Anpassen der Oberfläche in öffentlicher Website von Office 365

Wenn Sie mit der öffentlichen Website von Office 365 arbeiten möchte, werden Sie in der Regel auch eine optische Anpassung vornehmen wollen. Dieser Artikel gibt einige Tipps, wie Sie dies schnell und einfach erledigen können. Wer tiefer gehen will, sollte meinen Artikel über den neuen Designmanager in SharePoint 2013 lesen. Dieser steht hier in vollem Umfang zur Verfügung.

Designs anwenden

Einfacher geht es, wenn Sie ein neues Design auswählen. Ein Design legt fest, welche Farben verwendet werden, wie die Anordnung der Platzhalter sind und einiges mehr. Es gibt schon eine ganze Anzahl vorgefertigte Designs, Sie können aber auch eigene erstellen wenn Sie möchten. Um ein Design auszuwählen, wählen Sie aus dem Aktionsmenü den Punkt Erscheinungsbild ändern.

Auf der nun erscheinenden Seite klicken Sie ein Design an, welches in einer Vorschau geladen wird. Sie haben verschiedene Möglichkeiten das Design anzupassen:

  • Sie können das Hintergrundbild ändern, indem Sie ein neues Bild hochladen. Dieses wird zentriert hinter dem Text angezeigt.
  • Über Farben können Sie auswählen, welche Farben verwendet werden sollen.
  • Über dem Punk Websitelayout legen Sie fest, wie die Platzhalter verteilt sind.
  • Zum Schluss können Sie mit Schriftarten diese einstellen.

Alle Änderungen können Sie im Vorschaubild sofort sehen.

Über den Link Testen können Sie das neue Design auf Ihrer Website prüfen und bei Bedarf auch gleich übernehmen. Beachten Sie bitte, beides braucht ein wenig Zeit.

Bestandteile der Masterpage im Browser ändern

Eine weitere interessante Möglichkeit ist es, wesentliche Bestandteile der Masterpage direkt im Browser zu bearbeiten. Diese großartige Möglichkeit ist allerdings etwas versteckt. Gehen Sie auf eine beliebige Webseite und klicken Sie dort oben links auf das Menüband Website.

Neben dem Titel der Site, dem Menü und weiteren Einstellungen sind die Punkte Websiteelemente bearbeiten und Stylesheets bearbeiten interessant. Bei einem Klick auf Websiteelemente bearbeiten wird es möglich, sowohl die Kopf- als auch die Fußzeile im Browser zu bearbeiten. Dies erfolgt wie bei jeder anderen Website auch.

Über den Link Stylesheets bearbeiten ist auch möglich, die verwendeten Stylesheets direkt im Browser anzupassen. Das ist praktisch, muss man doch nicht den SharePoint Designer öffnen.

 

Wer möchte, kann mit den oben genannten Methoden lange experimentieren, mir persönlich hat es viel Spaß gemacht. Wenn Sie auch mit der öffentlichen Website von Office 365 arbeiten, lassen Sie es mich doch wissen.

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Nico Thiemer

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Limitierungen der öffentlichen Website in Office 365

Kennen Sie schon die öffentliche Website in Office 365? Viele, wenn auch nicht alle Tarife, schließen diese ein. Mit dieser Website wird es möglich, eine Internetpräsenz zu erstellen, welche auf SharePoint läuft und keine weiteren Kosten verursacht. Microsoft selber verwaltet keine Domains, wenn Sie eine erwerben möchte, werden Sie an GoDaddy verwiesen. Dies funktioniert nach meiner Erfahrung recht zuverlässig. Aufgesetzt wird die Site in der Verwaltungskonsole von SharePoint online, wo sie wie jede andere Websitesammlung angelegt wird. Die Adresse ist zuerst immer https://[IhrName]-public.sharepoint.com.

Pro Organisation kann es nur eine öffentliche Website geben, wenn Sie also 300 Benutzer haben, haben Sie trotzdem nur eine öffentliche Website. Die öffentliche Website ist allerdings keine SharePoint Standard Website, sondern ziemlich stark angepasst. Es gibt ein paar Limitierungen und auch ein paar Zugaben J

Schauen wir uns ein paar Limitierungen an, welche schon klar werden, wenn man in die Einstellungen der Website der höchsten Ebene schaut.

