Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen
Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Dies ist der dritte Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Diesmal möchte ich den höchsten Wert einer Spalte, z.B. eine laufende Nummer, ermitteln sowie Werte aus anderen Listen abfragen. Beides werde ich in einem Workflow darstellen.

Der Gedanke hinter dem Workflow ist, das der Workflow einen Eintrag erstellt, z.B. einen neuen Eintrag in eine Projektliste und dabei eine Projektnummer vergeben wird. Diese ist ungleich der ID des Listeneintrages und setzt sich zusammen aus der ID des Eintrages und der laufenden Nummer des vorherigen Eintrages plus 25. Um dies zu ermöglichen, muss ich innerhalb meiner Liste nachschlagen. Wir werden aber sehen, dass es keinen Unterschied macht, ob ich in der Liste nachschlage wo der Eintrag erstellt wird oder in einer andern Liste. Dieser Workflow wird nur funktionieren, wenn Sie keine Einträge aus der Liste löschen. Eine kleine Beispielliste finden Sie in der Abbildung unten. Der Workflow startet in der Regel bei einer Neuanlage.

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Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im ersten Artikel der Serie beschrieben. In diesem neuem Workflow erstellen Sie zuerst folgende Variablen wie in der Abbildung unten. Klicken Sie dafür in der Menüleiste ganz rechts auf Lokale Variablen. Geben Sie dann jeweils einen Namen und den Typ ein.

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Die Liste der neuen Variablen.

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Fügen Sie dann die Aktion Workflowvariable festlegen in Stufe 1 des Workflows ein. Klicken Sie auf Workflowvariable und wählen Sie Element-ID aus. Klicken Sie auf Wert und dann auf das kleine Formelzeichen. Lassen Sie im folgenden Fenster die Datenquelle auf Aktuelles Element und wählen Sie bei Quellfeld ID aus. Mit OK bestätigen.

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Fügen Sie dahinter die Aktion Berechnung ausführen aus den Hauptaktionen ein. Um die Aktion richtig zu konfigurieren, müssen Sie auf die Variable zugreifen, was sich aber nicht gleich erschließt. Klicken Sie auf den linken Link in der Aktion, welcher mit Wert beschriftet ist und dann auf das kleine Formelzeichen. Wählen Sie im folgenden Fenster in der Datenquelle Workflowvariable und -parameter und wählen Sie im  Quellfeld Variable: Element-ID aus. Mit OK bestätigen. Konfigurieren Sie die Aktion weiter wie in der Abbildung gezeigt.

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Fügen Sie dann eine weitere Aktion Workflowvariable festlegen ein. Wählen Sie die Variable Laufende Zahl vorheriger Eintrag aus und klicken Sie auf Wert und das Formelsymbol. Hier wird es spannend. Das folgende bezieht sich auf die Liste in der Abbildung oben, aus dem Eintrag vorher möchte ich die laufende Nummer extrahieren.

In der Datenquelle scrollen Sie nach unten und wählen Sie die aktuelle Liste  (Projektliste) aus. Natürlich können Sie auch jede andere Liste auswählen, wenn Sie aus dieser Daten möchten. Bei Quellfeld wählen Sie das Feld laufende Nummer. Dies ist das Feld, dessen Wert wir auslesen möchte. Allerdings weiß jetzt der Workflow noch nicht, aus welcher Zeile wir den Wert haben möchten. Im Fenster unten können Sie über Listenelement suchen jetzt diese Zeile angeben. Konfigurieren Sie dies so wie in der Abbildung gezeigt. Dazu wählen Sie bei Feld ID und in Wert klicken Sie auf das Formelsymbol. Dort wählen Sie wieder in Datenquelle Workflowvariable und –parameter und Variable: Element-ID vorheriger Eintrag.

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Zu der Variable laufende Nummer muss jetzt noch der Wert 25 addiert werden. Dazu verwenden wir die schon oben benutzte Aktion.

