Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL

Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 1 Übersicht
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 2 – KQL
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 3 – Arbeiten mit Displaytemplates
Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche – Teil 4 – Vordefinierte Suchen erstellen

Dieser zweite Teil der kleinen Serie über das Arbeiten mit dem Webpart für Inhaltssuche beschäftigt sich mit dem Schreiben der Suchquery für den Webpart. Diese wird in Keyword Query Language (KQL) geschrieben, ist enorm leistungsfähig und dabei nicht einmal kompliziert. Natürlich können die Suchabfragen, welche ich unten beschreibe, auch an allen anderen Orten der SharePoint Suche (Suchergebnisquellen, JS Code, etc.) verwendet werden. Los geht’s.

Um die Beispiele nachvollziehbar zu machen eine kleine Erläuterung, was ich angelegt habe: Es gibt eine Bibliothek mit vier Bildern, welche auch als Inhaltstyp Bild klassifiziert sind. Außerdem gibt es in der Bibliothek auch Videos und MP3. Die Bibliothek heißt BilderTest.

Wenn Sie den Suchwebpart im Modus zum Bearbeiten geöffnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Change query im oberen Abschnitt des Webparts.

Es öffnet sich ein Overlayfenster mit ziemlich vielen Optionen.

Damit Sie die Suchquery überhaupt eingeben können, klicken Sie auf Switch to Advanced Mode. Wenig überraschend können Sie die Suchquery in das gleichnamige Feld eingeben. Entfernen Sie dazu den schon darin stehenden Inhalt. Folgende Parameter können Sie u.a. für die Query verwenden. Die meisten Parameter werden in der Form Parametername:Wert verwendet.

Parameter Bedeutung Beispiel
path Gibt einen Speicherplatz an, aus dem die Ergebnisse angezeigt werden sollen. Dies kann eine Sitecollection, eine Website oder eine Liste/Bibliothek sein. Path:“http://intranet.contoso.com/ BilderTest“

Würde alle Inhalte aus der Bibliothek BilderTest anzeigen.

ContentTypId Gibt eine ID eines Inhaltstyps an, auf dem Suchergebnisse verengt werden. Um diese ID zu finden, schalten Sie wieder in den QuickMode und wählen bei Select a query den Wert Items matching a content type (System) aus. Weiter unten können Sie dann unter Restrict by content type im
DropDown den gewünschten Inhaltstyp auswählen. Der Wert mit Parameter steht dann im Abfragefeld wenn Sie wieder umschalten.
ContentTypeId:0x010102*

Wählt alle Bilder aus.

Author Damit kann der Autor eines Elementes gesucht und damit gefiltert werden. Author:{User.Name}

Damit werden alle Elemente angezeigt, welche den Benutzer, welcher die Seite gerade aufruft, als Autor enthalten.

FileType Grenzt die Abfrage auf einen Dateiformat, z.B. pdf oder docx, ein. FileType:jpg

Zeige nur JPG Dateien an.

Sie können als Parameter jede verwaltete Eigenschaft nutzen. Wie Sie diese erstellen, ist hier beschrieben für onPremise und für Office 365. Die Parameter können untereinander mit den Operatoren AND und OR verbunden werden. Wenn Sie nichts angegeben, ist es immer ein AND. Wenn Sie ein OR verwenden möchten, so müssen Sie dies großschreiben. Ebenso können Sie + und – bzw. NOT verwenden.

Eine typische Abfrage um alle Bilder in der Bildbibliothek BilderTest anzuzeigen könnte wie unten aussehen. {Pfad} müssen Sie mit Ihrem Pfad ersetzen, dies ist kein Platzhalter im KQL.

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ ContentTypeId:0x010102*

Um alles außer Bilder, also z.B. nur Videos und MP3 anzuzeigen würde sich anbieten:

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ NOT ContentTypeId:0x010102*

Um alle meine Dokumente zu sehen:

Path:“http://{Pfad} / BilderTest/“ Author:{User.Name}

Am rechten Rand des Fensters können Sie jeweils eine Vorschau sehen, wenn Sie auf Test query klicken. Wenn Sie den Test in der Suchanwendung in der Zentraladministration durchführen, sehen Sie keine Vorschau sondern erhalten einen Fehler. Dies ist „normal“. Haben Sie die Query fertig, klicken Sie auf OK. Damit Sie eine Änderung auf der Webseite sehen, klicken Sie entweder auf Apply oder auf OK in der Konfiguration des Webparts. Damit die Bilder auch entsprechend angezeigt werden, wählen Sie die Konfiguration wie unten aus.

Der nächste Beitrag wird sich tiefer mit der Darstellung der Ergebnisse, also den DisplayTemplates beschäftigen.

