Verwalten von Vorlagen mit SharePoint und Inhaltstypen

Das Verwalten von Dokumentvorlagen stellt für viele Organisationen ein großes Problem dar. Oft werden dafür Ordner im Dateisystem verwendet, welche natürlich in Fragen der Versionierung und Strukturierung erhebliche Probleme bereiten. Effizienter wäre da eine Verwaltung in SharePoint mit der Hilfe von Inhaltstypen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen. Die Screenshots stammen aus einer Office 365 SharePoint Online Installation, welche auf SharePoint 2013 basiert. Das Vorgehen und auch die Klickpfade sind allerdings on-premise und auch für SharePoint 2010 identisch.

In meinem Beispiel werde ich die Vorlage für einen Vertrag verwalten, wobei natürlich dies analog für andere Inhaltstypen übertragbar ist. Die Vorlage hat den Namen Vorlage_Vertrag.dotx und wird in einer SharePoint Dokumentbibliothek mit dem Name Vorlagen verwaltet. Damit können Sie die SharePoint Versionierung und auch die Möglichkeiten für die Gruppierung nutzen, welche SharePoint Bibliotheken zur Verfügung stellt.

Weiter gibt es einen Inhaltstyp vom Typ Vertrag, welche vom Inhaltstyp Dokument erbt. Diesem Inhaltstypen wird dann die Vorlage zugewiesen. Der Inhaltstyp Vertrag enthält die folgenden Metadaten.

Metadatum Typ Beschreibung
Vertragspartner Lookup auf Kundenliste in der Website der höchsten Ebene. Aus der Kundenliste kann ein Anwender die Daten des Vertragspartners ziehen. Diese müssen also nicht doppelt gepflegt werden.
Vertragsstart Startdatum, ab dem der Vertrag gilt. Ab diesem Vertrag gilt der Vertrag.
Vertragsende Enddatum, bis dem der Vertrag gilt. Bis zu diesem Vertrag gilt der Vertrag.

Notwendig ist es dabei, den benötigten Bibliotheken die Inhaltstypen zuzuweisen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie Sie dabei vorgehen müssen. Ich gehe davon aus, dass sowohl die Bibliothek für die Vorlagen auch als auch die für die eigentlichen Verträge schon erstellt sind. Die Bibliothek für die Verträge heißt Vertrag.

Vorlagen verwalten

Auf die Bibliothek für die Vorlagen benötigen alle Mitarbeiter Leserechte. Es bietet sich daher an, diese auf der Website der höchsten Ebene zu erstellen, da dort i.d.R. die meisten Personen zumindest Leserechte haben. Nachdem Sie die Bibliothek für die Vorlagen erstellt haben, weisen Sie diesen zuerst die Inhaltstypen zu, für die Sie später Vorlagen verwenden möchten. In unserem Fall ist dies der Inhaltstypen Vertrag. Laden Sie danach einen dotx Vorlage in die Bibliothek hoch und geben Sie dieser den Inhaltstypen Vertrag. Dies würde schon ausreichen, damit wir die Vorlage später verwenden können. Interessanter wäre es natürlich, wenn wir die Metadaten des Inhaltstyps direkt in MS Word im Dokument verwalten könnten. Öffnen Sie dazu das Dokument in der Vorlage, nachdem Sie das Dokument in die Bibliothek hochgeladen und den Inhaltstyp zugwiesen haben.

Sie sollten jetzt in Word das Dokument samt den Dokumenteninformationsbereich sehen. Sollte dies nicht eingeblendet werden, klicken Sie auf Datei => Eigenschaften.

Der Dokumenteninformationsbereich zeigt Ihnen die Metadaten an, welch dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Sie können jetzt schon beginnen, diese in Word zu erfassen. Die Königsdisziplin wäre nun natürlich, diese Metadaten direkt im Dokument zu verwenden wie unten gezeigt.

Klicken Sie dazu im Dokument auf die Stelle, wo die Metadaten später stehen sollen. Klicken Sie dann im Menüband Einfügen auf Schnellbausteine => Dokumenteigenschaft und suchen Sie die Eigenschaft, die Sie einfügen möchten.