Unterwebsites werden nicht unterstützt

Sie können im Browser keine Unterwebsites anlegen. Das geht zwar im SharePoint Designer, aber Sie haben keine unterstützte Möglichkeit, ein Design auf diese Sites anzuwenden. Erlaubt sind auch nur Vorlagen vom Typ Suchcenter und Teamsite.

Keine Inhaltstypen

Sie können im Browser nicht mit Inhaltstypen arbeiten. Die entsprechende Seite fehlt komplett. Sie können und müssen allerdings mit Seitenlayouts (Pagelayouts) arbeiten, diese müssen Sie im SharePoint Designer anpassen.

Websitespalten

Diese Seite ist da, allerdings ausgeblendet. Dies kann erreicht werden unter [URL]/_layouts/15/mngfield.aspx. Dies ist nicht das einzige Features, welches dieses Verhalten zeigt. Im Zweifelsfall einfach die Seite manuell eingeben und testen.

(De)Aktivierung von Features

Es gibt keine unterstütze Möglichkeit, Features, auf welcher Ebene auch immer, zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die entsprechenden Seiten fehlen. Allerdings gibt es hier ein Lösung: http://www.ashokraja.me/post/Feature-Manager-Web-Part-for-Office-365-Public-Facing-SharePoint-2013-Site.aspx

Webpart Inhaltssuche

Dieser Webpart steht nicht zur Verfügung, ebenso wie viele andere Webparts. Allerdings schmerzt es bei diesem ganz besonders.

In einem der nächsten Beiträge werde ich darüber schreiben, wie man die öffentliche Website von Office 365 bearbeiten kann. Da wiederrum gibt es einiges, was es sonst nicht gibt. Es bleibt also spannend.

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Prüfung 70-331 Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 erfolgreich bestanden

Heute habe ich die Prüfung Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 erfolgreich bestanden. Ich muss sagen, zu den 2010 Prüfungen hat man das Niveau stark angehoben. So einfach sind diese nicht mehr. Ich finde das gut, trennt es doch den Spreu vom Weizen.

Ich hatte mich an dieser Prüfung schon letzte Woche versucht und bin mit 690 Punkten knapp gescheitert. Das lag auch(!) mit daran, dass ich die Prüfung eigentlich immer auf Deutsch mache, da ich einen guten Scherz zu schätzen weiß. In der 2010 Prüfung musste man z.B. zum Stellvertreter des Informationswege Service was wissen. Also wie der Anmeldeproxy für InfoPath konfiguriert wird. Aber diesmal, in 2013, möchte ich jeden davor warnen es in Deutsch zu versuchen. Die Fragen waren schlicht nicht verständlich. Ich hatte zumindest eine Frage, an die ich mich in Deutsch noch erinnern kann, welche einfach keinen Sinn ergab. Diese Frage hatte jetzt in Englisch wieder und da war mir sofort klar, um was es ging. Diesmal habe ich die Prüfung auf Englisch gemacht und auch mehr Punkte erzielt 😉

Wer am sich am langen Wochenende etwas weiterbilden möchte, hier noch zwei aktuelle Entwicklungen von Microsoft welche ich sehr interessant finde:

App Entwicklung für Nicht-Entwickler

Wer schon immer mal etwas entwickeln wollte, sich aber an Code nicht herantraut, sollte einmal Projekt Siena ausprobieren. Ich war begeistert. http://www.microsoft.com/en-us/projectsiena/default.aspx

Sway – Microsoft hat ein neues Office Programm 🙂

Schau an, Microsoft hat eine neues Office Programm. Hübsch 🙂 http://blogs.office.com/2014/10/01/announcing-office-sway-reimagine-ideas-come-life/

 

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Office 365: Administrator für Taxonomie Dienstanwendung eintragen

Taxonomien sind eine feine Sache, in SharePoint verstecken sich diese unter dem etwas sperrigen Begriff Terminologiespeicherverwaltung. Technisch gesehen handelt es sich hier um eine Dienstanwendung, welche den Service den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stellt. Und wie alle Dienstanwendungen hat diese einen Administrator. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass bei der Installation von SharePoint online oder Office 365 dieser nicht eingetragen ist. Und ohne diesen können Sie keine Taxonomien erstellen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die Schaltfläche zum Speichern weiß ist: Das muss so sein 🙂 Die bekommt erst Farbe, wenn Sie einen Wert ändern bzw. neu hinzufügen. Achten Sie auch darauf, dass die Standardsprache zuerst immer Englisch ist. Dies ist nicht immer gewünscht.

