In der aktuellen Corona Situation ist für viele Firmen Home Office und damit Microsoft Teams das Mittel der Wahl. Dementsprechend gibt es viele KollegInnen, welche entsprechende Anleitungen schreiben wie man Teams am besten einführt, wie man es anpasst und die Nutzer animiert es optimal zu nutzen. Dies ist nicht der nächste Artikel unter vielen zu dem Thema, denn dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Thema Vorlagen in Microsoft Teams. Er erläutert, wie Sie einfach ein neues Team aus einem schon bestehenden erzeugen können und wo die Grenzen dessen liegen.
Microsoft Teams wird in vielen Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation eingesetzt. Oft sind dies Projekte und gerade dort kann man gut mit einer generischen Vorlage arbeiten. Eine Vorlage mit allen Kanälen und Tabs wird einmal erstellt und dann bei jedem neuem Projekt wieder verwendet. Dabei ist zu beachten, dass die neuen Teams natürlich eine Kopie sind und Änderungen am Template nicht auf die schon damit erstellten Teams weitergereicht werden. Änderungen an der Vorlage sind immer erst an danach erstellten Teams sichtbar. Die folgenden Ausführungen gelten für alle Teams, welche KEINE privaten Kanäle enthalten. Wie Sie mit privaten Kanälen umgehen, lesen Sie weiter unten.
Wenn Sie ein neues Team aus einem schon vorhandenen Team erstellen möchten, so erstellen Sie ggf. die Vorlage und gehen dann auf Team beitreten oder erstellen.  Dort wählen Sie dann Team erstellen und Erstellen aus… Im nächsten Dialog klicken Sie auf Team. Sie sehen alle Teams, in welchen Sie Mitglied sind. Wählen Sie das entsprechende Team und klicken Sie auf dieses. Im folgenden Fenster geben Sie dem neuen Team ein Name, wählen den Datenschutz und scrollen in dem Fenster ganz nach unten. Erst dann können Sie alle Einstellungen sehen, was Sie übernehmen wollen.
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Das neue Team wird sofort erstellt und steht den Mitgliedern zur Verfügung. Die folgende Abbildung zeigt zum einen die Vorlage und zum anderen das daraus neu erstellte Team.
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Vorlagen und private Kanäle

Wenn man die Vorlage und das neue Team vergleicht, fällt auf, dass der private Kanal Finanzen fehlt. Dies ist keine Einstellung in einer Konfiguration, sondern private Kanäle können in Vorlagen auf diesem Weg nicht verwendet werden. Es gibt allerdings andere Möglichkeiten private Kanäle in einer Vorlage zu verwenden. Bevor wir aber dazu kommen, noch ein paar Worte zu privaten Kanälen.
Auf private Kanäle darf nur ein bestimmter Personenkreis zugreifen, welcher sich zudem im Team bzw. der Office 365 Gruppe, die dem Team zugeordnet ist, befinden muss. Es ist nicht möglich, auf einen privaten Kanal eine bestehende Office 365 Gruppe direkt zu berechtigen. Muss man mit Code Teams Vorlagen erstellen, so muss man die einzelnen Benutzer aus der Office 365 Gruppe holen (aufzählen) und jeden Benutzer einzeln zuordnen. Das ist nicht weiter kompliziert, denn Microsoft Office Graph bietet dafür Methoden. Komplexer wird es, wenn nach dem Erstellen des Teams neue Benutzer hinzugefügt oder entfernt werden. Dazu könnte man an die Gruppe einen Power Automate Workflow hängen, der auf Änderung der Gruppenmitgliedschaft reagiert. Dieser Workflow entfernt oder fügt Mitglieder in die entsprechenden privaten Kanäle hinzu.
Um eine Teamvorlage zu erstellen, welche auch private Kanäle unterstützt, bieten sich verschiedene Wege an. Das eine wäre PowerShell. Man könnte die gesamte Vorlage per PowerShell coden und dieses PowerShell z.B. in Azure Automation oder Azure Function  ablegen. Über eine SharePoint Liste würden die Metadaten des neuen Teams erfasst. Das Speichern des Listeneintrages triggert dann das PowerShell. Eine Übersicht über alle Kommandos PowerShell für Teams finden Sie hier. Beachten Sie bei dieser Technik die Frage der Authentifizierung und des Kontext.
Intern machen die Kommandos der PowerShell Gebrauch von Microsoft Office Graph. Darüber können Sie nicht nur Teams verwalten, sondern so ziemlich alles machen was in Office 365 geht. Mit dem Microsoft Office Graph können Sie auch direkt arbeiten, Sie brauchen dafür kein PowerShell.
Microsoft stellt auch eigene Vorlagen für Teams zur Verfügung, welche Teams für verschiedene Branchen abbilden. Diese Vorlagen nutzen ebenfalls direkt Microsoft Office Graph. Eine Dokumentation dazu gibt hier. Die Definition eines Teams erfolgt in JSON. Eine Anleitung, wie solch eine Vorlage erstellt und ausgeführt wird, finden Sie hier. Natürlich wäre es auch möglich, wie in dem Beispiel oben, zu einem schon bestehenden Team weitere private Kanäle hinzuzufügen. Das ist das schöne an Microsoft Office Graph, er ist einfach und gleichzeitig extrem flexibel.
Das Erstellen einer Vorlage kann allerdings für jemand ohne einen Entwicklerhintergrund schwierig werden. Es ist aber nicht unmöglich, zumal man die Vorlage direkt im Browser auch testen kann. Aber vielleicht ist da der Dienstleister oder das Tool eines Drittanbieters die bessere Wahl…

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Ein Kommentar zu „Arbeiten mit Vorlagen in Microsoft Teams

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