Zum Abschluss noch ein Tipp: Thomas Maier, der SharePoint Schwabe, hat einige gute Gedanken zum Vergleich Google und SharePoint Suche geschrieben. Schauen Sie doch mal rein. https://www.sharepoint-schwabe.de/suche-wie-kann-sie-besser-genutzt-werden-tipps-und-parameter

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Arbeiten mit Ergebnisquellen in der SharePoint 2013 Suche

Ergebnisquellen in SharePoint 2013 sind die erweiterte Fortführung der Suchbereiche in SharePoint 2010. Über Ergebnisquellen wird es möglich, Suchen für Benutzer zu erstellen, welche eine Suche auf einen bestimmten Aspekt eingrenzen. Dieser Aspekt kann z.B. ein Speicherort sein oder nur die Anzeige von PDF Dateien. Sie können Ergebnisquellen mit dem Webpart für die Inhaltssuche nutzen und so einfache und vorbereitete Suchen erstellen.

In meinem Beispiel werde ich den Webpart zwei Mal verwenden. Im ersten Beispiel werden die Ergebnisse nur aus einer Unterwebsite angezeigt, im zweiten Beispiel nur PDF Dateien. Bevor ich erläutere, wie man Ergebnisquellen anpassen kann, noch ein Wort dazu wo diese angepasst werden können. Dies ist auf der Ebene der Zentraladministration, der Websitesammlung oder der Website möglich. Dabei wird eine Anpassung von oben automatisch nach unten vererbt. Die vererbte Ergebnisquellen kann logischerweise auch nur dort angepasst werden, wo diese erstellt wurde. Im Folgenden erstelle ich eine Ergebnisquelle in der Zentraladministration in einer onPremise Umgebung. In Office 365 ist die Anpassung genauso möglich.

Eine Ergebnisquelle erstellen

Navigieren Sie zu Ihrer Dienstanwendung der Suche und suchen Sie am linken Rand den Punkt Ergebnisquellen. Es gibt schon 16 vordefinierte Ergebnisquellen, wobei die Ergebnisquelle Lokale SharePoint-Ergebnisse(System) die Standardquelle ist. Wenn nicht weiter angegeben, werden alle Suchanfragen in diesen Bereich ausgeführt. Diese Ergebnisquelle enthält alle Suchergebnisse aus ihren lokalen SharePoint ohne Unterschied.

Suchbereich für nur eine Unterwebsite erstellen

In meinem Beispiel habe ich eine Unterwebsite für Dokumente zum Thema Microsoft Dynamics 2015 angelegt. Der Pfad zu der Site ist http://sharepoint.contoso.com/CRM2015. Ich möchte nun einen Suchbereich erstellen, welcher nur Ergebnisse aus dieser Unterwebsite liefert. Klicken Sie dazu in der Verwaltung der Ergebnisquellen auf Neue Ergebnisquelle.

Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung. Unter Protokoll können Sie festlegen, mit welchen Suchprotokoll in der Ergebnisquelle gesucht werden soll. Ich nehme natürlich SharePoint lokal. Würde ich z.B. Suchergebnisse von Bing in meine Suche einbinden wollen, würde ich OpenSearch nutzen. Unter Typ können Sie festlegen, ob Sie nur nach Personendaten suchen möchten oder nicht. Der Index SharePoint-Suchergebnisse enthält diese Ergebnisse auch, aber eben auch mehr. Außerdem werden in dem Suchbereich Personensuchergebnisse noch spezielle Transformationen verwendet.

Der wichtigste Punkt ist Abfragetransformation. Hier geben Sie an, wie die Einschränkungen der Ergebnisquelle sind. Klicken Sie dazu auf Abfrage-Generator starten. Leider ist der Abfragegenerator nicht so umfangreich, wie man es ich wünschen könnte. So fehlen vielen Operatoren und müssen von Hand eingefügt werden. Um den Suchbereich auf eine Unterwebsite einzuschränken, geben Sie hinter {searchTerms} folgendes ein: site:“http://sharepoint.contoso.com/CRM2015″. Die fertige Abfrage sieht dann wie folgt aus. Das Sie die Anzeige nicht testen können ist normal, lassen Sie sich davon nicht irritieren.

Speichern Sie die Abfrage und die neu erstellte Ergebnisquelle.

Suchbereich für nur eine PDF Dateien erstellen

Wenn Sie einen Suchbereich erstellen möchten, der Ihnen nur PDF Dateien anzeigt, gehen Sie genauso vor wie oben, allerdings geben Sie im Abfragegenerator folgende Zeichenfolge ein:

{searchTerms} filetype:pdf.

Ergebnisquellen anwenden

Gehen Sie in ein Portal ihrer Wahl und erstellen Sie dort eine neue Webseite. Fügen Sie dieser neuen Webseite zwei Mal dem Webpart Inhaltssuche hinzu, welcher sich in der Kategorie Inhaltsrollup befindet. Bearbeiten Sie den ersten Webpart und klicken Sie im Panel auf Abfrage ändern.


Klicken Sie auf In den erweiterten Modus wechseln.


Im DropDown Wählen Sie eine Abfrage aus können Sie jetzt ihre neu erstellen Ergebnisquellen auswählen.

