Anpassen der Sortiereinfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server 2013 Suche

In meinen Projekten habe ich oft die Forderung, dass in der Suche die Sortierreihenfolge der Ergebnisse in der SharePoint Server Suche eine andere sein soll als die vorgegebene. Für die Sortierreihenfolge der Ergebnisse gibt es sogenannte Rankingmodelle. Diese legen nach bestimmen Kriterien fest, was in den Ergebnissen der Suche zuerst erscheint. Das Standardmodell ist das Relevanzmodell. Dabei wird ausgewertet, wie nah ein Treffer am Benutzer ist. Dabei ist es wichtiger, ob man ein Element erstellt oder geändert als z.B. die Anzahl der Schlagworte in einer Ergebnismenge. Viele Anwender wünschen sich aber z.B. eine Ergebnisliste sortiert nach dem Datum der Erstellung. Dieser Blogartikel soll zeigen, wie Sie die Sortierreihenfolge ändern und auch neue erstellen können.

Sortierreinfolge ändern

Um das folgende nachzuvollziehen, ist es wichtig, dass Sie mit einem Unternehmenssuchcenter arbeiten. Dieses erhalten Sie nach aktivieren der Enterprise Feature und dem Feature zur Veröffentlichungs-Infrastruktur. Ebenso ist es in Office 365 verfügbar. Erstellen Sie, sofern nicht schon vorhanden, eine neue Unterwebsite vom Typ Unternehmenssuchcenter.

Wenn Sie die Website öffnen, sind Sie auf der Suchseite (defaults.aspx), wir müssen aber die Suchergebnisseite anpassen (results.aspx). Geben Sie also in das Suchfeld einen beliebigen Begriff ein und klicken Sie auf Suchen bzw. das Symbol Lupe. Sie werden dann zur Suchergebnisseite weitergeleitet, welche Sie dann bearbeiten.

Wählen Sie anschließend den Webpart Suchergebnisse aus und bearbeiten diesen.

Im Abschnitt Einstellungen aktivieren Sie die Einstellung Sortierdropdown anzeigen und klicken anschließend auf OK.

Es erscheint nun über den Ergebnissen ein Dropdown, in welchen Sie verschiedene Sortierreihenfolge auswählen können. Klicken Sie auf Speichern und vergessen Sie nicht, dass die Seite auch veröffentlicht werden muss.

Eigene Sortierreinfolge definieren

Wenn Sie ein wenig mit den Sortierreihenfolge experimentieren, werden Sie feststellen, dass das Modell Datum nicht immer mit den Daten aus SharePoint übereinstimmt. Wenn Sie z.B. die Sortierreihenfolge Datum (neustes) auswählen, wird z.B. ein Dokument A, welches eher als ein Dokument B in SharePoint hoch geladen wurde, vor Dokument B angezeigt. Eigentlich müsste ja Dokument B als erstes erscheinen, da es ja neuer ist. Der Grund für dieses Verhalten liegt darin, dass hier das Datum ausgewertet wird, an welchen das Dokument im Dateisystem erstellt wurde. Wenn also Dokument A als erstes erstellt wurde, wird es auch höher angezeigt. Wollen wir das Datum nutzen, ab dem das Dokument in SharePoint verfügbar war, müssen wir eine eigene Sortierreihenfolge definieren.

Bearbeiten Sie dazu wieder den Webpart Suchergebnisse. In der Einstellung unter der Option Sortierdropdown anzeigen befindet sich ein Textfeld, welches die folgende Zeichenkette enthält.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]},{„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Das Format ist einfach zu erkennen. Ändern Sie die Zeichenkette wie unten gezeigt und fügen Sie dieser eine Sortierung nach dem SharePoint Metadatum Created hinzu.

[{„name“:“Relevanz“,“sorts“:[]}, {„name“:“Datum (neustes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:1}]},{„name“:“Datum (ältestes)“,“sorts“:[{„p“:“Write“,“d“:0}]}, {„name“:“Erstellung in SharePoint“,“sorts“:[{„p“:“Created“,“d“:0}]},{„name“:“Lebensdaueransichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsLifeTime“,“d“:1}]},{„name“:“Zuletzt verwendete Ansichten“,“sorts“:[{„p“:“ViewsRecent“,“d“:1}]}]