Den Dienst können Sie aus jeder verbundenen SharePoint Anwendungen direkt aus den Websiteeinstellungen aufrufen.

Nur ist es dort leider nicht möglich, den Administrator zu benennen, bzw. Personen, welche neue Einträge machen dürfen. Diese Einstellung wird in der Diensteinstellung vorgenommen. Und wo finden Sie diese in Office 365? Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, gehen Sie in das Office 365 Admin Portal, dort unten links in die Admin Centers und dann in SharePoint. Dort finden Sie am linken Rand die Einstellung term store. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
Alternativ können Sie das SharePoint Verwaltungsportal bzw. die Seite zum Verwalten des Dienstes direkt auch über

https://<Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/termstoremanager.aspx
erreichen.

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Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 2

Dies ist der zweite Beitrag zum Thema Importieren und Update von Daten in Microsoft Dynamics CRM. Der erste Beitrag hat sich mit dem Import von Daten befasst, dieser Beitrag wird sich mit dem Update beschäftigen.

Wenn Sie eine Weile mit einem CRM System arbeiten, häufen sich darin (hoffentlich) viele Daten an. Wenn Sie jetzt erneut Daten importieren möchten, so ist dies problemlos möglich, sofern es sich um neue Daten handelt. Wollen Sie aber schon vorhandene Daten aktualisieren, z.B. mit Werten aus einem Scoring, wird es komplexer. Wenn Sie versuchen, die Daten auf dem Weg wie im vorherigen Artikel beschrieben zu importieren, erhalten Sie einen Fehler. CRM wird Ihnen sagen, dass eine Firma mit dem entsprechenden Namen schon vorhanden ist und den Import abbrechen. Ein Update von Daten ist mit dem Verfahren ohne weiteres nicht möglich.

Wenn Sie von wenigen Daten ein Update machen möchten, so können Sie diese in Excel exportieren, dort ändern und importieren. Für Massenänderungen ist dieses Vorgehen aber untauglich. Hier hilft nur der Weg über eine zweite Entität und einen Workflow. Wir erstellen eine zweite Entität und verbinden diese mit einem Workflow. Dieser kopiert uns bei Änderungen in der neuen Entität die entsprechenden Felder in die Entität Firma. Starten soll der Workflow beim Erstellen eines neuen Datensatzes und bei Änderung. Der Einfachheit halber werde ich das Feld Ort ändern. Wenn Sie andere Felder ändern möchten, müssen Sie diese ggf. vorher noch anlegen.

Erstellen einer neuen Entität

Gehen Sie auf Einstellungen => Anpassungen => System anpassen und klicken Sie auf Neu => Entität.

Neue Entitaet anlegen

Die Daten meiner neuen Entität sehen Sie in der Abbildung unten. Deaktivieren Sie die Duplikatserkennung. Dieser Punkt befindet sich weiter unten.

Neue Entitaet name

Speichern Sie und legen Sie über den Punkt Felder am linken Rand die Felder Ort und Firmenname an. Beachten Sie, dass der Datentyp der Felder, welche Sie aktualisieren möchten, identisch sein muss. Bei Ort ist es eine einzelne Textzeile.

Neues-Feld-Ort

Das Feld Firmenname ist vom Typ Suche und hat als Zieldatentyp Firma. Die entsprechende Beziehung erstellt das System dabei von selbst.

Neues-Feld-Firma

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch das Formular anpassen, damit Sie später den Eintrag prüfen können. Vergessen Sie nicht die Änderung am Formular zu veröffentlichen.

Workflow zum Kopieren der Daten erstellen

Um den Workflow zu erstellten, gehen Sie auf Einstellungen => Prozesse und klicken Sie dort auf Neu. Wählen Sie als Kategorie Workflow und binden Sie diesen an die Entität Update Firma. Die Option, den Workflow im Hintergrund auszuführen, habe ich deaktiviert.

Worflow-erstellen

In dem neu erscheinenden Fenster setzen Sie die Option auf Datensatzfelder werden geändert und klicken auf Schritt hinzufügen => Datensatz aktualisieren. Beim Aktualisieren wählen Sie Firmenname (Firma) aus und klicken dann auf Eigenschaften festlegen.

