Wer mit SharePoint Designer schon einmal einen Workflow erstellt hat, welcher eine E-Mail verschickt, kennt sicher das Problem. Es ist zwar möglich die E-Mail im Editor zu formatieren, aber nicht ohne weiteres den eigentlichen HTML Quelltext. Dabei ist dies oft wichtig, z.B. wenn ich einen Link zur einer CSS Datei einfügen möchte. Mit einem kleinen Trick kommen Sie aber doch an Quelltext.

Im folgenden Beispiel werde ich einen Link einfügen, welcher als Beschriftung eine Referenz hat. Ich gehe dabei davon aus, dass der Workflow schon erstellt ist. Es spielt keine Rolle, ob es sich dabei um einen SharePoint 2010 oder 2013 Workflow handelt, das Problem ist in beiden Fällen identisch. Die Abbildung unten zeigt einen einfachen SharePoint 2013 Workflow, welcher nur eine E-Mail verschicken soll.

Diese E-Mail ist dabei wiefolgt konfiguriert.

Um an den Quelltext zu kommen, schließen wir die Aktion und wählen deren Eigenschaften.

Im neuem Fenster sehen wir alle Eigenschaften der E-Mail, auch den Body, welcher ja den Text der E-Mail enthält. Wenn Sie in die Zeile klicken, können Sie sich über … den Wert anzeigen lassen.

Sie sehen nun den HTML Text und müssen diesen noch erweitern. Dummerweise läßt sich der Text nicht kopieren und auch mit Einfügen gibt es Probleme. Deshalb muss der Text in dem Fenster bearbeitet werden. Nicht optimal, aber machbar. In meinem Beispiel gebe ich an der gewünschten Stelle wo der Link erscheinen soll

<a href=“

ein und klicke dann auch Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern. Dort wähle ich Aktuelles Element => Encoded Absolute URL und klicke auf OK.

Jetzt gebe ich

„>

ein und wiederhole das Einfügen für die Eigenschaft Aktuelles Element => Name. Zum Abschluss gebe ich

</a>

ein. Eingefügt habe ich also

<a href=“[%Aktuelles Element:Encoded Absolute URL%]“>[%Aktuelles Element:Name%]</a>

Die E-Mail, welche der Workflow jetzt verschickt, ist damit richtig formatiert.

Zum Schluß: Natürlich geht es bei diesem speziellen Fall auch einfacher! Im Editor kann ich einen Link anlegen, welcher auch Nachschlagen zuläßt. Das Beispiel oben ist eben nur ein Beispiel.