Wenn Sie jetzt im Dokumenteninformationsbereich ein Metadatendatum eintragen, wird dies automatisch im Dokument ergänzt und natürlich auch vice versa. Die Metadaten werden mit dem Dokument gespeichert und indiziert. Speichern Sie das Dokument, das Bereitstellen der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Eine Vorlage einem Inhaltstyp zuordnen

Nachdem Sie die Vorlage Ihren Erfordernissen angepasst haben, gehen Sie zur Verwaltung Ihres Inhaltstypen über Websiteeinstellungen => Websiteinhaltstypen => . Klicken Sie dort auf die den Link Erweiterte Einstellungen.
Im oberen Feld der sich öffnenden Seite tragen Sie jetzt den Pfad zu der Vorlagendatei ein.

Diesen können Sie einfach extrahieren, indem Sie die Vorlage in Word öffnen. Klicken Sie auf Datei und dann auf den Speicherplatz der Datei wie unten gezeigt.

Wenn Sie den Inhaltstyp schon Ihrer finalen Bibliothek zugeordnet haben, genügt jetzt ein Klick auf Neues Dokument um die Vorlage zu öffnen. Damit sind sie fertig.

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Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 2

Im vorherigen Artikel habe ich gezeigt, wie ein Seitenlayout für die öffentliche Website von Office 365 angelegt wird. Dieser Artikel beschäftigt sich damit, wie Sie dieses optisch anpassen können.

Nachdem Sie das Layout erstellt haben, wird dieses direkt in SharePoint Designer Ordner Seitenlayouts angelegt und geöffnet. Der Quellcode eines Seitenlayouts besteht immer aus den Direktiven am Anfang und den Platzhaltern (Placeholders). Diese dienen als Container für Inhalte in SharePoint. Es ist nicht möglich etwas außerhalb der Direktiven oder der Platzhalter zu platzieren. Da wir vom Standardlayout geerbt haben, haben wir auch nur den Placeholder Main bisher in der Datei.

Dieser Placeholder ist der eigentliche Inhalt einer SharePoint Datei, also der Inhalt, den Sie auch im Browser bearbeiten können. Der Bereich des Placeholders Main ist unten gelb markiert, der Rest kommt aus der Masterpage.

Um ein wenig mehr Leben in der Datei zu bringen, können Sie einen Platzhalter für den Head einfügen und zwar unmittelbar unterhalb der Direktiven und oberhalb des Placeholder Main.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderAdditionalPageHead“ runat=“server“>

<SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

        <PublishingWebControls:EditModePanel runat=“server“>

        <!– Styles for edit mode only–>

        <SharePointWebControls:CssRegistration name=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/editmode15.css %>“

            After=“<% $SPUrl:~sitecollection/Style Library/~language/Themable/Core Styles/pagelayouts15.css %>“ runat=“server“/>

    </PublishingWebControls:EditModePanel>

</asp:Content>

Um Layout in das Design zu bringen, ergänzen Sie den Inhalt des PlaceHolderMain wie unten gezeigt. Dieser Code fügt Ihnen zwei Spalten in das Layout ein.

<asp:Content ContentPlaceholderID=“PlaceHolderMain“ runat=“server“>

<PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-left ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-left-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“PublishingPageContent“ HasInitialFocus=“True“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>


    <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“layout-col twoColumnLayout-right ms-verticalAlignTop“>

        <PublishingWebControls:LayoutDivContainer runat=“server“ class=“twoColumnLayout-right-inner“>

            <PublishingWebControls:RichHtmlField FieldName=“SBWPageContent1″ HasInitialFocus=“False“ MinimumEditHeight=“400px“ runat=“server“/>

        </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

    </PublishingWebControls:LayoutDivContainer>

</asp:Content>

Spalten einfügen

Wie kommt jetzt aber das Datum der letzten Änderung in den Code? Dazu haben Sie am rechten Rand im SharePoint Designer den Arbeitsbereich Toolbox. Wenn Sie in diesem ganz nach unten gehen, finden Sie den Punkt Inhaltsfelder. Hier ist die Websitespalte, welche wir vorher in den Inhaltstyp eingefügt haben.

Zeigen Sie auf den Eintrag Geändert am und ziehen Sie diesen in das Fenster mit dem Code. Platzieren Sie diesen unmittelbar über dem schließenden Tag des Placeholders. Damit steht der Eintrag unten links. Wer möchte, kann dies natürlich via CSS auch ändern.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, suchen Sie die Datei in dem Ordner Seitenlayouts. Mit einem Rechtsklick rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen den Punkt Einchecken.