Nachdem Sie alles gespeichert und die Seite veröffentlicht haben, sollte jetzt auch die neue Sortierreihenfolge erscheinen. Wenn Sie möchten, können Sie auch neue erstellen. Analog dazu können Sie natürlich auch mit anderen Metadaten von SharePoint arbeiten. Experimentieren Sie ein wenig, es macht Spaß 🙂

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Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen

In vielen Fällen ist es notwendig, in einer Dokumentenbibliothek mehrere Inhaltstypen zu verwalten. Dabei handelt es sich um Vorlagen, welche immer wieder verwendet werden und aktualisiert werden können. Der Vorgang um einer Liste weitere Inhaltstypen hinzuzufügen, gliedert sich in drei Schritte. Es ist dabei egal, um welchen Typ von Liste oder Bibliothek es sich handelt. Die drei Schritte sind:

  • Erstellen der Vorlage
  • Erstellen eines Inhaltstyps, welcher der Vorlage zugeordnet wird und
  • Zuordnen des neuen Inhaltstyps zur Bibliothek.

Im folgenden Beispiel werde ich einer Dokumentenbibliothek mit dem Namen Dokumente, welche in den meisten Sitesvorlagen von SharePoint enthalten ist, den Inhaltstyp und damit die Vorlage für einen Vertrag hinzufügen. Das Erstellen der Vorlage möchte ich an diesen Punkt nicht weiter ausbauen. Erstellen Sie eine Vertragsvorlage in Microsoft Word und speichern Sie diese. In meinem Beispiel verwende ich eine Microsoft Word 2013 Vorlage, welche sich im Ordner C:\Vorlagen befindet und den Namen Vertragvorlage.dotx trägt.

Einen neuen Inhaltstyp erstellen

Als nächstes müssen Sie einen neuen Inhaltstyp erstellen und diesen dann die Vorlage zuweisen. Navigieren Sie dazu zu den Websiteeinstellungen in ihrer Startwebsite (Website der höchsten Ebene) und klicken Sie dort im Abschnitt Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen. Klicken Sie im Websiteinhaltstyp-Katalog
auf Erstellen.

Als erstes müssen Sie den neuen Inhaltstyp einen Namen geben. Da es im meinen Fall um eine Vorlage für einen Vertrag geht, nenne ich meinen neuen Inhaltstyp Vorlage
Vertrag.  Wichtig ist danach der übergeordnete Inhaltstyp. Damit legen Sie fest, welcher bisher vorhandene Inhaltstyp auf den neuen Inhaltstyp vererbt wird. Wir wählen den Inhaltstyp Dokument aus der Kategorie Dokumenteninhaltstypen. Außerdem müssen Sie noch angeben, in welcher Gruppe Sie den neu erstellten Inhaltstyp ablegen möchten. Wenn Sie nur wenige Inhaltstypen anlegen, können Sie diese ruhig in der vorhandenen Gruppe Benutzerdefinierte Inhaltstypen belassen. Falls Sie eine größere Menge anlegen, zum Beispiel weil Sie viele verschiedene Vorlagen haben, sollten Sie entsprechend neue Gruppen anlegen und nutzen.

 

Nachdem der neue Inhaltstyp erstellt wurde, können Sie diesen umfangreich konfigurieren. So können Sie neue Spalten hinzufügen, Richtlinien vergeben und vieles mehr.

Wir weisen dem Inhaltstyp nur die die schon vorhandene Dokumentvorlage zu. Klicken Sie dazu auf den Link Erweiterte Einstellungen auf der Verwaltungsseite des neuen Inhaltstyps. Unter dem Punkt Dokumentvorlage können Sie dem Inhaltstyp jetzt die Vorlage zuweisen, indem Sie diese hochladen. Wählen Sie dazu Neue Dokumentvorlage hochladen und navigieren Sie zu der gespeicherten Vorlage. In meinen Fall wäre das der Ordner C:\Vorlagen. Klicken Sie dann auf OK.


Dem Inhaltstyp einer Dokumentenbibliothek zuweisen

Die Konfiguration des neuen Inhaltstyps ist damit abgeschlossen. Als letztes müssen Sie noch der Dokumentenbibliothek den neuen Inhaltstyp zuweisen. Navigieren Sie dazu zu der Bibliothek, welche mehrere Vorlagen enthalten soll. In meinen Fall ist dies die Dokumentenbibliothek Dokumente. Klicken Sie dort im Menüband Bibliothek auf Bibliothekseinstellungen um zu den Einstellungen der Bibliothek zu gelangen.


