Einem Office 365 Mandaten eine Domain zuweisen

Wenn man einen neuen Office 365 Mandanten erstellt hat man zuerst seine E-Mails und Skype for Business Konten im Format .onmircosoft.com. Da wird in den meisten Fällen der Wunsch aufkommen, dieses Format mit seiner eigenen Domain zu ersetzen bzw. zu ergänzen. Eine eigene Domain ist eine der Voraussetzungen für hybride Szenarien. Dieser Artikel erläutert wie Sie dabei im neuen Verwaltungscenter von Office 365 vorgehen müssen. Der Weg im alten Verwaltungscenter unterscheidet sich dabei nicht wesentlich.

Die neue Domain muss zuerst verifiziert werden, damit Office 365 sicher sein kann, das die Domain auch Ihnen gehört. Was natürlich auch heißt, wenn Sie eine neue Domain Office 365 zuweisen, müssen Sie diese zuerst besitzen. Dabei müssen Sie als Mindestvoraussetzung in der Lage sein, auf die DNS Verwaltung der Domain zuzugreifen und dort TXT oder zumindest MX Einträge vorzunehmen. Bei einige Billighostern ist dies nicht der Fall! Schauen Sie sich auf vor der Aktion in Office 365 Ihre DNS Verwaltung an. Es gibt da einige Oberflächen, da benötigt man unter Umständen einige Zeit sich zurechtzufinden. Finden Sie auch heraus, ob DNS Änderungen repliziert werden und wenn, wie lange das dauert. Natürlich muss die Domain im Internet zu routen sein.

Wenn Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, melden Sie sich als globaler Administrator an Ihrer Office 365 Installation an, gehen in das Verwaltungscenter und klicken Sie auf Settings -> Domains. Ich bevorzuge die englische Spracheinstellung, da in der deutschen Übersetzung einige Punkte fehlen.

Klicken Sie dort auf +Add domain. Geben Sie als erstes den Domainnamen ein und klicken Sie auf Next. Office 365 versucht jetzt die Domain zu finden. Ist dies erfolgreich, ist die nächste Seite davon abhängig, ob der Domainverwalter eine Partnerschaft mit Office 365 hat oder nicht. Hat er das, können Sie sich direkt in die Domainverwaltung einloggen und Office 365 erledigt vieles automatisch. In meinen Fall wähle ich aber den Weg die Domain manuell zu verifizieren.

Sie haben die Wahl ob Sie einen TXT oder einen MX Record in Ihren DNS hinzufügen. Natürlich ist der TXT Record besser, aber nicht alle Hoster erlauben dies. Deshalb gibt es die Alternative mit dem MX Record. Beim Textrecord muss der gesamte Text in TXT value eingetragen werden und nicht nur der Wert hinter dem Gleichheitszeichen. Ein fertige TXT DNS Record kann dann wie folgt aussehen.

Mit einem Klick auf Verify versucht Office 365 den Eintrag im DNS der Domain zu finden. Dabei ist es möglich, dass dies nicht passiert, obwohl Sie den Eintrag schon gemacht haben. Dies kann an der Replizierung der DNS Daten innerhalb des Providers oder des Internet liegen. Warten Sie in dem Fall eine Weile und versuchen Sie es noch einmal.

War die Verifizierung erfolgreich, war es dann auch schon. Sie müssen nun noch weitere DNS Einträge vornehmen, wenn Sie die neue Domain für E-Mail, Web oder andere Dienste nutzen möchten. Office 365 sucht dabei erst die Einträge und zeigt Ihnen diese dann an, wenn er sie nicht finden kann. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den ganzen Schritt zu übergehen und die Einrichtung später vorzunehmen. Beachten Sie aber dabei, dass Sie dann von Office 365 die Dienste nur eingeschränkt nutzen können. Sie finden die Option ganz unten über den Schaltflächen. Beachten Sie auch, dass Sie neue Nutzer nun mit der neuen Domain angelegt werden und die alten Nutzer evtl. noch zur neuen Domain migriert werden müssen.

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Speichergrenzen (Quotas) in SharePoint Webanwendungen verwalten

In vielen Umgebungen ist es wichtig, die Größe, welche Webanwendungen erreichen können, zu limitieren. Auch wenn dies mit SharePoint 2016, wo Webanwendungen sich im Terabyte bewegen können, technisch nicht mehr so relevant ist, gibt es doch viele andere Gründe die Größe zu limitieren. Der Artikel bezieht sich dabei auf SharePoint 2013/16 in einer onPremise Version. Das Prinzip bleibt in SharePoint online gleich, nur gibt es dort natürlich eine andere Oberfläche.

