Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 – Übersicht

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 Übersicht
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Dieser Artikel ist der Start einer mehrteiligen Serie, welche sich mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigt. Warum ist dieser Webpart in modernen SharePoint Anwendungen so wichtig und warum wird dieser vergleichsweise wenig verwendet? Neben der Beantwortung dieser Fragen werde ich mich auch mit der Konfiguration des Webparts beschäftigen und einige korrekte Anwendungsbeispiele geben.

Wozu das Ganze?

In modernen SharePoint Anwendungen wird versucht auf Drilldown Strukturen zu verzichten. Dies wird erreicht, indem ich den Benutzern z.B. durch Dokumentenrouting eine einzige Stelle gebe um Dokumente hochzuladen und diese dann über Regeln verteilen lasse. Zwingend notwendig dafür ist allerdings eine durchgeplante Informationsarchitektur. Gerade in Zeiten von exponentiellen Informations- und Wissenswachstum ist diese unerlässlich. Der Gedanke ist nun, den Benutzern durchgeplante Bereiche zur Verfügung zu stellen, wo diese an vielen verschiedenen Stellen ihre Informationen erfassen können. Aber über eine zentrale Stelle, z.B. ein Suchcenter oder auch die Startseite einer Anwendung, bereite ich diese Informationen wieder mit der Suche auf. Es ist nicht wichtig, wo eine Information liegt, sofern ich diese z.B. über Inhaltstypen und deren Eigenschaften schnell wiederfinde. Genau dafür ist der Webpart für Inhaltssuche konzipiert.

Grundlagen

Der Webpart für Inhaltssuche wurde in SharePoint 2013 neu eingeführt, ein ganz ähnlicher Webpart, den Suchergebniswebpart gibt es schon viel länger. In SharePoint 2013 und 2016 ist die Ähnlichkeit zwischen den Webparts sehr stark. Der primäre Unterschied ist zum einem, dass der Webpart für Inhaltssuche andere Möglichkeiten für die Konfiguration bietet und im Gegensatz zum Suchergebniswebpart nur in der Enterprise Edition verfügbar ist. Ich werde mich hier aber trotzdem mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigen. Wenn man die grundlegenden Konzepte verstanden hat, kann man auch den Suchergebniswebpart konfigurieren. Voraussetzung für das Arbeiten mit diesen Webparts ist eine konfigurierte Suchanwendung, welche schon Inhalt indiziert hat.

Der Webpart für Inhaltssuche findet sich in der Gruppe Content Rollup und trägt dort den Namen Content Search. Es gibt auch noch einen Webpart Content Query, welcher mit XSLT arbeitet und daher völlig anders als der Webpart für Inhaltssuche. Wird der Webpart für Inhaltssuche auf einer Seite eingefügt, bekommt man eine Anzeige, mit welcher man in der Regel wenig anfangen kann. Oftmals nur drei graue Kacheln und danach einen nichtssagenden Link.

Den Webpart konfigurieren

Wenn man den Webparts bearbeitet, ist man auch nicht unbedingt schlauer. Was bedeuten jetzt die ganzen Einstellungen im Abschnitt Properties?

Am interessantesten ist zweifellos der Inhalt, welcher sich hinter der Schaltfläche Change query verbirgt. Hier kann ich die Abfrage ändern, welche der Webpart im Suchindex ausführt. Was genau man da machen kann, wird der Inhalt eines weiteren Artikels in nächster Zeit sein. Number of items to show erklärt sich von alleine und gibt eben an, wie viele Ergebnisse aus der Abfrage auf einmal angezeigt werden sollen.

Spannender ist da der Abschnitt Display Templates. Hier wird festgelegt wie die Suchergebnisse präsentiert werden. Dabei helfen zwei Typen von Vorlagen. Das Control Template legt fest, wie die Präsentation der gesamten Suchergebnisse erfolgt. Soll z.B. jedes Ergebnis auf einer Zeile stehen oder sollen diese, wie z.B. bei Bildern üblich, als Slideshow präsentiert werden. Man kann die Ergebnisse auch als Tabelle formatieren, aber das muss man selber entwickeln. In der Abbildung unten ist dies das Template List Table Control.


Das Item Template legt dagegen fest, wie jedes einzelne Suchergebnis angezeigt wird. Da wird auch schnell klar, was der graue Kasten bei den Suchergebnissen sein kann. Es ist ein Platzhalter für ein Bild, was nicht angezeigt werden kann. Logisch, den in der Regel haben Office Dokumente in SharePoint kein Bild hinterlegt.

Stellt man als Template z.B. Two Lines ein, sieht die Ansicht gleich ganz anderes aus.

