Arbeiten mit Abfrageregeln in der SharePoint 2013 Suche

Eine Neuerung in der Suche mit SharePoint 2013 sind die Abfrageregeln. Wobei diese nicht komplett neu sind, in SharePoint 2010 sind dies die besten Suchergebnisse. Wobei der Umfang der Abfrageregeln in SharePoint 2013 weit über die Funktion von SharePoint 2010 hinausgeht. Abfrageregeln dienen dazu, für Benutzer Suchergebnisse visuell hervorzuheben. Dies kann über einen Banner im Kopf der Suchergebnisse realisiert werden oder über einen Block, welcher Suchergebnisse optisch hervorhebt. So wäre es zum Beispiel denkbar, dass wenn Benutzer nach einer bestimmten Veranstaltung suchen, der Link zu dieser prädestiniert angezeigt wird. Wobei dies nur Beispiele sind, über eine Anpassung der DisplayTemplates sind auch noch viel mehr Möglichkeiten realisierbar. Bevor ich erläutere, wie man die Abfrageregeln anpassen kann, noch ein Wort dazu wo diese angepasst werden können. Dies ist auf der Ebene der Zentraladministration, der Websitesammlung oder der Website möglich. Dabei wird eine Anpassung von oben automatisch nach unten vererbt. Die vererbte Regel kann logischerweise auch nur dort angepasst werden, wo diese erstellt wurde. Im Folgenden erstelle ich eine Suchregel in der Zentraladministration in einer onPremise Umgebung. In Office 365 ist die Anpassung genauso möglich.

Abfrageregeln erstellen

Navigieren Sie zu Ihrer Dienstanwendung der Suche und suchen Sie am linken Rand den Punkt Query Rules bzw. Abfrageregeln. Eine Abfrageregel hat immer einen Kontext, in welchen diese läuft. Ein Kontext ist in diesem Fall eine Ergebnisquelle. Das bedeutet, immer wenn eine Abfrage eine bestimmte Ergebnisquelle referenziert und eine Abfrageregel den Wert true ergibt, wird diese ausgelöst. Um eine Abfrageregel für alle Ergebnisquellen zu erstellen, sind allerdings ein paar Klimmzüge notwendig, welche weiter unten beschrieben sind. Als Beispiel erzeuge ich eine Abfrageregel, welche für den Standardbereich Lokale SharePoint-Ergebnisse(System) gilt. Wählen Sie zuerst diese Ergebnisquelle aus und klicken Sie anschließend auf Neue Abfrageregel. Geben Sie der Regel zuerst einen Namen. Sie können nun eine oder mehrere Bedingungen definieren, welche die Regel auslösen sollen. Die einfachste Regel ist die erste, „Die Abfrage stimmt exakt mit dem Stichwort überein“. Hier genügt es, wenn die Suchabfrage ein Wort enthält, welches mit einen der Stichworte übereinstimmt, welches Sie hier angeben. Mehrere Stichworte können Sie mit einem Semikolons trennen. Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert. Nach der Definition der Regeln fügen Sie eine Aktion hinzu. Es gibt drei Aktionen, welche auch miteinander kombiniert werden können. Wir schauen uns die beiden ersten an. Die Aktion Höhergestuftes Ergebnis hinzufügen fügt Ihnen einen Link über der Liste der Suchergebnisse ein. Diese Link können und müssen Sie frei konfigurieren. Wenn Sie einen Ergebnisblock hinzufügen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Link. Definieren Sie einen Titel für den Block, welcher auch Variablen aus der Abfrage enthalten kann. Die Abfrage kann jetzt noch transformiert oder auch an eine andere Ergebnisquelle geschickt werden. So wäre es in meinem Beispiel möglich, in dem Block nur Ergebnisse aus der CRM Website anzuzeigen, welche ich vorher in einer Ergebnisquelle konfiguriert habe. Über Einstellungen und Routing können Sie noch mehr erreichen, so z.B. die Änderung des Displaytemplates. Unter dem Punkt Veröffentlichen können Sie noch einen Zeitraum einschränken, von wann bis wann die Abfrageregel gilt. Speichern Sie am Ende alle Änderungen. Die folgende Abbildung zeigt eine Suche nach CRM vor der Abfrageregel. Dieselbe Abfrage nach aktivieren der Abfrageregel.

Eine Abfrageregel für alle Ergebnisquellen verfügbar machen.

Wenn Sie beim Erstellen einer Abfrageregel den Kontext Alle Quellen auswählen, ist es Ihnen nicht möglich eine neue Abfrageregel zu erstellen. Um eine Abfrageregel für alle Ergebnisquellen verfügbar zu machen, erstellen Sie zuerst die Regel für eine beliebige Abfrageregel und klicken Sie dann auf Kontext. Dort können Sie u.a. angeben, dass die Regel für alle Bereiche gelten soll.

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Nico Thiemer

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