contents=1

Die Seite zeigt Ihnen alle Webparts auf der Seite an, egal ob geschlossen, personalisiert oder nicht. Markieren Sie die gewünschten Webparts und führen Sie die gewünschten Aktionen aus. Diese wird sofort ausgeführt. Anschließende können Sie mit dem Developer Dashboard die Geschwindigkeit der Seite erneut prüfen, sofern dies nötig und möglich ist.

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Die Schaltfläche „Dokument hochladen“ in der Vorlage Dokumentencenter anpassen

In einem der letzten Artikel habe ich über die Inhaltsorganisation von SharePoint Server und Office 365 geschrieben. Vielleicht hat ja der eine oder andere mein Szenario nachvollzogen und ist dabei auf eine kleine Hürde gestoßen. Wenn man nämlich ein Dokumentencenter erstellt, liegt auf der Startseite die Schaltfläche Dokument hochladen. Diese lädt immer in die Bibliothek Dokumente hoch, welche von den Regeln der Inhaltsorganisation aber nicht erfasst wird.

Diese Schaltfläche soll nun angepasst werden, dass die Dokumente automatisch in der Bibliothek Abgabebibliothek
hochgeladen und damit den Regeln unterworfen werden. Diese Anpassung geschieht per SharePoint Designer 2013. Sofern noch nicht vorhanden, können Sie SharePoint Designer 2013 von http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491 herunterladen und installieren. Der SharePoint Designer ist kostenlos und auf dem Rechner auf dem er läuft muss .NET 3.0 installiert sein, was bei Windows 8 kein Problem ist.

Öffnen Sie den SharePoint Designer und wählen Sie den Punkt Website öffnen. Geben Sie die Adresse der Website und die Anmeldedaten ein.

Navigieren Sie nach dem laden der Site, was eine ganze Weile dauern kann, zu Alle Dateien und öffnen Sie die Datei default.aspx welche sich direkt im Stamm der Website befindet.

Die Datei selber können Sie nicht so einfach editieren, dies gelingt nur im erweiterten Modus. Klicken Sie dazu auf das Menüband Start und dann auf Erweiterter Modus.


Suchen Sie den folgenden Eintrag, welcher ca. in Zeile 130 – 150 steht

<button onclick="javascript:OpenNewFormUrl('Dokumente/Forms/upload.aspx'); return false;"> <img style="vertical-align:middle" alt="Dokument hochladen" src="/_layouts/15/images/uploaddoc.png?rev=38"></img>Dokument hochladen</button>

Dieser Eintrag legt die Schaltfläche an und über die JavaScript Funktion OpenNewFormUrl() fest, welches Formular zum hochladen der Dateien geladen wird. Ersetzen Sie das schon vorhandene Formular

OpenNewFormUrl('Dokumente/Forms/upload.aspx');
mit dem Formular der Abgabebibliothek.

OpenNewFormUrl('DropOffLibrary/Forms/upload.aspx');

Speichern Sie die Seite und testen Sie. Neue Dateien sollten jetzt automatisch in die Abgabebibliothek hochgeladen und von dort verschoben werden. Für Benutzer eine einfache und sogleich elegante Lösung.

Dies ist der letzte Artikel für dieses Jahr. Ich wünsche allen Lesern ein frohes Fest, einen guten Rutsch und viel Erfolg bei allen Projekten und Wünschen im kommenden Jahr.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Probleme mit englischsprachigen SharePoint Apps in einem deutschen Office 365

Im App Store für SharePoint wächst und wächst das Angebot. Viele Funktionen, welche man früher mühevoll selber entwickeln musste, sind jetzt einfach verfügbar. Dementsprechend mehr Apps werden auch installiert. Wenn man allerdings in eine deutsche SharePoint Online aka Office 365 Installation eine englische App einfügt, gibt es oft eine böse Überraschung. Das AppWeb steht nicht zur Verfügung.

Jede App hat bekanntlich eine Art Verwaltungswebsite (AppWeb), welche beim Installieren der App automatisch von dieser erzeugt wird. Geht man nun auf diese Website, sieht dies in einem deutschen Office 365 ungefähr so aus:

Auf der Website geht praktisch nichts. Die Links sind nicht zu klicken und überhaupt: Großer Mist! Die Lösung für das zerschossene AppWeb ist so einfach wie logisch. In den Spracheinstellungen der Websitesammlung muss Englisch erlaubt sein. Gehen Sie dazu in die Websiteeinstellungen und dort in die Spracheinstellungen in der Websiteverwaltung.

Es genügt, bei Englisch einen Hacken zu setzen und die Änderung zu speichern.

Danach steht das AppWeb zur Verfügung.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-5z.