Das Vergeben von Quotas gliedert sich in zwei Teile und kann nur in der Zentraladministration oder aber mit PowerShell verwaltet werden. Sie müssen zuerst ein Quotatemplate erstellen und dieses dann auf eine Webanwendung anwenden. Um die Quotas zu konfigurieren, öffnen Sie die Zentraladministration und gehen Sie in den Abschnitt Application Management. Klicken Sie dort in der Gruppe Site Collections auf den Link Specify quota templates. Im Folgenden gehen wir davon aus, dass Sie ein neues Quota erstellen möchten. Möchten Sie ein vorhandenes ändern, wählen Sie dies entsprechend aus. Sie können im Grunde hier nicht viel konfigurieren. Geben Sie die Limits an wie vorgesehen und speichern Sie die das neue Quota. Wenn Sie keine Sandboxed Solution haben, müssen Sie dort auch nichts konfigurieren, ansonsten ist der Wert vom Verbrauch Ihrer Sandboxed Solution abhängig.

Klicken Sie nach dem speichern auf den Link Configure quotas and locks. Dies ist der eigentlich spannende Teil, denn hier können Sie angeben, was passiert beim Erreichen des Grenzwertes. Die Einstellungen sind selbsterklärend, sodass ich hier auf weitere Erläuterungen verzichten kann. Achten Sie immer darauf die richtige Site Collection auszuwählen. Im Eifer des Gefechtes passieren mir da immer mal Fehler. Natürlich können Sie ein Quota auch direkt verwenden, wenn Sie eine neue Site Collection erstellen.

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Arbeiten mit dem SharePoint Health Analyzer (SharePoint-Integritätsanalyse)

Immer wieder erlebe ich in Projekten, dass viele Administratoren, welche mit SharePoint anfangen, mit dem Health Analyzer bzw. auf Deutsch der SharePoint-Integritätsanalyse überfordert sind. Dabei stellen sich oft die Fragen, wie entstehen eigentlich die Meldungen des Health Analyzers und wie können diese ggf. deaktiviert werden? Dieser Artikel erläutert einige grundlegende Funktionen dieses Features.

Gesehen hat den Health Analyzer sicher jeder Administrator schon einmal. Ein gelber (Hinweise, nicht kritisch) bzw. roter (potentielle Gefahr) Balken auf der Startseite der Zentraladministration. Die Meldungen können sofort angezeigt werden.

Bis die Liste mit den Meldungen erscheint, kann es eine Weile dauern. Dies ist normal, kann aber ggf. durch ein WakeUp Script beschleunigt werden. In der Liste kann jede Meldung angeklickt und näher untersucht werden.

Regeln prüfen

Die Seite eines Eintrages verrät neben der Meldung an sich auch noch viele weitere interessante Informationen. So kann man am Fuß der Seite sehen, wann die Regel ausgeführt wurde, d.h. die entsprechende Aufgabe ausgeführt wurde. Einige Regeln sind so konfiguriert, dass sie einmal in der Nacht geprüft werden, einige stündlich. Dies ist insofern wichtig, weil es durchaus möglich ist, dass ein Problem schon behoben wurde, aber die Meldung immer noch erscheint. Dies ist der erste Punkt, welcher häufig für Verwirrung sorgt. Wenn die Meldung noch in der Liste steht, heißt dies nicht, dass das Problem zum aktuellen Zeitpunkt noch besteht!

Wenn man sicher gehen möchte, dass das Problem nicht mehr besteht, kann man in der Menüleiste des Eintrages den Punkt Jetzt erneut analysieren wählen. Es ist durchaus möglich, dass die Aufgabe eine Weile dauert, abhängig davon, was geprüft wird. Ebenso ist es bei einigen Fehlern möglich, SharePoint aufzufordern diese selber zu beheben. Wenn der Fehler nicht mehr auftritt, sollte auch der Eintrag in der Liste der Fehler verschwunden sein. Diese immer wieder mal mit F5 aktualisieren.

Achtung: Wenn Sie den Eintrag bearbeiten, ändern Sie nicht die Definition der Regel, sondern wirklich nur den Listeneintrag. Der nächste Regeldurchlauf wird einen neuen Eintrag erzeugen.