Im folgenden Dialog ist es wichtig, dass Sie den Punkt Hauptversion wählen. Andernfalls ist das Seitenlayout sonst nicht verfügbar für normale Benutzer.

Gehen Sie dann in den Browser und bearbeiten Sie die Webseite, die das neue Design erhalten soll. Klicken Sie im Modus Bearbeiten auf das Menüband Seite und dort auf Seitenlayouts. In den erscheinenden Dialog können Sie nun das neue Design auswählen.

Hier nun das neue Design, aber noch ohne Inhalt 🙂 Ich hoffe, diese Artikel haben Ihnen weitergeholfen und freue mich auf Kommentare. Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4v.

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Nico Thiemer

Erstellen eines Seitenlayouts für die öffentliche Website von Office 365 – Teil 1

Wenn man mit der öffentlichen Website von Office 356 arbeitet, gibt es einiges zu beachten. Eine der Einschränkungen ist, dass man keine Unterwebsites erstellen kann. Daher wird auch schwer, mit mehreren Masterpages für verschiedene Seiten zu arbeiten. Wie man eine Masterpage im Browser anpasst, habe ich hier beschrieben. Was aber, wenn man nicht immer das gleiche Layout haben möchte?

Die Lösung dafür heißt Seitenlayouts. Dieser Artikel und der Folgende zeigen Ihnen, wie ein neues Seitenlayout erstellt und angewendet wird. Kurz gesagt, erstellen Sie dabei zuerst einen Inhaltstyp, in welchen Sie alle Felder definieren, die Sie in der Seite benötigen. Dies können Datumsfelder, Textboxen uvm. sein. Danach erstellen Sie eine SharePoint Inhaltsseite, in welche Sie die Felder aus dem Inhaltstyp einsetzen. Diese Seite veröffentlichen Sie als Vorlage für weitere Seiten. Eine SharePoint Inhaltsseite ist dabei immer mit einer Masterpage verbunden.

Zum Erstellen eines Seitenlayouts benötigen Sie zwingend den SharePoint Designer 2013, welchen Sie kostenfrei von Microsoft herunterladen können. Nach der Installation öffnen Sie diesen und verbinden sich zu Ihrer Website. Am linken Rand haben Sie eine Navigation, klicken Sie dort auf den Punkt Inhaltstypen und dann auf Neu => Inhaltstyp.

In dem folgenden Dialog können Sie dem Inhaltstyp einen Namen und Beschreibung geben. Wichtig ist, dass dieser von Inhaltstypen für die Veröffentlichung und vom Inhaltstyp Seite erbt. Mit anderen Einstellungen ist ein neues Seitenlayout nicht möglich. Es empfiehlt sich auch, den neuen Inhaltstyp in einer neuen, eigenen Gruppe zu verwalten.

Nach dem erstellen wird der Inhalt neu geladen. Suchen Sie den neuen Inhaltstyp und klicken Sie auf diesen.

Da wir den neuem Inhaltstyp noch eine Spalte hinzufügen möchten wann die letzte Änderung war, klicken wir auf Spalten bearbeiten. Dabei sehen Sie alle Websitespalten, die die Seite durch die Vererbung erhalten hat.

Klicken Sie
jetzt auf Neu => Vorhandene Websitespalte hinzufügen.

Sie erhalten einen Dialog, in welchem Sie die Spalte Geändert am suchen und bestätigen dies mit OK. In dieser Spalte wird später das Datum der letzten Änderung an der Webseite erfasst.

Nachdem der Inhaltstyp soweit erstellt ist, kann das neue Seitenlayout erstellt werden. Klicken Sie dazu in der linken Navigation auf den Punkt Seitenlayouts und wählen Sie dort Neu => Neues Seitenlayout.

Im folgenden Dialog sind die Label für den Text geringfügig deplatziert. Stören Sie sich nicht daran, der Dialog funktioniert trotzdem einwandfrei. Um ein neues Seitenlayout zu erstellen, müssen Sie zuerst auswählen, auf welchen Inhaltstyp dieses basieren soll. In meinen Fall ist dies der Inhaltstyp, welchen wir soeben erstellt haben.

Hinter der Variable URL-Name verbirgt sich der Name der aspx Datei, in welcher das Layout später definiert wird und das alle Seiten nutzen, die darauf basieren. Vergeben Sie auch einen aussagekräftigen Titel, da Sie später bei der Auswahl des Seitenlayouts nur diesen zur Verfügung haben.

r

Damit haben Sie das Seitenlayout erfolgreich erstellt. Der nächste Artikel wird sich damit beschäftigen, wie Sie das Layout der neuen Vorlage anpassen und es verwenden können. Vielleicht finden Sie es auch schon selber heraus 😉 Der Kurzlink zu diesem Artikel ist http://wp.me/p4y7ta-4i.

