Office 365: Administrator für Taxonomie Dienstanwendung eintragen

Taxonomien sind eine feine Sache, in SharePoint verstecken sich diese unter dem etwas sperrigen Begriff Terminologiespeicherverwaltung. Technisch gesehen handelt es sich hier um eine Dienstanwendung, welche den Service den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stellt. Und wie alle Dienstanwendungen hat diese einen Administrator. Allerdings gibt es hier die Besonderheit, dass bei der Installation von O365 dieser nicht eingetragen ist. Und ohne diesen können Sie keine Taxonomien erstellen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass die Schaltfläche zum Speichern weiß ist: Das muss so sein 🙂 Die bekommt erst Farbe, wenn Sie einen Wert ändern bzw. neu hinzufügen. Achten Sie auch darauf, dass die Standardsprache zuerst immer Englisch ist. Dies ist nicht immer gewünscht.

Den Dienst können Sie aus jeder verbundenen SharePoint Anwendungen direkt aus den Websiteeinstellungen aufrufen.

Nur ist es dort leider nicht möglich, den Administrator zu benennen, bzw. Personen, welche neue Einträge machen dürfen. Diese Einstellung wird in der Diensteinstellung vorgenommen. Und wo finden Sie diese in Office 365? Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, klicken Sie oben recht auf Administrator und dann auf SharePoint.

 

Dort finden Sie am linken Rand die Einstellung Terminologiespeicher. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

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Nico Thiemer

Verschieben und kopieren von Listen – Arbeiten mit Listenvorlagen

Eine Liste wird oft auf mehreren Sites mit den gleichen Ansichten und Einstellungen verwendet. Wenn die Liste auf allen neuen Websites verwendet wird, kann man diese in eine neue Websitevorlage einbauen. Ist dies nicht der Fall, ist es besser, eine eigene Listenvorlage zu erstellen. Gleichzeitig kann dies dazu genutzt werden, eine Liste zu kopieren oder zu verschieben. Entweder lassen Sie dann die ursprüngliche Liste stehen (kopieren), oder Sie löschen diese (verschieben). Die Vorlage können Sie später in der ganzen Websitesammlung auswählen und verwenden oder auch exportieren und an einen anderen Ort nutzen.

Listenvorlage erstellten

In jeden Fall müssen Sie zuerst eine Vorlage aus einer vorhandenen Liste anlegen. In meinen Fall ist die eine Liste mit Projektdaten. Gehen Sie zur Verwaltungswebseite der Liste über das Menüband Liste und den wählen Sie dort den Punkt Listeneinstellungen. Klicken Sie dort auf den Link Liste als Vorlage speichern im Abschnitt Berechtigungen und Verwaltung. Im folgenden Fenster müssen Sie der Vorlage einen Namen geben und auswählen, ob die Vorlage mit oder ohne Inhalt gespeichert werden soll. Wenn Sie die Vorlage gespeichert haben, besteht keine Verbindung mehr zwischen der Vorlage und der Liste. Änderungen, die an der ursprünglichen Liste durchgeführt werden, werden sich nicht in der Vorlage und den daraus erstellten Listen niederschlagen.

Listenvorlagen werden als Datei innerhalb der Datenbank gespeichert. In SharePoint ist ein zentraler Katalog vorhanden, in dem alle Listenvorlagen der Websitesammlung abgelegt werden. Unmittelbar nach dem Speichern der Vorlage bietet SharePoint sogar an, zu diesem Katalog zu wechseln.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt manuell mit diesem Katalog arbeiten möchten, gehen Sie zur Websiteverwaltung der höchsten Ebene und öffnen dort den Link Listenvorlagen im Abschnitt Web-Designer-Kataloge. Wenn Sie auf eine Vorlage klicken, so können Sie diese auch als .STP-Datei speichern und später auch in einem weiteren Portal verwenden.

Listenvorlangen verwenden

Wenn Sie eine neue Liste aus der Vorlage erstellen möchten, gehen Sie App hinzufügen. Dort finden Sie die Liste ganz normal in der Liste der vorhandenen Vorlagen. Das weitere Arbeiten unterscheidet sich nicht von dem schon bekannten.

Der Kurzlink zu diesen Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-2W.