Allerdings erscheint nur eine Zeile und nicht zwei wie das Template verspricht. Um diese anzuzeigen, muss der Abschnitt Property Mappings erweitert und die Option Change the mapping of managed properties for the fields in the Item Display Template aktiviert werden. Jetzt kann man im Dropdown Line 2 eine Eigenschaft auswählen, welche angezeigt werden soll. In dem DropDown werden u.a. alle verwalteten Eigenschaften angezeigt, welche SharePoint durchsucht. Allerdings ist natürlich nicht jede Eigenschaft an jedes Element gebunden. Ich wähle als Beispiel die Eigenschaft Author, denn diese ist immer vorhanden. Nach ein Klick auf Apply sehen die Suchergebnisse schon anders aus. Natürlich sind auch hier eigene Anpassungen möglich. Es lohnt sich, hier ein wenig zu experimentieren.

Die Einstellungen im Abschnitt Settings sollten
am Anfang unverändert bleiben.

Da dies der letzte Beitrag im Jahr 2016 ist, wünsche ich allen Lesern dieses Blogs eine frohes Fest und einen guten Rutsch in das neue Jahr!

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Websitespalten in der Suche für Verfeinerung nutzen in Office 365

In einem früherem Blogartikel hatte ich über die Verfeinerung von Suchergebnissen geschrieben. Dabei hatte ich nur eine SharePoint OnPremise Umgebung betrachtet und reiche daher jetzt die entsprechenden Einstellungen unter Office 365 nach. Zum Verständnis dieses Beitrags ist es sicher sinnvoll den oben verlinkten Artikel zuerst zu lesen.

In Office 365 sind die Einstellungen im Wesentlichen gleich, bis auf einen entscheidenden Unterschied, welcher das Anpassen des Suchschemas betrifft. Immer wenn ich eine neue verwaltete Eigenschaft zum Verfeinern nutzen möchte, muss ich im Index ein Full Crawl ausführen. Es liegt auf der Hand, dass dies in Office 365 nicht ohne weiteres möglich ist. Wie also kann ich meine neuen verwalteten Eigenschaften trotzdem zum Verfeinern nutzen?

Die Antwort darauf ist ebenso simpel wie genial. Es gibt schon vorgefertigte verwaltete Eigenschaften welche ich nur noch mit meinen durchsuchten Eigenschaften füllen muss. In meinem Beispiel habe ich eine Dokumentenverwaltung in der ich die Spalte Phase verfügbar machen möchte.

Damit die Eigenschaft genutzt werden kann, muss die Dokumentenbibliothek (re)indiziert werden. Gehen Sie auf die Einstellung der Bibliothek und dort auf Advanced settings. Etwa in der Mitte der Seite gibt es den Eintrag Reindex Document Library. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reindex Document Library.

Gehen Sie dann in die Verwaltung der Suche und in Anpassung des Suchschemas in Office 365.

Die vorbereiteten Eigenschaften finden Sie unter dem Schlagwort refinable. Abhängig vom Datentyp stehen verschiedene Eigenschaften zur Verfügung. Welche Typen dies sind und welche Werte diese speichern könne, steht hier: https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219667%28v=office.15%29.aspx#DefaultUnusedMPs

Für einen Test rufen Sie die Eigenschaft RefinableString00 auf. Um die Eigenschaft aufrufen für können, müssen Sie eventuell blättern. In Abweichung zur normalen Oberfläche können Sie dies hier oben rechts.


Öffnen Sie dann die verwaltete Eigenschaft RefinableString00, gehen Sie zu dem Abschnitt Mappings to crawled properties und klicken Sie auf Add a Mapping. Wenn scheinbar nichts passiert, scrollen Sie auf der Seite ganz nach oben. Suchen Sie die durchsuchte Eigenschaft und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie dies ggf. für weitere durchsuchte Eigenschaften.

Vergeben Sie anschließend im Abschnitt Alias eine Beschriftung unter der Sie die Eigenschaft später wieder finden möchten. Damit ist die Einstellung abgeschlossen.

Wenn Sie jetzt den Webpart für Verfeinerungen anpassen, können Sie diese Eigenschaft auswählen und die entsprechend zugeordneten Werte stehen ihn zur Verfügung. Allerdings kann dies eine Weile dauern.

 

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Vorschläge zur Rechtschreibeprüfung (did you mean) der SharePoint Suche hinzufügen

Wenn man sich in der SharePoint Suche vertippt, erhält man manchmal aber nicht immer von SharePoint einen Verbesserungshinweis in der Form Meinten Sie: oder Did you mean. Dabei sucht SharePoint im schon angelegten Index und seinen mitgelieferten Wörterbüchern nach ähnlichen Ausdrücken. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie SharePoint veranlassen können, dem Suchenden eigene Vorschläge zu unterbreiten oder auch diese zu unterbinden. In meinen Fall habe ich nach Chemnitz gesucht und mich dabei vertippt. Statt Chemnitz habe ich Chemnizt geschrieben. Da das Wort nicht im Index ist, wird mir auch kein Vorschlag unterbreitet.