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Nico Thiemer

Anpassen der Oberfläche in öffentlicher Website von Office 365

Wenn Sie mit der öffentlichen Website von Office 365 arbeiten möchte, werden Sie in der Regel auch eine optische Anpassung vornehmen wollen. Dieser Artikel gibt einige Tipps, wie Sie dies schnell und einfach erledigen können. Wer tiefer gehen will, sollte meinen Artikel über den neuen Designmanager in SharePoint 2013 lesen. Dieser steht hier in vollem Umfang zur Verfügung.

Designs anwenden

Einfacher geht es, wenn Sie ein neues Design auswählen. Ein Design legt fest, welche Farben verwendet werden, wie die Anordnung der Platzhalter sind und einiges mehr. Es gibt schon eine ganze Anzahl vorgefertigte Designs, Sie können aber auch eigene erstellen wenn Sie möchten. Um ein Design auszuwählen, wählen Sie aus dem Aktionsmenü den Punkt Erscheinungsbild ändern.

Auf der nun erscheinenden Seite klicken Sie ein Design an, welches in einer Vorschau geladen wird. Sie haben verschiedene Möglichkeiten das Design anzupassen:

  • Sie können das Hintergrundbild ändern, indem Sie ein neues Bild hochladen. Dieses wird zentriert hinter dem Text angezeigt.
  • Über Farben können Sie auswählen, welche Farben verwendet werden sollen.
  • Über dem Punk Websitelayout legen Sie fest, wie die Platzhalter verteilt sind.
  • Zum Schluss können Sie mit Schriftarten diese einstellen.

Alle Änderungen können Sie im Vorschaubild sofort sehen.

Über den Link Testen können Sie das neue Design auf Ihrer Website prüfen und bei Bedarf auch gleich übernehmen. Beachten Sie bitte, beides braucht ein wenig Zeit.

Bestandteile der Masterpage im Browser ändern

Eine weitere interessante Möglichkeit ist es, wesentliche Bestandteile der Masterpage direkt im Browser zu bearbeiten. Diese großartige Möglichkeit ist allerdings etwas versteckt. Gehen Sie auf eine beliebige Webseite und klicken Sie dort oben links auf das Menüband Website.

Neben dem Titel der Site, dem Menü und weiteren Einstellungen sind die Punkte Websiteelemente bearbeiten und Stylesheets bearbeiten interessant. Bei einem Klick auf Websiteelemente bearbeiten wird es möglich, sowohl die Kopf- als auch die Fußzeile im Browser zu bearbeiten. Dies erfolgt wie bei jeder anderen Website auch.

Über den Link Stylesheets bearbeiten ist auch möglich, die verwendeten Stylesheets direkt im Browser anzupassen. Das ist praktisch, muss man doch nicht den SharePoint Designer öffnen.

 

Wer möchte, kann mit den oben genannten Methoden lange experimentieren, mir persönlich hat es viel Spaß gemacht. Wenn Sie auch mit der öffentlichen Website von Office 365 arbeiten, lassen Sie es mich doch wissen.

Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-45.

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Nico Thiemer

Office 365: Administrator für Taxonomie Dienstanwendung eintragen

Taxonomien sind eine feine Sache, in SharePoint verstecken sich diese unter dem etwas sperrigen Begriff Terminologiespeicherverwaltung. Technisch gesehen handelt es sich hier um eine Dienstanwendung, welche den Service den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stellt. Und wie alle Dienstanwendungen hat diese einen Administrator. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass bei der Installation von SharePoint online oder Office 365 dieser nicht eingetragen ist. Und ohne diesen können Sie keine Taxonomien erstellen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die Schaltfläche zum Speichern weiß ist: Das muss so sein 🙂 Die bekommt erst Farbe, wenn Sie einen Wert ändern bzw. neu hinzufügen. Achten Sie auch darauf, dass die Standardsprache zuerst immer Englisch ist. Dies ist nicht immer gewünscht.

Den Dienst können Sie aus jeder verbundenen SharePoint Anwendungen direkt aus den Websiteeinstellungen aufrufen.

