Wenn in SharePoint eine Website- oder eine Listenspalte hinzugefügt wird, können Sie aus mehreren verschiedenen Datentypen wählen. Ein Datentyp ist auf den ersten Blick für einige Anwender etwas unverständlich, es ist der Datentyp Verwaltete Metadaten bzw. Managed Metadata. Dieser Blog erläutert, was es mit den Verwalteten Metadaten auf sich hat und warum Ihnen diese eine große Hilfe sein können.

Das Thema Verwaltete Metadaten ist ziemlich komplex und kann es hier nicht in ganzer Länge besprochen werden, deshalb nur ein kurzer Abriss.

1. Verwaltete Metadaten sind immer dann sinnvoll, wenn Sie hieratische Daten haben. Klassisch sind dies z.B. geographische Daten in der Form Kontinent => Land => Stadt. Wenn Sie solche Daten in einem Dropdown abbilden möchte, haben Sie eigentlich verloren.
2. Die verwalteten Metadaten werden von einem Dienst innerhalb von SharePoint verwaltet. Dieser Dienst muss in einer lokalen Installation erstellt und konfiguriert sein.  In SharePoint online müssen Sie eventuell einen Dienstadministrator für verwaltete Metadaten eintragen. Die Struktur der Einträge folgt dem Schema
   Gruppe => Termset => Term.
   Sie erstellen also zuerst eine Gruppe, dann ein Termset und darin die eigentlichen Schlagwörter. Eine Spalte können Sie entweder an ein Termset oder an einen Term binden aber nicht an eine Gruppe.
   
3. Die Benutzer können dann alle Einträge auswählen, welche sich unterhalb der aktuellen Bindung befinden. In der Abbildung oben könnten die Benutzer also alle Werte unterhalb von Termset Firmen auswählen. Dabei werden den Benutzern auch Vorschläge gemacht, wenn Sie im Listenfeld einfach lostippen.

5. Wie Sie Metadaten einfach per CSV importieren können, finden Sie hier.

Eine Spalte an eine Liste binden

Um verwaltete Metadaten zu verwenden, fügen Sie einer Liste oder Bibliothek eine neue Spalte vom Typ Managed Metadata hinzu.

Sie haben dann die folgenden Spaltenoptionen zur Auswahl:

Option	Beschreibung
Multiple Value field	Sollen die Benutzer mehrere Werte in einer Zelle erfassen können? Wenn ja, dann werden diese Werte per Semikolon getrennt. Beachten Sie, dass danach eine Sortierung über die Spaltenköpfe einer Liste/Bibliothek nicht mehr möglich ist.
Display format	Wenn ein Benutzer einen Wert auswählt, wird in der Standardeinstellung nur der Wert eingetragen. Wenn Sie aber Display the entire path… wählen, wird der gesamte Pfad bis zur Bindung eingetragen. Also z.B. nicht nur Einführung SharePoint , sondern Schulze – Einführung SharePoint. Ich wähle diese Einstellung sehr oft.
Allow Fill-in	Falls es in dem Dienst so konfiguriert ist, kann der Benutzer eigene Werte hinzufügen. Dieses Feld wird wahrscheinlich oft ausgegraut sein.
Default Value	Sie können einen Standardwert vergeben.

Am wichtigsten ist die Einstellung Term Set Settings. Hier können Sie auswählen, an welches TermSet (Keine Gruppe!) Sie die Spalte binden wollen. Sie können die Bindung später auch wieder ändern.

Wenn Sie die Spalte neu erstellt haben, können die Benutzer entweder einfach lostippen oder das Schlagwort mit der Schaltfläche mit dem Symbol in der Zeile auswählen. Das war es dann auch schon.

Haben Sie diese Anforderung schon einmal gehabt? Oder eine andere Frage? Dann schreiben Sie einen Kommentar!