Arbeiten mit dem PowerApps Studio for the web

Dieser Blogartikel ist Teil einer Serie über das Erstellen von PowerApps. Weitere Artikel dieser Serie finden Sie hier:

  1. Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen

In letzten Blogartikel haben wir uns mit den Grundlagen von PowerApps beschäftigt sowie unsere erste Canvas-App erstellt und dabei das PowerApps Studio for the web geöffnet. Dieser zweite Artikel der Serie erläutert, wie Sie mit diesem Studio arbeiten können und wie Sie Ihrer ersten App Funktionen hinzufügen. Geplant ist eine App, in welche Benutzer eine Bestellung für Büromaterial aufgeben können. Das Speichern der Anforderung erfolgt dabei in einer SharePoint Liste.

Arbeiten mit dem PowerApps Studio for the web

Die Abbildung unten zeigt das PowerApps Studio for the web unmittelbar nach dem öffnen. Dabei haben die folgenden Punkte die folgende Funktion:

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Ribbon: DieMenüleiste, in welcher sich die Steuerelemente befinden, welcher Sie der App hinzufügen können. Diese verteilen sich auf die Menüs Start und Einfügen. Im Weiteren werde ich auf verschiedene Steuerelemente eingehen.
Wenn Sie neue Elemente der PowerApp hinzufügen, sollten Sie diese sinnvoll umbenennen. In diesem Workshop werde ich ausnahmsweise darauf verzichten, da es das Verständnis noch weiter erschweren würde.

Formelfeld: Das Eingabefeld für eine Formel für ein ausgewähltes Element. Formeln ähneln stark dem bekannten Format aus Excel und sind für eine App unersetzlich. Eine Übersicht über alle Formeln finden Sie hier: Referenz zu Formeln für PowerApps.

App Überprüfung: Wenn Sie im Studio eine Formel eingeben, so wird diese unmittelbar geprüft. Falls Fehler gefunden wurden, wird hier ein roter Punkt angezeigt. Ein Klick darauf öffnet einen Dialog mit einer Übersicht aller Fehler. Sie können allerdings eine App trotz Fehler veröffentlichen.

App starten: Hier können Sie den aktuellen Start ihrer App testen. Dies geht partiell auch, wenn Sie die ALT Taste gedrückt halten und dann auf das die Elemente in Designer klicken. Eine entsprechende Meldung wird Ihnen auch angezeigt, wenn Sie den Test verlassen.

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Die App wird beim Starten allerdings nicht für andere Benutzer veröffentlicht und auch nicht gespeichert! Zwar gibt es eine Autosave Funktion, welche aber erst aktiv wird, nachdem Sie zumindest einmal manuell gespeichert haben. Sie sollten dies also gleich nach dem Erstellen der App als erstes machen.

App teilen: Geben Sie andern Mitarbeitern Zugriff auf Ihre App.

Alle Elemente in der App: Eine App besteht aus vielen verschiedenen Elementen. So können Sie mehrere Screen haben auf denen sich wiederum Formulare, Schaltflächen und vielen mehr befinden können. In dieser Übersicht können Sie schnell auf alle Elemente in der App zugreifen. Im rechten Bereich werden dann die jeweiligen Eigenschaften des Elementes angezeigt wenn Sie dieses anklicken.

App Screen: Hier erstellen Sie Ihre App. Platzieren Sie Elemente und schalten Sie zwischen den verschiedenen Screens um. Sie können diesen Bereich maximieren und darin zoomen.

Eigenschaften eines ausgewählten Elementes in der App: Hier befinden sich mehrere Reiter, in welchen Sie die Eigenschaften eines ausgewählten Elementes anpassen können. So können Sie zum Beispiel entweder hier oder im Formelfeld einem Element eine Formel mitgeben.

Workshop: Der PowerApps Elemente hinzufügen

Damit wir Daten in einer App speichern können, benutzen wir eine SharePoint Liste. Die App soll ja dazu dienen, eine interne Bestellung von Büromaterial zu ermöglichen. Die Bestellungen werden dabei in einer benutzerdefinierte SharePoint Liste mit dem folgende Format gespeichert:

Feldname Datentyp Beschreibung
Titel Text Dieses Feld ist von SharePoint vorbelegt. Sie können den Namen ändern, aber wenn Sie das Feld in der App ansprechen wollen, so wird immer noch auf den internen Namen Titel verwiesen.
Menge Zahl Wie viel soll bestellt werden
Beschreibung Textfeld Falls eine weitere Beschreibung nötig ist.