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Nico Thiemer

Arbeiten mit dem Feature Direkte Datensatzverwaltung

In SharePoint entsteht ab und zu die Notwendigkeit, ein Dokument für weitere Bearbeitung zu sperren und dieses später wieder zu entsperren. Dies ist natürlich möglich, wenn man aufwendig die Rechte ändert, wobei das Systemkonto von SharePoint trotzdem noch ändern kann. Dabei gibt es für diese Anforderung ein wenig bekanntes Feature, was in SharePoint Server seit Version 2010 verfügbar ist. Das dieses so selten genutzt wird, kann evtl. auch daran liegen, dass die Übersetzung nicht unbedingt darauf hinweist. Es handelt sich dabei um das Feature Direkte Datensatzverwaltung. Dieses sorgt dafür, dass ein Datensatz mit einen Klick für alle Benutzer komplett gesperrt wird. Niemand, auch das Systemkonto nicht, kann den Datensatz danach ändern.

Feature aktivieren und konfigurieren

Um das Feature zu nutzen, muss es zuerst in den Websitesammlungs-Features aktiviert werden. Eine Aktivierung pro Website ist nicht nötig.

Nach der Aktivierung müssen Sie das Feature noch konfigurieren. Dazu steht im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung der Websiteverwaltung auf der Startwebsite ein neuer Link bereit, Einstellungen für Datensatzdeklaration. Hier legen Sie fest, wie das Feature im System verwendet wird. Die Einstellungen sind verständlich erläutert, ich ändere immer den Punkt zwei, Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration und aktiviere dort die Einstellung An allen Speicherorten standardmäßig verfügbar. Wenn Sie die Standardeinstellung belassen, müssen Sie später in jeder Bibliothek explizit die direkte Datensatzverwaltung aktivieren.

Arbeiten mit der direkten Datensatzverwaltung

Um das Feature zu testen gehen Sie in eine Dokumentenbibliothek Ihrer Wahl markieren Sie ein Dokument. Klicken Sie dann im Menüband Datei auf Datensatz deklarieren. Die Seite wird neu geladen und das Symbol vor dem Dokument verändert sich, indem es ein kleines Schloss erhält. Gleichzeitig werden alle Schaltflächen deaktiviert, welches zur Bearbeitung des Dokumentes dienen. Natürlich ist die Deklaration nur möglich, wenn das Dokument nicht in einem Programm geöffnet ist.

So weit, so gut. Aber wie können Sie die Deklaration wieder aufheben? Denn dazu gibt es keine Schaltfläche im Menüband. Der Trick ist hier, sich über das Kontenmenü die Konformitätsdetails anzeigen zu lassen.

Dort können Sie in der vorletzten Einstellung die Deklaration des Datensatzes wieder aufheben. Wer das kann, haben Sie vorher in der Konfiguration festgelegt.

Die Rechte auf dem Objekt wurden dabei zu keinen Zeitpunkt verändert. Eine Deaktivierung der Deklaration kann natürlich auch mit einem Workflow erfolgen. Der Kurzlink zu diesem Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-2Q.

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Nico Thiemer

Neue Inhaltstypen einer Bibliothek zuweisen

In vielen Fällen ist es notwendig, in einer Dokumentenbibliothek mehrere Inhaltstypen zu verwalten. Dabei handelt es sich um Vorlagen, welche immer wieder verwendet werden und aktualisiert werden können. Der Vorgang um einer Liste weitere Inhaltstypen hinzuzufügen, gliedert sich in drei Schritte. Es ist dabei egal, um welchen Typ von Liste oder Bibliothek es sich handelt. Die drei Schritte sind:

  • Erstellen der Vorlage
  • Erstellen eines Inhaltstyps, welcher der Vorlage zugeordnet wird und
  • Zuordnen des neuen Inhaltstyps zur Bibliothek.

Im folgenden Beispiel werde ich einer Dokumentenbibliothek mit dem Namen Dokumente, welche in den meisten Sitesvorlagen von SharePoint enthalten ist, den Inhaltstyp und damit die Vorlage für einen Vertrag hinzufügen. Das Erstellen der Vorlage möchte ich an diesen Punkt nicht weiter ausbauen. Erstellen Sie eine Vertragsvorlage in Microsoft Word und speichern Sie diese. In meinem Beispiel verwende ich eine Microsoft Word 2013 Vorlage, welche sich im Ordner C:\Vorlagen befindet und den Namen Vertragvorlage.dotx trägt.

Einen neuen Inhaltstyp erstellen

Als nächstes müssen Sie einen neuen Inhaltstyp erstellen und diesen dann die Vorlage zuweisen. Navigieren Sie dazu zu den Websiteeinstellungen in ihrer Startwebsite (Website der höchsten Ebene) und klicken Sie dort im Abschnitt Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen. Klicken Sie im Websiteinhaltstyp-Katalog
auf Erstellen.