Nur ist es dort leider nicht möglich, den Administrator zu benennen, bzw. Personen, welche neue Einträge machen dürfen. Diese Einstellung wird in der Diensteinstellung vorgenommen. Und wo finden Sie diese in Office 365? Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, gehen Sie in das Office 365 Admin Portal, dort unten links in die Admin Centers und dann in SharePoint. Dort finden Sie am linken Rand die Einstellung term store. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
Alternativ können Sie das SharePoint Verwaltungsportal bzw. die Seite zum Verwalten des Dienstes direkt auch über

https://<Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/termstoremanager.aspx
erreichen.

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Anpassen der Sortiereinfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server 2013 Suche

In meinen Projekten habe ich oft die Forderung, dass in der Suche die Sortierreihenfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server Suche eine andere sein soll als die vorgegebene. Für die Sortierreihenfolge der Ergebnisse gibt es sogenannte Rankingmodelle. Diese legen nach bestimmen Kriterien fest, was in den Ergebnissen der Suche zuerst erscheint. Das Standardmodell ist das Relevanzmodell. Dabei wird ausgewertet, wie nah ein Treffer am Benutzer ist. Dabei ist es wichtiger, ob man ein Element erstellt oder geändert als z.B. die Anzahl der Schlagworte in einer Ergebnismenge. Viele Anwender wünschen sich aber z.B. eine Ergebnisliste sortiert nach dem Datum der Erstellung. Dieser Blogartikel soll zeigen, wie Sie die Sortierreihenfolge ändern und auch neue erstellen können.

Sortierreinfolge ändern

Um das folgende nachzuvollziehen, ist es wichtig, dass Sie mit einem Unternehmenssuchcenter arbeiten. Dieses erhalten Sie nach aktivieren der Enterprise Feature und dem Feature zur Veröffentlichungs-Infrastruktur. Ebenso ist es in Office 365 verfügbar. Erstellen Sie, sofern nicht schon vorhanden, eine neue Unterwebsite vom Typ Unternehmenssuchcenter.

Wenn Sie die Website öffnen, sind Sie auf der Suchseite (defaults.aspx), wir müssen aber die Suchergebnisseite anpassen (results.aspx). Geben Sie also in das Suchfeld einen beliebigen Begriff ein und klicken Sie auf Suchen bzw. das Symbol Lupe. Sie werden dann zur Suchergebnisseite weitergeleitet, welche Sie dann bearbeiten.

Wählen Sie anschließend den Webpart Suchergebnisse aus und bearbeiten diesen.

Im Abschnitt Einstellungen aktivieren Sie die Einstellung Sortierdropdown anzeigen und klicken anschließend auf OK.

Es erscheint nun über den Ergebnissen ein Dropdown, in welchen Sie verschiedene Sortierreihenfolge auswählen können. Klicken Sie auf Speichern und vergessen Sie nicht, dass die Seite auch veröffentlicht werden muss.

Eigene Sortierreinfolge definieren

Wenn Sie ein wenig mit den Sortierreihenfolge experimentieren, werden Sie feststellen, dass das Modell Datum nicht immer mit den Daten aus SharePoint übereinstimmt. Wenn Sie z.B. die Sortierreihenfolge Datum (neustes) auswählen, wird z.B. ein Dokument A, welches eher als ein Dokument B in SharePoint hoch geladen wurde, vor Dokument B angezeigt. Eigentlich müsste ja Dokument B als erstes erscheinen, da es ja neuer ist. Der Grund für dieses Verhalten liegt darin, dass hier das Datum ausgewertet wird, an welchen das Dokument im Dateisystem erstellt wurde. Wenn also Dokument A als erstes erstellt wurde, wird es auch höher angezeigt. Wollen wir das Datum nutzen, ab dem das Dokument in SharePoint verfügbar war, müssen wir eine eigene Sortierreihenfolge definieren.

