Einführung und Unterstützung von Office 365 und Dynamics CRM 365

Kurz und bündig

Es wurden Dynamics CRM 365 in der Cloud sowie Office 365 eingeführt. Es wurden dabei nicht nur auf technischen Belange Wert gelegt, sondern auch auf die „weichen“ Faktoren. Der Kunde wird bis heute betreut.

Problemstellung

Der Kunde wünschte sich eine Einführung und Betrieb von Office 365 und Dynamics CRM 365 in der Cloud. Dabei sollte Dynamics CRM 365 mehrere Mandanten unterstützen.  Außerdem sollten Microsoft Teams und Planner eingeführt werden.

Lösungsansatz

Die e²C³ GmbH & Co. KGaA mit Ihrer Niederlassung in Dresden ist eine Investmentfirma, welche sich in verschiedenen Geschäftsfeldern bewegt. Am Anfang stand daher die Einführung von Dynamics CRM 365 in der Cloud. Die besondere Herausforderung war, dass die e²C³ GmbH & Co. KGaA mehrere Mandanten hat und diese in einer Dynamics CRM 365 Instanz abgebildet werden mussten. Durch eine intelligente Anpassung und Programmierung wurde dieses erreicht. Wie bei einem CRM System üblich, wird dieses ständig von mir weiterentwickelt.

Nach der Einführung von Dynamics CRM 365 stand die Einführung von Office 365 und hier besonders Microsoft Teams und Planner an. Die Herausforderung bestand dabei nicht in der technischen Implementierung, sondern vielmehr darin die Benutzer mitzunehmen. Denn der Wechsel von einer E-Mail basierenden Arbeitsweise zu einer Chat basierenden Arbeitsweise ist nicht trivial. Durch Schulungen und Workshop wurden diese Aufgaben gelöst. Auch hier findet eine ständige Betreuung statt.

Erzielte Ergebnisse

Alle sind glücklich und zufrieden, solange nicht wieder schräge Bugs auftauchen 🙂

Eingesetzte Module/Software

  • Dynamics CRM 36/Cloud
  • Office 365
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Planner

Kundenstimme

Michael Eckelmann, Geschäftsführer, e²C³ GmbH & Co. KGaA Dresden, kontinuierliche  Betreuung

„Mit Nico Thiemer haben wir jemanden, der uns in Microsoft Dynamics CRM und Office 365 mit all seinen Produkten hervorragend berät. Durch seine große Erfahrung, auch im Management, versteht er unsere Anforderungen und kann diese schnell und präzise umsetzen.“

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Migration und Einführung Microsoft Microsoft CRM 4 zu Dynamics CRM 2015

Kurz und bündig

Der Auftraggeber aus dem Bereich der Erwachsenenbildung benötigte eine Migration von Microsoft CRM 4 auf Microsoft CRM 2015. Gleichzeitig sollten neue Prozesse eingeführt werden. Schon vorhandener Code musste migriert oder neu geschrieben werden. Außerdem waren einige neue Reports zu erstellen und  bestehende Rollendefinitionen zu ändern.

Problemstellung

Beim Auftraggeber war schon eine Microsoft CRM 4 Installation vorhanden. Diese musste auf Dynamics CRM 2015 migriert werden ebenso wie schon vorhandener Code. Dies war umso schwieriger, da sich ja zu beiden Versionen nicht nur die Oberfläche, sondern auch das Programmiermodel komplett geändert hat. Eine Migration direkt zwischen den beiden Versionen war auch nicht möglich, es musste vielmehr zuerst auf CRM 2011, dort zu CRM 2013 und dann zu CRM 2015 migriert werden.

Lösungsansatz

Bei dem Projekt musste unterschieden werden zwischen der Migration der Daten und des Codes. Die Migration der Daten stellte sich dabei als vergleichsweise einfach heraus. Es wurden die verschiedenen Systeme installiert und die Datenbank jeweils migriert. Dies lief ohne größere Probleme ab.

Die Migration des Codes stellte dagegen ein Problem dar. Dieser lag sowohl kompiliert als Erweiterung als auch in JavaScript vor. Für den kompilierten Code war allerdings kein Quellcode mehr verfügbar und in CRM 2015 würde er nicht laufen. Dieser Code wurde also von Grund auf neu erstellt. Der Code in JavaScript wurde migriert wobei auch hier aufgrund des geänderten Frameworks ca. 80% neu geschrieben wurden, wenn auch zumindest die Struktur und Logik erhalten werden konnte.

