Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

 

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Workflows mit SharePoint Designer – Grundlagen
Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows

Dies ist der fünfte Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Er ist verwandt mit dem Artikel zum Erstellen von Genehmigungen in SharePoint Designer. In diesem Artikel habe ich gezeigt, wie Sie einfach eine Genehmigung erstellen können und dort zwischen Zustimmung und Ablehnung wählen können. Oft ist allerdings mehr als das notwendig, z.B. eine Auswahlmöglichkeit für eine Rückfrage. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Auswahlmöglichkeit für Genehmigungen in SharePoint Designer Workflows erweiterten können.

Wenn im SharePoint Designer eine Genehmigung gestartet wird, wird in einer Aufgabenliste für einen Benutzer eine Aufgabe erstellt und diese dem Benutzer zugewiesen. Dabei ist der Inhaltstyp der Aufgabe Workflowaufgabe (SharePoint 2013). Die Spalte, welche die Optionen für die Aufgabe anbietet, heißt Ergebnis der Aufgabe. Den originalen Inhaltstyp anzupassen empfiehlt sich nicht, besser ist es einen eigenen, neuen Inhaltstyp zu erstellen. Gehen Sie dazu in die Root der Sitecollection, in welcher Sie die Änderung durchführen wollen, gehen in die Websiteeinstellungen und dort in die Inhaltstypen. Klicken Sie auf Erstellen und geben Sie dem neuem Inhaltstyp einen Namen. Erben Sie den Inhaltstyp wie unten gezeigt.

2018-05-29_11h50_26

Erstellen Sie im neuen Inhaltstyp eine neue Websitespalte vom Typ Ergebnisauswahl und geben Sie dort die gewünschten Werte an.

2018-05-29_11h50_40

2018-05-29_11h50_54

Danach muss noch der neue Inhaltstyp der Aufgabenliste zugeordnet werden. Starten Sie danach den SharePoint Designer neu und gehen Sie in die Aktion Aufgaben zuweisen. In den Ergebnisoptionen können Sie jetzt den neuen Inhaltstyp und auch das neue Feld auswählen. Der Wert der Auswahl wird wieder in der Variable gespeichert, wobei dies nummerische Werte sind. Der erste Eintrag ist dabei 0. Die Auswahl Rückfrage aus dem Beispiel oben hat also den Wert 2. In einer Verzweigung können Sie jetzt auch wieder darauf reagieren.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage mit SharePoint Designer? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

2018-05-29_11h51_06
Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage mit SharePoint Designer? Dann schreiben Sie einen Kommentar!

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular oder schreiben Sie einen Kommentar.

Sie wollen mehr über meine Leistungen erfahren? Dann klicken Sie hier.

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows

Dieser Artikel ist Teil einer Serie. Hier sind die weiteren Artikel

Genehmigungen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Den höchsten Wert aus einer Spalte ermitteln und aus andern Listen Spalten abfragen mit SharePoint Designer 2013 Workflows
Ein Subweb anlegen mit Webservices und SharePoint Designer Workflows
Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen in SharePoint Designer Workflows

Dies ist der zweite Teil der Serie über Workflows in SharePoint Designer. Nachdem ich im ersten Teil über die Grundlagen von Workflows geschrieben und einen kleinen Beispielworkflow entwickelt habe, wird es jetzt konkreter. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einfache Genehmigungen mit SharePoint Designer erstellen können. Dabei können Sie zuerst nur Zustimmen oder Ablehnen. Wie Sie auch weitere Status einbauen können, erläuterte ich in einem späteren Blogbeitrag.

Damit die Genehmigungen einfach gelingen, erstellt SharePoint eine Aufgabe in einer Liste, welchen dem Workflow zugeordnet ist. Wenn keine Liste dafür vorhanden ist, wird der Workflow selber eine erstellen. Sobald die Freigabe beginnt, wird der Workflow eine Aufgabe erstellen und den darin zugewiesenen Benutzer per E-Mail informieren. Die E-Mail enthält einen Link zur Aufgabe, allerdings immer nur im Ansichts (View) Modus. Das heißt, der Benutzer muss immer noch einmal klicken um die Aufgabe abzuschließen. Dies muss in der Regel geschult werden! Nach der Auswahl der Antwort können Sie im Workflow verzweigen und entsprechend darauf reagieren.