Bearbeiten Sie dazu wieder den Webpart Suchergebnisse. In der Einstellung unter der Option Sortierdropdown anzeigen befindet sich ein Textfeld, welches die folgende Zeichenkette enthält.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]},{„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Das Format ist einfach zu erkennen. Ändern Sie die Zeichenkette wie unten gezeigt und fügen Sie dieser eine Sortierung nach dem SharePoint Metadatum Created hinzu.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]}, {„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]}, {„name“:“Erstellung in SharePoint“,“sorts“:[{„p“:“Created“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Nachdem Sie alles gespeichert und die Seite veröffentlicht haben, sollte jetzt auch die neue Sortierreihenfolge erscheinen. Wenn Sie möchten, können Sie auch neue erstellen. Analog dazu können Sie natürlich auch mit anderen Metadaten von SharePoint arbeiten. Experimentieren Sie ein wenig, es macht Spaß 🙂

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Verschieben und kopieren von Listen – Arbeiten mit Listenvorlagen

Eine Liste wird oft auf mehreren Sites mit den gleichen Ansichten und Einstellungen verwendet. Wenn die Liste auf allen neuen Websites verwendet wird, kann man diese in eine neue Websitevorlage einbauen. Ist dies nicht der Fall, ist es besser, eine eigene Listenvorlage zu erstellen. Gleichzeitig kann dies dazu genutzt werden, eine Liste zu kopieren oder zu verschieben. Entweder lassen Sie dann die ursprüngliche Liste stehen (kopieren), oder Sie löschen diese (verschieben). Die Vorlage können Sie später in der ganzen Websitesammlung auswählen und verwenden oder auch exportieren und an einen anderen Ort nutzen.

Listenvorlage erstellten

In jeden Fall müssen Sie zuerst eine Vorlage aus einer vorhandenen Liste anlegen. In meinen Fall ist die eine Liste mit Projektdaten. Gehen Sie zur Verwaltungswebseite der Liste über das Menüband Liste und den wählen Sie dort den Punkt Listeneinstellungen. Klicken Sie dort auf den Link Liste als Vorlage speichern im Abschnitt Berechtigungen und Verwaltung. Im folgenden Fenster müssen Sie der Vorlage einen Namen geben und auswählen, ob die Vorlage mit oder ohne Inhalt gespeichert werden soll. Wenn Sie die Vorlage gespeichert haben, besteht keine Verbindung mehr zwischen der Vorlage und der Liste. Änderungen, die an der ursprünglichen Liste durchgeführt werden, werden sich nicht in der Vorlage und den daraus erstellten Listen niederschlagen.

Listenvorlagen werden als Datei innerhalb der Datenbank gespeichert. In SharePoint ist ein zentraler Katalog vorhanden, in dem alle Listenvorlagen der Websitesammlung abgelegt werden. Unmittelbar nach dem Speichern der Vorlage bietet SharePoint sogar an, zu diesem Katalog zu wechseln.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt manuell mit diesem Katalog arbeiten möchten, gehen Sie zur Websiteverwaltung der höchsten Ebene und öffnen dort den Link Listenvorlagen im Abschnitt Web-Designer-Kataloge. Wenn Sie auf eine Vorlage klicken, so können Sie diese auch als .STP-Datei speichern und später auch in einem weiteren Portal verwenden.

Listenvorlangen verwenden

Wenn Sie eine neue Liste aus der Vorlage erstellen möchten, gehen Sie App hinzufügen. Dort finden Sie die Liste ganz normal in der Liste der vorhandenen Vorlagen. Das weitere Arbeiten unterscheidet sich nicht von dem schon bekannten.

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Arbeiten mit dem Feature Direkte Datensatzverwaltung

In SharePoint entsteht ab und zu die Notwendigkeit, ein Dokument für weitere Bearbeitung zu sperren und dieses später wieder zu entsperren. Dies ist natürlich möglich, wenn man aufwendig die Rechte ändert, wobei das Systemkonto von SharePoint trotzdem noch ändern kann. Dabei gibt es für diese Anforderung ein wenig bekanntes Feature, was in SharePoint Server seit Version 2010 verfügbar ist. Das dieses so selten genutzt wird, kann evtl. auch daran liegen, dass die Übersetzung nicht unbedingt darauf hinweist. Es handelt sich dabei um das Feature Direkte Datensatzverwaltung. Dieses sorgt dafür, dass ein Datensatz mit einen Klick für alle Benutzer komplett gesperrt wird. Niemand, auch das Systemkonto nicht, kann den Datensatz danach ändern.

Feature aktivieren und konfigurieren

Um das Feature zu nutzen, muss es zuerst in den Websitesammlungs-Features aktiviert werden. Eine Aktivierung pro Website ist nicht möglich.