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Anschließend erzeugen wir die Projektnummer. Fügen Sie die Aktion Workflowvariable festlegen ein. Die Variable ist Projektnummer. Klicken auf Wert und diesmal auf die drei Punkte neben dem Eingabefeld. Im neuem Fenster klicken Sie auf Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern. Fügen Sie jetzt die Variable Variable: Element-ID, einen Bindestrich und Variable: Laufende Zahl vorheriger Eintrag ein.

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Jetzt müssen wir nur noch den Wert in den neuen Eintrag schreiben. Fügen Sie dazu die Aktion Feld im aktuellen Element festlegen ein. Bei Feld wählen Sie Projektnummer und bei Wert die Variable Projektnummer. Fügen Sie noch den Abschluss des Workflows hinzu. Der fertige Workflow sollte wie die Abbildung unten aussehen.

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Workflows mit SharePoint Designer

Dies ist der Start einer Serie, in welcher ich verschiedene Workflows vorstelle, welche mit SharePoint Designer 2013 erstellt werden und in Projekten immer wieder auftauchen. Die sind die weiteren Artikel.

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Zum Start der Serie gibt es zuerst eine kleine Übersicht über SharePoint Workflows und SharePoint Designer generell. Die folgenden Artikel werden dann die folgenden Workflows beschreiben:

  • Genehmigungen mit SharePoint 2013 Workflows
  • Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
  • Eine Unterwebsite anlegen mit SharePoint Webservices

Übersicht über SharePoint Workflows

SharePoint kommt bisher mit zwei unterschiedlichen Workflow Plattformen, den 2010 und den 2013 Workflows. Die Zahl gibt dabei an, wann diese Workflows Plattformen in SharePoint gekommen sind. Beide Workflow Plattformen können auch in SharePoint 2016 und in der aktuellen SharePoint Online Plattform verwendet werden. Ich empfehle, immer wenn möglich, mit den 2013er Workflows zu arbeiten.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten beiden Plattformen.

Thema 2010 Workflows 2013 Workflows
Verfügbarkeit Nach Installation SharePoint, keine weiteren Schritte notwendig. Nach Installation bzw. Verbindung zum Workflow Manager. Sonst nicht verfügbar.
Last der ausgeführten Workflows Liegen auf SharePoint Server Installation des Workflow Managers. Dieser kann, aber muss nicht auf einem SharePoint Server installiert werden. Wenn der Workflow Manager auf einem SharePoint Server läuft, liegt dort natürlich auch die Last.
Braucht Client auf SharePoint Server Nein Ja, auf Frontendserver sofern dort nicht der Workflow Manager installiert ist.
Schleifen im Workflow Nein, bzw. extrem aufwendig Ja
Starten eines Workflows
  • Manuell
  • Änderung
  • Neuerstellung
  • Manuell
  • Änderung
  • Neuerstellung
Startreihenfolge ändern, wenn mehrere Workflows automatisch starten Nein Nein
Startformular eines Workflows Immer Nur wenn explizit gewünscht.
Deklarativ Ja Ja
Anzahl der Workflow welche  gleichzeitig starten 6 pro Sekunde/Webserver 6 pro Sekunde/Webserver
Anzahl der Workflows welche gleichzeitig in einer Inhaltsdatenbank laufen. Kommen mehr Workflows, werden diese in eine Warteschleife gelegt.

Dabei führt ein Workflow eine Aktion aus, das Warten auf den Abschluss eine Aufgabe zählt z.B. nicht dazu, allerdings das Erstellen der Aufgabe.

 15 15
Transaktionssicher Nein Nein
Kompatibel mit jeweils anderer Version Nein Nein
Kann gebunden werden an
  • Liste
  • Inhaltstyp
  • Website
  • Liste
  • Inhaltstyp
  • Website

Einen einfachen Workflow mit SharePoint Designer erstellen

Wenn Sie einen Workflow mit SharePoint Designer erstellen möchten, so müssen Sie diesen zuerst herunterladen von https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491. Die 2013er Version ist dabei die letzte, es gibt keinen SharePoint Designer für 2016, allerdings kann der 2013er Designer für SharePoint 2016 und SharePoint Online verwendet werden. Wenn Sie auf den Rechner, auf dem SharePoint Designer installiert werden soll, schon andere Office Programme installiert haben, so muss der Designer die gleiche Bitzahl haben. Sie können also keinen 64 Bit SharePoint Designer neben einen 32 Bit Office installieren. Idealerweise haben Sie auch die gleiche Installationssprache.