Als erstes müssen Sie den neuen Inhaltstyp einen Namen geben. Da es im meinen Fall um eine Vorlage für einen Vertrag geht, nenne ich meinen neuen Inhaltstyp Vorlage
Vertrag.  Wichtig ist danach der übergeordnete Inhaltstyp. Damit legen Sie fest, welcher bisher vorhandene Inhaltstyp auf den neuen Inhaltstyp vererbt wird. Wir wählen den Inhaltstyp Dokument aus der Kategorie Dokumenteninhaltstypen. Außerdem müssen Sie noch angeben, in welcher Gruppe Sie den neu erstellten Inhaltstyp ablegen möchten. Wenn Sie nur wenige Inhaltstypen anlegen, können Sie diese ruhig in der vorhandenen Gruppe Benutzerdefinierte Inhaltstypen belassen. Falls Sie eine größere Menge anlegen, zum Beispiel weil Sie viele verschiedene Vorlagen haben, sollten Sie entsprechend neue Gruppen anlegen und nutzen.

 

Nachdem der neue Inhaltstyp erstellt wurde, können Sie diesen umfangreich konfigurieren. So können Sie neue Spalten hinzufügen, Richtlinien vergeben und vieles mehr.

Wir weisen dem Inhaltstyp nur die die schon vorhandene Dokumentvorlage zu. Klicken Sie dazu auf den Link Erweiterte Einstellungen auf der Verwaltungsseite des neuen Inhaltstyps. Unter dem Punkt Dokumentvorlage können Sie dem Inhaltstyp jetzt die Vorlage zuweisen, indem Sie diese hochladen. Wählen Sie dazu Neue Dokumentvorlage hochladen und navigieren Sie zu der gespeicherten Vorlage. In meinen Fall wäre das der Ordner C:\Vorlagen. Klicken Sie dann auf OK.


Dem Inhaltstyp einer Dokumentenbibliothek zuweisen

Die Konfiguration des neuen Inhaltstyps ist damit abgeschlossen. Als letztes müssen Sie noch der Dokumentenbibliothek den neuen Inhaltstyp zuweisen. Navigieren Sie dazu zu der Bibliothek, welche mehrere Vorlagen enthalten soll. In meinen Fall ist dies die Dokumentenbibliothek Dokumente. Klicken Sie dort im Menüband Bibliothek auf Bibliothekseinstellungen um zu den Einstellungen der Bibliothek zu gelangen.


Klicken Sie dort auf Erweiterte Einstellungen und aktivieren Sie den Punkt Verwaltung von Inhaltstypen zulassen. Beachten Sie, dass gleichzeitig der Punkt Dokumentvorlage deaktiviert wird, weil die gesamte Verwaltung der Vorlagen jetzt über Inhaltstypen gesteuert wird. Klicken Sie am Ende der Seite auf OK.

 

Wenn Sie zur Verwaltungsseite der Bibliothek zurückkehren, können Sie sehen, dass Sie jetzt einen neuen Abschnitt haben. Dies natürlich nur, wenn die Verwaltung von Inhaltstypen bisher deaktiviert war. Sie können jetzt Inhaltstypen verwalten und neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.

 

Es öffnet sich eine neue Seite, in welcher Sie festlegen können, welche Inhaltstypen mit der Bibliothek verbunden werden sollen. Wählen Sie zuerst die Gruppe in der sich Ihr Inhaltstyp befindet und dann den Inhaltstyp selber. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Klicken Sie auf OK und kehren Sie zur Verwaltungsseite zurück. Sie sehen dann, dass der neue Inhaltstyp angezeigt wird.

Sie haben jetzt zwei Inhaltstypen zur Auswahl, die Vorlage Vertrag und Dokument. Wenn Sie Dokument nicht benötigen, klicken Sie auf den Link für den Inhaltstyp Dokument und gelangen so zu seiner Verwaltungsseite. Dort gibt es einen Link um diesen zu löschen. Der Inhaltstyp wird dabei natürlich nicht aus dem System, sondern nur aus der Bibliothek gelöscht. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Inhaltstyp nicht schon in Verwendung ist.

Gehen Sie jetzt zur Bibliothek zurück und klicken Sie auf Neu. Der neue Inhaltstyp ist als Vorlage in der Bibliothek vorhanden. Verfahren Sie mit weiteren Vorlagen analog. Eine Bibliothek oder auch Liste kann auch mehrere Vorlagen verwalten.

Ich hoffe mit diesen Beitrag den Mythos Inhaltstypen etwas entzaubert zu haben und freue mich auf Kommentare. Der kurze Link für diesen Beitrag ist http://wp.me/p4y7ta-2x.

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Nico Thiemer