Neue benötigte Reports wurde mit FetchXML aufgebaut. Die erlaubte eine einfachere und sicherere Erstellung der Reports. Zum Abschluss des Projektes wurden noch schon bestehende Rollendefinitionen geändert und damit das Projekt abgeschlossen.

Erzielte Ergebnisse

Sämtliche Inhalte aus dem Microsoft CRM 4 wurden komplett in Dynamics CRM 2015 migriert. Der neu geschriebene Code erfüllt seine Aufgabe, sodass die Benutzer die Prozesse wie gewohnt nutzen können. Ein Mehrwert wurde außerdem durch die Reports erreicht.

Eingesetzte Module/Software

  • SQL Server 2015
  • MS CRM 2015
  • Visual Studio
  • SQL Server Data Tools

Neuerstellung einer SharePoint 2013 Farm und Migration schon vorhandener Inhalte

Kurz und bündig

Der Auftraggeber aus dem öffentlichen Dienst benötigte eine komplette Neuinstallation seiner SharePoint 2013 Farm bestehend aus vier Servern, einem Office WebApp Server und einem Azure Workflow Manager. Zusätzlich musste vorhandener Inhalt aus schon zwei vorher bestehenden SharePoint 2013 Farmen migriert werden. Dieses kleine Projekt wurde innerhalb von vier Tagen abgeschlossen.

Problemstellung

Beim Auftraggeber waren schon zwei SharePoint Farmen vorhanden, welche aber gegenseitig in keinem Vertrauen standen und auch Fehler aufwiesen. Ebenso waren die Office WebApps nicht korrekt eingebunden und es gab Probleme mit dem externen Zugriff. Eine Installation von Azure Workflow Manager was vorher gewünscht wurden, aber bisher nicht erfolgt.

Lösungsansatz

Schnell war die Entscheidung gefallen, eine komplett neue SharePoint 2013 Server Farm aufsetzen. Um auch für die Zukunft gewappnet zu sein, wurde beschlossen die SharePoint Farm auf vier Server zu verteilen. Dabei wurden zwei Server Front-End, welche zusätzlich die Query- und Indexrolle der Suche ausführen und  zwei Anwendungsserver geplant. Der Azure Workflow Manager wurde auf einem Anwendungsserver installiert, auf den Front-End Servern dazu die entsprechenden Clients. Für die Office WebApps wurde der OfficeOnline Server 2016 installiert.

Nach dem Abschluss der Installation wurde der schon vorhandene Inhalt aus den zwei schon vorher vorhandenen Farmen in die neue Farm migriert.

Erzielte Ergebnisse

Sämtliche Inhalte, welche in SharePoint gehalten werden, sind jetzt zentral sowohl intern als auch extern verfügbar. Zusätzlich kann mit OfficeOnline und dem Azure Workflow Manager gearbeitet werden.

Eingesetzte Module

  • SharePoint Server 2013
  • OfficeOnline 2016
  • Azure Workflow Manager

 

Neuerstellung eines Konzernhandbuchs für die Messe Frankfurt/Main auf Basis SharePoint Server 2013

Kurz und bündig

Für die Messe Frankfurt/Main wurde auf der Basis SharePoint Server 2013 Standard ein neues Konzernhandbuch erstellt. Die Lösung stellt mehrere hundert Dokumente in einer eigens mit CSS und JavaScript dafür erstellen Oberfläche mit Hilfe der SharePoint Suche dar. Eine wesentliche Rolle spielte dabei die Verwaltung der Metadaten im verwalteten Metadatendienst. Vorherige lange Suchseiten gehören damit der Vergangenheit an. Die gesamte Projektlaufzeit betrug ca. sechs Monate.

Problemstellung

Die Messe Frankfurt/Main verfügte über eine Lösung, welche das vorhandene Konzernhandbuch nicht optimal darstellte und auch schwer zu durchsuchen war. Das Konzernhandbuch enthält sowohl Anweisungen (Reisereglungen, Annahme von Geschenken, etc.) als auch entsprechende Anhänge wie z.B. Formulare. Die Anweisungen sind dabei in verschiedenen Themengebieten (IT, Einkauf, etc.) organisiert.

