Neuerstellung eines Konzernhandbuchs für die Messe Frankfurt/Main auf Basis SharePoint Server 2013

Kurz und bündig

Für die Messe Frankfurt/Main wurde auf der Basis SharePoint Server 2013 Standard ein neues Konzernhandbuch erstellt. Die Lösung stellt mehrere hundert Dokumente in einer eigens mit CSS und JavaScript dafür erstellen Oberfläche mit Hilfe der SharePoint Suche dar. Eine wesentliche Rolle spielte dabei die Verwaltung der Metadaten im verwalteten Metadatendienst. Vorherige lange Suchseiten gehören damit der Vergangenheit an. Die gesamte Projektlaufzeit betrug ca. sechs Monate.

Problemstellung

Die Messe Frankfurt/Main verfügte über eine Lösung, welche das vorhandene Konzernhandbuch nicht optimal darstellte und auch schwer zu durchsuchen war. Das Konzernhandbuch enthält sowohl Anweisungen (Reisereglungen, Annahme von Geschenken, etc.) als auch entsprechende Anhänge wie z.B. Formulare. Die Anweisungen sind dabei in verschiedenen Themengebieten (IT, Einkauf, etc.) organisiert.

Die Dokumente sollten dabei nicht in der typischen SharePoint Oberfläche präsentiert werden, sondern in einem eigenem Design, welche der Vorgabe der Messe Frankfurt/Main folgt. Eine solche Oberfläche musste daher erst erstellt werden. Dafür kam die Berliner Agentur Think Moto ins Spiel, welche die Vorlagen dafür lieferte. Die Abbildung unten zeigt die fertige Startseite. Die Lösung wurde in Deutsch und Englisch zur Verfügung gestellt.

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Lösungsansatz

Da für die Lösung eine Mehrsprachigkeit Deutsch/Englisch gefordert war, wurde diese mit SharePoint Bordmitteln, den Variations realisiert. Diese arbeiten zuverlässig und bieten für Mehrsprachigkeit ein umfangreiches Framework an. Zusätzlich sind diese einfach einzurichten, damit waren diese das Mittel der Wahl. Sämtliche Abbildungen hier sind in der deutschen Sprache, sämtliche Seiten existieren auch noch einmal auf Englisch.

Schnell war klar, dass es in dem Projekt zwei Herausforderungen gab: Die Konfiguration der SharePoint Suche und das Erstellen der anspruchsvollen Oberfläche. Für die Oberfläche wurde sowohl mit umfangreichen CSS3 Elementen als auch mit jQuery gearbeitet. Bei der Suche war zu beachten, dass alle Dokumente mit einer Vielzahl von Metadaten (wer hat freigegeben, wann ist der nächste Prüftermin, für wem ist das Dokument gültig, etc.) versehen sind. Um eine einfach Verwaltung als auch Eingabe zu ermöglichen, wurden diese Daten im verwalteten Metadatendienst von SharePoint verwaltet. Die Daten wurden dazu per CSV importiert.

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Die eigentlichen Suchabfragen wurden per JavaScript erzeugt und an die Suche übergeben. Dabei wurden die Parameter der Suche per JavaScript aus dem verwalteten Metadatendienst in einem DropDown angezeigt, was wiederum die Verwaltung erleichtert. Für die Präsentation der Suchergebnisse wurden eigene DisplayTemplates erzeugt, in welchen sowohl die Kerndaten als auch die Metadaten angezeigt wurden. Die Abbildung unten zeigt die erweiterte Suche in der Anwendung zusammen mit einem aufgeklappten Metadatum.

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Damit die Benutzer alle Punkte der Anwendung schnell erreichen können, wurde ein Menü entworfen, welche aus jeder Seite der Anwendung abrufbar ist und sich jeweils über die Seite legt.

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Die Abbildung unten zeigt die Themengebiete der Dokumente, wobei sowohl die Beschriftungen als auch die Verlinkung der Kacheln wiederum aus dem verwalteten Metadatendienst kommen.

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Für die Anzeige der Inhalte der jeweiligen Themengebiete wurden ebenso wie in der Anzeige der Suchergebnisse eigene DisplayTemplates erstellt. Und tatsächlich ist die Anzeige ein Suchergebnis-Webpart, in welchen die Suchabfrage entsprechend angepasst wurde. Die Anzeige der Suchergebnisse zeigt praktisch keine Verzögerung.

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Erzielte Ergebnisse

Die Forderung, den Benutzern eine mehrsprachige, einfach zu bedienende Anwendung in SharePoint Server 2013 zur Verfügung zu stellen, wurde vollauf erfüllt. Wichtige Dokumente können nun schnell entweder über eine geführte Navigation oder über eine einfache und dabei leistungsstarke Suche gefunden werden. Das Zusammenspiel aller Beteiligten, der Messe Frankfurt/Main als Auftraggeber, der Agentur Think Motto für das Design und von Nico Thiemer – Informationsarchitekt als Spezialist für SharePoint sowie Cedric Oettel für die Umsetzung komplexer Routinen war ein voller Erfolg.