Nach der Installation öffnen Sie den SharePoint Designer und verbinden sich zu Ihrer Website. Als Beispiel werde ich einen einfachen Listen-Workflow erstellen, der eine E-Mail verschickt. Natürlich muss dafür der E-Mail Versand in der Zentraladministration (on premise) konfiguriert sein. Wenn Sie SharePoint Online verwenden geht es sofort. Die nächsten Workflows werden dann komplexer 🙂

Wenn Sie sich zur Site verbunden haben, sehen Sie links eine Navigation, welche an dritter Stelle den Punkt Workflow enthält. Klicken Sie auf diesen.

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Sie sehen dann, sofern vorhanden, die auf dieser Site vorhandenen Workflows. Dabei werden auch die SharePoint Systemeigenen Workflows aufgeführt, sofern diese vorhanden sind. Um einen neuen Listen-Workflow zu erstellen, klicken Sie oben links auf Listenworkflow und wählen Sie die Liste aus in der der Workflow erstellt werden soll.

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Wenn Sie 2013er Workflows zur Verfügung haben, wird Ihnen jetzt ein Fenster gezeigt, in welchen Sie dem neuen Workflow einen Namen und eine Beschreibung vergeben können und die 2013 Plattform schon vorausgewählt ist. Natürlich können Sie im Dropdown auch die 2010er Plattform auswählen. Beachten Sie, dass Sie den Plattformtyp nachträglich nicht ändern können.

Wenn Sie keine 2013 Plattform haben, steht eben auch nur die 2010 Plattform zur Auswahl. Ich verwende beim Namen des Workflows übrigens gern die Plattform mit, damit ich im Fall der Fälle gleich weiß wo ich bei Problemen nachschauen kann. In beiden Fällen dauert es eine Weile bis Sie beginnen könnnen den Workflow zu erstellen, SharePoint Designer muss erst noch Daten vom SharePoint Server laden.

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Beispiel Workflow mit der 2010er Plattform

Im Workflow Designer haben Sie in der Menüleiste im Abschnitt Einfügen die Punkte Bedingungen und Aktionen. Die sind die Bestandteile, aus denen ein Workflow besteht. Es sollte sich jetzt ein oranger Strich im Designer befinden. Dies ist die Stelle, wo die Bedingung oder die Aktion eingefügt wird.

Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie die Aktion E-Mail senden aus.

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Die meisten Aktionen müssen erst noch konfiguriert werden. Dazu klicken Sie auf den blauen Link, welcher den entsprechenden Dialog öffnet.

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In der Aktion E-Mail müssen Sie einen Empfänger und einen Betreff eingeben, der Rest ist optional. Klicken Sie zum Abschluss auf OK.

Um den Workflow zu veröffentlichen, klicken Sie oben links auf Veröffentlichen.

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Wenn Sie Fehler im Workflow haben, so wird Ihnen dies mitgeteilt. Sie müssen diese zuerst korrigieren und müssen dann noch einmal veröffentlichen.

Beispiel Workflow mit der 2013er Plattform

Das Erstellen und Einfügen der Aktionen und Bedingungen ist analog eines 2010er Workflows. Allerdings sieht hier der Editor etwas anders aus.

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Sie müssen vor dem Veröffentlichen immer noch eine Aktion in den Abschnitt Übergang in Phase einfügen. Klicken Sie dazu in den Bereich Übergang in Phase und dann auf Aktion. Dort sollte es nur eine Aktion geben: Gehe zu einer Stufe. Konfigurieren Sie diese Aktion mit einen Klick auf den Link in der Aktion und wählen Sie Ende des Workflows. Anschließend können Sie ganz normal veröffentlichen.

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Sofern Sie das manuelle Starten eines Listenworkflow konfiguriert haben, können Sie den Workflow immer aus dem Kontextmenü eines Listenelementes starten. Bei SharePoint Online müssen Sie dazu in die klassische Ansicht umschalten.

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