Klicken Sie dort auf Erweiterte Einstellungen und aktivieren Sie den Punkt Verwaltung von Inhaltstypen zulassen. Beachten Sie, dass gleichzeitig der Punkt Dokumentvorlage deaktiviert wird, weil die gesamte Verwaltung der Vorlagen jetzt über Inhaltstypen gesteuert wird. Klicken Sie am Ende der Seite auf OK.

 

Wenn Sie zur Verwaltungsseite der Bibliothek zurückkehren, können Sie sehen, dass Sie jetzt einen neuen Abschnitt haben. Dies natürlich nur, wenn die Verwaltung von Inhaltstypen bisher deaktiviert war. Sie können jetzt Inhaltstypen verwalten und neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.

 

Es öffnet sich eine neue Seite, in welcher Sie festlegen können, welche Inhaltstypen mit der Bibliothek verbunden werden sollen. Wählen Sie zuerst die Gruppe in der sich Ihr Inhaltstyp befindet und dann den Inhaltstyp selber. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Klicken Sie auf OK und kehren Sie zur Verwaltungsseite zurück. Sie sehen dann, dass der neue Inhaltstyp angezeigt wird.

Sie haben jetzt zwei Inhaltstypen zur Auswahl, die Vorlage Vertrag und Dokument. Wenn Sie Dokument nicht benötigen, klicken Sie auf den Link für den Inhaltstyp Dokument und gelangen so zu seiner Verwaltungsseite. Dort gibt es einen Link um diesen zu löschen. Der Inhaltstyp wird dabei natürlich nicht aus dem System, sondern nur aus der Bibliothek gelöscht. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Inhaltstyp nicht schon in Verwendung ist.

Gehen Sie jetzt zur Bibliothek zurück und klicken Sie auf Neu. Der neue Inhaltstyp ist als Vorlage in der Bibliothek vorhanden. Verfahren Sie mit weiteren Vorlagen analog. Eine Bibliothek oder auch Liste kann auch mehrere Vorlagen verwalten.

Ich hoffe mit diesen Beitrag den Mythos Inhaltstypen etwas entzaubert zu haben und freue mich auf Kommentare.

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Importieren und Update von Firmen- und Kontaktdaten in Microsoft Dynamics CRM 2013 Teil 1

Wer mit Microsoft Dynamics CRM 2013 arbeitet und schon einmal versucht hat, einen Import von Firmen und Kontaktdaten zu machen, weiß um die damit verbundenen Schmerzen und Probleme. Diese Blogbeiträge sollen helfen, die größten Hürden zu umgehen und die Nerven zu schonen. Im ersten Teil stelle ich den allgemeinen Import von Daten in das CRM vor, im zweiten Teil wird es um das Update gehen.

Um es möglichst realistisch zu gestalten, betrachten wir zwei Konstellationen:

  • Den Import von Daten in ein frisches CRM
  • Den Import von Daten in ein gefülltes CRM, wobei wir nicht wissen, ob ein Teil der zu importierenden Daten schon im CRM vorhanden ist.

Wie gehen in beiden Fällen davon aus, dass uns die Daten in einer CSV Datei vorliegen, welche die Spalten mit einem Semikolon trennt. Die erste Spalte enthält die Überschrift. Die Datei hat die folgenden Spalten:

  • Firmenname
  • Ort
  • Straße
  • Nachname
  • Vorname
  • Telefon Kontakt
  • E-Mail Kontakt

Wie wir sehen können, haben wir hier zwei Entitäten vorliegen, jeweils die Entität

  • Firma und
  • Kontakt

Dieser Punkt wird später noch wichtig sein. Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Rechte besitzen. Im zweiten Beitrag benötigen Sie das Recht, das System anzupassen. Dies ist ein sehr hohes Recht.

Der Import von Daten in ein frisches CRM

Es gibt mehrere Wege, um Importe von Daten in Microsoft Dynamics CRM 2013 zu realisieren. Ich beschreibe hier einen Weg, welcher vergleichsweise aufwendig, aber dafür sehr sicher ist.

Um die Daten in ein frisches CRM zu importieren, bietet sich der Importassistent an. Sie finden diesen unter Einstellungen => Datenverwaltung => Importe. Sie finden dort in der Menüleiste den Punkt Daten importieren.