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Arbeiten mit der Inhaltsorganisation in SharePoint Server und Office 365

Wenn man mit Dokumenten in SharePoint arbeitet, kommt man um Inhaltstypen nicht herum. Das Arbeiten mit Inhaltstypen beschreiben unter anderem die beiden Artikel Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen und Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen. Was aber, wenn ich alle Inhaltstypen erstellt und eine Informationsarchitektur aufgebaut habe? Wie kann man auf eine möglich einfache Art und Weise Dokumente in SharePoint organisieren? Ein möglicher Ansatz dazu heißt Inhaltsorganisation. Mit diesem Feature wird es möglich, Dokumente anhand vorher festgelegter Kriterien innerhalb von SharePoint strukturiert abzulegen. Um diesen Prozess ordentlich zu verwalten, benötigen Sie einen Inhaltsverwalter. Diese Person sorgt für die Organisation der Daten, klärt Irrläufer und passt den Prozess den jeweils sich wandelnden Erfordernissen an. Mehr als sonst gilt hier: Dokumentenverwaltung ist ein lebender Prozess. Die Strukturen einrichten und vergessen führt auf Dauer zu keiner Lösung.

Szenario

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokumentencenter nutzen, um mit der Inhaltsorganisation zu arbeiten. Wie die Oberfläche des Dokumentencenters, insbesondere die Schaltfläche zum hoch laden von Dateien angepasst wird, ist Thema einen späteren Artikels. Natürlich können Sie auch eine andere Vorlage nehmen, das Feature ist in SharePoint Server und Office 356 fast überall vertreten. Um ein Dokumentencenter zu erstellen, legen Sie eine neue Website bzw. Websitesammlung an und wählen dabei die entsprechende Vorlage aus der Kategorie Enterprise.

Inhaltsorganisation einrichten

Unter Websiteeinstellungen => Websiteaktionen => Websitefeatures verwalten müssen Sie das Feature Inhaltsorganisation aktivieren.


Gehen Sie danach zurück in die Websiteeinstellungen. Sie haben dort zwei neue Links, Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regeln der Inhaltsorganisation. Klicken Sie auf dem Link Einstellungen der Inhaltsorganisation.


Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest. Unter anderem, wer wann informiert wird wenn der Router ein Dokument nicht zuordnen kann. Oft können diese Werte so übernommen werden wie sie sind. Wichtig ist die erste Einstellung, Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten. Diese sollte immer aktiviert sein. In der Abgabebibliothek läuft der eigentliche Dokumentenrouter. Sie finden diese Bibliothek in den Websiteinhalten unter den Namen Abgabebibliothek in einem deutschen SharePoint, in einem englischen trägt sie den Namen Drop off. Immer wenn eine Datei beim speichern keine Regel erfüllt, bleibt die Datei in dieser Bibliothek liegen. Ein Inhaltsverwalter muss dann diese ggf. von Hand an den richtigen Speicherort verschieben.

Regeln für die Inhaltsorganisation festlegen

Klicken Sie nach dem Abschluss der Einstellungen auf den Link Regeln der Inhaltsorganisation. Dort legen Sie fest, welche Dokumente aufgrund von Regeln an welchen Speicherorten abgelegt werden. Dabei geht SharePoint davon aus, dass Sie mit Inhaltstypen und Metadaten arbeiten. Wenn Sie nur mit dem Typ Dokument arbeiten, werden Sie mit den Regeln wenig anfangen können.

Klicken Sie auf Neues Element und geben Sie der neuen Regel zuerst einen Namen. Wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, der eine Regel unterworfen werden soll. Dabei ist es wichtig, dass sich der Inhaltstyp sowohl in der späteren Zielbibliothek als auch in der Abgabebibliothek befindet. Wie Sie einen Inhaltstyp einer Bibliothek zuweisen können, finden Sie hier.


Das Formular wird neu geladen und zeigt Ihnen alle Metadaten an, welche mit dem Inhaltstypen verbunden sind. Auch diese können Sie zu späteren Sortierung benutzen.


Nach den Festlegen von einer oder mehrere Regeln legen Sie eine Bibliothek als Zielspeicherort fest. In dieser können Sie noch einen Ordner automatisch erstellen lassen, abhängig vom ausgewählten Metadatum. In diesem werden dann die Daten in einem weiteren Unterordner abgelegt, gemäß der Auswahl des Wertes. Die folgenden Abbildungen zeigen sowohl die Einstellung als auch eine fertige Bibliothek.


Über Variablen können Sie dabei steuern, wie der Ordner heißen soll. Dabei wird %1 durch den Namen der Eigenschaft ersetzt und %2 durch den eindeutigen Wert für die Eigenschaft. Wenn Sie also eine Eigenschaft Kunde haben und Sie wählen Mustermann aus, so heißt der Ordner bei der Angabe von %1 %2 Kunde Mustermann, geben Sie nur %2 an, wird der Ordner nur Mustermann heißen. Allerdings wird Ihnen SharePoint bei der Auswahl der Option immer einen übergeordneten Ordner mit dem Namen der Eigenschaft erstellten, in dem Beispiel Kunde. Unterhalb dieses Ordners liegen dann die Dateien in den Ordnern mit dem Format, welches Sie angeben. Dies lässt sich nach meinem Wissen nicht ändern.
Wenn Sie jetzt Dokumente in die Abgabebibliothek hochladen, sollten diese in die entsprechenden Zielbibliotheken verschoben werden. Dabei erhält der Benutzer nach jedem Upload und verschieben eine Bestätigung. Können Dokumente nicht zugeordnet werden, bleiben diese eben liegen.