Speichern sie die Änderungen am Abfrageeditor und am Webpart. Führen Sie das Verfahren analog mit dem zweiten Webpart für den Suchbereich der PDF Dateien aus. Das Ende sieht in meinen Fall so aus.

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Empfehlen von Suchergebnissen in SharePoint 2013

Auch eine gut konfigurierte Suche in SharePoint 2013 liefert in aller Regel mehr Ergebnisse für eine Suchabfrage wie man praktisch verarbeiten kann. Auch sind die Ergebnisse in aller Regel personalisierst, was dazu führt, dass Benutzer A andere Ergebnisse erhält wie Nutzer B. So kann es schnell passieren, das wichtige, vielleicht auch für alle relevante Ergebnisse übersehen werden. Damit dies nicht geschieht, können in SharePoint 2013 und in Office 365 Suchergebnisse empfohlen werden. Dieser Artikel erläutert, wie Sie dabei vorgehen. Da diese Einstellung, wie so vieles in der Suche in SharePoint 2013 sehr umfangreich ist, kann dieser Artikel auch nur einen kleinen Überblick geben.

Die folgenden Einstellungen können sowohl für alle Webanwendungen (über die Suchverwaltung in der Zentraladministration oder in der SharePoint Verwaltung in Office 365) oder auch nur für eine Websitesammlung bzw. Website vorgenommen werden. Entscheidend ist hier der Ort, wo Sie diese konfigurieren. Die Einstellungen werden dann entsprechend vererbt. Sie müssen kein Farmadministrator sein, um die Einstellungen auf der Website oder Websitesammlung vorzunehmen, ein Administrator kann also seine Arbeit hier sehr gut delegieren.

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokument empfehlen, wenn Benutzer nach dem Schlagwort Social Listening suchen. Social Listening ist eine Anwendung, welche nur online zur Verfügung steht und es ermöglicht, Trends für Ihre Produkte zu erkennen und zu nutzen. Dazu analysiert das Tool soziale Netze, Blogs u.v.m. Das Werkzeug kann transparent in Microsoft Dynamics CRM eingebunden werden. Ich versuche in einen der nächsten Blogs auf das Thema einzugehen. Die folgende Abbildung zeigt die Suche vor der Empfehlung.

Die Suchempfehlung werde ich auf Ebene der Suchverwaltung anlegen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie wie ich verschiedene Portale und ein gemeinsames Suchportal haben. Damit die Empfehlung überall gilt, lege ich diese in der Suchverwaltung an. In einer Vor-Ort Installation würden Sie die Einstellung in der Dienstanwendung für die Suche finden, in Office 365 gehen Sie in die SharePoint Verwaltung und dort auf die Einstellung Suchen. Dort klicken Sie dann auf Abfrageregeln verwalten. Ich werde in diesen Beispiel in Office 365 bleiben, die Screenshots unterscheiden sich also in der Formatierung von einer Vor-Ort Installation.

Die Empfehlungen können so konfiguriert werden, dass diese nur in einem bestimmten Kontext erscheinen. Dieser Kontext ist ein Abfragebereich. So wäre es zum Beispiel möglich, dass eine Empfehlung nur dann ausgesprochen wird, wenn ein Benutzer explizit nach Dokumenten sucht. Sucht er nach Treffern in Diskussionen, so erscheint die Empfehlung nicht. In meinem Beispiel möchte ich es einfach gestalten und festlegen, dass die Empfehlung immer erscheint, egal in welchen Kontext. Wählen Sie dazu in dem DropDown Ergebnisquelle auswählen den Wert LocalSearchIndex (Dienst) aus. Klicken Sie anschließend auf den Link Neue Abfrageregel unter dem Dropdown. Geben Sie der zuerst Regel einem Namen. Danach legen Sie im Abschnitt Kontext fest, wann die Regel gilt. Dazu können Sie im Dropdown verschiedene Regeln definieren.

Ich wähle die zweite Regel und lege fest, dass die Regel angezeigt wird, wenn entweder nach Social oder nach Listening oder beiden zusammen gesucht wird.

Nachdem Sie die Bedingung definiert haben, legen Sie unter Aktionen fest, was eigentlich passieren soll. Klicken Sie dazu in Aktionen auf Höhergestuftes Ergebnis hinzufügen. Da ich in meinen Fall auf ein e-book verweisen möchte, gebe ich die URL dazu und eine Beschreibung an. Außerdem lege ich fest, dass die Empfehlung als Banner erscheinen soll. Diese Einstellung ist nicht immer sinnvoll und soll hier nur die Möglichkeit zeigen.

Unter dem Punkt Veröffentlichen können Sie noch festlegen, von wann bis wann die Empfehlung erscheinen soll. Dies ist vor allen dann sinnvoll, wenn Sie z.B. eine Veranstaltung empfehlen. Wenn Sie nichts eintragen, ist die Regel sofort nach dem speichern aktiv. Da in meinen Fall das empfohlene Ziel eine PowerPoint Präsentation ist, sieht die Suche aus wie unten gezeigt.

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