Regeln deaktivieren bzw. ändern

Einige Regeln möchte man auch deaktivieren oder ändern, z.B. weil man den Fehler kennt und mit diesen leben kann. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Meldung, dass der der freie Speicherplatz auf Laufwerken zur Neige geht. Um dies zu erledigen, klicken Sie in der Zentraladministration auf Überwachung -> Integritätsanalyse -> Regeldefinitionen
überprüfen

Suchen Sie die Regel, welche Sie ändern möchten. Der Eintrag für den freien Speicherplatz finden Sie unter Verfügbarkeit.

Öffnen Sie die Regel und klicken Sie hier auf Element bearbeiten. In der Mitte finden Sie eine Checkbox Aktiviert. Wenn Sie dort den Hacken entfernen und speichern, wird die Regel im nächsten Durchlauf nicht mehr geprüft.

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Nico Thiemer

Verwendete Caches in SharePoint

In SharePoint Server 2013 existieren verschiedene Cache, welche gerade für einen Anfänger zu ziemlicher Verwirrung führen können. Diese Cache nehmen unterschiedliche Aufgaben wahr und werden auch, sofern möglich, unterschiedlich konfiguriert. Dieser Artikel erläutert kurz die einzelnen Caches und liefert Hinweise auf weitere Informationen. Sämtliche Informationen beziehen sich auf eine SharePoint onPremise Umgebung.

Distributed Cache Service

Dient u.a. dem Mikroblogging und für den Newsfeed. Wird durch die AppFabric für Windows Server bereitgestellt und bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Ist u.a. notwendig, wenn mit MySites gearbeitet wird. Weitere Informationen finden Sie hier:

Verwalten des Diensts für verteilten Cache in SharePoint Server 2013

BLOB-Cache

Der BLOB Cache dient der Zwischenspeicherung von Bildern und CSS Dateien im Dateisystem des Frontendservers einer SharePoint Farm. Dazu ist ein Eintrag in die web.config erforderlich, welcher sogar schon vorhanden, aber deaktiviert ist. Eine genaue Anleitung dazu findet sich hier:

Konfigurieren der BLOB-Cacheeinstellungen

Seitenausgabecache

Dieser Cache wird nur verwendet, wenn das Feature SharePoint Server Publishing Infrastructure aktiviert ist. Es kann damit geregelt werden, welche Seitenbestandteile zwischengespeichert werden und welche nicht. Dies ist u.a. abhängig davon, wo sich die Website befinden, z.B. anonymen Zugang oder nicht. Dazu werden verschiedene Profile erzeugt, wie hier beschrieben:

Konfigurieren der Cacheprofileeinstellungen

Objectcache

Dieser Cache wird nur verwendet, wenn das Feature SharePoint Server Publishing Infrastructure aktiviert ist. Er speichert Eigenschaften von Sites und Seiten. Die Last zwischen SharePoint und dem SQL Server wird reduziert. Bei diesem Cache kann u.a. die maximale Cachegröße eingestellt werden. Außerdem müssen für die Verwendung dieses Caches zwei Konten konfiguriert werden.

Konfigurieren der Objektcacheeinstellungen
Konfigurieren von Objektcache-Benutzerkonten in SharePoint Server 2013

Anonymer Suchergebniscache

Der anonyme Suchergebniscache wird in erster Linie von Veröffentlichungswebsites genutzt, die den Zugriff anonymer Benutzer zulassen. Dieser Cache speichert die Suchergebnisse von anonymen Benutzern und verwendet diese Ergebnisse für spätere Abfragen, die identisch mit der ursprünglichen Abfrage sind. Auf diese Weise wird die Leistung auf Webseiten verbessert, die den Inhaltssuche-Webpart verwenden. Eine Anpassung ist bei mir bisher nicht nötig gewesen.

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Empfehlen von Suchergebnissen in SharePoint 2013

Auch eine gut konfigurierte Suche in SharePoint 2013 liefert in aller Regel mehr Ergebnisse für eine Suchabfrage wie man praktisch verarbeiten kann. Auch sind die Ergebnisse in aller Regel personalisierst, was dazu führt, dass Benutzer A andere Ergebnisse erhält wie Nutzer B. So kann es schnell passieren, das wichtige, vielleicht auch für alle relevante Ergebnisse übersehen werden. Damit dies nicht geschieht, können in SharePoint 2013 und in Office 365 Suchergebnisse empfohlen werden. Dieser Artikel erläutert, wie Sie dabei vorgehen. Da diese Einstellung, wie so vieles in der Suche in SharePoint 2013 sehr umfangreich ist, kann dieser Artikel auch nur einen kleinen Überblick geben.