Workflow für Genehmigungen erstellen

Erstellen Sie zuerst einen 2013er SharePoint Designer Workflow, wie im vorherigen Artikel beschrieben. Fügen Sie dem Workflow drei weitere Stufen hinzu. Klicken Sie dazu unterhalb der ersten Stufe und wählen Sie Stufe aus dem Abschnitt Einfügen im Menüband. Wenn Sie in die Überschrift einer Stufe klicken, können Sie diese auch umbenennen. Fertig sollte es dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aussehen.

2018-02-01_13h08_56

Klicken Sie jetzt in die erste Stufe und fügen Sie dort die Aktion Aufgabe zuweisen hinzu. Klicken Sie auf dieser Benutzer um die Aufgabe zu konfigurieren. Es erscheint ein Formular, in welchen Sie verschiedene Angaben machen müssen. Dabei sind Pflichtangaben leider nicht als solche gekennzeichnet. Pflicht ist der Teilnehmer und der Titel der Aufgabe. Beachten Sie bitte, dass das Feld Beschreibung die Beschreibung der Aufgabe ist, nicht der Inhalt der E-Mail die der Benutzer erhält. Wenn Sie diese anpassen möchten, gehen Sie auf E-Mail-Optionen und klicken Sie auf E-Editor öffnen.

2018-02-01_12h39_49

Klicken Sie zum Schluß auf OK. Die Aktion hat automatisch zwei Variablen erstellt:

  • Ergebnis – Diese Variable enthält den Wert, den der Benutzer beim abschließen der Aufgabe ausgewählt hat.
  • AufgabenID – Die ID des Listenelements in der Aufgabenliste. Damit kann man z.B. Kommentare nachschlagen, welche ein Benutzer während der Freigabe gemacht hat.

Wichtig ist für uns die Variable Ergebnis. Um anhand dieser Variable zu verzweigen, klicken Sie in der Stufe Stufe 1 in Übergang in Phase und fügen Sie die Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist ein. Fügen Sie NICHT zuerst die Aktion Gehe zu einer Stufe ein. Wenn Sie diese Aktion schon eingefügt haben, löschen Sie diese wieder. Die Bedingung läßt sich nämlich sonst nicht einfügen.

In der Bedingung wählen Sie zuerst die Variable Ergebnis aus. Klicken Sie dazu zuerst auf den ersten Link mit der Beschriftung Wert und dann auf das Formelsymbol. Im Dropdown wählen Sie nicht aktuelles Element, sondern Workflowvariablen und- parameter aus. Im Quellfeld wählen Sie Ergebnis aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Klicken Sie im zweiten Link auf Wert und wählen Sie Genehmigt aus. Fügen Sie jetzt zweimal die Aktion Gehe zu einer Stufe ein und konfigurieren Sie diese wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

2018-02-01_12h58_15

Natürlich können Sie im Fall Anderfalls auch Stufe 1 auswählen. Damit nerven Sie den Freigeber so lange, bis dieser aus lauter Verzweiflung zustimmt 🙂

In den jeweiligen Stufen nach der Stufe 1 können Sie jetzt auf die jeweilige Auswahl reagieren. Was Sie darin machen, bleibt Ihnen überlassen. Da in vielen Workflows der Abschluss gleich ist, egal was in der Freigabe ausgewählt wurden, gehen beide Stufen nach deren Durchlaufen zur Stufe Workflows beenden. Dort können Sie dann noch abschließende Aktionen vornehmen und den Workflow beenden. Der fertige Workflow sollte dann in etwa wie die folgende Abbildung aussehen, auf die Aktionen und Bedingungen in den nachfolgenden Stufen habe ich verzichtet.

2018-02-01_13h07_27

Natürlich können Sie dann auch in der Stufe Freigabe erfolgt eine weitere Freigabe einbauen usw. Alles in allem ist es eine recht einfache und praktische Art und Weise um Freigaben zu gestalten.

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogeintrag.
Gerne beantworte ich Ihnen persönlich weitergehende Fragen zu diesem Thema.
Kontaktieren Sie mich einfach über mein Kontaktformular oder schreiben Sie einen Kommentar.

Sie wollen mehr über meine Leistungen erfahren? Dann klicken Sie hier.