Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 2

Dies ist der zweite Beitrag zum Thema Importieren und Update von Daten in Microsoft Dynamics CRM. Der erste Beitrag hat sich mit dem Import von Daten befasst, dieser Beitrag wird sich mit dem Update beschäftigen.

Wenn Sie eine Weile mit einem CRM System arbeiten, häufen sich darin (hoffentlich) viele Daten an. Wenn Sie jetzt erneut Daten importieren möchten, so ist dies problemlos möglich, sofern es sich um neue Daten handelt. Wollen Sie aber schon vorhandene Daten aktualisieren, z.B. mit Werten aus einem Scoring, wird es komplexer. Wenn Sie versuchen, die Daten auf dem Weg wie im vorherigen Artikel beschrieben zu importieren, erhalten Sie einen Fehler. CRM wird Ihnen sagen, dass eine Firma mit dem entsprechenden Namen schon vorhanden ist und den Import abbrechen. Ein Update von Daten ist mit dem Verfahren ohne weiteres nicht möglich.

Wenn Sie von wenigen Daten ein Update machen möchten, so können Sie diese in Excel exportieren, dort ändern und importieren. Für Massenänderungen ist dieses Vorgehen aber untauglich. Hier hilft nur der Weg über eine zweite Entität und einen Workflow. Wir erstellen eine zweite Entität und verbinden diese mit einem Workflow. Dieser kopiert uns bei Änderungen in der neuen Entität die entsprechenden Felder in die Entität Firma. Starten soll der Workflow beim Erstellen eines neuen Datensatzes und bei Änderung. Der Einfachheit halber werde ich das Feld Ort ändern. Wenn Sie andere Felder ändern möchten, müssen Sie diese ggf. vorher noch anlegen.

Erstellen einer neuen Entität

Gehen Sie auf Einstellungen => Anpassungen => System anpassen und klicken Sie auf Neu => Entität.

Die Daten meiner neuen Entität sehen Sie in der Abbildung unten. Deaktivieren Sie die Duplikatserkennung. Dieser Punkt befindet sich weiter unten.

Speichern Sie und legen Sie über den Punkt Felder am linken Rand die Felder Ort und Firmenname an. Beachten Sie, dass der Datentyp der Felder, welche Sie aktualisieren möchten, identisch sein muss. Bei Ort ist es eine einzelne Textzeile.

Das Feld Firmenname ist vom Typ Suche und hat als Zieldatentyp Firma. Die entsprechende Beziehung erstellt das System dabei von selbst.

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch das Formular anpassen, damit Sie später den Eintrag prüfen können. Vergessen Sie nicht die Änderung am Formular zu veröffentlichen.

Workflow zum Kopieren der Daten erstellen

Um den Workflow zu erstellten, gehen Sie auf Einstellungen => Prozesse und klicken Sie dort auf Neu. Wählen Sie als Kategorie Workflow und binden Sie diesen an die Entität Update Firma. Die Option, den Workflow im Hintergrund auszuführen, habe ich deaktiviert.

In dem neu erscheinenden Fenster setzen Sie die Option auf Datensatzfelder werden geändert und klicken auf Schritt hinzufügen => Datensatz aktualisieren. Beim Aktualisieren wählen Sie Firmenname (Firma) aus und klicken dann auf Eigenschaften festlegen.

Im neuen Fenster klicken Sie in das Feld Firmenname und wählen im Formular-Assistent an der rechten Seite den Eintrag Firmenname aus und klicken auf Hinzufügen. Klicken Sie dann noch einmal auf den Eintrag OK.

Weitere Felder finden Sie, wenn Sie nach unten scrollen. Verfahren Sie mit den entsprechenden Feldern ebenso und klicken Sie abschließend auf Speichern und schließen.

Speichern Sie den Workflow und klicken Sie dann auf Aktivieren. Erst dann kann der Workflow verwendet werden.

Der Rest ist nun vergleichsweise einfach. Die Daten werden auf die Entität Update Firma importiert, wobei der Workflow die Daten auf die jeweiligen Firmen überträgt. Nach dem Update sollten Sie den Workflow wieder deaktivieren und die Einträge der Entität Update Firma löschen. Diese benötigen Sie ja nun nicht mehr.

Ich hoffe, ich habe Ihnen beim Import und Update von Daten in Microsoft Dynamics CRM helfen können und freue mich auf Kommentare und Anregungen!