Nach der Aktivierung müssen Sie das Feature noch konfigurieren. Dazu steht im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung der Websiteverwaltung auf der Startwebsite ein neuer Link bereit, Einstellungen für Datensatzdeklaration. Hier legen Sie fest, wie das Feature im System verwendet wird. Die Einstellungen sind verständlich erläutert, ich ändere immer den Punkt zwei, Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration und aktiviere dort die Einstellung An allen Speicherorten standardmäßig verfügbar. Wenn Sie die Standardeinstellung belassen, müssen Sie später in jeder Bibliothek explizit die direkte Datensatzverwaltung aktivieren.

Arbeiten mit der direkten Datensatzverwaltung

Um das Feature zu testen gehen Sie in eine Dokumentenbibliothek Ihrer Wahl markieren Sie ein Dokument. Klicken Sie dann im Menüband Datei auf Datensatz deklarieren. Die Seite wird neu geladen und das Symbol vor dem Dokument verändert sich, indem es ein kleines Schloss erhält. Gleichzeitig werden alle Schaltflächen deaktiviert, welches zur Bearbeitung des Dokumentes dienen. Natürlich ist die Deklaration nur möglich, wenn das Dokument nicht in einem Programm geöffnet ist.

So weit, so gut. Aber wie können Sie die Deklaration wieder aufheben? Denn dazu gibt es keine Schaltfläche im Menüband. Der Trick ist hier, sich über das Kontenmenü die Konformitätsdetails anzeigen zu lassen.

Dort können Sie in der vorletzten Einstellung die Deklaration des Datensatzes wieder aufheben. Wer das kann, haben Sie vorher in der Konfiguration festgelegt

Die Rechte auf dem Objekt wurden dabei zu keinen Zeitpunkt verändert. Eine Deaktivierung der Deklaration kann natürlich auch mit einem Workflow erfolgen.

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Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen

In vielen Fällen ist es notwendig, in einer Dokumentenbibliothek mehrere Inhaltstypen zu verwalten. Dabei handelt es sich um Vorlagen, welche immer wieder verwendet werden und aktualisiert werden können. Der Vorgang um einer Liste weitere Inhaltstypen hinzuzufügen, gliedert sich in drei Schritte. Es ist dabei egal, um welchen Typ von Liste oder Bibliothek es sich handelt. Die drei Schritte sind:

  • Erstellen der Vorlage
  • Erstellen eines Inhaltstyps, welcher der Vorlage zugeordnet wird und
  • Zuordnen des neuen Inhaltstyps zur Bibliothek.

Im folgenden Beispiel werde ich einer Dokumentenbibliothek mit dem Namen Dokumente, welche in den meisten Sitesvorlagen von SharePoint enthalten ist, den Inhaltstyp und damit die Vorlage für einen Vertrag hinzufügen. Das Erstellen der Vorlage möchte ich an diesen Punkt nicht weiter ausbauen. Erstellen Sie eine Vertragsvorlage in Microsoft Word und speichern Sie diese. In meinem Beispiel verwende ich eine Microsoft Word 2013 Vorlage, welche sich im Ordner C:\Vorlagen befindet und den Namen Vertragvorlage.dotx trägt.

Einen neuen Inhaltstyp erstellen

Als nächstes müssen Sie einen neuen Inhaltstyp erstellen und diesen dann die Vorlage zuweisen. Navigieren Sie dazu zu den Websiteeinstellungen in ihrer Startwebsite (Website der höchsten Ebene) und klicken Sie dort im Abschnitt Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen. Klicken Sie im Websiteinhaltstyp-Katalog
auf Erstellen.

Als erstes müssen Sie den neuen Inhaltstyp einen Namen geben. Da es im meinen Fall um eine Vorlage für einen Vertrag geht, nenne ich meinen neuen Inhaltstyp Vorlage
Vertrag.  Wichtig ist danach der übergeordnete Inhaltstyp. Damit legen Sie fest, welcher bisher vorhandene Inhaltstyp auf den neuen Inhaltstyp vererbt wird. Wir wählen den Inhaltstyp Dokument aus der Kategorie Dokumenteninhaltstypen. Außerdem müssen Sie noch angeben, in welcher Gruppe Sie den neu erstellten Inhaltstyp ablegen möchten. Wenn Sie nur wenige Inhaltstypen anlegen, können Sie diese ruhig in der vorhandenen Gruppe Benutzerdefinierte Inhaltstypen belassen. Falls Sie eine größere Menge anlegen, zum Beispiel weil Sie viele verschiedene Vorlagen haben, sollten Sie entsprechend neue Gruppen anlegen und nutzen.