Arbeiten mit Datenquellen

Unsere SharePoint Liste liegt unter der angenommen URL httpS://xyz.sharepoint.com/sites/intern/ Lists/Bestellungen. Für alle weiteren Vorgänge müssen Sie diese URL natürlich mit ihrer eigenen URL ersetzen. Nachdem wir unsere neue PowerApp geöffnet haben, ist diese zunächst leer. Wir sehen einen leeren Screen als Container für unsere Elemente und sonst weiter nichts. Bevor wir jetzt beginnen neue Elemente dem Screen hinzuzufügen, müssen wir zuerst unsere Datenquelle, in dem Fall die SharePoint Liste, mit der PowerApp verbinden. Dies sollten Sie auch immer zuerst machen, weil Sie a.) damit eventuelle Probleme (und die gibt es immer mal!) sofort begegnen und b.) alle Elemente, sofern diese eine Datenbindung unterstützen, die Datenquelle gleich zur Auswahl anbieten.

Um eine Datenquelle an eine PowerApp anzubinden, gibt es verschiedene Konnektoren. Viele davon sind im Standardtarif enthalten, einige davon werden nur in PowerApps Plänen eins und zwei lizenziert. Ein Konnektor stellt eine Verbindung zu einer angegeben Datenquelle her und sorgt dabei für den jeweils spezifischen Zugriff auf die Daten. Außerdem werden im Hintergrund sämtliche Funktionen erstellt um die Daten in der Quelle zu lesen, zu ändern, zu löschen und neue hinzuzufügen. Diese Aktionen werden dann von Steuerelementen in der PowerApp ausgeführt. Wie dies im Einzelnen in der Datenquelle geschieht, kann uns egal sein.

Um eine SharePoint Liste der PowerApp hinzuzufügen, klicken Sie im PowerApps Studio for the web auf die Menüleiste Ansicht und dort auf Datenquelle. In dem erscheinenden Panel klicken Sie auf die Schaltfläche Datenquelle hinzufügen und auf +Neue Verbindung.

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Sie sehen eine Liste aller Konnektoren. Es werden Ihnen alle Konnektoren angezeigt, auch die in der Vorschau sind (Symbol Lampe) und die Premiumkonnektoren für Plan eins und zwei (Symbol Siegel). Suchen Sie den Konnektor SharePoint und klicken Sie auf Erstellen. Wie Sie sehen können, sind auch lokale Daten möglich. Allerdings benötigen Sie dazu einen Konnektor, welchen Sie im Vorfeld extra aufsetzen müssen.

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Geben Sie bei Verbindung mit einer SharePoint Website herstellen die Adresse der SharePoint Site ein, auf welcher sich die Liste Bestellung befindet und klicken Sie auf Los. In meinem Beispiel wäre dies httpS://xyz.sharepoint.com/sites/intern/. Markieren Sie die vorher erstellte Liste Bestellung und klicken Sie auf Verbinden. Damit ist die Liste aus SharePoint mit der PowerApp verbunden. Das Panel können Sie dann schließen.

Datentabelle hinzufügen

Um den Inhalt der SharePoint Liste zu sehen klicken Sie auf Einfügen und Datentabelle. Es öffnet sich ein Panel, in welchen Sie für die Datentabelle eine Datenquelle auswählen müssen. Wählen Sie die vorher erstellte Datenquelle Bestellung aus. Es werden sofort die schon vorhandenen Daten angezeigt. In dem Panel können Sie jetzt festlegen welche Felder angezeigt werden und in welcher Reihenfolge. Ziehen Sie dazu Felder auf dem Panel in die gewünschte Reihenfolge.

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Wenn Sie jetzt auf eine Spalte in der Tabelle klicken, sowohl im Screen aus als links in der Übersicht aller Elemente, können Sie sehen, wie Sie für jedes Element Eigenschaften, Regeln und mehr über Erweitert einstellen können.

Daten ändern und neu anlegen

Leider bietet das Steuerelement Datentabelle keine Möglichkeit Daten darin zu editieren oder neue hinzuzufügen. Um dies zu erreichen, fügen Sie dem Screen über Einfügen ein Formular vom Typ Bearbeiten hinzu.

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Auch dieses Steuerelement muss mit einer Datenquelle verbunden werden. Wählen Sie wieder die Datenquelle Bestellung. Bei der Einstellung An Spalten ausrichten wählen Sie 1. Positionieren Sie dann das Steuerelement rechts neben der Datentabelle.