Voraussetzung für eigene Vorschläge ist eine fertig eingerichtete Suche samt einem Metadataservice aka Taxonomie. Wenn Sie mehrere Dienste für Metadaten haben, bezieht sich der Artikel auf Ihren standardmäßigen Metadataservice. Welcher Dienst das ist, können Sie in den Eigenschaften des Proxys des Metadataservice einstellen.

Die Lösung für das Problem eigener Vorschläge ist so einfach wie clever. Die SharePoint Suche legt beim Erstellen eine Taxonomiegruppe im standardmäßigen Metadataservice an. Hier gibt es jetzt mehrere Termsets, wobei für uns vor allem zwei von Bedeutung sind. Es sind die folgenden Termsets, wobei der Name selbstsprechend ist

  • Ausschlüsse für die Rechtschreikorrektur von Abfragen
  • Inklusionen für die Rechtschreikorrektur von Abfragen

Innerhalb des Termsets werden nun neue Einträge vorgenommen. Jeder Term ist zugleich ein Ausdruck. In meinen Fall habe ich Chemnitz in die Gruppe Inklusionen für die Rechtschreikorrektur von Abfragen eingetragen, sodass jetzt dies vorgeschlagen wird, auch wenn ich mich vertippe.

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Nico Thiemer

Den Rankingwert eines Dokumentes in der SharePoint Server Suche bestimmen und verbessern

Wer viel mit der SharePoint Suche arbeitet, was hoffentlich jeder SharePoint Anwender auch macht, hat sich sicher schon gewundert, warum einige Dokumente höher bewertet werden als andere. Die Bewertung erscheint unter Umständen nicht logisch. Dieser Artikel erläutert, wie Sie den Rank eines Dokumentes ermitteln und diesen auch verbessern können.

SharePoint verwendet zum Bestimmen eines Ranks viele Methoden, sogenannte Rankfeatures. Diese werden auf bestimmte Art und Weise in einem Rankmodell zusammengefasst. Es ist auch möglich, eigene Rankmodelle zu erstellen. Beim Standardmodell werden zuerst eine lineare Bewertung und danach eine Bewertung durch ein neuronales Netzwerk durchgeführt. Dabei werden die ersten 1000 Hits aus dem ersten Durchgang im zweiten Durchgang erneut bewertet. Am Ende erhält ein Dokument dann ein Rank, welcher eine Summe aus verschiedenen Teilaspekten ist.

Um diesen Rank zu sehen, gibt es im Layoutsordner jeder Website die Datei ExplainRank.aspx. Ich rufe dieser immer aus dem Suchcenter heraus auf. Die Datei benötigt dabei die folgenden Parameter und Syntax.

http://<searchCenter>/_layouts/15/ExplainRank.aspx?q={x}&d={y}&rm={z}

Hierbei gilt Folgendes:

  • X ist der Suchabfrage.
  • y ist der Dokument-ID oder der vollständige Pfad der Datei.
  • Z ist die optionale Rankingmodell-ID. Wenn keine Rangfolgemodell-ID bereitgestellt wird, wird das Standardmodell für die Positionierung verwendet. Gerade dieser Parameter bietet auch viele Möglichkeiten um zu untersuchen, welches Rankingmodell etvl. besser geeignet ist als das Standardmodell

Im folgenden Beispiel habe ich nach dem Schlagwort CRM gesucht und ein Dokument eBook_Dashboards_for_training.pdf in den Ergebnissen erhalten.

Um den genauen Rank des Dokumentes zu erfahren, gebe ich in die Adresszeile folgendes ein:

http://suche.contoso.com/_layouts/15/ExplainRank.aspx?q=crm&d=http://sharepoint.contoso.com/CRM%202015/Unterlagen/eBook_Dashboards_for_training.pdf

Im ersten Abschnitt erfahre ich grundlegende Eigenschaften über das Dokument und seinen Rank.

Weiter unten kann man z.B. herausfinden, wie effektiv der Text im Metadatum Titel ist. Hier kann man auch in eigenen Modellen sehen, wie sich die Metadaten auswirken. In meinem Fall besteht Verbesserungsbedarf 🙂 Die Zahlen am rechten Rand geben die Werte der Neuronen aus dem zweiten Ranking im neuronalen Netzwerk an.

Am Ende steht noch das XML, mit dem die Berechnung durchgeführt wurde. Auch dies ist sehr interessant. Alles in allen sehr wichtige und nützliche Optionen.

Leider scheint das Verfahren bisher nur OnPremise zu funktionieren, in Office 365 erhalte ich den Fehler, dass das Dokument nicht verfügbar ist. Eventuell ist dies ein Rechteproblem, denn auch OnPremise kann die Datei nur vom Administrator der Suchanwendung aufgerufen werden.

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Nico Thiemer