Beachten Sie bitte noch, der ganze Vorgang geht nur dann einwandfrei, wenn Sie die Formulare zum Upload als Overlay starten, was die Standardeinstellung ist. Sollten Sie diese in einem Dialogfeld starten wollen, können Sie das Bestätigungsfenster nicht schließen.

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Webparts verbinden – Eine Anleitung

Auf ganz besonderen Wunsch mehrere SharePoint Anwender möchte ich noch einmal das Thema Webparts verbinden erläutern. Das Wissen darum, was ein Webpart ist, setze ich voraus.

Unter der Verbindung von Webparts ist zu verstehen, dass ein Webpart (Sender) Daten an einen anderen Webpart (Empfänger) sendet. Der empfangende Webpart ändert dann seine Ansicht. Sie können damit quasi Daten filtern und Ansichten dynamisch erstellen. Wichtig ist, dass beide Webparts einen gemeinsamen Schlüssel haben d.h. in mindestens einer Spalte in jeden Webpart müssen identische Werte stehen. Sie könne die Verbindung auch kaskadieren, also mehrere Webparts miteinander filtern. Allerdings bleibt es immer 1:1, d.h. ein Webpart kann immer nur einen Webpart filtern oder eine Filterung empfangen. Natürlich kann er das auch gleichzeitig.

Im folgenden Beispiel werde ich eine Kontaktliste mit einer Dokumentbibliothek, in welcher Kundendokumente liegen, verbinden. So wird es möglich, ein Mini CRM aufzubauen und Kunden sowie deren Dokumente zu pflegen. In der Spalte Kunde der Dokumentbibliothek steht dazu der Name des Kunden. In der Spalte Nachname in der Kundenliste taucht dieser wieder auf. Dazu habe ich in der Dokumentenbibliothek eine Lookup Spalte eingefügt. Die folgende Abbildung zeigt die Webparts der Listen bevor diese verbunden wurden.

Verbindung konfigurieren

Wo Sie die Verbindung konfigurieren, ob Sie dies auf dem Sender oder Empfänger machen, spielt keine Rolle. Es ist in beiden möglich. Beim folgenden Beispiel konfiguriere ich den Sender Webpart. Bearbeiten Sie dazu die Seite und klicken Sie auf das Webpartmenü des Senderwebparts.

Klicken Sie danach noch einmal auf das Menü, denn es hat jetzt einen neuen Eintrag. Klicken Sie auf Verbindungen => Datenreihe senden an => [Name des Ziel Webparts]. Ihnen werden alle Webparts angeboten, welche eine Filterung akzeptieren. Beachten Sie dabei, dass dies nicht bei jedem Webpart der Fall ist.

Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie aufgefordert werden, die Verbindung zu konfigurieren. Achtung: Dafür müssen Sie Popups auf der Site erlauben. Wenn nicht passiert, prüfen Sie Ihren Popup Blocker. Klicken Sie in das DropDown und wählen Sie die Einstellung Filterwerte abrufen von und anschließend auf die Schaltfläche Konfigurieren.


Wählen Sie die beiden Spalten aus, welche die identischen Daten enthalten und klicken Sie auf Fertig stellen. Dabei ist Anbieterfeldname der Sender Webpart, Consumerfeldname der Empfänger.

Im Senderwebpart wird jetzt am Anfang eine neue Spalte eingefügt, mit der Sie dann einen Datensatz auswählen können. Wird kein Datensatz ausgewählt, werden im Empfängerwebpart alle Datensätze angezeigt. Wenn Sie einen Datensatz im Senderwebpart wählen, wird der entsprechende Datensatz im Empfängerwebpart angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt die nun verbundenen Webparts nach dem speichern.

Verbindung lösen

Wenn Sie die Verbindung wieder lösen möchten, z.B. weil Sie sich für Microsoft CRM entschieden haben, klicken Sie wieder auf Bearbeiten und wählen wieder bearbeiten im Webpartmenü eines der verbundenen Webparts. Gehen Sie zum Assistenten auch den gleichen Weg wie oben. Dieser hat jetzt eine Schaltfläche Verbindung entfernen. Wenn Sie auf diese klicken, ist die Verbindung wieder gelöst.

Ändern der Ansicht eines Webparts

Wenn Sie in einem Webpart die ihm zugeordnete Ansicht ändern, erhalten Sie den folgenden Dialog.

Was dieser bedeutet, wird jetzt klar. Wenn die neue Ansicht nicht die Spalten zur Filterung enthält, geht dies in die Brüche.

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