2014-08-07 08_44_41-Importe Meine Importe - Microsoft Dynamics CRM - Internet Explorer

Wenn Sie auf den Assistenten klicken, werden Sie aufgefordert, zuerst die Importdatei hochzuladen. Mit einen Klick auf Weiter wird die Datei hochgeladen und befindet sich damit in der Datenbank, wo sie natürlich auch Platz belegt. Als nächstes müssen Sie angeben, welche Trennzeichen Sie in der CSV-Datei verwenden möchten. Sollten Sie das falsche Zeichen auswählen, wird Sie das System darüber informieren, dass es keine Struktur in der Datei findet. Der Klick auf Weiter bringt uns zur Auswahl der Datenzuordnung. Hier sind schon einige Zuordnungen hinterlegt, wir lassen auch die Auswahl auf dem schon vorgeschlagenen Standard.

2014-08-07 09_11_14-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Da das System nicht weiß, welche Entität wir importieren möchten, wählen wir im folgenden Fenster den Eintrag Firma und klicken auf Weiter.

2014-08-07 09_13_18-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Das CRM versucht dann die Spalten aus der Datei mit den Spalten in der Entität zu verbinden. Das klappt auch recht gut, sofern die Spalten dieselbe Bezeichnung haben. Der Rest muss ergänzt werden. Die folgende Abbildung zeigt die Daten vor der Zuordnung.

2014-08-07 09_16_27-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In dem Dropdown, welches jetzt noch den Wert Nicht zugeordnet enthält, können Sie nun die Spalte auswählen, die den Importdaten zugeordnet werden soll. Die folgende Abbildung zeigt dies nach Fertigstellung. Dabei werden Werte, welche für die Firma keine Rolle spielen, ignoriert. Ebenso ist es möglich, dass Sie an dieser Stelle ein neues Feld erstellten, sofern Sie dies benötigen. Wählen Sie dazu aus dem Dropdown den dritten Eintrag.

2014-08-07 09_22_46-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Klicken Sie zweimal auf Weiter. In dem nun erscheinenden Fenster können Sie zuerst festlegen, ob Sie Duplikate zulassen möchten oder nicht. Diese Option zu deaktivieren ist durchaus sinnvoll. Die Duplikatprüfung von Microsoft Dynamics CRM 2013 verfügt über viel Logik, welche allerdings manchmal etwas zu weit geht. So ist es möglich, das eine Firma mit dem Name „Beispiel Firma“ existiert und Sie eine Firma mit dem Name „Beispiel-Firma“ importieren möchten. In dem Fall ist es möglich, dass das System meint, es wäre ein Duplikat vorhanden, obwohl sich die Firmen ja durch einen Bindestrich unterscheiden. Hier müssen Sie die Prüfung deaktivieren.

Neben der Zuordnung der Datensätze zu einem Besitzer ist noch die Option Name der Datenzuordnung interessant. Damit können Sie nämlich die Zuordnung der Spalten aus der Datei zu den Spalten der Entität, welche Sie einen Schritt vorher vorgenommen haben, dauerhaft speichern. Im Assistenten können Sie diese dann wieder unter dem Punkt Datenzuordnung auswählen nutzen. Dies erspart Ihnen für die Zukunft viel Arbeit. Nach dem Klick auf Absenden und Fertigstellten beginnt der Import.

Nach dem Import

Sie können den Import verfolgen und den aktuellen Stand einsehen, indem Sie das Datengrid aktualisieren und auf den Eintrag klicken. In dem Fenster können Sie sowohl die Erfolge als auch die Fehler sehen.

2014-08-07 09_35_26-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In manchen Fällen kommt es vor, dass Sie die importierten Daten wieder löschen müssen, z.B. weil die Datenqualität mangelhaft war. Bevor Sie jetzt jeden Eintrag löschen, markieren Sie den Importeintrag und klicken in der Menüleiste auf Löschen und dann auf Alle Datensätze, die während dieses Imports in diese Entität importiert wurden. In dem folgenden Dialog erstellen Sie einen Löschauftrag für diese Daten. Wenn Sie die Importdatei nicht mehr benötigen, sollten Sie diese auch löschen. Sie belegt sonst unnötigen Platz in der Datenbank.

2014-08-07 09_47_26-_CRM 2013_ auf _MW1200NICO01_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Wenn Sie jetzt noch die Kontakte importieren möchten, gehen Sie analog wie oben vor und wählen Sie im Assistenten als Entität Kontakte aus. Wie Sie in einem gefüllten CRM ein Update machen, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

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http://www.nicothiemer.de

Nico Thiemer