Arbeiten mit Abfrageregeln in der SharePoint 2013 Suche

Eine Neuerung in der Suche mit SharePoint 2013 sind die Abfrageregeln. Wobei diese nicht komplett neu sind, in SharePoint 2010 sind dies die besten Suchergebnisse. Wobei der Umfang der Abfrageregeln in SharePoint 2013 weit über die Funktion von SharePoint 2010 hinausgeht. Abfrageregeln dienen dazu, für Benutzer Suchergebnisse visuell hervorzuheben. Dies kann über einen Banner im Kopf der Suchergebnisse realisiert werden oder über einen Block, welcher Suchergebnisse optisch hervorhebt. So wäre es zum Beispiel denkbar, dass wenn Benutzer nach einer bestimmten Veranstaltung suchen, der Link zu dieser prädestiniert angezeigt wird. Wobei dies nur Beispiele sind, über eine Anpassung der DisplayTemplates sind auch noch viel mehr Möglichkeiten realisierbar. Bevor ich erläutere, wie man die Abfrageregeln anpassen kann, noch ein Wort dazu wo diese angepasst werden können. Dies ist auf der Ebene der Zentraladministration, der Websitesammlung oder der Website möglich. Dabei wird eine Anpassung von oben automatisch nach unten vererbt. Die vererbte Regel kann logischerweise auch nur dort angepasst werden, wo diese erstellt wurde. Im Folgenden erstelle ich eine Suchregel in der Zentraladministration in einer onPremise Umgebung. In Office 365 ist die Anpassung genauso möglich.

Abfrageregeln erstellen

Navigieren Sie zu Ihrer Dienstanwendung der Suche und suchen Sie am linken Rand den Punkt Query Rules bzw. Abfrageregeln. Eine Abfrageregel hat immer einen Kontext, in welchen diese läuft. Ein Kontext ist in diesem Fall eine Ergebnisquelle. Das bedeutet, immer wenn eine Abfrage eine bestimmte Ergebnisquelle referenziert und eine Abfrageregel den Wert true ergibt, wird diese ausgelöst. Um eine Abfrageregel für alle Ergebnisquellen zu erstellen, sind allerdings ein paar Klimmzüge notwendig, welche weiter unten beschrieben sind. Als Beispiel erzeuge ich eine Abfrageregel, welche für den Standardbereich Lokale SharePoint-Ergebnisse(System) gilt. Wählen Sie zuerst diese Ergebnisquelle aus und klicken Sie anschließend auf Neue Abfrageregel. Geben Sie der Regel zuerst einen Namen. Sie können nun eine oder mehrere Bedingungen definieren, welche die Regel auslösen sollen. Die einfachste Regel ist die erste, „Die Abfrage stimmt exakt mit dem Stichwort überein“. Hier genügt es, wenn die Suchabfrage ein Wort enthält, welches mit einen der Stichworte übereinstimmt, welches Sie hier angeben. Mehrere Stichworte können Sie mit einem Semikolons trennen. Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert. Nach der Definition der Regeln fügen Sie eine Aktion hinzu. Es gibt drei Aktionen, welche auch miteinander kombiniert werden können. Wir schauen uns die beiden ersten an. Die Aktion Höhergestuftes Ergebnis hinzufügen fügt Ihnen einen Link über der Liste der Suchergebnisse ein. Diese Link können und müssen Sie frei konfigurieren. Wenn Sie einen Ergebnisblock hinzufügen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Link. Definieren Sie einen Titel für den Block, welcher auch Variablen aus der Abfrage enthalten kann. Die Abfrage kann jetzt noch transformiert oder auch an eine andere Ergebnisquelle geschickt werden. So wäre es in meinem Beispiel möglich, in dem Block nur Ergebnisse aus der CRM Website anzuzeigen, welche ich vorher in einer Ergebnisquelle konfiguriert habe. Über Einstellungen und Routing können Sie noch mehr erreichen, so z.B. die Änderung des Displaytemplates. Unter dem Punkt Veröffentlichen können Sie noch einen Zeitraum einschränken, von wann bis wann die Abfrageregel gilt. Speichern Sie am Ende alle Änderungen. Die folgende Abbildung zeigt eine Suche nach CRM vor der Abfrageregel. Dieselbe Abfrage nach aktivieren der Abfrageregel.

Eine Abfrageregel für alle Ergebnisquellen verfügbar machen.

Wenn Sie beim Erstellen einer Abfrageregel den Kontext Alle Quellen auswählen, ist es Ihnen nicht möglich eine neue Abfrageregel zu erstellen. Um eine Abfrageregel für alle Ergebnisquellen verfügbar zu machen, erstellen Sie zuerst die Regel für eine beliebige Abfrageregel und klicken Sie dann auf Kontext. Dort können Sie u.a. angeben, dass die Regel für alle Bereiche gelten soll.