 

Nachdem der neue Inhaltstyp erstellt wurde, können Sie diesen umfangreich konfigurieren. So können Sie neue Spalten hinzufügen, Richtlinien vergeben und vieles mehr.

Wir weisen dem Inhaltstyp nur die die schon vorhandene Dokumentvorlage zu. Klicken Sie dazu auf den Link Erweiterte Einstellungen auf der Verwaltungsseite des neuen Inhaltstyps. Unter dem Punkt Dokumentvorlage können Sie dem Inhaltstyp jetzt die Vorlage zuweisen, indem Sie diese hochladen. Wählen Sie dazu Neue Dokumentvorlage hochladen und navigieren Sie zu der gespeicherten Vorlage. In meinen Fall wäre das der Ordner C:\Vorlagen. Klicken Sie dann auf OK.


Dem Inhaltstyp einer Dokumentenbibliothek zuweisen

Die Konfiguration des neuen Inhaltstyps ist damit abgeschlossen. Als letztes müssen Sie noch der Dokumentenbibliothek den neuen Inhaltstyp zuweisen. Navigieren Sie dazu zu der Bibliothek, welche mehrere Vorlagen enthalten soll. In meinen Fall ist dies die Dokumentenbibliothek Dokumente. Klicken Sie dort im Menüband Bibliothek auf Bibliothekseinstellungen um zu den Einstellungen der Bibliothek zu gelangen.


Klicken Sie dort auf Erweiterte Einstellungen und aktivieren Sie den Punkt Verwaltung von Inhaltstypen zulassen. Beachten Sie, dass gleichzeitig der Punkt Dokumentvorlage deaktiviert wird, weil die gesamte Verwaltung der Vorlagen jetzt über Inhaltstypen gesteuert wird. Klicken Sie am Ende der Seite auf OK.

 

Wenn Sie zur Verwaltungsseite der Bibliothek zurückkehren, können Sie sehen, dass Sie jetzt einen neuen Abschnitt haben. Dies natürlich nur, wenn die Verwaltung von Inhaltstypen bisher deaktiviert war. Sie können jetzt Inhaltstypen verwalten und neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.

 

Es öffnet sich eine neue Seite, in welcher Sie festlegen können, welche Inhaltstypen mit der Bibliothek verbunden werden sollen. Wählen Sie zuerst die Gruppe in der sich Ihr Inhaltstyp befindet und dann den Inhaltstyp selber. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Klicken Sie auf OK und kehren Sie zur Verwaltungsseite zurück. Sie sehen dann, dass der neue Inhaltstyp angezeigt wird.

Sie haben jetzt zwei Inhaltstypen zur Auswahl, die Vorlage Vertrag und Dokument. Wenn Sie Dokument nicht benötigen, klicken Sie auf den Link für den Inhaltstyp Dokument und gelangen so zu seiner Verwaltungsseite. Dort gibt es einen Link um diesen zu löschen. Der Inhaltstyp wird dabei natürlich nicht aus dem System, sondern nur aus der Bibliothek gelöscht. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Inhaltstyp nicht schon in Verwendung ist.

Gehen Sie jetzt zur Bibliothek zurück und klicken Sie auf Neu. Der neue Inhaltstyp ist als Vorlage in der Bibliothek vorhanden. Verfahren Sie mit weiteren Vorlagen analog. Eine Bibliothek oder auch Liste kann auch mehrere Vorlagen verwalten.

Ich hoffe mit diesen Beitrag den Mythos Inhaltstypen etwas entzaubert zu haben und freue mich auf Kommentare.

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Ich bin 10 Jahre Microsoft Certified Trainer :)

Wie die Zeit vergeht. Kürzlich erhielt ich eine E-Mail von Microsoft, dass ich einen Award erhalte, da ich schon 10 Jahre Microsoft Certified Trainer (MCT) bin. Das musste ich selber erst einmal prüfen und siehe da, es ist so 🙂 Auch wenn die Entwicklung der Zertifizierung einige merkwürdige Wege gegangen ist, bin ich froh diese zu haben. Und die Kurse werden auch immer besser. Die aktuellen SharePoint MOC Kurse sind nicht schlecht, ich freue mich, wenn ich diese geben kann. Und unter dem Blättchen mit der Bestätigung ist sogar schon die Unterschrift von Satya Nadella:)

10 Jahre  MCT

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Nico Thiemer