Die folgenden Einstellungen können sowohl für alle Webanwendungen (über die Suchverwaltung in der Zentraladministration oder in der SharePoint Verwaltung in Office 365) oder auch nur für eine Websitesammlung bzw. Website vorgenommen werden. Entscheidend ist hier der Ort, wo Sie diese konfigurieren. Die Einstellungen werden dann entsprechend vererbt. Sie müssen kein Farmadministrator sein, um die Einstellungen auf der Website oder Websitesammlung vorzunehmen, ein Administrator kann also seine Arbeit hier sehr gut delegieren.

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokument empfehlen, wenn Benutzer nach dem Schlagwort Social Listening suchen. Social Listening ist eine Anwendung, welche nur online zur Verfügung steht und es ermöglicht, Trends für Ihre Produkte zu erkennen und zu nutzen. Dazu analysiert das Tool soziale Netze, Blogs u.v.m. Das Werkzeug kann transparent in Microsoft Dynamics CRM eingebunden werden. Ich versuche in einen der nächsten Blogs auf das Thema einzugehen. Die folgende Abbildung zeigt die Suche vor der Empfehlung.

Die Suchempfehlung werde ich auf Ebene der Suchverwaltung anlegen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie wie ich verschiedene Portale und ein gemeinsames Suchportal haben. Damit die Empfehlung überall gilt, lege ich diese in der Suchverwaltung an. In einer Vor-Ort Installation würden Sie die Einstellung in der Dienstanwendung für die Suche finden, in Office 365 gehen Sie in die SharePoint Verwaltung und dort auf die Einstellung Suchen. Dort klicken Sie dann auf Abfrageregeln verwalten. Ich werde in diesen Beispiel in Office 365 bleiben, die Screenshots unterscheiden sich also in der Formatierung von einer Vor-Ort Installation.

Die Empfehlungen können so konfiguriert werden, dass diese nur in einem bestimmten Kontext erscheinen. Dieser Kontext ist ein Abfragebereich. So wäre es zum Beispiel möglich, dass eine Empfehlung nur dann ausgesprochen wird, wenn ein Benutzer explizit nach Dokumenten sucht. Sucht er nach Treffern in Diskussionen, so erscheint die Empfehlung nicht. In meinem Beispiel möchte ich es einfach gestalten und festlegen, dass die Empfehlung immer erscheint, egal in welchen Kontext. Wählen Sie dazu in dem DropDown Ergebnisquelle auswählen den Wert LocalSearchIndex (Dienst) aus. Klicken Sie anschließend auf den Link Neue Abfrageregel unter dem Dropdown. Geben Sie der zuerst Regel einem Namen. Danach legen Sie im Abschnitt Kontext fest, wann die Regel gilt. Dazu können Sie im Dropdown verschiedene Regeln definieren.

Ich wähle die zweite Regel und lege fest, dass die Regel angezeigt wird, wenn entweder nach Social oder nach Listening oder beiden zusammen gesucht wird.

Nachdem Sie die Bedingung definiert haben, legen Sie unter Aktionen fest, was eigentlich passieren soll. Klicken Sie dazu in Aktionen auf Höhergestuftes Ergebnis hinzufügen. Da ich in meinen Fall auf ein e-book verweisen möchte, gebe ich die URL dazu und eine Beschreibung an. Außerdem lege ich fest, dass die Empfehlung als Banner erscheinen soll. Diese Einstellung ist nicht immer sinnvoll und soll hier nur die Möglichkeit zeigen.

Unter dem Punkt Veröffentlichen können Sie noch festlegen, von wann bis wann die Empfehlung erscheinen soll. Dies ist vor allen dann sinnvoll, wenn Sie z.B. eine Veranstaltung empfehlen. Wenn Sie nichts eintragen, ist die Regel sofort nach dem speichern aktiv. Da in meinen Fall das empfohlene Ziel eine PowerPoint Präsentation ist, sieht die Suche aus wie unten gezeigt.

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Nico Thiemer