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Damit in dem Formular der jeweils in der Datentabelle ausgewählte Datensatz angezeigt wird, muss dieser dem Formular noch mitgegeben werden. Markieren Sie dazu das Formular, damit Sie die Eigenschaften angezeigt bekommen. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert. In Abschnitt Daten tragen Sie in die das Feld Items DataTable1.Selected ein. Damit verweisen Sie auf die Datentabelle und die jeweils darin selektierten Zeile.

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Haben Sie die Datentabelle umbenannt, müssen Sie die Formel natürlich ändern. Klicken Sie zum testen oben auf das Dreieck.

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Das Ergebnis sollte ähnlich der Abbildung unten sein. Wenn Sie eine Zeile anklicken, sollte die Werte in dem Formular stehen.

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Wie Sie weitere Aktionen in der PowerApp vornehmen können, erfahren Sie mit dem nächsten Beitrag.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

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Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen

 

Viele haben schon davon gehört, wenig (gefühlt) damit gearbeitet. Die Rede ist von PowerApps von Microsoft. PowerApps sind ein wichtiger Baustein in der Cloud Strategie von Microsoft. Denn PowerApps sollen über Funktion und Oberfläche alle Cloudsysteme miteinander verbinden. Da PowerApps mit der Microsoft Cloud Workflow Umgebung Flow umgehen können, ergänzen sich beide perfekt. Außerdem können beide Anwendungen auch mit lokalen Daten arbeiten, sind also nicht auf die Cloud beschränkt. Und nicht zu vergessen, in SharePoint Online können die Listenformulare schon lange mit PowerApps ersetzt werden. Zeit also, sich PowerApp etwas genauer anzuschauen.

Dieser Artikel ist der Start einer mehrteiligen Serie, welche sich den folgenden Schwerpunkten widmen wird.

1 – Arbeiten mit PowerApps – Grundlagen – Dieser Artikel
2 – Grundlagen von PowerApps Komponenten und PowerApps Studio
3 – Daten anlegen, ändern und löschen mit PowerApps Komponenten
4 – Arbeiten mit Katalogen in PowerApps
5 – Daten  durchsuchen und arbeiten mit Eingabefeldern in PowerApps

In der Serie wird es eine praktische Mischung zwischen Theorie und Praxis geben. Jeder Beitrag wird dabei eine Erläuterung enthalten und einen entsprechenden Workshop. Als Beispielanwendung werden wir eine Bestellung für Büromaterial implementieren. Wenn Sie das Beispiel nachvollziehen möchten, benötigen Sie eine Office 365 Lizenz oder zumindest einen SharePoint Online Plan.

Mein Einstieg in PowerApps verlief nicht ganz so erfreulich. Ich hatte die Möglichkeit schon die erste Beta zu testen, bin damit aber einfach nicht zurechtgekommen. Dies lag vielleicht auch daran, dass zu diesem Zeitpunkt die Doku einfach nicht ausreichend war und ich auch nicht unbedingt die Notwendigkeit gesehen habe. Dies hat sich geändert. PowerApps sind eine wunderbare Möglichkeit um einfach und schnell ohne Programmierung Lösungen zu entwickeln. Microsoft propagiert PowerApps auch als Nachfolger für InfoPath und wenn man einmal intensiver mit PowerApps gearbeitet hat, sind die Ähnlichkeiten nicht von der Hand zu weisen. Im Gegensatz zu InfoPath werden PowerApps auch ständig weiterentwickelt.

Es gibt natürlich viele Unterschiede zwischen PowerApps und InfoPath, z.B. Formeln. In PowerApps wird sehr oft mit Formeln gearbeitet, welche sich an die bekannte Syntax der Excelformeln anlehnen. Wenn man vorher schon mit diesen gearbeitet hat, fällt einen der Einstieg in PowerApps vergleichsweise leicht. Ein reiner Entwickler wird sich damit wahrscheinlich eher plagen, denn dieser wird sofort versuchen Aufgaben mit JavaScript oder ähnlich zu lösen. Nativ kann ich keinen solchen Code in PowerApps verwenden, aber ich kann mit Azure Functions arbeiten. Und in diesen wiederum habe ich (fast) völlige Freiheit.

Optimiert sind PowerApps für Tablet und Phones. Sie können natürlich auch im Browser laufen, entweder als eine ganze Seite oder aber eingebettet in einem iFrame. Da aber die mobilen Geräte die Zielgruppe sind, können Sie beim Erstellen einer App nur zwischen den beiden Geräteklassen Tablet und Phone unterscheiden. Die Auflösung der App können Sie nachträglich ändern. Für Android und iOS gibt es eine App, welche das Ausführen von PowerApps darin erlaubt.