Datensatz-aktualisieren

Im neuen Fenster klicken Sie in das Feld Firmenname und wählen im Formular-Assistent an der rechten Seite den Eintrag Firmenname aus und klicken auf Hinzufügen. Klicken Sie dann noch einmal auf den Eintrag OK.

Firmenname-Workflow

Weitere Felder finden Sie, wenn Sie nach unten scrollen. Verfahren Sie mit den entsprechenden Feldern ebenso und klicken Sie abschließend auf Speichern und schließen.

Speichern Sie den Workflow und klicken Sie dann auf Aktivieren. Erst dann kann der Workflow verwendet werden.

Wf-aktivieren

Der Rest ist nun vergleichsweise einfach. Die Daten werden auf die Entität Update Firma importiert, wobei der Workflow die Daten auf die jeweiligen Firmen überträgt. Nach dem Update sollten Sie den Workflow wieder deaktivieren und die Einträge der Entität Update Firma löschen. Diese benötigen Sie ja nun nicht mehr.

Ich hoffe, ich habe Ihnen beim Import und Update von Daten in Microsoft Dynamics CRM helfen können und freue mich auf Kommentare und Anregungen!

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Nico Thiemer

Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 1

Wer mit Microsoft Dynamics CRM 2013 arbeitet und schon einmal versucht hat, einen Import von Firmen und Kontaktdaten zu machen, weiß um die damit verbundenen Schmerzen und Probleme. Diese Blogbeiträge sollen helfen, die größten Hürden zu umgehen und die Nerven zu schonen. Im ersten Teil stelle ich den allgemeinen Import von Daten in das CRM vor, im zweiten Teil wird es um das Update gehen.

Um es möglichst realistisch zu gestalten, betrachten wir zwei Konstellationen:

  • Den Import von Daten in ein frisches CRM
  • Den Import von Daten in ein gefülltes CRM, wobei wir nicht wissen, ob ein Teil der zu importierenden Daten schon im CRM vorhanden ist.

Wie gehen in beiden Fällen davon aus, dass uns die Daten in einer CSV Datei vorliegen, welche die Spalten mit einem Semikolon trennt. Die erste Spalte enthält die Überschrift. Die Datei hat die folgenden Spalten:

  • Firmenname
  • Ort
  • Straße
  • Nachname
  • Vorname
  • Telefon Kontakt
  • E-Mail Kontakt

Wie wir sehen können, haben wir hier zwei Entitäten vorliegen, jeweils die Entität

  • Firma und
  • Kontakt

Dieser Punkt wird später noch wichtig sein. Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Rechte besitzen. Im zweiten Beitrag benötigen Sie das Recht, das System anzupassen. Dies ist ein sehr hohes Recht.

Der Import von Daten in ein frisches CRM

Es gibt mehrere Wege, um Importe von Daten in Microsoft Dynamics CRM 2013 zu realisieren. Ich beschreibe hier einen Weg, welcher vergleichsweise aufwendig, aber dafür sehr sicher ist.

Um die Daten in ein frisches CRM zu importieren, bietet sich der Importassistent an. Sie finden diesen unter Einstellungen => Datenverwaltung => Importe. Sie finden dort in der Menüleiste den Punkt Daten importieren.

2014-08-07 08_44_41-Importe Meine Importe - Microsoft Dynamics CRM - Internet Explorer

Wenn Sie auf den Assistenten klicken, werden Sie aufgefordert, zuerst die Importdatei hochzuladen. Mit einen Klick auf Weiter wird die Datei hochgeladen und befindet sich damit in der Datenbank, wo sie natürlich auch Platz belegt. Als nächstes müssen Sie angeben, welche Trennzeichen Sie in der CSV-Datei verwenden möchten. Sollten Sie das falsche Zeichen auswählen, wird Sie das System darüber informieren, dass es keine Struktur in der Datei findet. Der Klick auf Weiter bringt uns zur Auswahl der Datenzuordnung. Hier sind schon einige Zuordnungen hinterlegt, wir lassen auch die Auswahl auf dem schon vorgeschlagenen Standard.

2014-08-07 09_11_14-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Da das System nicht weiß, welche Entität wir importieren möchten, wählen wir im folgenden Fenster den Eintrag Firma und klicken auf Weiter.