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Empfehlen von Suchergebnissen in SharePoint 2013

Auch eine gut konfigurierte Suche in SharePoint 2013 liefert in aller Regel mehr Ergebnisse für eine Suchabfrage wie man praktisch verarbeiten kann. Auch sind die Ergebnisse in aller Regel personalisierst, was dazu führt, dass Benutzer A andere Ergebnisse erhält wie Nutzer B. So kann es schnell passieren, das wichtige, vielleicht auch für alle relevante Ergebnisse übersehen werden. Damit dies nicht geschieht, können in SharePoint 2013 und in Office 365 Suchergebnisse empfohlen werden. Dieser Artikel erläutert, wie Sie dabei vorgehen. Da diese Einstellung, wie so vieles in der Suche in SharePoint 2013 sehr umfangreich ist, kann dieser Artikel auch nur einen kleinen Überblick geben.

Die folgenden Einstellungen können sowohl für alle Webanwendungen (über die Suchverwaltung in der Zentraladministration oder in der SharePoint Verwaltung in Office 365) oder auch nur für eine Websitesammlung bzw. Website vorgenommen werden. Entscheidend ist hier der Ort, wo Sie diese konfigurieren. Die Einstellungen werden dann entsprechend vererbt. Sie müssen kein Farmadministrator sein, um die Einstellungen auf der Website oder Websitesammlung vorzunehmen, ein Administrator kann also seine Arbeit hier sehr gut delegieren.

Im folgenden Beispiel möchte ich ein Dokument empfehlen, wenn Benutzer nach dem Schlagwort Social Listening suchen. Social Listening ist eine Anwendung, welche nur online zur Verfügung steht und es ermöglicht, Trends für Ihre Produkte zu erkennen und zu nutzen. Dazu analysiert das Tool soziale Netze, Blogs u.v.m. Das Werkzeug kann transparent in Microsoft Dynamics CRM eingebunden werden. Ich versuche in einen der nächsten Blogs auf das Thema einzugehen. Die folgende Abbildung zeigt die Suche vor der Empfehlung.

Die Suchempfehlung werde ich auf Ebene der Suchverwaltung anlegen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie wie ich verschiedene Portale und ein gemeinsames Suchportal haben. Damit die Empfehlung überall gilt, lege ich diese in der Suchverwaltung an. In einer Vor-Ort Installation würden Sie die Einstellung in der Dienstanwendung für die Suche finden, in Office 365 gehen Sie in die SharePoint Verwaltung und dort auf die Einstellung Suchen. Dort klicken Sie dann auf Abfrageregeln verwalten. Ich werde in diesen Beispiel in Office 365 bleiben, die Screenshots unterscheiden sich also in der Formatierung von einer Vor-Ort Installation.

Die Empfehlungen können so konfiguriert werden, dass diese nur in einem bestimmten Kontext erscheinen. Dieser Kontext ist ein Abfragebereich. So wäre es zum Beispiel möglich, dass eine Empfehlung nur dann ausgesprochen wird, wenn ein Benutzer explizit nach Dokumenten sucht. Sucht er nach Treffern in Diskussionen, so erscheint die Empfehlung nicht. In meinem Beispiel möchte ich es einfach gestalten und festlegen, dass die Empfehlung immer erscheint, egal in welchen Kontext. Wählen Sie dazu in dem DropDown Ergebnisquelle auswählen den Wert LocalSearchIndex (Dienst) aus. Klicken Sie anschließend auf den Link Neue Abfrageregel unter dem Dropdown. Geben Sie der zuerst Regel einem Namen. Danach legen Sie im Abschnitt Kontext fest, wann die Regel gilt. Dazu können Sie im Dropdown verschiedene Regeln definieren.

Ich wähle die zweite Regel und lege fest, dass die Regel angezeigt wird, wenn entweder nach Social oder nach Listening oder beiden zusammen gesucht wird.

Nachdem Sie die Bedingung definiert haben, legen Sie unter Aktionen fest, was eigentlich passieren soll. Klicken Sie dazu in Aktionen auf Höhergestuftes Ergebnis hinzufügen. Da ich in meinen Fall auf ein e-book verweisen möchte, gebe ich die URL dazu und eine Beschreibung an. Außerdem lege ich fest, dass die Empfehlung als Banner erscheinen soll. Diese Einstellung ist nicht immer sinnvoll und soll hier nur die Möglichkeit zeigen.

Unter dem Punkt Veröffentlichen können Sie noch festlegen, von wann bis wann die Empfehlung erscheinen soll. Dies ist vor allen dann sinnvoll, wenn Sie z.B. eine Veranstaltung empfehlen. Wenn Sie nichts eintragen, ist die Regel sofort nach dem speichern aktiv. Da in meinen Fall das empfohlene Ziel eine PowerPoint Präsentation ist, sieht die Suche aus wie unten gezeigt.

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