Es kann grundlegend zwischen zwei Arten von PowerApps entschieden werden: Canvas-Apps und Modellgesteuerte Apps. In einer Canvas-App haben Sie die volle Kontrolle über das Layout und die Funktion. In der Regel erstellen Sie eine Canvas-Apps. Modellgesteuerte Apps setzen dagegen auf ein festes Datenmodell auf. Deren Funktion und Layout kann eingeschränkt sein. Diese Art von PowerApps werden unter anderem bei Dynamics 365 verwendet.

Jeder Benutzer, welche ein Office 365 Konto hat, kann PowerApps erstellen und ausführen. Daneben gibt es noch weitere Preismodelle. Wie üblich unterscheiden sich diese im Umfang der jeweiligen Möglichkeiten und im Mengengerüst. Eine Übersicht finden Sie unter https://powerapps.microsoft.com/de-de/pricing. Eine Besonderheit sind dabei die Benutzer von Dynamics 365, diese haben automatisch PowerApps im höchstmöglichen Tarif. Jeder Benutzer, der eine PowerApp ausführt, benötigt eine (kostenlose) Lizenz. Die Möglichkeiten unterscheiden sich auch noch einmal aufgrund des zu Grunde liegenden Office 365 Tarifes. Eine genaue Übersicht bietet https://docs.microsoft.com/de-de/powerapps/administrator/pricing-billing-skus

Workshop: Mit PowerApps starten

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Ihre erste PowerApp grundlegend erstellten können. Dazu benutzen wir das PowerApps Studio for the web. Das PowerApps Studio für Windows wird nicht weiter entwickelt und soll nicht mehr genutzt werden. In diesem ersten Teil werden wir die PowerApp erst einmal nur erstellen und in den weiteren Beiträgen entsprechend anpassen.

Gehen Sie im Browser Ihrer Wahl zu der Adresse https://powerapps.microsoft.com und melden Sie sich dort mit Ihrem Office 365 Konto an oder erstellen Sie ein kostenloses Konto. Sie kommen auf eine Startseite, auf welcher Sie sofort eine neue, eigene PowerApp erstellen können oder sich erst einmal eine Vorlage anschauen. Beim ersten Anmelden werden Sie nach der Sprache gefragt. Beachten Sie, dass wenn Sie Deutsch auswählen Sie in allen Formel nicht das Komma (,) verwenden müssen sondern das Semikolon (;).

Sich eine Vorlage anzuschauen ist für den Anfang keine schlechte Idee um damit ein Gefühl für PowerApps zu bekommen. In unserem Beispiel möchten wir aber zuerst eine Canvas-App ohne Vorlage für einen Tablet erstellen. Zeigen Sie auf die entsprechende Kachel in der Reihe der Vorlagen links. Über der Schaltfläche Diese App erstellen finden Sie zwei Symbole. Klicken Sie auf das Symbol für das Tablet und dann auf die Schaltfläche. Die folgende Meldung Willkommen bei PowerApps Studio überspringen wir vorerst.

Im Studio haben Sie oben ein Ribbon. Klicken Sie auf Datei und dann auf App-Einstellungen. Hier können Sie der App einen eindeutigen Namen geben und grundlegende Designanpassungen vornehmen. Klicken Sie auf Bildschirmgröße und Ausrichtung und geben Sie das Format und die Größe an. Dies sollten Sie am Anfang machen um später nicht zeitaufwendig das Layout zu ändern. Wie Sie im weiter an der App arbeiten, Steuerlemente und Datenquellen hinzufügen lernen Sie im nächsten Beitrag.
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Praxistraining InfoPath und Workflows 27./28.05. in Dortmund

Am 27.05. und 28.05. gebe ich in Dortmund ein Praxistraining InfoPath und Workflows. Warum InfoPath wurde ich gefragt, das ist doch tot! Dem ist aber nicht so. Vielmehr wird InfoPath 2013 noch bis mind. 2023 unterstützt. Eine Alternative dafür gibt es auch von Microsoft bisher nicht. Aus dem Blickwinkel ist es nach wie vor konsequent weiter auf InfoPath zu setzen.

Bei dem Thema Workflows werde ich mich auch den SharePoint 2013 Workflows widmen. Das Niveau der Schulungen ist so ausgelegt, dass jeder an der Schulung teilnehmen kann, wer gute Anwenderkenntnisse in SharePoint verfügt. Ich würde mich noch über Teilnehmer freuen. Agenda und Infos finden Sie hier: http://tinyurl.com/lp4sw6q

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Nico Thiemer