Importieren von Taxonomiedaten per CSV Dateien

Wer schon öfters mit Taxonomiedaten gearbeitet hat, wird früher oder später den Wunsch verspüren diese Daten in einem Rutsch zu importieren und nicht einzeln von Hand einzugeben. Besonderes wenn man verschachtelte Daten hat, welche dazu noch in großer Menge vorliegen, wird die Eingabe von Hand schnell sehr zeitfressend und auch fehlerträchtig. Dieser Artikel gibt Tipps für den Import von Taxonomiedaten via .csv Dateien. Denn dabei gibt es mehr Fallstricke als man denken könnte. Dieser Artikel gilt sowohl für Office 365 als auch für SharePoint 2010/13/16 onPremise.

Wir möchten eine Struktur wie unten abgebildet importieren:

Der Import geschieht via csv Dateien. Ein Muster wird dazu praktischerweise mitgeliefert. Sie finden diese Datei, indem Sie auf den Namen des Taxonomieservices klicken und dort auf View a sample import file.

Diese Datei ist schon recht brauchbar, zeigt diese doch eine Hierarchie von geographischen Daten für den Import. Wenn Sie diese Datei allerdings in einem deutschen Excel auf einem deutschen System öffnen, haben Sie nicht viel davon. Alles steht in einer Spalte. Das ist wenig komfortabel.

Auch mit dem Dialog Öffnen, in der Hoffnung dadurch die Daten zu importieren, kommen Sie nicht weit. Wie bekommen Sie die Daten also nun in ein vernünftiges Format wenn Sie damit in Excel arbeiten möchten?

Der Grund für die Formatierung in Excel liegt darin, dass in einem deutschem System das Trennzeichen das Semikolon ist, aber in der Datei –übrigens völlig richtig- das Komma verwendet wird. Die einfachste Lösung ist, öffnen Sie eine neue, leere Exceldatei und klicken Sie auf das Menüband Daten und dann auf Aus Text. Navigieren Sie zu der Datei und fügen Sie die Daten ein.

Dazu müssen Sie einen Assistenten benutzen, welcher im ersten Schritt die Einstellung Getrennt bei Dateityp verlangt. Setzen Sie außerdem den Hacken bei Die Daten haben Überschriften.

Klicken Sie dann auf Weiter und wählen Sie als Trennzeichen Komma aus. Klicken Sie auf Weiter und danach auf Fertig stellen. Fügen Sie die Daten in das bestehende Arbeitsblatt ein. Sie können dann auch die Daten ab der zweiten Zeile entfernen und haben damit immer wieder eine Vorlage zur Verfügung. Das Format ist eigentlich selbsterklärend, wollen wir eine Struktur wie oben erhalten, sollte ein Teil wie die folgende Abbildung aussehen.


Hat man die Daten erfasst, taucht das nächste Problem auf. Natürlich möchte man die Datei wieder als .csv speichern und Excel macht dies auch brav wenn man in Speicherdialog als Dateityp csv auswählt. Allerdings wird Excel die Datei mit Semikolon als Trennzeichen speichern und nicht mit Komma. Damit kann aber der Taxonomieservice nichts anfangen. Ein Blick mit Notepad in die Datei bestätigt dies auch.

Als Workaround kann man jetzt in Notepad via Strg+H alle Semikolons durch Kommas ersetzen und wieder speichern. Dabei lauert der nächste Stolperstein. Hat man Umlaute in seinen Daten, wird der Taxonomieservice diese nicht richtig darstellen. Denn Notepad speichert in ANSI, notwendig wäre aber Unicode.

Nachdem die Datei so vorbereitet ist, kann man wieder in den Taxonomieservice gehen und dort eine Gruppe anlegen. Aus dem Kontextmenü der Gruppe lässt sich dann die Datei importieren.

Das lästige Nachbearbeiten der csv Datei mit Notepad muss nicht sein, allerdings ist die Lösung nicht immer sinnvoll und möglich. Excel nimmt als Trennzeichen immer das global eingestellte Listentrennzeichen der jeweiligen Sprache. Dies kann geändert werden über Systemsteuerung -> Region -> Weitere Einstellungen -> Listentrennzeichen. Bei mir war ein Neustart notwendig und es scheint, dass es nicht immer funktioniert.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf
http://www.nicothiemer.de

Werbeanzeigen

Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 1

Wer mit Microsoft Dynamics CRM 2013 arbeitet und schon einmal versucht hat, einen Import von Firmen und Kontaktdaten zu machen, weiß um die damit verbundenen Schmerzen und Probleme. Diese Blogbeiträge sollen helfen, die größten Hürden zu umgehen und die Nerven zu schonen. Im ersten Teil stelle ich den allgemeinen Import von Daten in das CRM vor, im zweiten Teil wird es um das Update gehen.

Um es möglichst realistisch zu gestalten, betrachten wir zwei Konstellationen:

  • Den Import von Daten in ein frisches CRM
  • Den Import von Daten in ein gefülltes CRM, wobei wir nicht wissen, ob ein Teil der zu importierenden Daten schon im CRM vorhanden ist.