2014-08-07 09_13_18-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Das CRM versucht dann die Spalten aus der Datei mit den Spalten in der Entität zu verbinden. Das klappt auch recht gut, sofern die Spalten dieselbe Bezeichnung haben. Der Rest muss ergänzt werden. Die folgende Abbildung zeigt die Daten vor der Zuordnung.

2014-08-07 09_16_27-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In dem Dropdown, welches jetzt noch den Wert Nicht zugeordnet enthält, können Sie nun die Spalte auswählen, die den Importdaten zugeordnet werden soll. Die folgende Abbildung zeigt dies nach Fertigstellung. Dabei werden Werte, welche für die Firma keine Rolle spielen, ignoriert. Ebenso ist es möglich, dass Sie an dieser Stelle ein neues Feld erstellten, sofern Sie dies benötigen. Wählen Sie dazu aus dem Dropdown den dritten Eintrag.

2014-08-07 09_22_46-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Klicken Sie zweimal auf Weiter. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie zuerst festlegen, ob Sie Duplikate zulassen möchten oder nicht. Diese Option zu deaktivieren ist durchaus sinnvoll. Die Duplikatprüfung von Microsoft Dynamics CRM 2013 verfügt über viel Logik, welche allerdings manchmal etwas zu weit geht. So ist es möglich, das eine Firma mit dem Name „Beispiel Firma“ existiert und Sie eine Firma mit dem Name „Beispiel-Firma“ importieren möchten. In dem Fall ist es möglich, dass das System meint, es wäre ein Duplikat vorhanden, obwohl sich die Firmen ja durch einen Bindestrich unterscheiden. Hier müssen Sie die Prüfung deaktivieren.

Neben der Zuordnung der Datensätze zu einem Besitzer ist noch die Option Name der Datenzuordnung interessant. Damit können Sie nämlich die Zuordnung der Spalten aus der Datei zu den Spalten der Entität, welche Sie einen Schritt vorher vorgenommen haben, dauerhaft speichern. Im Assistenten können Sie diese dann wieder unter dem Punkt Datenzuordnung auswählen nutzen. Dies erspart Ihnen für die Zukunft viel Arbeit. Nach dem Klick auf Absenden und Fertigstellten beginnt der Import.

Nach dem Import

Sie können den Import verfolgen und den aktuellen Stand einsehen, indem Sie das Datengrid aktualisieren und auf den Eintrag klicken. In dem Fenster können Sie sowohl die Erfolge als auch die Fehler sehen.

2014-08-07 09_35_26-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In manchen Fällen kommt es vor, dass Sie die importierten Daten wieder löschen müssen, z.B. weil die Datenqualität mangelhaft war. Bevor Sie jetzt jeden Eintrag löschen, markieren Sie den Importeintrag und klicken in der Menüleiste auf Löschen und dann auf Alle Datensätze, die während dieses Imports in diese Entität importiert wurden. In dem folgenden Dialog erstellen Sie einen Löschauftrag für diese Daten. Wenn Sie die Importdatei nicht mehr benötigen, sollten Sie diese auch löschen. Sie belegt sonst unnötigen Platz in der Datenbank.

2014-08-07 09_47_26-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Wenn Sie jetzt noch die Kontakte importieren möchten, gehen Sie analog wie oben vor und wählen Sie im Assistenten als Entität Kontakte aus. Wie Sie in einem gefüllten CRM ein Update machen, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

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Nico Thiemer

Ich bin 10 Jahre Microsoft Certified Trainer :)

Wie die Zeit vergeht. Kürzlich erhielt ich eine E-Mail von Microsoft, dass ich einen Award erhalte, da ich schon 10 Jahre Microsoft Certified Trainer (MCT) bin. Das musste ich selber erst einmal prüfen und siehe da, es ist so 🙂 Auch wenn die Entwicklung der Zertifizierung einige merkwürdige Wege gegangen ist, bin ich froh diese zu haben. Und die Kurse werden auch immer besser. Die aktuellen SharePoint MOC Kurse sind nicht schlecht, ich freue mich, wenn ich diese geben kann. Und unter dem Blättchen mit der Bestätigung ist sogar schon die Unterschrift von Satya Nadella:)

10 Jahre  MCT

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