Die Dokumente sollten dabei nicht in der typischen SharePoint Oberfläche präsentiert werden, sondern in einem eigenem Design, welche der Vorgabe der Messe Frankfurt/Main folgt. Eine solche Oberfläche musste daher erst erstellt werden. Dafür kam die Berliner Agentur Think Moto ins Spiel, welche die Vorlagen dafür lieferte. Die Abbildung unten zeigt die fertige Startseite. Die Lösung wurde in Deutsch und Englisch zur Verfügung gestellt.

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Lösungsansatz

Da für die Lösung eine Mehrsprachigkeit Deutsch/Englisch gefordert war, wurde diese mit SharePoint Bordmitteln, den Variations realisiert. Diese arbeiten zuverlässig und bieten für Mehrsprachigkeit ein umfangreiches Framework an. Zusätzlich sind diese einfach einzurichten, damit waren diese das Mittel der Wahl. Sämtliche Abbildungen hier sind in der deutschen Sprache, sämtliche Seiten existieren auch noch einmal auf Englisch.

Schnell war klar, dass es in dem Projekt zwei Herausforderungen gab: Die Konfiguration der SharePoint Suche und das Erstellen der anspruchsvollen Oberfläche. Für die Oberfläche wurde sowohl mit umfangreichen CSS3 Elementen als auch mit jQuery gearbeitet. Bei der Suche war zu beachten, dass alle Dokumente mit einer Vielzahl von Metadaten (wer hat freigegeben, wann ist der nächste Prüftermin, für wem ist das Dokument gültig, etc.) versehen sind. Um eine einfach Verwaltung als auch Eingabe zu ermöglichen, wurden diese Daten im verwalteten Metadatendienst von SharePoint verwaltet. Die Daten wurden dazu per CSV importiert.

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Die eigentlichen Suchabfragen wurden per JavaScript erzeugt und an die Suche übergeben. Dabei wurden die Parameter der Suche per JavaScript aus dem verwalteten Metadatendienst in einem DropDown angezeigt, was wiederum die Verwaltung erleichtert. Für die Präsentation der Suchergebnisse wurden eigene DisplayTemplates erzeugt, in welchen sowohl die Kerndaten als auch die Metadaten angezeigt wurden. Die Abbildung unten zeigt die erweiterte Suche in der Anwendung zusammen mit einem aufgeklappten Metadatum.

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Damit die Benutzer alle Punkte der Anwendung schnell erreichen können, wurde ein Menü entworfen, welche aus jeder Seite der Anwendung abrufbar ist und sich jeweils über die Seite legt.

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Die Abbildung unten zeigt die Themengebiete der Dokumente, wobei sowohl die Beschriftungen als auch die Verlinkung der Kacheln wiederum aus dem verwalteten Metadatendienst kommen.

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Für die Anzeige der Inhalte der jeweiligen Themengebiete wurden ebenso wie in der Anzeige der Suchergebnisse eigene DisplayTemplates erstellt. Und tatsächlich ist die Anzeige ein Suchergebnis-Webpart, in welchen die Suchabfrage entsprechend angepasst wurde. Die Anzeige der Suchergebnisse zeigt praktisch keine Verzögerung.

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Erzielte Ergebnisse

Die Forderung, den Benutzern eine mehrsprachige, einfach zu bedienende Anwendung in SharePoint Server 2013 zur Verfügung zu stellen, wurde vollauf erfüllt. Wichtige Dokumente können nun schnell entweder über eine geführte Navigation oder über eine einfache und dabei leistungsstarke Suche gefunden werden. Das Zusammenspiel aller Beteiligten, der Messe Frankfurt/Main als Auftraggeber, der Agentur Think Motto für das Design und von Nico Thiemer – Informationsarchitekt als Spezialist für SharePoint sowie Cedric Oettel für die Umsetzung komplexer Routinen war ein voller Erfolg.

Eingesetzte Module/Hilfsmittel

  • SharePoint Server 2013 Standard
  • SharePoint Search
  • SharePoint Variations
  • Taxonomieservice
  • DisplayTemplates
  • CSS3
  • jQuery