Wie gehen in beiden Fällen davon aus, dass uns die Daten in einer CSV Datei vorliegen, welche die Spalten mit einem Semikolon trennt. Die erste Spalte enthält die Überschrift. Die Datei hat die folgenden Spalten:

  • Firmenname
  • Ort
  • Straße
  • Nachname
  • Vorname
  • Telefon Kontakt
  • E-Mail Kontakt

Wie wir sehen können, haben wir hier zwei Entitäten vorliegen, jeweils die Entität

  • Firma und
  • Kontakt

Dieser Punkt wird später noch wichtig sein. Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Rechte besitzen. Im zweiten Beitrag benötigen Sie das Recht, das System anzupassen. Dies ist ein sehr hohes Recht.

Der Import von Daten in ein frisches CRM

Es gibt mehrere Wege, um Importe von Daten in Microsoft Dynamics CRM 2013 zu realisieren. Ich beschreibe hier einen Weg, welcher vergleichsweise aufwendig, aber dafür sehr sicher ist.

Um die Daten in ein frisches CRM zu importieren, bietet sich der Importassistent an. Sie finden diesen unter Einstellungen => Datenverwaltung => Importe. Sie finden dort in der Menüleiste den Punkt Daten importieren.

2014-08-07 08_44_41-Importe Meine Importe - Microsoft Dynamics CRM - Internet Explorer

Wenn Sie auf den Assistenten klicken, werden Sie aufgefordert, zuerst die Importdatei hochzuladen. Mit einen Klick auf Weiter wird die Datei hochgeladen und befindet sich damit in der Datenbank, wo sie natürlich auch Platz belegt. Als nächstes müssen Sie angeben, welche Trennzeichen Sie in der CSV-Datei verwenden möchten. Sollten Sie das falsche Zeichen auswählen, wird Sie das System darüber informieren, dass es keine Struktur in der Datei findet. Der Klick auf Weiter bringt uns zur Auswahl der Datenzuordnung. Hier sind schon einige Zuordnungen hinterlegt, wir lassen auch die Auswahl auf dem schon vorgeschlagenen Standard.

2014-08-07 09_11_14-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Da das System nicht weiß, welche Entität wir importieren möchten, wählen wir im folgenden Fenster den Eintrag Firma und klicken auf Weiter.

2014-08-07 09_13_18-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Das CRM versucht dann die Spalten aus der Datei mit den Spalten in der Entität zu verbinden. Das klappt auch recht gut, sofern die Spalten dieselbe Bezeichnung haben. Der Rest muss ergänzt werden. Die folgende Abbildung zeigt die Daten vor der Zuordnung.

2014-08-07 09_16_27-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In dem Dropdown, welches jetzt noch den Wert Nicht zugeordnet enthält, können Sie nun die Spalte auswählen, die den Importdaten zugeordnet werden soll. Die folgende Abbildung zeigt dies nach Fertigstellung. Dabei werden Werte, welche für die Firma keine Rolle spielen, ignoriert. Ebenso ist es möglich, dass Sie an dieser Stelle ein neues Feld erstellten, sofern Sie dies benötigen. Wählen Sie dazu aus dem Dropdown den dritten Eintrag.

2014-08-07 09_22_46-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Klicken Sie zweimal auf Weiter. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie zuerst festlegen, ob Sie Duplikate zulassen möchten oder nicht. Diese Option zu deaktivieren ist durchaus sinnvoll. Die Duplikatprüfung von Microsoft Dynamics CRM 2013 verfügt über viel Logik, welche allerdings manchmal etwas zu weit geht. So ist es möglich, das eine Firma mit dem Name „Beispiel Firma“ existiert und Sie eine Firma mit dem Name „Beispiel-Firma“ importieren möchten. In dem Fall ist es möglich, dass das System meint, es wäre ein Duplikat vorhanden, obwohl sich die Firmen ja durch einen Bindestrich unterscheiden. Hier müssen Sie die Prüfung deaktivieren.

Neben der Zuordnung der Datensätze zu einem Besitzer ist noch die Option Name der Datenzuordnung interessant. Damit können Sie nämlich die Zuordnung der Spalten aus der Datei zu den Spalten der Entität, welche Sie einen Schritt vorher vorgenommen haben, dauerhaft speichern. Im Assistenten können Sie diese dann wieder unter dem Punkt Datenzuordnung auswählen nutzen. Dies erspart Ihnen für die Zukunft viel Arbeit. Nach dem Klick auf Absenden und Fertigstellten beginnt der Import.

Nach dem Import

Sie können den Import verfolgen und den aktuellen Stand einsehen, indem Sie das Datengrid aktualisieren und auf den Eintrag klicken. In dem Fenster können Sie sowohl die Erfolge als auch die Fehler sehen.

2014-08-07 09_35_26-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In manchen Fällen kommt es vor, dass Sie die importierten Daten wieder löschen müssen, z.B. weil die Datenqualität mangelhaft war. Bevor Sie jetzt jeden Eintrag löschen, markieren Sie den Importeintrag und klicken in der Menüleiste auf Löschen und dann auf Alle Datensätze, die während dieses Imports in diese Entität importiert wurden. In dem folgenden Dialog erstellen Sie einen Löschauftrag für diese Daten. Wenn Sie die Importdatei nicht mehr benötigen, sollten Sie diese auch löschen. Sie belegt sonst unnötigen Platz in der Datenbank.

2014-08-07 09_47_26-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Wenn Sie jetzt noch die Kontakte importieren möchten, gehen Sie analog wie oben vor und wählen Sie im Assistenten als Entität Kontakte aus. Wie Sie in einem gefüllten CRM ein Update machen, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular.

Sie wollen mehr über mich erfahren? Dann gehen Sie auf meine Site
http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer